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Mantenere i libri per la tua azienda dovrebbe essere un processo relativamente semplice: con gli strumenti giusti puoi automatizzare almeno parte del lavoro e lasciare che il software gestisca le parti più complesse. Freshbooks è uno strumento contabile particolarmente semplice da utilizzare.
A seconda della tua attività, puoi configurare il tuo account in modo rapido. In questo tutorial, scopri le utili funzionalità del lavoro con Freshbooks: imposta, importa i dati del cliente, impara a lavorare con fatture, tracciamento del tempo, registrazione delle spese e altro.
È ora di mettere ordine nella tua azienda.
Per completare il tutorial avrai bisogno delle seguenti risorse:
Prima di poter creare fatture nei Freshbooks, devi aggiungere i tuoi clienti. L'applicazione Web richiede un indirizzo email per ogni cliente, insieme al nome di un'organizzazione. Tutte le altre informazioni sono opzionali, sebbene valga la pena di aggiungere almeno le informazioni necessarie per poter inviare una fattura a quei clienti, nonché di seguire ogni situazione in cui l'invio di una fattura non è sufficiente.
Dovrai fare clic sul Persone scheda sulla dashboard di Freshbooks, seguita da Nuovo cliente pulsante per aggiungere i clienti individualmente.
Considerando che molte aziende preferiscono ricevere fatture per posta o per fax, queste informazioni di solito hanno senso. Puoi anche importare i clienti attraverso una varietà di formati diversi. C'è un link per avviare il processo di importazione sul Persone pagina.
Crea una nuova fattura in Freshbooks scegliendo il Fatture scheda sulla dashboard e quindi facendo clic su Nuova fattura pulsante. All'interno della nuova fattura, è possibile aggiungere voci di tempo o articoli, a seconda di come si addebita ai clienti. Puoi modificare ogni dettaglio della tua fattura proprio lì, indipendentemente dalle tue impostazioni universali:
Le fatture sono allegate ai clienti e puoi inviare la fattura, sia via e-mail o per posta ordinaria, direttamente dalla singola pagina della fattura. Hai anche la possibilità di salvare le fatture come bozze, per quelle situazioni in cui potresti non voler inviare una copia di una fattura a un cliente ma che vuoi averla su record (forse il cliente già pagato).
Per quelle fatture che sono ricorrenti e non cambiano, è possibile automatizzare l'intero processo. Quando sei all'interno della dashboard della fattura, clicca su periodico e poi via Nuovo profilo ricorrente. Il processo è identico alla creazione di una fattura regolare, si aspetta che sia necessario impostare un programma su cui inviare le fatture. I libri di testo possono gestire tali fatture senza ulteriori passaggi da parte tua. Freshbooks offre anche la possibilità di creare stime, ottenerle approvate e trasformarle in fatture.
La scheda attività è il principale metodo di tracciamento di Freshbook. Puoi trovarlo facendo clic su Monitoraggio del tempo scheda sulla dashboard principale. All'interno di una scheda attività, puoi registrare le ore che hai già lavorato su un progetto specifico, oltre a eseguire un timer mentre lavori. Entrambi i metodi richiedono la creazione di un progetto per associare il proprio lavoro, che a sua volta può essere assegnato a entrambi i client o al lavoro interno.
All'interno di un progetto, è possibile controllare le attività assegnate e i membri del team, chiarendo quanto costa un dato progetto in termini di ore del proprio team.
Genera fatture da ciascuno dei tuoi progetti, in modo da poter fatturare facilmente i clienti per il tempo necessario. Quando crei una nuova fattura, puoi semplicemente aggiungere tutte le ore e le spese non fatturate direttamente alla fattura. Hai anche la possibilità di aggiungere ore o spese fatturabili selezionate, incluso per intervallo di date.
A seconda delle tue preferenze e di quanto dettagliato è un approccio al tempo di tracciamento, puoi aggiungere ore a una fattura con una spiegazione dettagliata per ogni blocco di tempo che hai seguito. Puoi anche minimizzare i dettagli per i clienti che vogliono solo i numeri complessivi.
Gestisci i fogli di lavoro della tua squadra tramite i Freshbook. Se si hanno diversi membri del team, è logico che tutti loro registrino il loro tempo nell'applicazione web. Sarai in grado di esaminare il modo in cui stanno spendendo il loro tempo in diversi rapporti, oltre che tramite schede attività standard.
Le tue opzioni includono:
Sarai in grado di mettere queste informazioni al lavoro migliorando i tuoi processi di lavoro interni, specialmente se puoi far sì che i membri del tuo team abbiano l'abitudine di tracciare il loro lavoro, indipendentemente da quello su cui stanno lavorando, anche se è tutto interno e non tutto fatturabile.
Freshbooks pone l'accento sul fatto di importare automaticamente tutte le spese; c'è una certa mentalità che non si dovrebbe nemmeno dover toccare il processo, al di là di assicurarsi che le spese corrette siano collegate ai clienti corretti. Ha senso, soprattutto per gli imprenditori impegnati: quanto spesso ti siedi davvero e inserisci tutte le tue spese?
L'impostazione dell'importazione automatica per le tue spese richiede di fare clic su Spese scheda per la prima volta; il sito pop-up una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare la banca o l'istituto finanziario e quindi inserire le credenziali di accesso. Puoi anche aggiungere carte di credito e alcuni processori di pagamento (incluso PayPal).
Per quelle spese che non è possibile importare automaticamente (come quelle pagate in contanti) dal proprio istituto finanziario, è possibile inserire le singole spese a mano. Il processo è semplice come la compilazione di un breve modulo, compreso l'importo, la data, il venditore e la categoria. Puoi andare più in profondità per assegnare una spesa a un cliente, allegare un'immagine della ricevuta e altrimenti elaborare le informazioni.
I libri di cucina hanno in realtà un modo per automatizzare anche queste spese: attraverso l'integrazione dell'applicazione web con Shoeboxed. Con Shoeboxed è possibile spedire le ricevute, farle scansire e i dati risultanti aggiunti al tuo account Freshbooks. Tutto ciò che devi fare è ottenere le ricevute in una busta. E 'così semplice.
Passa attraverso i tuoi rapporti Mentre i Freshbook possono generare una varietà di rapporti, i tuoi resoconti delle spese e i tuoi riepiloghi fiscali possono essere particolarmente utili. Vieni alla stagione delle tasse, puoi scappare una copia ed essere pronto per iniziare a calcolare il tuo ritorno. I libri di testo possono anche esportare i dati fiscali in formato CSV o Excel, il che è utile se il contabile non è ancora pronto per adottare la contabilità online.
Crea una lista delle altre applicazioni web che usi. Potresti essere sorpreso da quante diverse applicazioni possono collegarsi ai Freshbook. I tuoi strumenti di project management, in particolare, sono utili per connettersi con i Freshbook: ci sono molte funzionalità, come il monitoraggio del tempo e il CRM, che possono trarre vantaggio dalla condivisione delle informazioni tra due diverse applicazioni.
Puoi controllare la tua lista con l'elenco dei componenti aggiuntivi di Freshbooks. Sono disponibili un'ampia varietà di integrazioni, in gran parte create da quelle app Web che desiderano essere in grado di connettersi ai Freshbook.
Scarica l'app mobile per Freshbooks. L'app è disponibile per iPhone, iPad e Android. Con l'app mobile, è possibile tenere traccia del tempo, registrare le spese e inviare fatture senza aprire il proprio laptop. Questa funzione è particolarmente utile se lavori lontano dall'ufficio o lontano dal tuo computer; registrare una sessione di consulenza, ad esempio, è una questione di prendere appunti sul telefono.
Spingi per nuove integrazioni o componenti aggiuntivi, se uno strumento su cui fai affidamento non è presente nell'elenco di Freshbooks. La società mantiene anche un modulo per tali richieste. Se sei tecnicamente esperto, Freshbooks offre anche un'API che ti permetterà di costruire i tuoi strumenti sulla piattaforma Freshbooks.
I libri di testo hanno il potenziale per diventare un hub principale dei dati della tua azienda, rendendo più facile per te automatizzare le parti di routine delle finanze della tua azienda. Se parli degli strumenti di cui hai bisogno, Freshbook potrebbe benissimo aggiungerne alcuni.
Una volta che hai creato la tua azienda su Freshbooks, cerca di mantenere i tuoi record aggiornati. Il processo di onboarding può essere un po 'di lavoro, a seconda di dove stai portando i tuoi dati finanziari, ma gli strumenti di Freshbook rendono possibile mantenere i tuoi record aggiornati con quasi nessuno sforzo.
Quando sarà il momento delle tasse, sarai pronto per stampare i tuoi rapporti e preparare le tasse, senza dover tornare indietro attraverso quella scatola di scarpe piena di ricevute che potrebbero aver in precedenza tormentato la tua vita.
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