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Ecco un paio di statistiche che fanno riflettere: il 25% delle aziende non riesce a riaprire dopo un grave disastro, eppure il 74% degli imprenditori non ha in programma alcun piano di disaster recovery.
Se non vuoi che la tua attività venga aggiunta a quelle statistiche, continua a leggere. In questo tutorial, ti forniremo una guida passo passo per mettere insieme un piano di disaster recovery efficace, oltre a suggerimenti su come metterlo in atto e accedere alle sovvenzioni governative e ad altre risorse se si verifica il peggio.
Mentre seguiamo i passaggi, useremo l'esempio di una finta catena di coffee shop della Florida chiamata Morning Shot. Ma ricorda che questo è solo un esempio per mostrare cosa comporta ogni passaggio e come potrebbe funzionare. Lo stesso processo può essere applicato per qualsiasi tipo di attività in qualsiasi luogo.
Cosa hai assolutamente bisogno accedere quotidianamente per rimanere in affari? Il primo passo per scrivere un piano di disaster recovery è identificare quelle risorse critiche ed elencarle.
Si noti che "beni" è un termine ampio. Potrebbero essere beni fisici come edifici e attrezzature, oppure potrebbero essere dati importanti o impiegati chiave. Ma è importante assicurarsi che siano veramente "critici", il che significa che semplicemente non puoi farne a meno anche per un breve periodo.
Ad esempio, nella nostra immaginaria compagnia Morning Shot, i suoi coffee shop sono la linfa vitale del business. Quando i negozi sono chiusi, smette di generare entrate. Mantenere aperti quei negozi, o almeno riaprirli il più rapidamente possibile, sarà una priorità chiave in ogni emergenza.
L'azienda ha anche un magazzino ai margini di Tampa, dove conserva tutti i suoi chicchi di caffè, generi alimentari e attrezzature di ricambio. Quell'edificio e il suo camion per le consegne devono essere operativi in modo che le caffetterie possano essere rifornite. La sede centrale della catena nel centro di Tampa, tuttavia, lo è non un bene critico; è importante, sì, ma il personale potrebbe lavorare da casa, se necessario. Se è inaccessibile per alcuni giorni, Morning Shot potrebbe continuare a funzionare.
I dipendenti chiave sono l'amministratore delegato della società, il responsabile di ogni coffee shop e il responsabile del magazzino. Tutti i dipendenti sono importanti, ovviamente, ma l'idea è di creare uno staff scheletro che possa tenere accese le luci per un po 'in caso di emergenza. Se il responsabile del magazzino ha bisogno di guidare il camion di consegna e i gestori del negozio devono inserire e fare cappuccini, possono farlo.
Molte aziende avranno anche un sacco di dati critici e software da elencare, ma per Morning Shot sono più le risorse fisiche e gli impiegati che sono importanti.
Quali tipi di emergenza potrebbero influire sulla tua attività? Pensa a categorie ampie, come terremoto, tornado, attacco informatico, disordini politici, ecc. Cerca di inventarne almeno cinque, approssimativamente classificati in ordine di probabilità.
I risultati saranno per lo più determinati dalla tua posizione. Morning Shot si trova in Florida, quindi gli uragani sono una minaccia ovvia. Ma ogni area ha i suoi rischi specifici, quindi controlla il sito Ready.gov per informazioni sui tipi di disastri naturali di cui essere a conoscenza in ogni stato degli Stati Uniti.
Un'emergenza di salute pubblica come una pandemia influenzale potrebbe anche influenzare Morning Shot, e il terrorismo è una minaccia per qualsiasi attività degli Stati Uniti in questi giorni. Morning Shot non è un obiettivo ovvio, quindi il rischio è inferiore a quello che sarebbe se il suo flagship store fosse situato di fronte alla Casa Bianca, ma ancora appartenesse alla lista, insieme a cose come incendi e black-out.
Se pensi davvero, ovviamente, potresti probabilmente trovare una lista quasi infinita di possibili disastri per il tuo business, dagli attacchi delle meteore alle invasioni aliene. Ma l'idea non è spaventare te stesso - è solo per venire fuori con alcune delle minacce più probabili. Il tuo piano sarà abbastanza flessibile da gestire anche altre eventualità.
Ora che hai un elenco di possibili scenari, pensa all'effetto che ciascuno avrebbe sulle tue risorse critiche. Se il magazzino bruciava, ad esempio, in che modo Morning Shot avrebbe fornito i suoi negozi di caffè? Se un uragano eliminasse il potere in due dei suoi negozi, quale sarebbe l'effetto? Cosa puoi fare per proteggere le risorse critiche.
Puoi strutturarlo in qualsiasi modo che abbia senso per te, ma può aiutare a creare una tabella dettagliata:
| Disastro | Risorsa critica | Effetto | Soluzione |
| Fuoco | Magazzino | I negozi esauriscono le forniture entro due giorni, il che significa clienti arrabbiati e perdita di entrate. | Distribuisci i materiali di consumo in due magazzini in posizioni molto diverse, per ridurre la dipendenza da uno solo. |
| oscuramento | Caffetteria | Il negozio deve chiudere, il che significa perdita di entrate e clienti. | Ogni negozio dovrebbe avere un generatore di backup, in modo che possa continuare a funzionare quando l'alimentazione è esaurita. |
Continua con tutti i disastri e tutte le tue risorse critiche. In alcuni casi si tratta di proteggerli; in altri, la soluzione potrebbe essere trovare alternative.
A questo punto dovresti avere tre cose: una lista delle tue risorse critiche, una lista di possibili disastri e una tabella che mostra l'effetto di ciascun disastro su ogni risorsa critica. Ora è il momento di iniziare a mettere tutto insieme in un piano.
Il primo passo è pensare ai tuoi dipendenti. Dovresti avere un'idea di cosa dovrebbe fare ogni tipo di dipendente in qualsiasi tipo di emergenza. Dove vanno? Cosa fanno? Come li tieni al sicuro? Ovviamente, vuoi consentire loro di continuare a lavorare se possibile, specialmente quelli che hai elencato come "critici" per la tua azienda, ma la loro sicurezza è la prima considerazione.
Per ogni tipo di disastro, prendi un gruppo di dipendenti e disponi le azioni che vuoi che facciano. Ad esempio, se c'è un forte uragano in arrivo, il personale della sede principale di Morning Shot evacuerà l'ufficio e lavorerà da casa fino a quando la tempesta non sarà passata. I gestori del negozio si prenderanno la responsabilità di chiudere il negozio e salire le finestre, e controlleranno quando è sicuro vedere se è possibile riaprire.
Ancora una volta, prova una tabella semplice per aiutarti a chiarire tutto. Probabilmente vorrai includere più dettagli nel tuo piano reale, ma questa tabella semplificata illustra come potrebbe essere strutturata:
| Disastro | I dipendenti | Azione |
| Forte uragano | Personale della direzione | Evacuare l'ufficio, lavorare da casa fino a quando il manager non dice che è sicuro tornare al lavoro. |
| Responsabili del negozio | Chiudi il negozio e assicuralo contro i danni. Monitora la situazione e prova a riaprire quando la tempesta è passata, usando il generatore di riserva se la potenza è ancora fuori. Mantieni i contatti telefonici con il personale per dire loro quando è sicuro riaprire il negozio. |
Una volta che sai dove stanno andando tutti, avrai bisogno di un modo per loro di rimanere in contatto. Nelle emergenze è comune che la comunicazione sia un problema, quindi proponi diversi metodi (ad esempio messaggi di testo di massa, messaggi vocali, e-mail, accesso a una linea di informazioni di emergenza) in modo che se uno non funziona, un altro.
È anche importante sviluppare un sistema per mantenere aggiornate le informazioni di contatto e le informazioni di contatto di tutti. Avere un database che è facile per le persone aggiornare da soli e renderlo una parte delle operazioni aziendali per ricordare alle persone in una determinata data, ad esempio all'inizio di ogni anno o ogni trimestre, per verificare le loro informazioni. E ricorda che i sistemi potrebbero non essere disponibili in caso di emergenza, così le persone possono stampare le informazioni di cui hanno bisogno e tenerle in un posto sicuro.
Come stabilito nel passaggio 1, questo non è un problema critico per Morning Shot. Ma per molte aziende perdere dati o sistemi sarebbe disastroso come chiudere un bar.
Anche se la tua azienda non è specificamente una società tecnologica, potresti avere dati dei clienti, rapporti, informazioni finanziarie o altre risorse digitali che sono veramente fondamentali per la tua attività. Per lo meno, probabilmente vorrai mantenere i tuoi registri finanziari e le informazioni fiscali al sicuro.
Quindi fai il backup di tutto, sempre, in più posizioni. Deve essere automatizzato, altrimenti non eseguirai il backup abbastanza spesso e rischierai di perdere dati. I servizi di archiviazione online "cloud" come Box, Dropbox e CrashPlan offrono un'alternativa utile, poiché i dati sono archiviati in una posizione completamente diversa, quindi è improbabile che siano interessati dal disastro che stai riscontrando.
Cosa succede se il tuo ufficio principale viene messo fuori combattimento per un lungo periodo? Considera cosa vorresti fare e come manterrai la gente al lavoro. Le grandi aziende hanno spesso interi edifici di riserva in attesa in caso di emergenza. Per le aziende più piccole, probabilmente non è un'opzione, ma potresti almeno affittare un piccolo spazio affinché le persone chiave possano trasferirsi in caso di emergenza.
Torna alla tua lista di dipendenti critici e vedi se puoi affittare un posto che permetta a tutti di spostarsi lì se necessario. Aziende come Regus offrono pacchetti flessibili per il noleggio di uffici "part-time", oppure puoi provare un servizio come ShareDesk, che abbina le persone alla ricerca di spazi per uffici con quelli che li affittano.
Se trovi uno spazio a un costo ragionevole, puoi utilizzarlo per allenamenti, riunioni con i clienti o eventi speciali, in modo che non sia sprecato. Tuttavia, è improbabile che sia economico affittare uno spazio molto grande, quindi assicurati che la maggior parte delle persone possa lavorare da casa senza problemi.
Un piano non va bene a meno che tutti sappiano esattamente cosa devono fare, dove andare, chi chiamare e così via. Tutti i dipendenti dovrebbero avere una certa formazione e pratica nel disaster recovery. Ci arriveremo nei prossimi passi, ma vorrai anche nominare leader che siano ampiamente informati su cosa fare e che possano aiutare altri dipendenti a seguire il piano. Questo è anche importante perché potresti non essere in grado di comunicare con tutta la tua gente durante un'emergenza, quindi hai bisogno di persone che possano assumersi la responsabilità in tua assenza.
Questi leader dell'emergenza non devono essere alti dirigenti dell'azienda. Devono solo comprendere il piano di disaster recovery ed essere in grado di intraprendere azioni decisive, ad esempio evacuare i dipendenti o spostare le persone nella posizione di backup.
Non c'è niente di peggio in un'emergenza che l'incertezza, quindi stabilisci una chiara catena di comando, con ogni persona con responsabilità ben definite. Assicurati che tutti gli altri sappiano chi sono i leader e sono pronti a seguire le loro istruzioni, specialmente se le persone che hai nominato non sono i leader quotidiani dell'azienda.
Così ora sai quali sono le tue risorse critiche e come potrebbero essere colpite da disastri e avere un piano dettagliato in ogni tipo di situazione di emergenza:
È tempo di testare il piano. Simula un'emergenza nel modo più realistico possibile, senza mettere nessuno in pericolo, naturalmente.
Ad esempio, Morning Shot potrebbe spegnere il potere in uno dei suoi negozi, e vedere se il generatore di backup funziona, per quanto tempo dura, se il passaggio causa problemi imprevisti con l'apparecchiatura, ecc..
Se il tuo piano prevede di evacuare l'ufficio e di far lavorare le persone da casa, potresti avere un giorno in cui tutti lavorano da casa e vedere se riesci a gestirlo senza l'accesso all'ufficio. Quali problemi crea? Tutti sanno cosa fare? Cosa succede se anche i tuoi server non funzionano? I tuoi sistemi di backup funzionano?
Praticare per le emergenze dovrebbe essere qualcosa che fai regolarmente, come una esercitazione antincendio, in modo che tutti siano preparati, compresi i nuovi dipendenti.
E considera il tuo piano di disaster recovery come un documento vivente. Se si verificano problemi o se la tua azienda cresce o cambia, rivedi il piano mentre procedi.
Ad esempio, potresti scoprire che i dipendenti hanno bisogno di accedere a particolari attrezzature o strumenti e non li hanno quando sono necessari. Potresti ideare un kit "prendi e vai" per i dipendenti da tenere alla loro scrivania e portarli con sé in caso di emergenza. Ecco un esempio del tipo di cose che potresti includere in un kit di emergenza.
Questo tutorial ti ha fornito un metodo per creare il tuo piano di disaster recovery. Se hai un piano solido, sarai preparato al disastro. Ma tornare a correre dopo un grave disastro può essere ancora difficile.
La buona notizia è che potresti qualificarti per l'assistenza del governo per aiutarti a rimetterti in piedi. Vari enti governativi forniscono prestiti per catastrofi, sovvenzioni e altre forme di aiuto. Se hai sede negli Stati Uniti, prova prima FEMA. Lo SBA ha anche programmi speciali di prestiti in caso di calamità e puoi anche verificare con il tuo stato o il governo locale. E l'IRS offre spesso sgravi fiscali alle imprese situate nelle zone disastrate.
Il rovescio della statistica che abbiamo condiviso all'inizio - il 25% delle aziende che non riescono a riaprire dopo un grave disastro - è il 75% delle imprese fare riaprire. Se ti prendi il tempo per pianificare il maggior numero possibile di eventualità e pratica regolarmente in modo che le persone sappiano cosa fare, sarai in una buona posizione per assicurarti di far parte del 75% e che la tua attività sia equipaggiato per sopravvivere a qualunque cosa ti capiti.
Graphic Credit: Hard-Hat progettato da Jasmine Rae Friedrich del progetto Noun.
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