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Roma non è stata costruita da un uomo, è stata costruita da una squadra che lavora insieme. Mentre la costruzione di Roma ha richiesto centinaia di anni e un sacco di messaggeri in giro, i team moderni hanno la fortuna di avere un sacco di ottimi software a loro disposizione. In effetti, c'è quasi troppo buon software. Come scegli gli strumenti giusti per te e la tua piccola impresa? Bene, siamo qui per aiutare.
Qual è il miglior software di collaborazione online per la tua azienda? (fonte grafica)Molto poco lavoro è fatto veramente da una sola persona. Scrivo questo articolo e poi, quando ho finito, lo invio al mio editore, Sean, tramite il sistema di gestione dei contenuti personalizzati (CMS) di Tuts +. Quindi esamina tutto nel CMS e, se necessario, apporta alcune modifiche. Viene poi spinto dal vivo. Il mio nome è sull'articolo, ma è ancora una collaborazione tra me e Sean.
Anche prima di scrivere l'articolo, dobbiamo capire di cosa scriverò. Non si tratta solo di un argomento; dobbiamo individuare l'angolo specifico che prenderò, le aree che devo coprire, e così via. Come puoi vedere, anche un articolo "scritto" da una sola persona richiede molto lavoro collaborativo. Nella maggior parte degli altri campi, è simile.
Negli anni '90 c'erano molti più documenti stampati e note manoscritte usate, ma il concetto era lo stesso: le persone lavoravano insieme. Il problema era che stampare documenti e contrassegnarli a mano era un modo miserabile di lavorare.
Qualunque cosa tu stia facendo con la tua squadra o piccola impresa, le probabilità sono che ci sarà una certa collaborazione ad un certo punto. Potresti usare il vecchio metodo di stampa e penna se lavori in privato, o qualche equivalente digitale, oppure potresti fare la cosa giusta e impostare un ambiente di collaborazione adeguato in modo che tutti possano lavorare insieme allo stesso tempo.
Il giusto software di collaborazione online può aiutare il tuo team a lavorare bene insieme, anche se distribuito a livello nazionale o internazionale.
Ognuno ha esigenze diverse per la loro collaborazione.
In Tuts +, l'editor e lo scrittore lavorano insieme su uno schema di luoghi diversi, quindi lo scrittore lo scrive e infine l'editor lo modifica. La fase di schema e la fase di scrittura / modifica richiedono strumenti molto diversi. Un redattore non ha bisogno di valutare ogni parola scelta mentre la realizzo!
Per altri settori, potrebbe essere necessario che quattro o cinque persone lavorino nello stesso documento nello stesso momento. Oppure, forse ognuno lavora individualmente da solo, ma è necessario un modo per tenere traccia di tutto e tenere tutti aggiornati. Oppure potrebbe essere che hai solo bisogno di un modo davvero semplice per i tuoi team di comunicare online. Esistono ottimi strumenti di collaborazione online per tutte queste cose.
Prenditi qualche minuto e analizza come procede un progetto come ho fatto in precedenza per i nostri articoli. Non ha bisogno di essere troppo dettagliato, hai solo bisogno di avere un'idea approssimativa del tipo di collaborazione di cui hai bisogno in ogni fase. Quando hai finito, leggi il seguente elenco e controlla tutti i software del team online che sembrano adatti al conto.
La comunicazione è al centro di ogni collaborazione. I dipendenti hanno bisogno di un modo per tenersi in contatto tra loro, da qualsiasi posto di lavoro. È importante sapere su cosa stanno lavorando gli altri membri del team e anche solo socializzare un po '. Queste app faranno tutto questo e molto altro per la tua piccola impresa:
L'e-mail diventa una cattiva reputazione ma, prima di investire tutto il tempo e le energie nell'insegnare al tuo staff a utilizzare nuovi strumenti, considera se potrebbe non essere la cosa più semplice da usare. Tutti lo hanno già e sanno come usarlo. Finché stai principalmente facendo una comunicazione semi-regolare one-to-one, funziona alla grande. È solo quando invii centinaia di messaggi a dozzine di persone diverse che si rompono.
Ecco i migliori software di comunicazione online per le piccole imprese e l'uso del team: dall'e-mail, alle app di messaggistica di gruppo, VOIP, messaggistica video e altro ancora:
Gmail è una delle applicazioni di posta elettronica più popolari (utilizzate da oltre 1 miliardo di persone) e per buoni motivi: è integrata in Google Drive, quindi si integra facilmente con il software Google. Ha anche un'interfaccia intuitiva. Inoltre, include molte funzionalità che puoi utilizzare, come ad esempio: Annulla invio, Inoltro email, ricerca potente e altro.
Scopri di più su come lavorare con Gmail nelle nostre serie complete: Come utilizzare Gmail (Guida per principianti). Oppure, inizia con uno di questi utili tutorial:
Nota: Mentre abbiamo elencato Gmail qui, ma anche Microsoft Outlook è abbastanza popolare. Ci sono un certo numero di altre app e-mail professionali che il tuo team potrebbe utilizzare. Scopri più opzioni:
Slack è l'ultimo tesoro nel mondo della collaborazione online ... e per una buona ragione. È come una versione sovralimentata di AOL Messenger che si integra con la maggior parte degli altri servizi di questo elenco. Se hai bisogno di un hub comandi in cui tutti possono contribuire o chattare in privato, è un'ottima app da usare. Slack può sostituire gran parte della comunicazione e-mail per alcuni team. Dagli andare per vedere come funziona per il tuo gruppo.
Ulteriori letture
Yammer è Facebook per la tua azienda. L'app di proprietà di Microsoft è un po 'più strutturata di qualcosa come Slack, ma funziona ancora come una piattaforma aperta in cui tutti i tuoi dipendenti possono condividere file, fare brainstorming e, in generale, solo lavorare insieme.
HipChat è incredibilmente simile a Slack con molte delle stesse caratteristiche. C'è molto poco per differenziare i due, quindi tutto si riduce alle preferenze personali. Se ti piace come funziona HipChat o usi molti altri prodotti di Atlassian, allora è probabilmente la scelta migliore. Tuttavia, Slack è abbastanza popolare con un numero di squadre.
Skype è la più grande piattaforma VOIP. Quasi tutti quelli con cui vorresti lavorare avranno già un account. Anche se potrebbe non essere il miglior software per grandi conference call, se hai bisogno di riunire quattro o cinque persone lontane in una stanza virtuale, è un ottimo (e gratuito) modo di farlo.
Mentre Skype batte GoToMeeting sulla semplicità, GoToMeeting è molto più completo. Se è necessario eseguire chiamate in conferenza come se fossero riunioni appropriate con una dozzina di persone, l'app deve essere utilizzata. Puoi anche aggiungere persone senza che debbano registrarsi per un account. Invia il tuo nuovo potenziale noleggio o cliente a un URL e loro potranno partecipare.
La maggior parte dei progetti non è così semplice e veloce come gli articoli su cui lavoriamo su Tuts +. La tua squadra potrebbe lavorare su qualcosa per mesi o anni senza una data di fine in vista. Come, quindi, tieni traccia dei progressi, dividi i compiti e assicurati che le cose procedano in avanti, comunque lentamente?
Tutti i migliori strumenti software per la gestione dei progetti sono progettati per trasformare grandi progetti in compiti più piccoli, assegnarli a persone online, tenere traccia di ciò che è successo e gestire un grande progetto fino alla fine. Ecco alcune potenti app di project management che il tuo team può utilizzare:
Asana è un ottimo modo per suddividere i progetti in attività e seguirli fino a completamento onilne. È altamente personalizzabile e quindi si adatta a diversi tipi di progetti. È possibile assegnare compiti, vedere chi sta lavorando su cosa, stabilire scadenze, discutere attività e molto altro ancora mentre si progredisce in un grande progetto.
Ulteriori letture
Trello è un'app di gestione del progetto basata su una scheda molto semplice che usiamo per la pianificazione dei compiti su Tuts +. Puoi creare tante carte e colonne quante ne hai bisogno. Ad esempio, è possibile avere una colonna ciascuno per Attività, azioni e concluse, quindi assegnare a ciascuna attività una scheda. Ogni carta passa attraverso la scacchiera man mano che il lavoro procede. È anche molto facile comunicare su attività specifiche del progetto usando il sistema di commenti di Trello.
Ulteriori letture
Per i progetti più coinvolti in Tuts +, come la creazione di corsi, utilizziamo Basecamp. È difficile spiegare semplicemente cosa fa Basecamp perché fa praticamente tutto. È un sistema di comunicazione, app di gestione del progetto e molto altro. Se hai bisogno di una singola soluzione per la tua collaborazione, è una buona app da considerare. È una delle opzioni più popolari per un motivo: è potente, ma facile da usare.
Ulteriori letture
Scopri più opzioni software di gestione dei progetti online:
Uno dei compiti di collaborazione più frequenti è la creazione e la modifica di documenti. Qualunque sia la tua attività, ci sono buone probabilità che tu abbia bisogno di più di una persona per valutare i file mentre vengono creati. Forse è una presentazione di presentazione per gli investitori, una valutazione del rischio per i regolatori o qualsiasi altra cosa tradizionalmente fatta in Microsoft Word.
Sembrava che Microsoft fosse in ritardo da un po ', ma hanno riacquistato il loro posto. La suite Microsoft Office (a condizione che tu abbia sottoscritto il piano di abbonamento di Office 365) offre una gamma completa di strumenti collaborativi online. Più persone possono lavorare sullo stesso documento di Word contemporaneamente alla loro copia regolare di Word. È abbastanza pulito.
Prima che Microsoft prendesse atto insieme, Google Docs stava pranzando. Disponibile solo tramite il browser, Google Docs è ottimale quando le persone collaborano online. Come word processor è semplificato, ma come una suite di strumenti per lavorare insieme sui documenti è solido. Più persone possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente, lasciando le altre note e apportando modifiche, tutte da più posizioni.
Quip, che abbiamo descritto qui su Tuts +, è come se Google Docs fosse portato al suo estremo logico. Combina tutte le funzionalità di un editor di documenti collaborativo, insieme ad alcuni strumenti avanzati di gestione dei progetti. Se l'unico lavoro svolto dalla tua squadra è lavorare insieme sui documenti (come fogli di calcolo e documenti di testo), è un ottimo modo per andare.
I documenti non sono le uniche cose su cui le persone collaborano. Il codice del computer è una delle opere di collaborazione più importanti di molte aziende. Centinaia di programmatori possono lavorare contemporaneamente sullo stesso progetto di base.
GitHub è lo strumento migliore per assicurarsi che tutto sia tenuto in ordine. Ogni persona ha una copia funzionante del codice sul proprio computer. Quando apportano modifiche, lo "Spingono" su GitHub che mantiene tutto gestito. Se le modifiche di una persona rompono le cose, è facile recuperarle. Se la tua squadra sta collaborando sul codice, GitHub è essenziale.
Ulteriori letture
Mentre è facile collaborare su alcuni tipi di documenti, altri come i file video di grandi dimensioni devono essere sincronizzati tra computer, ma non possono essere facilmente lavorati (o almeno a basso costo) allo stesso tempo. Esistono molte buone opzioni di condivisione file che permetteranno al tuo team di mantenere file di grandi dimensioni, risorse di cui hanno bisogno, o solo la loro raccolta di meme in sincronizzazione.
Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive fanno praticamente la stessa cosa. Ognuno ha una cartella sul proprio computer che si sincronizza su Internet nella stessa cartella su tutti gli altri nel computer del team. In questo modo, i file vengono condivisi automaticamente senza bisogno di e-mail o chiedono alle persone dove hanno lasciato una determinata foto.
Quale app utilizzi dipende dalle tue esigenze. Dropbox è l'ideale per piccoli team e singoli utenti, Google Drive offre molto spazio libero e si integra bene con Google Docs, Box è per i client aziendali e OneDrive fa parte della suite di prodotti Microsoft. Scegli quello che si adatta meglio al flusso di lavoro del tuo attuale team.
La collaborazione è una parte fondamentale di quasi tutti gli affari e per fortuna ci sono ottimi strumenti di collaborazione online per farlo. La cosa più difficile è scegliere uno strumento software per fare un lavoro e attenersi ad esso, piuttosto che distrarsi costantemente con l'app più nuova e più brillante.
In questo articolo, ho esaminato alcuni dei migliori strumenti di collaborazione online disponibili per aziende e team di qualsiasi dimensione. Dai un'occhiata a ciascuno e vedi se soddisfa i tuoi bisogni. La maggior parte ha prove libere quindi non c'è nulla di male nel provarle. Non esiste una soluzione adatta a tutti per la gestione dei progetti, quindi non abbiate paura di adattarli alle vostre esigenze.
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