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Che tu stia giocando a carte, a baseball o a Candy Crush Saga, non avrai successo se non comprendi come tenere il punteggio.
Il gioco del business non è diverso. L'unico problema è che il modo in cui si tiene conto del punteggio - contabilità e contabilità - può essere piuttosto complicato. In un recente tutorial, abbiamo trattato le basi della contabilità, ma c'è una parte cruciale che non abbiamo menzionato: la differenza tra contante e contabilità per competenza.
Quindi in questo tutorial imparerai come funzionano sia la contabilità di cassa che la contabilità per competenza. Vedrai esempi di ogni tecnica in azione, imparerai i loro pro e contro e sarai pronto a decidere quale utilizzare per la tua attività.
Può sembrare abbastanza esoterico, ma se sei proprietario di un'azienda, è qualcosa che devi capire. Come vedrai in questo tutorial, se non stai registrando le transazioni nel modo giusto, potresti finire per falsare il vero stato della tua attività. Ciò renderà più difficile la pianificazione, potrebbe influire sulla quantità di tasse che paghi e, in casi estremi, potrebbe persino eliminarti completamente.
Supponiamo che tu gestisca un'attività di consulenza e che nel mese di settembre ti aggiudichi un succoso contratto da $ 50.000 con un'azienda Fortune 500. Congratulazioni!
Ma non ricevi subito i soldi. Consegni i servizi di consulenza e invii la fattura in ottobre e l'azienda si ritira pagando il conto, in modo da non ricevere effettivamente l'assegno fino a dicembre.
Quindi quando registrate $ 50.000 come entrate? Quando si effettua la vendita, quando si consegna il servizio, o quando si riceve il denaro?
Con il metodo di contabilità in contanti, attendi fino a quando non avrai i soldi nel tuo conto bancario a dicembre. Per tutto settembre, ottobre e novembre, saprai di avere $ 50.000 presto disponibili, ma non comparirà in nessuna parte del tuo conto economico.
Sembra prudente, giusto? Dopo tutto, la maggior parte dei proprietari di attività commerciali ha storie su clienti che ritardano il pagamento delle fatture o, in alcuni casi, non pagano affatto. Nella contabilità di cassa, riconosci le entrate solo quando hai i soldi in banca.
Ma il rovescio della medaglia è che se si sostengono delle spese, quelle non vengono registrate fino a quando non si paga effettivamente il denaro. Per aiutarti ad adempiere a questo nuovo contratto, investi $ 10.000 in alcune nuove apparecchiature informatiche, per le quali il venditore ti offre un affare "compra ora, paga dopo".
Hai speso $ 10.000 in ottobre, ma non si presenta come una spesa fino a quando non tagli l'assegno due mesi dopo. Non così prudente.
Il metodo di contabilità per competenza mira a registrare le entrate quando vengono guadagnate e le spese quando sono sostenute, indipendentemente da quando il denaro cambia mano.
Devi ancora essere abbastanza sicuro di ricevere i soldi prima che tu possa registrarli come entrate. A settembre, quando il tuo team di vendita abbandona il contratto, non lo ridurrai subito come entrate. Generalmente lo registrer quando il prodotto o il servizio è stato consegnato e una fattura è stata inviata, quindi in questo caso, sarebbe in ottobre.
Che ne dici di quell'attrezzatura per computer che hai comprato? Bene, secondo il metodo della riscossione, la data in cui il denaro cambia mano è irrilevante. Si registra come una spesa quando si effettua l'acquisto, quindi in ottobre.
Con questo sistema, si ottiene un'immagine molto più accurata di ciò che accade nella tua azienda. Hai svolto il lavoro in ottobre e le entrate sono state registrate in ottobre. Hai acquistato l'attrezzatura informatica a ottobre e la spesa si è manifestata a ottobre.
Ma d'altra parte, i tuoi account sono ora separati dal flusso di denaro, che può creare problemi, come vedremo ...
Ora che sai come funziona ogni metodo, è tempo di guardare i loro pro e contro.
Il principale vantaggio del metodo cash è la sua semplicità. Il metodo di accumulo può effettivamente diventare piuttosto complicato quando si hanno transazioni più complesse di quelle che abbiamo visto finora. Se hai alcune fatture pagate in anticipo, alcune in arretrato, e altre in rate, puoi finire a smistare denaro tra diversi account e grattarti la testa esattamente quando è OK riconoscere ogni transazione sul conto economico.
Con la contabilità di cassa, non devi preoccuparti di nulla di tutto ciò. Quando il denaro appare nel tuo account, sono entrate. Quando i soldi lasciano il tuo account, è una spesa. Semplice.
Un altro vantaggio del metodo cash è che fornisce un'immagine precisa di quanti soldi hai a disposizione in un determinato momento. È vero che hai guadagnato quei soldi per le consulenze in ottobre, ma la linea di fondo è che non hai i soldi fino a dicembre. Come abbiamo visto in un precedente tutorial, la gestione del flusso di cassa è fondamentale per le piccole imprese e l'utilizzo della contabilità di cassa può aiutarti a garantirti di avere sempre abbastanza a sufficienza per rimanere a galla.
Come abbiamo visto nell'introduzione, la contabilità è essenzialmente un modo per mantenere il punteggio per la tua azienda. Se ti affidi al metodo cash, il punteggio può a volte essere fuorviante.
Il metodo di contabilità in contanti mostra che ottobre è stato un mese terribile per la nostra attività di consulenza, ad esempio. Non abbiamo effettuato entrate e abbiamo sostenuto una spesa di $ 10.000. Dicembre, d'altra parte, è stato un mese eccezionale: $ 50.000 di entrate e nessuna spesa.
Questo è chiaramente fuorviante. Ottobre era in realtà il mese in cui lavoravamo sodo e guadagnavamo $ 50.000 di entrate, e il fatto che dicembre fosse quando finalmente l'assegno arrivò per posta non ne fece un grande mese.
Questi tipi di errori sono facili da individuare e adattare per quando guardiamo una singola transazione, ma quando la tua azienda ha molte entrate e voci di spesa diverse, è molto più difficile. Maggiore è il divario tra il momento in cui vengono percepite le entrate e quando viene ricevuto, maggiore è il problema.
In sostanza, stai cercando di giudicare il rendimento in base a una serie di account che riflettono il fatto abbastanza arbitrario di quando sono stati effettuati i pagamenti e questo può creare problemi. Ad esempio, le aziende guardano spesso a periodi in cui sono relativamente impegnate e silenziose e assegnano il personale di conseguenza. Se le tue entrate sono registrate in un periodo diverso da quello in cui sono state guadagnate, potresti finire con un eccesso di personale in momenti di tranquillità e carenza di personale negli orari di punta.
La contabilità per competenza risolve alcuni dei problemi creati dalla contabilità di cassa, ma crea problemi propri. Ecco un riassunto:
La contabilità per competenza dà un quadro molto più chiaro di quanto sia redditizio il business, riflettendo accuratamente quando si guadagna un ricavo e quando si verificano spese.
Questo può aiutarti a vedere quali mesi, trimestri e anni hanno avuto davvero successo per te. L'immagine non è distorta da eventuali ritardi nei pagamenti effettuati o ricevuti.
Fornisce anche un quadro migliore del tuo "punteggio" complessivo in qualsiasi momento. È più facile per te pianificare, perché hai tenuto conto di tutte le tue entrate e spese, anche se non hai ancora ricevuto i pagamenti.
Il metodo di accumulo è più efficace per gestire transazioni complicate, perché stai monitorando il denaro in conti diversi a seconda che sia ricevuto in anticipo o previsto ma non ancora ricevuto. Stai anche tenendo conto delle spese che hai sostenuto ma non hai ancora pagato, aiutandoti a evitare spese eccessive.
La contabilità per competenza è più complicata della contabilità di cassa. Chiunque può tenere traccia dei soldi che entrano e escono da un account; anticipare i trasferimenti che non si sono ancora verificati è più difficile.
La complessità può anche portare alla confusione e persino all'inganno. C'è un vecchio detto negli affari: "I contanti non mentono". I ratei, d'altra parte, possono essere manipolati.
Enron è un famoso esempio di un'azienda che ha massaggiato i suoi account essendo molto aggressiva sulla rapidità con cui ha riconosciuto le entrate. Ha firmato contratti pluriennali di gas ed elettricità e ha registrato i profitti completi sui suoi libri lo stesso giorno. Ciò ha portato a un enorme disallineamento tra quanto profitto l'azienda stava mostrando e quanti soldi aveva effettivamente.
La maggior parte delle aziende, ovviamente, non arriva fino a Enron. Ma quando si utilizza il metodo dell'accreditamento, è necessario ricordare che si registrano entrate prima di riceverlo effettivamente. Se non stai attento, puoi finire a corto di soldi, anche se il tuo business è redditizio. È necessario tenere traccia del flusso di cassa separatamente quando si utilizza il sistema di rateo e considerare sempre la possibilità che i ricavi previsti non vengano superati.
Quindi, è giusto per la tua azienda: contanti o contabilità per competenza?
Le grandi aziende non hanno scelta: devono andare con la contabilità per competenza. Se la tua azienda ha un fatturato superiore a $ 5 milioni all'anno o mantiene un inventario di articoli venduti al pubblico e ha entrate lorde superiori a $ 1 milione all'anno, ti viene richiesto di utilizzare il metodo dell'accredito.
Per le aziende più piccole, è più complicato. Pensa a ciò che ha più senso per le tue circostanze. Se si dispone di una società molto piccola, la semplicità della contabilità di cassa potrebbe rendere l'approccio migliore, in particolare se in genere viene pagato abbastanza rapidamente. Ma dato che la tua attività diventa più complicata, le informazioni extra registrate nel metodo di accumulo inizieranno a dare i suoi frutti, specialmente se c'è spesso un grande divario tra quando fai una vendita e quando vieni pagato.
Considera anche la tua situazione fiscale. Non è che un metodo sia intrinsecamente "migliore" dell'altro a fini fiscali, ma il metodo che usi può influenzare l'anno fiscale in cui vengono registrate le entrate e le spese. Per aziende particolari, scegliere un metodo rispetto all'altro può darti un vantaggio.
Ad esempio, se durante la stagione delle vacanze si fanno molti affari alla fine dell'anno, ma non si ricevono i pagamenti fino a gennaio, il metodo di pagamento in contanti potrebbe avere senso per te. Puoi ritardare la registrazione delle entrate (e pagare le tasse su di esse) fino al seguente anno fiscale, dandoti un anno in più per detenere quel denaro e utilizzarlo per quello che vuoi. In diverse situazioni, il metodo di accumulo potrebbe essere migliore: si tratta di capire cosa aiuterà la tua attività specifica.
Quindi ora hai imparato qual è la differenza tra contante e contabilità per competenza. Hai visto perché è importante, come funziona ciascun sistema e quali sono i pro ei contro.
Hai visto che i principali vantaggi del metodo cash sono la sua semplicità e il modo in cui tiene i tuoi account legati ai soldi reali che hai a disposizione. Il metodo dell'accumulo, d'altra parte, è più complicato, ma fornisce un'immagine più precisa di quanto sia redditizia la tua attività e quando tali profitti sono stati guadagnati.
Quindi tutto ciò che rimane è per voi per decidere quale è giusto per te. Prendi in considerazione le dimensioni e la complessità della tua attività e la tua situazione fiscale. Entrambi i metodi sono validi, ma devi scegliere l'uno o l'altro, non passare da uno all'altro come preferisci. Quando hai deciso, saprai il momento giusto per registrare ogni transazione e come influisce sulla tua attività.
Man mano che vai avanti e utilizzi il metodo scelto, ricorda che ogni approccio ha i suoi limiti. Se utilizzi la contabilità di cassa, ricorda che i risultati potrebbero non riflettere il tuo rendimento reale in ciascun periodo. E se stai usando la contabilità per competenza, ricorda che sta misurando i tuoi profitti, non i tuoi soldi, quindi dovrai anche tenere traccia del tuo flusso di cassa.
Credito grafico: foglio di calcolo progettato da Adam Mullindal progetto Noun.
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