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Molti sistemi di posta elettronica come Gmail, Yahoo !, e Outlook consentono thread di posta elettronica. Indipendentemente dal fatto che tu gestisca la tua attività o lavori per un'azienda, i messaggi con thread sono un ottimo strumento per assicurarti che tutti i membri del tuo team siano aggiornati con le informazioni sul progetto.
In questo tutorial, ti fornisco nove best practice per configurare e utilizzare correttamente i thread di posta elettronica, in modo da poter mantenere le conversazioni in movimento e assicurarti di inviare solo messaggi importanti ai membri del team di cui hai bisogno per raggiungere.
Threading email di gruppo (grafica)Nota. Mentre la versione desktop di Gmail viene utilizzata qui per illustrare questi principi di posta elettronica di gruppo, molti di essi si applicano anche ad altri sistemi di posta elettronica popolari.
Inoltre, bPrima di approfondire questo utile tutorial, scarica il nostro nuovo eBook (GRATUITAMENTE): The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di una serie di strategie email professionali che puoi utilizzare rapidamente.
Un thread email tratta le email correlate come una discussione mantenendo le email correlate insieme nella tua casella di posta. In Gmail, tutto ciò che devi fare per creare una discussione con thread è premere Rispondi a tutti quando rispondi ad una email.
Stai attento quando usi un thread di conversazione via email, comunque. In Gmail, se puoi modificare la riga dell'oggetto quando rispondi a un'email, l'email con la riga dell'oggetto modificata diventa una nuova discussione. Il messaggio non fa più parte del thread originale, anche se è correlato all'argomento.
Molti professionisti del settore aziendale amano il threading delle e-mail e incoraggiano il loro utilizzo per i seguenti motivi:
Email filettate nella posta in arrivo di GmailL'email sopra è una conversazione threaded su XYZ Project così come appare nella posta in arrivo di Gmail. Ci sono quattro partecipanti nella conversazione, anche se solo tre display. Ci sono sei messaggi nella discussione come indicato dal numero 6 tra parentesi dopo l'elenco dei partecipanti.
Nonostante i vantaggi, ci possono essere alcuni svantaggi nelle e-mail con thread. Eccone alcuni:
Affronteremo alcuni di questi inconvenienti più avanti in questo tutorial con la nostra lista di migliori pratiche. Per ora, diamo un'occhiata a come creare e utilizzare il threading della posta elettronica.
Per ulteriori informazioni su tutti i tipi di email, consulta la nostra selezione di tutorial via email su Envato Tuts+.
Esistono tre tecniche di base che è necessario comprendere per utilizzare i thread di posta elettronica:
Esaminiamo ciascuna di queste tecniche separatamente. Ecco una guida rapida ad alcune nozioni di base sui thread di Gmail:
Se usi Gmail, sei fortunato. I messaggi con thread, anche denominati Conversation View, sono i valori predefiniti. Per attivare o disattivare i messaggi thread, procedi nel seguente modo:
Clicca sul impostazioni pulsante nell'estrema destra dello schermo per visualizzare il impostazioni menu.
Menu Impostazioni di Gmail Scorri verso il basso fino a Conversation View opzione. Seleziona il pulsante di attivazione / disattivazione per girare Conversation View acceso o spento.
Vista conversazione di Gmail attivata Molti altri sistemi di posta elettronica consentono inoltre di utilizzare messaggi con thread. In Yahoo! Mail, ad esempio, il processo è molto simile a Gmail. Puoi attivare o disattivare i messaggi di thread scegliendo di abilitare (o disabilitare) le conversazioni attraverso il impostazioni menu.
Potresti accorgerti di aver lasciato qualcuno fuori da una discussione su thread che dovrebbe essere inclusa. Oppure, potresti voler rimuovere qualcuno dal thread perché non lavora più sul progetto.
Se utilizzi Gmail, aggiungere un destinatario o rimuovere un destinatario da un thread di posta elettronica è facile. Hai solo bisogno di modificare il cc campo prima di inviare la tua prossima risposta alla discussione.
1. Aggiungi un contatto
Ecco come aggiungere un contatto a un messaggio con thread in Gmail:
Clic Rispondi a tutti nella parte inferiore del messaggio.
Gmail Rispondi a tutta la selezioneFai clic in qualsiasi punto del campo in cui sono presenti gli indirizzi e-mail in modo da poter visualizzare A campo e il cc campo. Quindi, fare clic su cc per visualizzare il tuo elenco di contatti. Infine, seleziona la casella di controllo accanto al contatto che desideri aggiungere al thread del messaggio.
Seleziona contattoDigita e invia il messaggio come faresti normalmente.
2. Rimuovere un contatto
Ecco come rimuovere un contatto da un messaggio in thread in Gmail:
Clic Rispondi a tutti nella parte inferiore del messaggio. Quindi, fai clic in un punto qualsiasi nel campo in cui sono presenti gli indirizzi email in modo che tu veda A campo e cc campo. Dovresti anche vedere un elenco di indirizzi email con un "X"dopo ogni nome.
Rimuovi contatto in GmailClicca sul "X"dietro il nome della persona che desideri rimuovere dal thread. Digita e invia il messaggio come faresti normalmente.
Attenzione: Se rimuovi qualcuno dal thread email, la persona smette di ricevere messaggi dal thread. Non sapranno che sono stati cancellati o hanno la possibilità di chiedere di essere inclusi. Prima di eliminare qualcuno da una conversazione con thread, è una buona idea controllare e chiedere se si preoccupano di essere rimossi.
Mancia: È possibile inviare un'e-mail privata all'interno di un thread rimuovendo tutti i destinatari tranne la persona a cui si desidera ricevere il messaggio. Quando sei pronto per inviare nuovamente un messaggio a tutti i destinatari, seleziona Rispondi a tutti dal messaggio prima del messaggio privato. (Se si seleziona Rispondi a tutti dal messaggio privato, solo il singolo destinatario riceve il nuovo messaggio.)
Che cosa succede se sei incluso in una conversazione con thread, ma stai prendendo una pausa dal progetto per alcune settimane? Potresti non voler ricevere email di progetto mentre sei in vacanza.
Con Gmail (e molti altri sistemi di posta elettronica) puoi silenziare una conversazione con thread. Disattivare la conversazione significa che non vedrai i messaggi relativi alla conversazione.
Quando torni al lavoro e sei pronto per rientrare nel progetto, puoi riattivare la conversazione.
Ecco come disattivare una conversazione in Gmail:
Apri la tua posta in arrivo di Gmail e seleziona il messaggio che desideri disattivare. Quindi, fai clic su Di Più pulsante verso la parte superiore della tua casella di posta.
Applica DisattivaClicca il muto opzione nella parte inferiore del menu popup.
La conversazione viene rimossa dal Primario scheda della tua casella di posta.
È altrettanto semplice riattivare la conversazione:
Clicca il Di Più opzione a sinistra della tua casella di posta. Si trova sotto il bozze opzione. Quindi, fai clic su Tutte le mail opzione. Vengono visualizzati tutti i messaggi, compresi quelli presenti nella cartella della bozza e quelli che sono stati disattivati.
Riattiva i thread emailSelezionare il messaggio che si desidera riattivare e fare clic su Di Più pulsante. Quindi, selezionare il Attiva opzione nella parte inferiore del menu popup. Questa conversazione viene visualizzata nella Posta in arrivo alla successiva aggiunta di un messaggio.
Se non si desidera attendere un nuovo messaggio per vedere la conversazione nella Posta in arrivo, selezionare il messaggio e fare clic su Sposta in posta in arrivo opzione.
Esaminiamo alcune best practice per i messaggi con thread:
Se intendi utilizzare messaggi con thread, il modo migliore per iniziare è impostare regole di base. Chiamare una riunione dei membri del team e discutere come utilizzare il messaggio threaded. Risolvi problemi come la frequenza di invio di un messaggio, quando aggiungere un contatto e quali tipi di messaggi non devono essere inclusi nel thread.
Se non puoi incontrare la tua squadra, considera l'invio delle regole di base come primo messaggio nel thread di conversazione di gruppo. Ricorda che se è il tuo primo messaggio, viene visualizzato nella parte inferiore del messaggio in Gmail. I membri dovranno scorrere verso il basso per fare riferimento ad esso.
Un motivo per cui i thread dei messaggi sono troppo lunghi è che i membri del team si allontanano dall'argomento originale della conversazione. Quando imposti le regole di base, assicurati di sottolineare l'importanza di attenersi all'argomento.
I membri dovrebbero solo aggiungere domande quando riguardano più di una persona. Una domanda personale come "Posso avere il pomeriggio libero per un appuntamento con un medico?" Non aggiunge alcun valore alla conversazione. Questi messaggi non dovrebbero essere inclusi nel thread email. Dovrebbero piuttosto essere inviati come messaggi diretti al destinatario previsto.
Troppe risposte possono ingombrare il thread e renderlo più lungo e difficile da seguire. Quando imposti le regole di base, definisci la frequenza di invio dei messaggi. Ad esempio, la maggior parte dei progetti beneficia quando gli stati settimanali vengono aggiunti al thread di conversazione.
Una parola risponde come "Grazie", "Okay" o "Ottenuta" aggiunge poco valore alla conversazione. Se ogni persona in un gruppo di cinque membri ha inviato un messaggio del genere che aggiungerebbe cinque nuovi messaggi al thread di conversazione.
Le persone che sono Cc'd sul tuo messaggio sono i tuoi partecipanti. Queste persone possono vedere i nomi e gli indirizzi email degli altri. Queste sono le persone che prendono parte al thread di conversazione.
Potrebbero esserci momenti in cui desideri che qualcuno veda la conversazione, ma non partecipi. Ad esempio, potresti chiedere al tuo capo di vedere il thread di posta elettronica anche se il tuo capo non è direttamente coinvolto nel progetto. Aggiungere una persona al Avanti Cristo campo consente a quella persona di visualizzare la conversazione senza che altri se ne rendano conto.
Gli strumenti di posta elettronica possono aiutarti a ottenere di più dal tuo sistema di posta elettronica. Utilizza questi componenti aggiuntivi per e-mail ogni volta che li trovi utili. Ecco due esempi di utili strumenti di posta elettronica:
Le cartelle (chiamate etichette in Gmail) sono un modo semplice per tenere traccia delle e-mail relative al progetto. Puoi filtrarli su un'etichetta (cartella). Le etichette vengono visualizzate sul lato sinistro della Posta in arrivo. Puoi anche impostarli per visualizzarli nella parte superiore della Posta in arrivo.
Invece della tua casella di posta, il tuo messaggio relativo al progetto andrà direttamente alla cartella del tuo progetto.
Se hai un sacco di conversazioni in corso, le etichette possono mantenere i file organizzati. Ecco come impostare le etichette in Gmail:
Gestisci etichetteSeleziona il Gestisci etichette opzione dal menu popup. Quando richiesto, digitare il nome della nuova etichetta.
Digita il nuovo nome dell'etichettaTutti i futuri messaggi di posta elettronica in questo thread di conversazione verranno inviati all'etichetta del progetto (cartella) creata.
Ogni volta che viene usata la posta elettronica, c'è la tentazione di rispondere rapidamente e senza pensare. Puoi anche lasciare che le emozioni si insinuano nella discussione senza rendersene conto, il che può influire sul morale della squadra.
Rivedi sempre le risposte via email prima di aggiungerle alla discussione. Ricorda, un'e-mail non professionale riflette male su di te.
Per saperne di più su come creare e-mail professionali rivedere questi tutorial Envato + Tutorials:
Nonostante i tuoi migliori sforzi, alcuni messaggi non correlati potrebbero insinuarsi nel thread di conversazione di gruppo. Non ti preoccupare Molti sistemi di posta elettronica come Gmail e Yahoo! La posta ti consente di eliminare messaggi indesiderati dal thread senza rimuovere l'intera conversazione.
Ecco come eliminare un messaggio indesiderato utilizzando Gmail:
Elimina un messaggio dalla tua discussioneSeleziona il Elimina questo messaggio opzione dal menu popup.
Nota: Se alcuni membri del team utilizzano un sistema di posta elettronica che non supporta i messaggi con thread, il messaggio eliminato potrebbe ancora esistere nel proprio sistema di posta elettronica.
Se sei abituato a utilizzare il threading email di gruppo per raggiungere determinati colleghi, può essere interessante tentare di mantenere attivo il thread dopo che è stato necessario. Non farlo.
Una buona regola empirica è di terminare la discussione del progetto quando il progetto finisce. Anche se inizi un nuovo progetto con gli stessi membri del team, non utilizzare il thread di posta elettronica del vecchio gruppo o potrebbe diventare troppo lungo. Invece, inizia una nuova discussione.
Il modo in cui gestisci i thread di posta elettronica è un ottimo strumento da avere nel tuo arsenale di strategia email. Ma rimanere in cima ai messaggi nella tua casella di posta elettronica è altrettanto importante.
Non lasciare che la tua casella di posta si disorganizzi. Scopri come gestire correttamente le tue email. Trascorri meno tempo nella tua casella di posta, mentre elabori i tuoi messaggi in modo più efficace.
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L'email è importante È una parte importante di tutte le comunicazioni aziendali. Imparando a utilizzare bene il tuo strumento di posta elettronica, puoi gestire le tue comunicazioni aziendali in modo più efficace.
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