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Ammettiamolo, la maggior parte degli imprenditori e degli imprenditori non conoscono la prima cosa sulla contabilità a partita doppia, e non vogliono sapere.
Per le grandi aziende, non importa: devi solo assumere uno specialista. Ma nei primi giorni potresti non essere in grado di permettersi un aiuto a tempo pieno. Anche se vai da un commercialista per aiutarti a preparare la tua dichiarazione dei redditi annuale, devi conoscere le basi su come mantenere i tuoi libri in ordine durante tutto l'anno.
Perchè importa? Perché i buoni conti sono la base di un buon affare. Se non hai una comprensione precisa della tua situazione finanziaria, i tuoi piani si baseranno su poco più di congetture. Investitori o istituti di credito vorranno anche vedere finanze ben organizzate prima di impegnarsi a finanziare la vostra attività.
Quindi in questo tutorial imparerai le basi per mantenere in ordine i tuoi account aziendali. Analizzeremo i fondamenti della contabilità a partita doppia e spiegheremo come impostare un piano dei conti, equilibrare i libri e preparare i rendiconti finanziari.
Alla fine, non sarai un contabile pienamente qualificato, ovviamente. È un'area complessa e dovrai comunque assumere un professionista per aiutarti, laddove possibile (e daremo consigli anche su questo). Ma avrai almeno una conoscenza di base su come mantenere un insieme di account aziendali. Sarai armata di alcuni passi pratici che puoi seguire per assicurarti di registrare le cose giuste e sarai in grado di mantenere il tuo business su solide basi finanziarie.
Ma prima, scopri questo grande affare ...
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Non saltare questo passaggio!
La contabilità a partita doppia potrebbe non sembrare l'argomento più interessante, ma è fondamentale capire come funziona. Oggigiorno la maggior parte delle aziende utilizza software di contabilità invece di libri fisici, ma i principi sono ancora importanti da comprendere. Lo manterremo semplice e utilizzeremo degli esempi per rendere tutto chiaro.
Innanzitutto, qual è lo scopo della contabilità a partita doppia?
Il punto è di darti una visione completa di dove stanno andando i tuoi soldi e di aiutarti a evitare di commettere errori. Ogni transazione è registrata in almeno due posti. Ha senso, perché ogni transazione commerciale è uno scambio di una cosa con un'altra. Il sistema a doppia entrata mostra esattamente come è avvenuto lo scambio e quali sono stati i risultati.
Diamo un'occhiata a un esempio.
Supponiamo che tu gestisca un caffè e spenda $ 500 su una cassa dei migliori chicchi di caffè. Se guardi solo al tuo saldo di cassa, sembrerebbe che tu abbia perso $ 500, perché il tuo account è diminuito di tale importo. In realtà, naturalmente, il caffè ha un valore: lo stai aggiungendo alle tue scorte (inventario) e lo userai per preparare bevande da vendere ai clienti. Quindi nel sistema a doppia entrata, faresti due voci:
Inventario: + $ 500
Conto in contanti: - $ 500
Questo registra sia la perdita di denaro sia il guadagno nell'inventario, offrendoti un'immagine più precisa di ciò che accade nella tua attività.
Come puoi vedere, il principio è abbastanza semplice. Tuttavia, gran parte della confusione con la contabilità a partita doppia deriva dalla terminologia. Nella vita di tutti i giorni, siamo abituati a pensare ai debiti come diminuzioni e crediti come aumenti. Nel mondo della contabilità, è più complicato di così. Quindi, per questo tutorial, per semplificare le cose, parleremo di aumenti e diminuzioni piuttosto che di crediti e debiti.
Se desideri avere un'immagine completa di come sta andando la tua attività, dovrai configurare diversi account. Ciò significa che per ogni area chiave della tua attività, tieni traccia di ogni transazione che lo riguarda e aggiusta il saldo di conseguenza.
Nella transazione del caffè qui sopra, ad esempio, abbiamo aggiunto $ 500 al conto di inventario per riflettere l'aggiunta della cassa del caffè. Conserveremmo l'account costantemente aggiornato, in modo che ogni volta che acquistiamo nuove forniture o le usiamo, aggiustiamo il saldo. In questo modo sappiamo esattamente quanto abbiamo a disposizione in ogni momento. Facciamo lo stesso con il conto in contanti.
A parte il contante e l'inventario, ecco alcuni altri account chiave da tracciare, secondo SCORE:
A seconda di quanti dettagli vuoi entrare, puoi creare tutti i tipi di account diversi monitorando vari aspetti delle tue finanze. Ad esempio, è possibile dividere l'account "Inventario" in account secondari che tracciano chicchi di caffè, cibo e altri oggetti.
Per le aziende più grandi, il numero di account può moltiplicarsi rapidamente, quindi è fondamentale impostare un piano dei conti fin dall'inizio: fondamentalmente un elenco di tutti gli account che si mantengono, con un numero per ciascuno. È possibile visualizzare un grafico esemplificativo di conti qui.
Probabilmente hai sentito parlare delle aziende che bilanciano (o in alcuni casi non riescono a bilanciare) i libri. In questo passaggio, esamineremo esattamente cosa significa questa frase e come puoi bilanciare i tuoi libri in modo efficace.
Torniamo all'esempio di questo caffè del passaggio 1. Abbiamo comprato $ 500 di caffè in grani. Il prossimo passo, naturalmente, è quello di macinarli, preparare alcuni lattes e cappuccini e venderli ai clienti. Lo facciamo e i nostri clienti soddisfatti ci pagano $ 750 di entrate. Vediamo come lo registreresti nei tuoi account.
Prima di tutto, abbiamo ricevuto $ 750 in contanti, quindi il conto in contanti aumenta di $ 750. Ma abbiamo anche utilizzato fino a $ 500 di spazio pubblicitario, pertanto l'account di inventario deve diminuire di $ 500.
Fin qui tutto bene. Ma cosa mi dici di quei $ 250 rimasti? Bene, questo è un profitto per la tua azienda, quindi viene aggiunto all'account "utili non distribuiti". Ecco come appare:
Conto in contanti: + $ 750
Inventario: - $ 500
Guadagni trattenuti: + $ 250
Questo è un esempio semplificato, ovviamente. Non consideriamo il costo del latte e dello zucchero per la produzione di questi lattes, o del costo della manodopera, o di qualsiasi altra cosa che in realtà si mangerebbe in quel profitto di $ 250.
Ma questo esempio semplificato illustra un concetto chiave: qualunque voce tu inserisca nei tuoi account, i libri devono essere bilanciati in seguito.
Ciò significa che deve essere la seguente equazione sempre valere:
Attività = Passività + Patrimonio netto
Quando abbiamo aggiunto $ 750 al conto in contanti e rimosso $ 500 dal conto di inventario, abbiamo creato uno sbilancio-attivo aumentato di $ 250, ma non vi era alcuna voce corrispondente sull'altro lato dell'equazione. Aggiungendo $ 250 ai guadagni trattenuti (parte della categoria "equity"), il saldo è stato ripristinato. Il nostro patrimonio è aumentato di $ 250 e il nostro capitale netto è aumentato di $ 250, quindi l'equazione continua a funzionare.
Il tuo obiettivo come proprietario dell'azienda è quello di assicurarsi che l'equazione contabile sia sempre valida, che i libri siano sempre in equilibrio. In pratica, tuttavia, gli errori accadono. I contabili professionisti creano regolarmente saldi di prova e, se non riescono a far quadrare i libri, tornano indietro attraverso gli account e apportano le correzioni agli eventuali errori commessi.
La cosa più importante è che il bilancio dei libri alla fine di ogni periodo contabile (ad esempio mensile o trimestrale). Questo è quando si mette tutto insieme nei rendiconti finanziari.
In una precedente serie di tutorial, abbiamo esaminato i principali rendiconti finanziari che un'azienda sta preparando: lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario.
Le informazioni per tali dichiarazioni provengono direttamente dagli account che abbiamo appena esaminato. L'equazione contabile che abbiamo trattato nella Fase 3, ad esempio, si riflette nella struttura del bilancio, che ammonta a tutte le attività su un lato, e tutte le passività e il patrimonio netto sull'altro, e assicura che si compensino sempre.
Per quanto riguarda il conto economico, che utilizza gli account che abbiamo esaminato nel passaggio 2, come le entrate, le spese e il costo dei beni venduti. E il rendiconto del flusso di cassa si basa principalmente sul conto in contanti, mentre raccoglie anche informazioni da altri conti per mostrare dove sono andati tutti quei soldi.
Quindi, su base regolare, traccerai tutte le informazioni dai tuoi diversi account e creerai una serie completa di rendiconti finanziari. Il bilancio finanziario è un'istantanea della tua azienda in un determinato momento, mentre il conto economico e il rendiconto finanziario mostrano le modifiche in un determinato periodo.
Quante volte dovresti affrontare questo processo? Le società pubbliche sono tenute a produrre bilanci per gli azionisti su base trimestrale e annuale. Se la tua azienda ha investitori o istituti di credito, potrebbero anche dirti quante volte si aspettano di vederli. In caso contrario, dovrai decidere cosa ha senso per la tua azienda: potresti volere un'istantanea mensile di come stai facendo o potresti decidere, in particolare se la tua azienda è molto piccola, che non hai bisogno di dichiarazioni formali così frequentemente.
Gli esempi che abbiamo visto in questo tutorial sono stati molto semplici. In pratica, tenere un conto accurato può essere un processo complesso, specialmente quando la tua azienda cresce. Una singola transazione può coinvolgere più voci in diversi account e quando si hanno centinaia o persino migliaia di transazioni da registrare, può rapidamente diventare schiacciante.
La tecnologia aiuta, ovviamente. I sistemi di contabilità come QuickBooks, FreshBooks, NetSuite e Xero sono molto più facili da usare rispetto al vecchio sistema di registrazione di ogni transazione nei registri fisici.
Tuttavia, arriverà probabilmente un momento in cui è necessario assumere un professionista. Anche quando usi il software, è facile commettere errori. E il tempo necessario per inserire tutte quelle informazioni potrebbe probabilmente essere speso meglio altrove.
Anche se sentirai spesso che i termini "contabile" e "contabile" sono usati in modo intercambiabile, in realtà hanno funzioni diverse. Un contabile gestisce le attività quotidiane di registrazione delle transazioni e assicura che tutto sia rappresentato correttamente. Un ragioniere si concentra di più sul quadro generale, producendo rendiconti finanziari di alto livello e aiutandoti con cose come la presentazione di tasse e la messa in sicurezza dei finanziamenti.
Puoi iniziare impiegando un contabile e un contabile part-time o su un freelance, ogni ora, e progredisci da lì. Quando la tua azienda cresce con più di 30 dipendenti o più di $ 1 milione di entrate, è probabilmente tempo di prendere in considerazione l'assunzione di personale a tempo pieno.
La contabilità è un'area complessa e c'è molto altro da imparare. Ma questo tutorial ti ha fornito gli strumenti di base di cui hai bisogno per essere in grado di mantenere registri accurati e assicurarti che il tuo business sia in buone condizioni.
Hai imparato come registrare transazioni semplici usando la contabilità a partita doppia e come impostare un sistema contabile che abbia senso per la tua azienda. Hai visto il collegamento tra le voci quotidiane di contabilità e i rendiconti finanziari generali come il bilancio e il conto economico. E hai imparato che tipo di aiuto hai bisogno e quando.
Quindi inizia a prendere i tuoi libri in ordine, usando il tuo software di contabilità preferito (o registri vecchio stile se preferisci). Assicurati di conservare tutte le ricevute e le registrazioni degli ordini in un sistema di archiviazione ben ordinato, in modo da poter tornare indietro e verificare tutto ciò che è necessario. E assicurati che i libri siano in equilibrio su base regolare.
Una cosa più importante da decidere per la tua azienda è esattamente quando e come registrare ogni transazione. Esistono due approcci principali: la cassa e la contabilità per competenza. Vedremo cosa significano questi termini e in che modo la scelta influisce sulla tua attività in un futuro tutorial.
Credito grafico: foglio di calcolo progettato da Adam Mullindal progetto Noun.
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