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Come libero professionista, è importante concentrare quanto più tempo possibile sul lavoro che hai o ottenere il lavoro di cui hai bisogno. E questo significa ridurre al minimo le attività amministrative. Prendi la contabilità, per esempio.
La contabilità è fondamentale per massimizzare le detrazioni fiscali e monitorare la salute generale della vostra attività, ma è un dolore reale. In questo post ti mostrerò come automatizzare le attività di contabilità in modo da poterti concentrare sui posti di lavoro esistenti mentre commercializzi i tuoi talenti.
Molte persone continuano a scrivere a mano le loro entrate e uscite in un quaderno o foglio di calcolo Excel e poi scrivono fatture in Word o in un programma simile. Questo può funzionare bene se non lavori molto. Se, tuttavia, ti trovi con più clienti, fatture e rapporti di spesa, passerai sempre più tempo cercando di tenere tutto insieme. A questo punto è necessario un sistema di contabilità e / o un contabile specializzati e automatizzati.
Per anni Quickbooks è stato il signore e il padrone del software di contabilità delle piccole imprese. Ma per me era semplicemente troppo costoso, troppo complicato e non adatto ai Mac. E per la maggior parte dei liberi professionisti indipendenti senza il bisogno di buste paga è troppo grande e ingombrante.
Dopo aver provato diversi programmi basati su Mac, ho deciso di prendere la mia contabilità online. Questa è stata una grande decisione, dal momento che andare online con qualcosa di privato come la contabilità significava possibile esposizione al mondo esterno. Se segui questa strada, devi essere sicuro della sicurezza della soluzione online e disporre di un piano di backup come la possibilità di esportare qualsiasi cosa entri nel sistema.
Ho utilizzato il software di fatturazione online per tre anni e sono molto contento fino ad ora. Ho iniziato con Blinksale, che è stato un buon inizio. Al momento tutto ciò che ha fatto è stato creare fatture ed eseguire report semplici. Penso ancora che sia un'ottima soluzione per chiunque desideri un programma di fatturazione semplice che funzioni.
Due anni fa sono passato a Freshbooks. Volevo integrare il monitoraggio del tempo, le stime, i report più ricchi e alcune altre funzionalità nel mio setup. Alcuni amici stavano usando Freshbooks quindi ho deciso di provarlo. Tuttavia, avevo ancora bisogno di un semplice sistema di contabilità di cassa online. Ecco quando ho trovato Outright.com.
Sebbene i Freshbooks includano la rendicontazione delle spese, è un po 'più complicato di Outright. Outright si integra perfettamente con Freshbooks e ha bellissime funzionalità di reporting. Posso eseguire una dichiarazione di profitti / perdite con la semplice pressione di un pulsante. Posso eseguire rapporti mensili, trimestrali e annuali altrettanto velocemente. E posso vedere rapidamente chi sono i miei clienti più paganti e dove ho bisogno di tagliare le spese. Per molti aspetti, Outright è diventato il cruscotto digitale per la mia azienda.
E la parte migliore è Outright è gratis. Almeno adesso. Freshbooks e Blinksale sono gratuiti per iniziare, ma con l'aumento del numero di clienti / fatture dovrai pagare una tariffa mensile. Ci sono molte altre opzioni gratuite e online.
La più grande sfida con l'automazione di qualsiasi soluzione software è in realtà ottenere i dati nel sistema. Come lo automatizzi? Questo è dove un sistema più un assistente virtuale può davvero aiutare.
Gestisco la mia intera attività utilizzando due carte di credito dedicate e Paypal quindi c'è sempre una traccia cartacea. Alla fine del mese ho scaricato le mie dichiarazioni in un foglio Excel criptato e l'ho inviato al mio VA per l'inserimento in Outright. Usando questo sistema, il mio tempo totale mensile per la contabilità è di circa 15 minuti.
È perfetto? No. È costoso? Dipende dalla tua prospettiva. Il costo mensile di Freshbooks più il tempo del mio VA è di circa $ 35. Per me è un grande valore. È più economico di un contabile, posso controllare il polso della mia attività in qualsiasi momento e sono libero di perseguire progetti e opportunità esistenti.
Pensi che l'automazione della tua contabilità valga la pena o no? Come lo faresti diversamente? Si prega di lasciare i vostri pensieri nei commenti.
Accentsconagua