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Quanto tempo passi ogni giorno a scrivere email? Un'ora? Due ore? Di Più? Per quanto tempo passi a scrivere email, è troppo se crei una nuova email ogni volta.
La maggior parte delle email che scrivi rientrano in molti tipi comuni. Puoi risparmiare ore di tempo basando le email che scrivi sui modelli che personalizzi per la situazione.
Con strumenti come Risposte predefinite di Gmail o altri come TextExpander, è facile creare e salvare modelli di email che possono essere utilizzati più e più volte.
Sei pronto per iniziare a utilizzare le risposte predefinite con i modelli di email che fanno risparmiare tempo? (fonte grafica) In questo articolo, spieghiamo perché i modelli di email sono importanti e come usarli efficacemente. Descriviamo in dettaglio come le Risposte predefinite di Gmail sono uno strumento utile che semplifica l'utilizzo dei modelli di email. Forniamo inoltre oltre dieci esempi di risposta predefiniti che è possibile modificare e creare autonomamente.
Nota: Gli esempi qui sono fittizi. Non dovrebbero essere considerati consigli o consigli legali su qualsiasi situazione specifica che potresti incontrare. Utilizzali come punto di partenza per creare i tuoi modelli personalizzati di e-mail in scatola.
I modelli di email sono un ottimo modo per risparmiare tempo e aumentare la produttività. Se utilizzati correttamente, i modelli di email possono:
Con un modello, un'e-mail che potrebbe richiedere ore per la creazione può richiedere solo pochi minuti.
I sistemi di posta elettronica di oggi supportano l'uso di modelli di email. Le risposte predefinite di Gmail sono solo un esempio di un buon strumento da utilizzare. Per ulteriori informazioni su come utilizzare Gmail Canned Responses, leggi questo tutorial:
C'è un modo giusto e un modo sbagliato per usare un modello di email.
Il modo sbagliato per utilizzare un modello è inviare una risposta predefinita o un altro tipo di modello di email esattamente come è scritto. Le email formali ti fanno sembrare cattivo.
Il modo di usare un modello è di personalizzarlo per la tua situazione specifica. Inserisci il nome del destinatario dell'email e il nome della sua società nell'e-mail. Ma oltre a questo, si desidera esaminare attentamente il modello per assicurarsi che ogni paragrafo si applichi e che non manchi nulla.
Se trovi un paragrafo nel modello che non si adatta alla situazione attuale, rimuovilo. Se c'è qualcosa che manca dal modello, quindi aggiungilo. Quando hai finito, il destinatario non dovrebbe essere in grado di dire che stai usando un modello.
Prima di salvarli, dovresti rileggere attentamente i modelli di email per le risposte predefinite. Vuoi iniziare con un modello che sia il più pulito possibile.
Anche quando inizi con un modello pulito, gli errori possono insinuarsi. Controlla attentamente:
Inoltre, non dimenticare che ogni e-mail dovrebbe avere una riga dell'oggetto. (Le e-mail senza oggetto possono essere cancellate o andare direttamente alla cartella spam.)
Se hai bisogno di più aiuto nella creazione del tuo modello di email professionale, usa questo tutorial come guida:
Per darti un vantaggio, abbiamo incluso alcuni modelli di email in questo articolo. Per ottenere il massimo da questi modelli, personalizzali per la tua situazione. Una volta personalizzati, salvali come modello nelle Risposte predefinite di Gmail o utilizza un altro strumento per salvarli.
Nota: Le informazioni che devono essere personalizzate in ogni modello sono contrassegnate da parentesi, []. È possibile aggiungere o sottrarre frasi o paragrafi secondo necessità. Le informazioni di esempio incluse in questi modelli di e-mail sono solo a scopo esemplificativo.
Situazione: Stai lavorando a un team di progetto. Hai bisogno di informazioni o aggiornamenti da un altro membro del team.
Modello di email: Ecco come chiedere gentilmente e ottenere risultati:
Linea tematica: Risposta richiesta Progetto XYZ
Salve [Sally Sampleperson],
Grazie mille per il tuo lavoro su [Fase B] la scorsa settimana.
Presto stiamo pianificando di concludere [Phase C] e per procedere è necessario un aggiornamento su [Action Item]. Se potessi farmi conoscere lo stato [Fase C] di [domani mattina], lo apprezzerei.
Grazie in anticipo per il vostro aiuto.
Cordiali saluti,
[Maria Perez]
[Project Manager, XYZ]
La riga dell'oggetto include la frase, Risposta richiesta. È più probabile che l'email riceva una risposta con questa frase nella riga dell'oggetto.
Si noti inoltre che l'e-mail è indirizzata a una persona specifica. Non saprai sempre il nome della persona che stai cercando di raggiungere, ma se lo sai, dovresti usarlo.
Situazione: Stai cercando un prodotto o un servizio, ma il sito Web della società non fornisce informazioni sufficienti.
Modello di email: Questa email in scatola ti aiuterà a ottenere le informazioni necessarie per decidere.
Linea tematica: [Produci nome]
Gentile [Servizio clienti],
Sto pensando di acquistare un [tipo di prodotto] nei prossimi giorni. Dal tuo sito web [SAMPLECOMPANY.COM], noto che la tua azienda offre [tipo di prodotto].
Tuttavia, il tuo sito web non fornisce [altezza e peso] di [tipo di prodotto]. Potrei farti piacere per favore forniscimi ulteriori informazioni, tra cui [altezza e peso]. Il mio indirizzo email è [[email protected]].
Grazie per il vostro aiuto.
Cordiali saluti,
[John Doe]
[Agente acquisti di Anytown Consulting]
Inserire il nome del prodotto nella riga dell'oggetto è la scelta migliore qui. Ciò aiuta il destinatario a indirizzare la tua email al reparto corretto.
Scrivere il saluto è anche complicato, dal momento che non abbiamo il nome di una persona. Indovinare il titolo della persona che è più propensa ad aiutare potrebbe essere la tua unica opzione. Si noti che il tono dell'email è un po 'più formale poiché non si conosce il destinatario.
Situazione: I proprietari di piccole imprese spesso chiedono ai fornitori di servizi stime dei costi. C'è un modo sbagliato e un modo giusto per chiedere a un fornitore di servizi una stima dei costi.
Esempio di email impropria: Il modo sbagliato di scrivere un'email per chiedere una stima dei costi è simile a questo:
Linea tematica: Lavoro di progettazione Web
Ciao,
Sono una piccola impresa. Ho bisogno di un web designer. Quanto costa?
Cordiali saluti,
Joe Small Business Owner
Purtroppo, l'esempio dell'email sopra è spesso quello che riceve un fornitore di servizi. Sfortunatamente, non fornisce abbastanza informazioni per consentire al fornitore di servizi di rispondere veramente alla domanda. Inoltre, fa sembrare che la tua piccola impresa non sappia cosa stanno facendo.
Esempio di modello di email: Un approccio migliore consiste nell'anticipare alcune delle domande del fornitore di servizi nella tua e-mail e fornire anche le risposte a tali domande. Ecco una e-mail di esempio migliore che richiede un preventivo da un web designer:
Linea tematica: [Web Design] Lavoro
Cara [Jennifer],
Ho trovato alcuni esempi del tuo lavoro su [Sample Site (link)]. Mi è particolarmente piaciuto [Nome campione].
La nostra attività, [The Small Company], prevede di [ridisegnare il nostro sito web] in [il prossimo mese]. Stiamo cercando di assumere un contratto [web designer] per aiutare con questo processo. Vorremmo considerarti per questa posizione.
Lascia che ti parli un po 'del progetto.
[Il nostro sito web attuale utilizza la piattaforma [WordPress] e vorremmo continuare a utilizzare questa piattaforma. Attualmente, il nostro sito Web è composto da [cinque pagine]. Vorremmo espandere il sito Web per incorporare la nostra lista di prodotti (attualmente [30] articoli). Vorremmo che ciascun elemento fosse collegato a una pagina di descrizione del prodotto. Vorremmo anche aggiornare il nostro tema per sembrare più contemporaneo. È particolarmente importante che il nuovo sito sia ottimizzato per i dispositivi mobili.]
Per favore fatemi sapere se siete interessati al progetto. Inoltre, se puoi, potresti fornirmi un preventivo approssimativo?
Sono felice di rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Puoi raggiungermi a [[email protected]] o telefonicamente a [XXX-XXX-XXXX].
Non vedo l'ora di risentirvi presto.
Cordiali saluti,
[Joe Small Business Owner]
[The Small Company]
Vedi la differenza? Jennifer il web designer è molto più propenso a prendere sul serio la seconda email. Qualcuno può vedere che hai messo un po 'di pensiero nel progetto. Si noti inoltre che l'e-mail indica un periodo di tempo per il progetto. Questo è importante perché Jennifer potrebbe non essere disponibile quando hai bisogno di lei.
Anche se probabilmente non hai previsto tutte le domande che il fornitore di servizi potrebbe fornire, hai dato loro la possibilità di porre ulteriori domande fornendo la tua email e il tuo numero di telefono.
Nota: Mentre questo esempio di risposta predefinita è specifico per un progetto di web design, è possibile modificarlo anche per altri tipi di progetti. L'intero quarto paragrafo è completamente personalizzabile e dovrebbe contenere i dettagli del tuo progetto.
Situazione: Annullare un servizio può essere complicato. Anche se sei insoddisfatto del servizio, vuoi comunque incontrarlo come professionista.
Se si dispone di un account online per il servizio, l'annullamento del proprio account potrebbe essere semplice come accedere al proprio account e fare clic su a Annulla servizi collegamento. Solitamente, troverai questo link sotto a Il mio account o Fatturazione opzione.
Modello di email: A volte, l'opzione di annullamento automatico non è disponibile. Per queste istanze, crea un modello di risposte predefinite che puoi utilizzare più volte. Ecco un esempio:
Linea tematica: [Consegna di giornali], [Account 007XZY]
Gentile Account Representative,
Desidero interrompere il mio [abbonamento ai giornali e servizio di consegna], valido [31 aprile 2017]. Il mio numero di conto è [007XYZ].
Il motivo per cui sto cessando il servizio è che [mi trasferisco in una nuova area il 1 ° maggio e non ho più bisogno del giornale locale].
Al più presto, conferma la ricezione di questa email.
Cordiali saluti,
[Jennifer Cho]
Come puoi vedere, l'email è breve e al punto. Il secondo paragrafo, che fornisce un motivo per cui si sta interrompendo il servizio, è facoltativo. Tuttavia, incluso un motivo può impedire loro di cercare di convincerti a mantenere il servizio. Potrebbe anche aiutarli a migliorare i loro servizi per altri clienti.
In generale, è meglio mantenere un tono professionale anche se si sta interrompendo il servizio perché sei arrabbiato.
Situazione: Sei un libero professionista o un piccolo imprenditore. Qualcuno ha chiesto informazioni via email, come rispondi?
È meglio avere in mente un processo per rispondere alle richieste via e-mail. Molti liberi professionisti iniziano facendo ricerche sull'azienda dell'investigatore per scoprire se sono una prospettiva legittima. Puoi farlo online consultando il loro sito Web, le recensioni dei loro servizi e altre informazioni disponibili pubblicamente.
Il prossimo passo varia. Alcuni proprietari di piccole imprese richiedono una prima conferenza telefonica come primo passo. Altri inviano un questionario di qualificazione. Decidi qual è l'approccio migliore per la tua attività e scrivi la tua email in base alla tua decisione.
Modello di email: Ecco una risposta via email di esempio all'esempio 3, sopra. Utilizza l'approccio di invio di un questionario:
Linea tematica: Ri: [Web Design] Lavoro
Hi [Joe],
Grazie per il vostro interesse nei miei [servizi di web design]. Mi piacerebbe saperne di più sul tuo progetto.
Ho visto l'attuale sito di [The Small Company] e credo di poterti aiutare.
[I miei prezzi partono da $ XXXX.00 per un sito semplice con quattro pagine. Potrebbero essere applicati costi aggiuntivi se sono richiesti lavori di progettazione, revisioni o riunioni. Per i nuovi clienti, richiedo anche un pagamento anticipato del 50%.]
Il mio tipico processo consiste nell'inviare un breve questionario [allegato] per determinare lo scopo del lavoro. Creo una proposta personalizzata in base alle tue risposte. Dopo aver firmato la proposta e ricevuto il pagamento iniziale, posso avviare il progetto.
Spero che queste informazioni siano utili. Per favore fatemi sapere se avete altre domande. Non vedo l'ora di risentirvi presto.
[Jennifer Cho]
Proprietario e Preside
The Web Design Company
Naturalmente, è necessario personalizzare questo modello di email per le proprie esigenze aziendali. Se hanno fatto una domanda specifica, ad esempio dove posso vedere i campioni del tuo lavoro?, modificare l'e-mail per includere una risposta a tale domanda.
Il terzo paragrafo è facoltativo. Molti freelance menzionano una quota di partecipazione all'inizio del processo per scoraggiare gli investigatori che cercano servizi a basso costo o gratuiti. Altri preferiscono aspettare fino in fondo nel processo.
Nota il tono amichevole e utile. Questa email è in realtà una lettera di vendita perché stai vendendo i tuoi servizi, ma non usa un metodo di vendita forzata.
SituazioneNell'esempio 10, di seguito, descriviamo come rispondere a una lettera di presentazione. Ma cosa succederebbe se tu scrivessi la lettera di presentazione?
Scrivere una "lettera" di presentazione tramite e-mail è un modo sempre più importante per i professionisti di connettersi. Con la rete più importante che mai, più persone conosci, più è probabile che tu abbia successo.
Ma a volte le persone non vogliono essere collegate. Quindi, è sempre una buona idea controllare con entrambe le parti per assicurarsi che siano aperti a fare una nuova connessione prima di scrivere una lettera di presentazione.
Ad esempio, un conoscente vuole che tu li presenti al gestore assumente di una grande azienda. Tuttavia, l'azienda sta ridimensionando e non ha aperture. Non vogliono essere connessi con nuovi candidati. In tal caso, inviare una lettera di presentazione via email potrebbe essere la cosa sbagliata da fare.
Modello di email: Diciamo che entrambe le parti concordano di essere collegate. Potresti scrivere qualcosa come questo:
Linea tematica: Presentazione di [John Doe]
Ciao [Susan],
Mi è piaciuta la nostra conversazione al Meeting dei professionisti delle risorse umane del mese scorso.
Sto scrivendo oggi per presentarti a [John Doe] (copiato su questa email). [John] ha lavorato per la mia azienda, [XYZ Co.], la scorsa estate come [Computer Science Intern]. Ritengo che [lui] sarebbe un candidato eccellente per il tuo dipartimento [IT].
[John] è un neolaureato della [ABC University] dove si è laureato in [Informatica].
[John] ... [Susan] è il [Ufficiale di reclutamento di servizi tecnici] per [MNOP Corp.] [Lei] può rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere su una carriera a [MNOP Corp.]
I migliori saluti,
[Juan Perez]
[Direttore delle risorse umane]
[Consulenza di Anytown]
Come puoi vedere, l'email di presentazione è amichevole. Eppure, è breve e al punto. La concisione è importante perché le persone che stai comunicando sono molto occupate.
Un altro tipo di email che potresti dover scrivere è una email di trattativa salariale. Non otterrai la tariffa desiderata a meno che non la richieda.
Come professionista, vuoi che la tua email di negoziazione salariale sia professionale, ma efficace. Scopri di più su come scrivere una e-mail di negoziazione salariale in questo tutorial:
L'intervista grazie a te potrebbe essere una delle email più dimenticate, ma più importanti, che invierai. Scopri come lasciare una buona impressione con un'intervista ben scritta grazie e-mail in questo tutorial:
Nessuno vuole sembrare come se stessero borbottando. Eppure, le persone dimenticano compiti importanti e questo può influenzare la tua attività. Utilizzare gli esempi di modelli predefiniti nel seguente tutorial per inviare un'e-mail di promemoria amichevole:
Il tuo contatto ti ha appena introdotto una nuova connessione importante. Quello che fai dopo determina come pensano di te. Lascia la giusta impressione seguendo i consigli di questo tutorial:
La tua lettera di accompagnamento e-mail può essere tanto importante quanto il tuo curriculum quando si tratta di ottenere un lavoro. Segui i suggerimenti dettagliati e gli esempi di modelli in questo tutorial per assicurarti che la tua lettera di accompagnamento sia professionale:
Non è necessario prendere ore per scrivere una e-mail. È possibile ridurre drasticamente la quantità di tempo speso per le e-mail personalizzando i modelli di e-mail pre-scritti. Un ottimo strumento per archiviare e utilizzare i modelli di posta elettronica è Canned Responses di Gmail.
Abbiamo fornito modelli di email per molte situazioni e link ad altri esempi di risposta alle email per aiutarti a creare i tuoi modelli di risposte predefinite.
Hai delle e-mail che sembra scrivere più e più volte? Condividi i tuoi modelli di email brevi per gli scenari aziendali più comuni nei commenti seguenti.
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