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Per molte piccole imprese, la contabilità è un male necessario: tenere traccia delle fatture e delle spese è solo qualcosa che devi fare per gestire un'azienda di successo.
Pagare prezzi elevati per uno strumento di contabilità, come una delle tante opzioni basate sul web, sembra proprio l'aggiunta di una beffa al danno. Non solo devi investire tempo nel processo di esecuzione di tutti quei numeri, ma devi anche pagare qualcuno per gli strumenti per gestire il tuo lavoro.
Nutcache offre un'applicazione web di contabilità completamente gratuita. Anche se non può eliminare la necessità di investire un po 'di tempo per mantenere aggiornati i tuoi account, Nutcache ha eliminato il costo. In questo tutorial imparerai come configurare Nutcache e utilizzarlo per tenere traccia delle spese e delle fatture aziendali.
Contenuto sponsorizzatoQuesta è una recensione sponsorizzata o omaggio di un prodotto / servizio che è particolarmente rilevante per i nostri lettori.
Per completare il tutorial avrai bisogno delle seguenti risorse:
Sia che tu stia inviando fatture o spese di tracciamento, l'intero punto di essere nel mondo degli affari è di essere pagato per il lavoro che fai. Per semplificare questo processo, ti consigliamo di stabilire come ti aspetti di essere pagato. In Nutcache, è particolarmente importante impostare le opzioni di pagamento prima di inviare le fatture in modo che le opzioni di pagamento possano essere integrate nella vista che i tuoi clienti vedranno.
Per impostare le opzioni di pagamento, selezionare Azienda scheda sul cruscotto. Quindi fare clic su Accetta carte di credito opzione dal menu a discesa.
Nutcache ti porterà quindi al menu di configurazione dei gateway di pagamento.
A seconda delle tue preferenze di pagamento, sarai in grado di integrare il tuo account Nutcache con:
Avrai bisogno di credenziali diverse per impostare ogni opzione di pagamento, che va dal solo indirizzo email associato al tuo conto PayPal al tuo ID di accesso API, chiave di transazione e un hash MD5 opzionale per Authorize.Net.
Inserisci le tue credenziali di pagamento e salvale. Vale la pena notare che mentre Nutcache non ti addebita una commissione per utilizzare Authorize.Net o 2CheckOut, c'è una commissione di transazione di 25 cent (USD) associata a ciascun pagamento PayPal.
Cambia il tuo gateway di pagamento da Test a Vivere facendo clic sul pulsante nella parte superiore della sezione per quella opzione di pagamento. Il attivato la casella di controllo dovrebbe essere automaticamente controllata.
Una volta impostato il metodo di pagamento preferito, i clienti saranno in grado di pagare immediatamente le fatture tramite tali opzioni di pagamento non appena le riceveranno.
Per molte aziende, le fatture guidano tutto: non puoi dire a quale denaro stai andando senza una fattura, e se non hai soldi, le spese e altri dettagli sono meno importanti.
La creazione di una nuova fattura in Nutcache inizia con la scelta di I saldi scheda sul cruscotto e quindi selezionando Fatture dal menu a discesa.
Verrai indirizzato a una pagina che elenca le fatture esistenti e ti invita a fare clic su un pulsante verde per creare una nuova fattura. Dopo aver fatto clic sul pulsante, avrai un modulo di fattura abbastanza standard da completare: sarai in grado di selezionare un cliente, aggiungere servizi e prodotti, impostare date di scadenza e aggiungere altri dettagli importanti.
A meno che tu non stia semplicemente lavorando con clienti interni (meglio conosciuti come la tua azienda), dovrai impostare ogni cliente a cui invii una fattura. Puoi farlo da una nuova fattura scegliendo il menu a discesa in Nome campo e selezione Nuovo cliente. Ti verrà presentato un modulo.
Sono richiesti solo tre campi: il nome del cliente e l'indirizzo email con cui contattare quel cliente, insieme allo stato del cliente (che è già impostato su Attivo in una nuova forma).
Da lì, puoi aggiungere:
Supponendo di offrire regolarmente gli stessi servizi o prodotti, è opportuno impostare Nutcache in modo che non sia necessario inserire i dettagli del prodotto ogni volta che si emette una nuova fattura.
Per entrambi i prodotti e i servizi, il processo è essenzialmente lo stesso: mentre stai completando una nuova fattura vedrai pulsanti blu per aggiungere un servizio o un prodotto. Fai clic sul pulsante appropriato e avrai la possibilità di compilare una riga sulla fattura. Nel primo campo di quella linea, avrai anche l'opzione di un menu a discesa che include un link intitolato Aggiungere nuova…
Cliccando su quel link apparirà un breve modulo per un nuovo prodotto o servizio: ogni opzione ha approssimativamente gli stessi campi, permettendoti di impostare prezzi e tasse, oltre a stabilire un codice prodotto o servizio e elencare una descrizione.
Hai la possibilità di cambiare lo stato della tua nuova offerta, poiché è impostata automaticamente su Attivo. Puoi anche notare se hai intenzione di vendere o acquistare il prodotto o il servizio che stai configurando; sembra che Nutcache possa aver impostato il sistema per fare il doppio lavoro sia per le fatture che per le spese, il che può rivelarsi particolarmente utile se si ha l'abitudine di assegnare specifiche spese alle fatture dei clienti.
Nutcache ha reso il processo di tracciamento delle spese simile a quello della creazione di nuove fatture, rendendo il flusso di lavoro scorrevole.
Per aggiungere nuove spese, è necessario scegliere il Spese scheda sulla dashboard, seguita facendo clic Spese nel menu a discesa. Puoi aggiungere una nuova spesa ai tuoi record facendo clic sul pulsante verde che appare. A differenza di una nuova fattura, non verrai portato a uno schermo completamente nuovo. Invece, il modulo per la registrazione di una nuova spesa verrà visualizzato sulla tua pagina esistente.
Le basi per l'inserimento di una nuova spesa non sono complicate: Nutcache richiede l'aggiunta di un numero di spesa e di un fornitore per ogni spesa, insieme a un subtotale. Da lì, hai alcune opzioni, come impostare le date e aggiungere tasse.
Hai la possibilità di assegnare una spesa a un progetto e contrassegnare che è fatturabile, snellendo il processo per passare una spesa insieme a un cliente. Avrai bisogno di impostare progetti, attraverso gli strumenti di rilevamento del tempo di Nutcache, al fine di sfruttare appieno questa funzione. Puoi anche pagare la spesa nella stessa schermata e assegnare il pagamento a un metodo particolare. Nutcache monitorerà anche i pagamenti parziali per te.
A questo punto, Nutcache non ha uno strumento di importazione che velocizzerà il processo di aggiunta di spese al conto della tua azienda. Per aggiornare i tuoi libri, potrebbe essere necessario dedicare un po 'di tempo per esaminare i tuoi account e registrare correttamente le informazioni. Avrai anche bisogno di dedicare del tempo per mantenere aggiornati i tuoi libri.
Vale sicuramente la pena di esaminare regolarmente i tuoi libri, quindi il tempo aggiunto non è necessariamente un problema. Dovrai comunque passare attraverso le tue vecchie ricevute e altri dati prima del tempo delle imposte.
Nutcache offre una varietà di rapporti che possono aiutarti a mantenere il tuo business in carreggiata, a patto che tu passi il tempo a cercarli. A seconda delle informazioni che stai registrando in Nutcache, puoi eseguire rapporti basati su quanto segue:
La navigazione delle opzioni per i report richiede la scelta di Rapporti scheda dalla dashboard e quindi selezionando una categoria di report dal menu a discesa. La posizione in cui può trovarsi un determinato rapporto non è del tutto intuitiva, dato che le fatture sono elencate in vendita e alcune delle altre opzioni sono più opache, ma troverai una varietà di opzioni di rapporto diverse.
Metti da parte il tempo di esaminare tutte le diverse opzioni del rapporto almeno una volta, per assicurarti di visualizzare i dati che possono meglio indirizzare le tue decisioni aziendali. In particolare, opzioni come la Entrate per servizio e Entrate per prodotto rapporti (entrambi trovati sotto il Analisi menu) può aiutarti a decidere quali servizi e prodotti stanno guadagnando la maggior parte del tuo business. A sua volta, questa informazione è fondamentale per aiutarti a decidere dove spendere i tuoi soldi di marketing.
Passare attraverso le opzioni di reporting può anche aiutare a decidere se registrare più informazioni in Nutcache. Oltre a tenere traccia delle fatture e delle spese, Nutcache fornisce strumenti per il monitoraggio del tempo e per la registrazione delle informazioni su clienti, fornitori e altri contatti. È possibile memorizzare una grande quantità di informazioni all'interno del sito.
Una nota su come farlo, tuttavia: la funzione di esportazione di Nutcache è limitata a quali dati possono essere aggiunti a un report. Le note, ad esempio, non sono attualmente esportabili. Ci sono anche limitazioni sull'importazione di informazioni da fuori di Nutcache su base automatica, a differenza di alcuni strumenti che possono accedere a conti bancari e di credito per tuo conto.
Nutcache offre solo account gratuiti. Presentano una promessa agli utenti che: "Nutcache è gratuito e lo sarà sempre". Questa è una promessa audace. Nutcache non impone alcun limite al numero di funzionalità disponibili per i propri utenti o al numero di transazioni che è possibile effettuare con esso. Nutcache ha in programma di utilizzare pubblicità e altre partnership per coprire i costi di offerta di questi servizi gratuitamente. Sarà interessante vedere questa app web evolversi.
Oltre al monitoraggio delle spese, fatture, pagamenti online e funzionalità di reporting, Nutcache ha anche: gestione del tempo, più utenti e funzionalità multilingue.
Nutcache offre attualmente questa app basata sul web nelle seguenti lingue: inglese, francese, spagnolo, portoghese, tedesco, russo e giapponese. Hanno in programma di continuare ad espandere ulteriormente il loro supporto linguistico.
Il supporto di Nutcache è un po 'limitato per una piccola azienda che potrebbe aver bisogno di aiuto rapido e pratico: il sito offre attualmente un forum di supporto come opzione principale per ottenere aiuto con i problemi. Il supporto più lento è bilanciato, almeno in parte, con un modo chiaro per suggerire nuove funzionalità al team Nutcache.
Per un libero professionista o una piccola impresa, Nutcache ha senso come una pratica web app. Ti consente di concentrarti sull'ottenere il tuo lavoro, piuttosto che essere appesantito da troppe funzioni complicate. È difficile da battere gratis come prezzo per questo utile strumento.
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