Share
Per la maggior parte dei lavoratori, l'e-mail è il loro strumento di comunicazione preferito.
Trascorriamo un quarto delle nostre vite lavorative nelle nostre caselle di posta elettronica. Non c'è da meravigliarsi se a volte operiamo con il pilota automatico quando scriviamo e-mail e non prendiamo le dovute precauzioni e attenzioni.
Eppure gli errori di posta elettronica possono essere costosi. Piccoli errori influenzano la tua produttività, ampliando il tuo carico di lavoro quando hai già troppo da fare. Gli errori più grandi possono causare imbarazzo personale o professionale. Peggio ancora, potrebbero costarti un cliente prezioso o persino il tuo lavoro.
Così intelligente su cosa non fare con la posta elettronica, quindi quando sei sul punto di commettere un errore, puoi ritirarti e correggere la rotta.
Iniziamo con uno dei più comuni errori email:
Un'e-mail che viene recapitata alla persona sbagliata non solo è imbarazzante, ma può anche danneggiare finanziariamente.
Un responsabile delle pubbliche relazioni era così frustrato con un cliente che ha sparato via e-mail a un dipendente. "Vai in giro [il cliente] se vuoi fare qualcosa", ha detto l'email.
Sfortunatamente, il gestore ha commesso l'errore di includere il cliente nell'e-mail. L'azienda ha perso un account da $ 5 milioni.
Succede anche al meglio di noi. Stephen Dubner di Freakonomics la fama una volta si lamentò con il suo co-sceneggiatore Steven Levitt che un gruppo di ricerca che stava cercando di intervistare era un "branco di bugiardi". Beh, pensava che si stesse lamentando con Levitt. Invece, ha scritto il messaggio al team di ricerca che stava facendo.
In alcuni casi è possibile recuperare un'e-mail inviata per errore. Ma la maggior parte delle volte non c'è un modo semplice per richiamare un'e-mail che è stata inviata alla persona sbagliata.
Tutto quello che puoi fare quando commetti questo errore è mangiare una torta umile e inviare scuse sincere.
La soluzione migliore? Quando stai rispondendo a un thread, controlla e ricontrolla il campo "a". Questo è particolarmente importante se il tuo messaggio è destinato a una sola persona nella discussione.
Spesso, rispondere alla persona o alle persone sbagliate è il risultato del seguente errore:
Tutti abbiamo bisogno di sfogarsi di tanto in tanto. Condividere le nostre frustrazioni ci aiuta a ridurre lo stress.
Tuttavia, l'email è a terribile strumento per sfogare, se stai mirando a qualcuno che ti ha infastidito o che condivide la tua frustrazione alle loro spalle. È perché:
Se hai bisogno di toglierti qualcosa dal petto, è meglio farlo faccia a faccia. In questo modo, rimane privato, ed è meno probabile che porti a equivoci.
L'email è uno strumento terribile per scherzare o per dire qualcosa di ironico. È troppo facilmente frainteso.
In uno studio dell'Università di Chicago, i ricercatori hanno trascritto messaggi vocali registrati in e-mail. I messaggi originali erano di tono serio o sarcastico.
Ai partecipanti allo studio è stato chiesto di valutare il tono delle e-mail trascritte: gravi o sarcastici? Erano giusti solo il 56% delle volte, quasi meglio del caso.
Lascia il tuo sarcasmo via e-mail, poiché è probabile che vada perso sul destinatario.
Per la maggior parte di noi, ogni e-mail nella posta in arrivo è un altro elemento della nostra lista di cose da fare. Le persone ci inviano un'email perché hanno bisogno di qualcosa da noi.
Il rovescio della medaglia, tutti noi amiamo ricevere e-mail che ci fanno sentire bene e che possono essere archiviati o rispondere rapidamente dopo averli letti.
Qual è la lezione qui? Inizia a inviare e-mail quando non hai bisogno di qualcosa. Basta scrivere per dire grazie a un collega per un lavoro ben fatto, o per congratularsi con un amico in una recente promozione.
Cosa succede se non hai niente da dire grazie per? Quindi raggiungi condividendo qualcosa di interessante. Puoi persino tenere un file di scorrimento di articoli, link e video solo per questo scopo.
Quando usi la posta elettronica per coltivare relazioni, le persone non vedranno l'ora di sentirti. Inoltre, troverai più facile effettuare una richiesta quando necessario.
Naturalmente, con la maggior parte delle e-mail che invii, avrai bisogno di qualcosa dal destinatario. Quindi non commettere il seguente errore:
Quando scrivi un'email, non aspettarti che il destinatario legga la tua opinione.
Se hai bisogno di chiedere aiuto a qualcuno, ma non sei sicuro di cosa hai bisogno, allora non sei pronto per l'email. Prenditi qualche minuto per pensare a ciò di cui hai bisogno. In alternativa, chiamali o incontrati di persona.
Le email funzionano meglio quando si effettuano richieste chiare e non ambigue.
Finché sei educato, affermare chiaramente ciò di cui hai bisogno non significa che tu stia esigendo. Significa solo che sei bravo a scrivere email efficaci.
Leggere e rispondere alle e-mail nel momento in cui colpiscono la tua casella di posta è quasi sempre un errore.
A meno che tu non stia svolgendo un lavoro che richiede di fornire risposte e-mail immediate, come l'assistenza clienti via e-mail; è meglio limitare l'importo che controlli sulla tua email.
Questo perché interruzioni costanti come l'e-mail danneggiano la tua produttività. La ricerca mostra che ci vogliono in media 25 minuti per tornare a un'attività dopo una singola interruzione.
Disattiva gli avvisi e-mail sul tuo computer e scoprirai che avrai fatto molto di più.
Per quanto sia allettante gestire le e-mail durante le serate e nel fine settimana, è un grosso errore. Ed è quello che molti di noi fanno.
Secondo la ricerca di GFI Software, quattro su cinque in età lavorativa, gli americani controllano le e-mail di lavoro al di fuori dell'orario di lavoro.
Sì, molti di noi hanno carichi di lavoro pesanti. Ma la frequenza con cui controlliamo la nostra posta elettronica probabilmente ha una forte relazione con il fatto che l'email è altamente coinvolgente. È molto difficile da spegnere. Ci illudiamo di essere produttivi, il che è un errore.
Essere connessi tutto il giorno ti fa davvero Di meno produttivo. Come scrive Tony Schwartz di The Energy Project:
Un nuovo e crescente corpo di ricerca multidisciplinare mostra che il rinnovamento strategico - tra cui allenamenti diurni, brevi sonnellini pomeridiani, ore di sonno più lunghe, più tempo lontano dall'ufficio e vacanze più lunghe e frequenti - aumenta la produttività, le prestazioni lavorative e, naturalmente, la salute.
Solo scollegandoti dalla tua email puoi avere tempo per un vero relax e rinnovamento.
C'è un altro svantaggio nel rispondere alle e-mail quando dovresti rilassarti. Segnala ai tuoi colleghi e al tuo capo che sei disponibile in qualsiasi momento. Se non rispetti il tuo equilibrio vita-lavoro, anche gli altri non lo faranno.
Certo, ci saranno momenti in cui sei sovraccarico di lavoro. Se hai davvero bisogno di scrivere e-mail a tarda notte, usa un servizio di programmazione come Boomerang per farli uscire la mattina seguente. Avrai un aspetto più professionale e mostrerai almeno un po 'di rispetto per i tuoi confini della vita lavorativa.
Scrivere lunghe e-mail è un'enorme perdita di tempo. Spreca il tuo tempo a scriverli, e spreca il tempo dei tuoi destinatari a capire come rispondere.
Inoltre, le e-mail lunghe creano blocchi di produttività. Piuttosto che aiutare a spostare i progetti, è più probabile che le lunghe e-mail le trattengano. Questo perché una lunga e-mail segnala alla persona che la riceve: "Archivia questo e gestiscilo più tardi".
Questo non vuol dire che dovresti essere brusco. Prenditi il tempo per l'etichetta di base in tutte le tue e-mail. Ma oltre a ciò, sii il più breve possibile. Perché non provare a limitarti a cinque frasi?
Gli allegati sono una sfortunata necessità. Sfortunato perché rendono la posta elettronica più complicata. Ma sono necessari perché spesso abbiamo bisogno di loro per portare a termine il nostro lavoro.
Gli errori più comuni includono:
Usare la tua email di lavoro per inviare messaggi personali è inutile e poco professionale.
Molti luoghi di lavoro disapprovano l'utilizzo di risorse di lavoro per motivi personali. E l'email è una risorsa di lavoro.
Non commettere l'errore di pensare che la tua email di lavoro sia privata. È probabile che il tuo datore di lavoro tenga traccia di tutte le email che invii. E se un'e-mail che invii genera una bandiera rossa, finirà nella posta in arrivo del tuo capo. Potresti affrontare un rimprovero o persino perdere il lavoro.
In altre parole, se non vuoi che il tuo capo lo legga, non scriverlo e certamente non inviarlo.
Vuoi che le persone leggano le tue e-mail, giusto? Quindi devi sempre includere una riga dell'oggetto pertinente.
Oltre a incoraggiare il destinatario ad aprire l'e-mail, una linea oggetto appropriata ti consente di tenere traccia delle varie conversazioni che si svolgono nella tua casella di posta elettronica.
Vuoi sparare rapidamente le e-mail, quindi usi le abbreviazioni come: FYI, BTW, PFA, FWIW o IMHO.
Potrebbero aiutarti a velocizzare l'invio di e-mail dalla tastiera, ma è improbabile che possano aiutare i tuoi lettori. Non tutti sanno come seguire le abbreviazioni delle e-mail.
Se sei un tipo di dattilografo così lento che ti fa davvero risparmiare tempo per scrivere in forma abbreviata, allora considera di usare il software di completamento automatico, che espanderà automaticamente le abbreviazioni.
Gli errori nella tua e-mail mostrano una mancanza di rispetto per il destinatario. Un errore dice: "Non valga il mio tempo per farlo bene."
Controlla e controlla l'ortografia e la grammatica. Poiché il controllo ortografico è integrato nella maggior parte dei client di posta elettronica in questi giorni, non ci sono scuse per errori di battitura di base.
Una firma e-mail ti consente di risparmiare qualche secondo con ogni e-mail che scrivi. Potrebbe non sembrare molto, ma se invii più di 100 email al giorno, una firma potrebbe aiutarti a recuperare 30 minuti di tempo perso ogni settimana.
Inoltre, se lavori per te stesso, una firma è uno strumento promozionale eccellente. Assicurati di includere un link al tuo sito web e al tuo feed Twitter.
Quali errori di posta elettronica ritieni più frustranti? Ce ne sono che sei particolarmente incline a? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.
Graphic Credit: Eraser progettato da Terrence Kevin Oleary del progetto Noun.
Accentsconagua