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Il tuo team R & D ha ideato un prototipo per un widget che ha più campane e fischi rispetto all'iPhone e può anche fare la spesa e andare a prendere i bambini a scuola. Non tutti ne vorranno uno? Certo che lo faranno! Ma lo sviluppo del widget costerà un sacco di soldi, il marketing e la distribuzione saranno impegnativi e, naturalmente, avrete una concorrenza piuttosto rigida. È un grande widget, ma dovresti andare avanti con lo sviluppo e la produzione su larga scala?
Hai appena sentito da uno dei rappresentanti del tuo account che c'è una straordinaria opportunità per la tua azienda di rispondere a una richiesta di proposta da parte di un cliente importante. Il progetto è enorme, il budget è altrettanto impressionante e il lavoro è all'altezza. Certo, avresti bisogno di fare qualche ricerca significativa per presentare una proposta credibile e, se hai vinto, dovresti aumentare il personale e le risorse. Naturalmente, vuoi rispondere alla richiesta di preventivo e vuoi fare il tuo miglior passo avanti! O tu?
Questi tipi di situazioni sono ciò che rende la gestione interessante, e sono anche la ragione per cui si fanno i soldi. Mentre il personale creativo, la forza vendita e i rappresentanti di account hanno obiettivi mirati, devi guardare al quadro generale. Ovviamente R & D vuole andare avanti con il loro progetto per animali domestici, e naturalmente la tua forza di marketing e vendita vuole sbarcare un grosso conto. Ma è necessario determinare, con il loro coinvolgimento, se questo particolare progetto è davvero nel migliore interesse del business a breve e lungo termine.
In altre parole, anche se sarebbe fantastico andare semplicemente con il tuo intestino (e molti manager lo fanno!), Dovrai rivedere le tue risorse, scricchiolare alcuni numeri, pensare al processo e prendere una decisione go / no-go.
Dire "sì" solo perché il progetto sembra eccitante, perché piacerà a un collega, o perché l'opportunità sembra troppo buona per essere abbandonata può portare a un disastro, ma seguire un processo considerato.
Non tutte le domande richiedono un'analisi go / no-go. Dovresti assumere qualcuno che sostituisca il responsabile dell'ufficio che è importante per il mondo e che si sta spostando in tutto il paese per essere più vicino alla sua famiglia? Ovviamente, la risposta è sì; hai bisogno di qualcuno in quella posizione il prima possibile. È una buona idea portare avanti un progetto sottofinanziato e al di fuori della tua esperienza aziendale? Ovviamente no! Non hai bisogno di un'analisi su vasta scala per sapere quando qualcosa è ovviamente un andare o un no-go.
Quindi, quando hai bisogno di un'analisi go / no-go? Ecco alcuni dei criteri che rendono utile l'analisi:
In altre parole, come probabilmente avrai capito, l'analisi go / no-go può aiutarti a prendere decisioni intelligenti, ma c'è dell'altro. Un'analisi formale, inclusiva, go / no-go può promuovere il buy-in da parte di altri membri del tuo team e della tua azienda, e può garantire che tu stia prendendo la tua decisione sulla base del contributo di tutte le parti interessate.
A lungo termine, il tuo obiettivo come manager non è solo quello di prendere decisioni intelligenti, ma anche di mantenere un team forte e coeso. Se stai valutando un progetto che qualcuno (o qualche gruppo) all'interno della tua organizzazione ha sostenuto, avrai bisogno del supporto di quel gruppo per mantenere il morale se la valutazione dovesse rivelare seri problemi.
Come l'autore Bernie Siben fa notare in un articolo sulla valutazione go / no-go sulla rivista Civil and Instructional Engineer, "Una valutazione Go / No Go, specialmente se richiesta e applicata dal personale più anziano dell'azienda, può aiutare la decisione il produttore dice "no" quando "no" è la risposta corretta. Il processo può anche aiutare a garantire che nessuna opportunità che possa essere praticabile venga persa a causa di una raccolta di ipotesi errate o di una mancanza di considerazione. "
Il processo di base per condurre una valutazione go / no-go include i seguenti passaggi di base:
Quali sono i parametri del progetto o della proposta che stai considerando? Più informazioni hai, migliore sarà la tua decisione. Per lo meno, è necessario comprendere i costi coinvolti, i tempi del progetto, le risorse richieste e i risultati attesi.
In una situazione go / no-go, è importante raccogliere non solo le persone con le conoscenze necessarie per pensare a potenziali rischi e benefici, ma anche a quelle persone che stanno per guadagnare o perdere in base alla propria decisione. In altre parole, sì, dovresti coinvolgere qualcuno con l'abilità finanziaria a pensare attraverso potenziali rischi finanziari e opportunità, ma dovresti coinvolgere anche la persona (o le persone) che ha originato l'idea, anche se non sono crunch di numeri.
Ogni progetto è unico e i fattori che consideri devono corrispondere al progetto preso in considerazione. I rischi e i benefici finanziari di fondo sono sempre importanti, ma può anche essere importante considerare risultati immateriali come relazioni più forti o più deboli con gli altri nel vostro campo, nuove opportunità che potrebbero sorgere attraverso il processo di completamento del progetto, e così via..
Utilizzando strumenti come una matrice decisionale o un albero decisionale, il tuo gruppo può pensare ai rischi e alle opportunità associati al progetto.
Una volta completato il tuo brainstorming, è probabile che tu abbia pochi problemi nell'analizzare il risultato. Spesso, è chiaro che un progetto è davvero, o non è, la scelta migliore al momento attuale.
Se è probabile che il buck si fermerà con te, il manager, è logico lavorare per sviluppare il consenso su una decisione go / no-go. Spesso, una decisione "no-go" può essere espressa in termini "non ancora", "non questa volta" o "non in queste circostanze" che consentono alle parti interessate di lasciare il tavolo sentendo che le loro idee sono state ascoltate e rispettate.
Ci sono molti strumenti disponibili per il brainstorming e il pensiero attraverso un problema, ma per una decisione go / no-go la matrice decisionale è la scelta ideale. La matrice è uno strumento formidabile per esaminare aspetti positivi, neutrali e negativi dei fattori che hai scelto di considerare; l'albero decisionale può aiutarti a pensare attraverso i risultati delle decisioni sì o no.
La matrice è una tabella che elenca i criteri da cima a fondo e fornisce spazi per l'analisi positiva, negativa e neutra nella parte superiore. Come gruppo, riempi gli spazi al meglio delle tue capacità. Se necessario, potrebbe essere necessario effettuare ulteriori ricerche prima di completare la matrice.
Ad esempio, immagina che al tuo team sia stata presentata l'opportunità di rispondere a una richiesta di proposta per un grande progetto di consulenza. C'è molta eccitazione per la proposta, ma è una grande impresa e tu vuoi essere sicuro che lo sforzo corrisponda all'opportunità. Hai riunito il tuo team di stakeholder e hai deciso di prendere in considerazione i seguenti fattori:
Per creare la matrice, inizia elencando queste domande dall'alto verso il basso lungo il lato sinistro del tavolo. Successivamente, si creano le intestazioni delle colonne: Vai, No-Go, Punteggio delle opzioni. Parla con ciascuna delle domande a turno con il gruppo, riempiendo il tavolo mentre riassumi il tuo processo di brainstorming.
Esempio di matrice delle decisioni parzialmente completata. Ad esempio, quando si risponde alla domanda "Disponiamo delle risorse interne o esterne per rimuovere efficacemente questo progetto? Il tuo gruppo potrebbe determinare che, sul lato positivo, hai molte delle competenze necessarie, ma sul lato negativo ti mancano settori chiave di competenza. Le opzioni, quindi, implicano l'approvvigionamento e la determinazione del prezzo di personale aggiuntivo per compilare un team di progetto. Il tuo punteggio (spesso presentato come 1-5) potrebbe essere un 3: hai circa la metà delle competenze necessarie per competere con successo per questo progetto.
Una volta che tu e il tuo gruppo avete completato il processo di compilazione della matrice, sommate i vostri punteggi per vedere se vi trovate nella gamma Go o No-Go. Potrebbe diventare ovvio, una volta rivisto il tuo punteggio, se andare avanti o restare. Potrebbe anche accadere che tu abbia scoperto una serie di opzioni che ti permetteranno di prepararti in modo più completo a questa o ad una simile opportunità in futuro.
Quali sono i possibili esiti dell'andare con l'intestino su una decisione importante go / no-go? È certamente possibile che, se hai abbastanza esperienza e conoscenza (e fortuna!), Prenderai una grande decisione istintiva con risultati fantastici. Ma senza una straordinaria intuizione (o fortuna), i lati negativi sono piuttosto scoraggianti. Quegli svantaggi includono:
A seconda del tuo business, hai anche il potenziale per mettere inutilmente a rischio gli esseri umani con una cattiva decisione "no" o "no-go". Ad esempio, andare avanti su un progetto di trasporto, sicurezza o salute per il quale non eri completamente preparato potrebbe avere conseguenze disastrose.
A causa dell'importanza del processo decisionale "go / no-go", molte aziende (in particolare nei settori dell'ingegneria e della salute) costruiscono il processo decisionale "go / no-go" in vari aspetti della propria attività quotidiana. Non sorprende che un altro settore che fa ampio uso dell'analisi go / no-go sia l'estrazione mineraria. Nel settore minerario, una grande quantità di denaro deve essere speso per localizzare e valutare le potenziali miniere, e, naturalmente, ci sono enormi spese in conto capitale e problemi di sicurezza / salute connessi con il processo di estrazione reale. L'azienda dovrebbe andare avanti con un progetto minerario, dati così tanti potenziali rischi?
Nel 2011, la società mineraria di Rio Tinto in Australia ha utilizzato una matrice complessa e dettagliata per analizzare i relativi vantaggi dell'apertura di una nuova miniera di ferro. Nel loro caso, i fattori includevano questioni come il tipo e la quantità di minerale disponibile, la vicinanza dei corpi idrici alla miniera, i rischi connessi con la procedura di estrazione reale e altro ancora. Il documento da loro prodotto era intitolato "Rischio di conseguenze catastrofiche". Come potete immaginare, le compagnie minerarie tendono a essere prudenti quando valutano il rischio relativo, e quindi il livello di rischio e rischio associato a intraprendere un nuovo progetto minerario è spesso segnato molto alto.
Sebbene tu possa non essere in una situazione decisionale in cui la vita o la morte, la tua decisione di andare / non andare potrebbe avere un grande impatto sul benessere della tua azienda. Stando così le cose, vale la pena dedicare del tempo ad analizzare i pro e i contro di andare avanti con un progetto complesso o impegnativo.
È vero che potresti lamentarti della tua riluttanza a "fallo e basta" e potresti dover affrontare critiche. A lungo termine, tuttavia, sai di aver preso la migliore decisione possibile con le informazioni disponibili. Se qualcosa dovesse andare storto, hai la conoscenza molto importante che hai coperto le tue basi: la decisione non è stata capricciosa, né è stata fatta isolatamente dalla tua squadra.
Graphic Credit: Signpost progettato da Simple Icons del progetto Noun.
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