Brain-Net Come Brainstorming Online meglio in un team distribuito

Hai appena ricevuto la notizia che un nuovo progetto è stato approvato e finanziato. Sei impaziente di organizzare una riunione di brainstorming con la tua squadra. Ma solo due membri del tuo team sono locali. Gli altri sono sull'altra costa o su un altro continente!

Potresti far volare tutti a caro prezzo, o potresti trovare un altro modo per fare brainstorming come una squadra. Inserisci "Brain-Netting" o brainstorming su Internet.

Strumenti di brainstorming online e tecniche di compensazione del cervello. (fonte grafica)

Il brainstorming online non è una nuova idea, ma con nuovi software e strumenti è ora molto più efficace che mai. Internet, tuttavia, è tutt'altro che perfetto. Ci vuole un'attenta pianificazione e molta intuizione e intuizione umana per rendere la Brain-Netting una tecnica efficace.

Una panoramica degli strumenti di brainstorming online e delle tecniche di reticolazione del cervello

È facile parlare di brainstorming "su Internet", ma la realtà è che quell'espressione è chiara come il fango. È come parlare di brainstorming "nel mondo reale". Il termine pone la domanda "dove e come si lavora insieme su Internet?"

Ci sono un gran numero di risposte a questa domanda, che variano dal libero al costoso, dal semplice al complesso, dall'efficace all'inutile. Rivediamo questi strumenti di brainstorming online e decostruiamo tecniche efficaci.

1. Strumenti per la rete del cervello dal semplice al sofisticato

La forma più semplice di Brain-Net - che può essere utilizzata sia per i team virtuali che per i team che includono membri timidi o reticenti - chiede ai membri del team di inviare le loro idee via email in una posizione centrale per la revisione. Una volta che vai oltre questo approccio molto semplice, ci sono alcune opzioni:

Chiamate di gruppo - Tradizionale brainstorming verbale utilizzando la connettività di gruppo. Raccogli il tuo gruppo insieme per una conversazione usando chat solo video, video o chat condivisa. Esistono più fornitori di tali servizi e la maggior parte sono economici o gratuiti. ConferenceCalling.com (pay-per-use) e FreeConferenceCall.com (gratuiti) sono due dei migliori fornitori.
App di chat - Slack, Yammer, Sribblar e molte altre applicazioni ti consentono di condividere e-mail basate su argomenti di interesse, livello di privacy e altro. Puoi creare piccole chat room solo per pochi collaboratori o condividere informazioni e idee in modo molto più ampio. Puoi anche utilizzare software per forum o app di progetto come Trello o Basecamp per le conversazioni di gruppo.
Videoconferenze - Il passo successivo sarebbe la videoconferenza con la possibilità di condividere non solo i video l'un l'altro, ma anche gli schermi dei computer. È bello poter effettivamente mostrare alle persone il sito o il software con cui stai lavorando, descrivendone o discutendone a voce alta. Le opzioni principali per questo tipo di servizio includono Skype, GoToMeeting e UberConference. Anche Google Hangout è un'opzione, sebbene non sia adatto alle esigenze aziendali.

Scopri come impostare la tua squadra e lavorare insieme a Slack:

Ma cosa succede se vuoi davvero collaborare lavorando insieme su documenti, lavagne o attività di mind-mapping? Hai ancora una vasta gamma di opzioni in vari punti di prezzo.

Documenti collaborativi - Nella parte inferiore dell'elenco vi sono siti di modifica dei documenti collaborativi gratuiti come Google Documenti. Questi strumenti consentono ai membri del team di scrivere, modificare, aggiungere commenti e, in caso contrario, contrassegnare documenti e fogli di calcolo. Google Docs, tuttavia, non è una soluzione all-in-one: se vuoi parlare mentre modifichi, devi andare su Skype o qualche altro sistema di conferenza allo stesso tempo.
Soluzioni all-in-one - Di seguito sono elencate alcune delle opzioni all-in-one che consentono di parlare, condividere schermate, disegnare su lavagne, videoconferenze, annotazioni e altro ancora. Alcuni di questi iniziano gratuitamente e quindi aggiungono servizi a pagamento. Le opzioni includono join.me, WebEx e Skype for Business - che consentono un po 'di collaborazione durante la visualizzazione mentre si parla!

Scopri come iniziare a condividere e collaborare sui documenti in Google Documenti:

Ma queste opzioni sono solo l'inizio. Perché c'è un'intera nuova industria che costruisce strumenti per gruppi interessati a fare un brainstorming più elaborato e sofisticato a distanza. Con nomi come MindMeister, Concept Board, StormBoard e RealtimeBoard, offrono un'intera serie di strumenti per costruire mindmap, creare timeline, annotare report e altro. Non sono né gratuiti né economici, ma potrebbero essere la soluzione migliore per catturare una vasta gamma di idee e approfondimenti in modo gestibile.

2. Limitazioni del brainstorming online con la rete del cervello

Quando inizi a pensare di lavorare con un gruppo collaborativo nel tempo e nello spazio, inizi a incappare in alcuni problemi di base. Per esempio:

Se un membro di un team è in Corea mentre l'altro è a Detroit, è possibile che si verifichino dei gravi conflitti di programmazione.
Se alcuni membri del team sono impiegati a tempo pieno mentre altri sono appaltatori o liberi professionisti, è possibile che si verifichino problemi con il software condiviso. Vuoi davvero comprare un software costoso per un membro del team che lascerà (con il suo software) tra sei mesi?
Se alcuni membri del team sono tecnicamente esperti, mentre altri hanno difficoltà a spegnere e riaccendere il computer, potresti scoprire che alcune persone abbandonano del tutto il processo piuttosto che imparare un modo completamente nuovo di comunicare.
Se alcuni membri del team utilizzano Mac mentre altri utilizzano PC, è possibile che si verifichino problemi di compatibilità.
Un software complesso può richiedere del tempo a tutti, il che significa che è utile solo quando hai intenzione di usarlo molte volte con lo stesso gruppo di persone.

È anche importante ricordare che, non importa quanto sia sofisticato il software o la connettività, il brainstorming richiede la cooperazione intelligente di un gruppo di esseri umani. In altre parole, il Brain-Netting di successo, proprio come qualsiasi tipo di brainstorming online o offline, richiede un'agevole facilitazione da parte di qualcuno che comprende il processo, le persone e gli obiettivi.

3. Adattamento all'Asracronicità del Brainstorming Online

Molti gruppi che fanno brainstorming a distanza si trovano in fusi orari molto diversi. Un gruppo dorme mentre l'altro è sveglio; uno sta facendo colazione mentre l'altro sta andando all'happy hour. Come funziona un simile gruppo? La risposta è asincronicità.

La collaborazione asincrona è un'idea semplice: alcune persone lavorano mentre altre dormono, quindi i due gruppi cambiano ruolo. Questa è una buona idea e funziona bene quando il tuo piano è raccogliere idee, annotare documenti e condividere informazioni su progetti o prodotti.

Le difficoltà con l'asincronicità sorgono in situazioni come queste:

Il dipendente A è addormentato e quindi incapace di difendere le sue idee; di conseguenza, il dipendente B rivede completamente il lavoro del dipendente A. Il dipendente A si sveglia e viene immediatamente messo sulla difensiva.
È stato assunto un facilitatore per aiutare a gestire un progetto di brainstorming distribuito. Il facilitatore, che vive nel fuso orario 1, torna a casa proprio mentre i collaboratori nel fuso orario 2 si presentano al lavoro. Il secondo gruppo di collaboratori stabilisce le proprie regole, rendendo impossibile continuare il processo agevolato il giorno successivo.
Un membro del team inizia a lavorare su un processo di brainstorming distribuito e si rende conto di avere una domanda. Pubblica la sua domanda, ma deve attendere sei ore per ascoltare una risposta, poiché l'intervistato è andato al lavoro o in riunione tutto il giorno..

Gestire un processo di brainstorming asincrono richiede un po 'di fiducia, ma ha anche alcuni vantaggi. Sì, le conversazioni che si evolvono mentre si è addormentati o (takeover) i problemi si verificano, in particolare su argomenti hot-button. Ma hai anche l'opportunità di riflettere prima di comporre le tue risposte, pensando davvero alle cose piuttosto che evadere da una risposta dalla tua testa. E poiché il tempo passa tra le interazioni, i membri del team hanno l'opportunità di commentare le idee nel tempo.

Può portare a un brainstorming di gruppo più riflessivo, con alcuni dei benefici simili che una squadra otterrebbe dal processo di scrittura del cervello:

4. Quando la rete del cervello ha senso?

Quando dovresti andare oltre un semplice approccio "inviami una email" per lavorare con un team virtuale? Ecco alcune regole pratiche:

Considera i tuoi obiettivi, la tua squadra, la tua tempistica e il tuo budget. Se stai pensando a un progetto complesso con un gruppo sofisticato di designer che hanno un sacco di tempo, denaro e spirito collaborativo, un grande acquisto di software può avere senso. Ma se hai fretta di raccogliere idee da un gruppo eterogeneo, perché andare lì?
Alcune squadre fanno meglio di altre con Brain-Net. Se la tua azienda è abituata a un lavoro di squadra virtuale o remoto, tutti conoscono le regole di base. Una volta stabilite le aspettative per l'uso generale, diventa più facile lavorare insieme da una certa distanza ogni volta che si presenta l'opportunità.
L'approccio più semplice è solitamente il migliore. Se puoi riunire tutti su GoToMeeting o WebEx e facilitare una sessione di brainstorming online per ottenere le idee di cui hai bisogno, perché diventare più complicato?
Gli strumenti gratuiti e ben compresi sono generalmente una buona opzione. Se puoi utilizzare Google docs per gestire un processo di brainstorming collaborativo, perché investire in costosi software e formazione?
Utilizza strumenti intuitivi per il tuo gruppo. Se lavori con un gruppo di designer, gli strumenti visivi sono spesso una buona opzione. Se lavori con analisti finanziari, potresti essere più felice nel condividere e contrassegnare fogli di calcolo, grafici e grafici.
Scegli gli strumenti che ti aiuteranno a raccogliere, rivedere e compilare i risultati. Le note appiccicose e le mappe mentali possono sembrare grandiose, ma se il software che scegli non ti può aiutare a produrre un rapporto o generare una lista di cose da fare, potrebbero rivelarsi una perdita di tempo.

5. Usare gli strumenti di brainstorming online in modo efficace

Indipendentemente dagli strumenti di Brain-Netting che utilizzi, si applicano le regole di base del brainstorming. Questo perché nessuna tecnologia può prendere il posto di un facilitatore esperto, incoraggiare la partecipazione, o sapere quando è il momento di fare una pausa, riassumere, o provare una nuova tattica per migliorare la creatività.

Quindi ... ecco le regole di base per eseguire una sessione di Brain-Netting efficace:

Comprendi il tuo software, le sue opzioni e i suoi limiti
Allena la tua squadra a utilizzare il software in modo efficace
Descrivi i tuoi obiettivi e il processo che utilizzerai per raggiungerli
Spiega il programma. Includere informazioni sulla tempistica delle risposte e per quanto tempo avrà luogo il brainstorming, sia che si tratti di poche ore, un numero di giorni o più.
Facilitare il processo. Se succede tutto in una volta, puoi farlo come faresti di persona, ma se è asincrono, potresti dover intervenire a intervalli regolari per intervenire negli argomenti, chiamare i membri del team reticenti, sommare i punti o scuotere le cose.
Scopri come finirai la sessione, presenterai i risultati e organizzerai il gruppo per l'azione.
Spiegare come il software verrà utilizzato in futuro per ulteriori discussioni, riunioni di gruppi di lavoro, ecc.
Rimanere in cima!

Inizia il brainstorming online meglio

Brain-Netting è un'opzione meravigliosa per la squadra giusta al momento giusto.

Se hai un team ampiamente distribuito con le competenze tecniche e personali per utilizzare il brainstorming online, scegli lo strumento che soddisfa le tue particolari esigenze.

Se, d'altra parte, il tuo team non è esperto di tecnologia o comodo con il lavoro di squadra virtuale e asincrono, considera la possibilità di stare insieme nella stessa stanza contemporaneamente ad un'alternativa più semplice e più appropriata.

Scopri ulteriori tecniche di brainstorming:

Oppure, salta nella nostra guida in più parti per migliorare le tecniche di brainstorming, per tutorial più approfonditi sul brainstorming e metodi per generare molte grandi idee.

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