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Se sei come la maggior parte di noi, il tuo account di posta elettronica di Outlook è pieno di importanti informazioni personali e commerciali. L'ultima cosa che vuoi succedere è avere un estraneo ad accedere al tuo account e-mail o, peggio ancora, a essere bloccato dall'account e-mail di Outlook senza alcun modo di tornare indietro.
Non è un segreto che gli hacker seguono i tuoi dati di posta elettronica. Leggiamo di nuove violazioni dei dati ogni giorno. E spesso queste violazioni dei dati avvengono tramite email. Il Dipartimento per i diritti civili dell'Ufficio per la salute e i servizi umani degli Stati Uniti mantiene un elenco di violazioni delle informazioni sanitarie. Nel luglio 2018 elencò 22 violazioni che interessano migliaia di persone. Di quelle 22 violazioni, sette (o quasi un terzo) riguardavano la posta elettronica.
Fortunatamente, ci sono diverse misure di sicurezza di Outlook che puoi adottare per proteggere la posta di Outlook. In questo tutorial ti mostreremo ciò che devi sapere sulla sicurezza di Outlook. Scopri come scegliere password sicure e tenerle al sicuro. Scopri come utilizzare le impostazioni di sicurezza di Outlook. Infine, scopri alcune best practice sulla sicurezza delle e-mail Microsoft, come la configurazione dell'autenticazione utente.
Prima di esplorare come proteggere la posta elettronica di Microsoft Outlook, diamo un'occhiata a un'altra parte importante della gestione del tuo account di posta elettronica di Outlook. Il nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery è ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le tue e-mail in arrivo in modo più efficiente.
Ora esaminiamo il nostro tutorial sulla sicurezza delle e-mail Microsoft.
Il primo passo per proteggere la posta elettronica di Outlook è mettere in atto alcune best practice sulla sicurezza della posta elettronica. Queste pratiche si applicano alla maggior parte dei software di posta elettronica incluso Microsoft Outlook.
Disclaimer: Non sono un esperto di titoli informativi. Questo post si basa su una raccolta di best practice consigliate e sulle mie esperienze personali come utente di posta elettronica di Outlook.
Ecco sei modi in cui puoi proteggere il tuo account di posta elettronica di Outlook:
A meno che non utilizzi Outlook su un server Exchange Microsoft, puoi impostare Outlook in modo che richieda una password ogni volta che si apre (vedere le istruzioni di seguito). Una richiesta di password viene eseguita automaticamente per un account Outlook.com da quando ne hai impostato uno quando ti sei registrato a Outlook.com. Ma potresti voler impostare una password separatamente per Outlook che fa parte di Office 365.
Nota: Se stai accedendo all'e-mail di Outlook al lavoro o a scuola, probabilmente stai utilizzando un server di scambio Microsoft. Contatta l'amministratore di sistema per scoprire come modificare la password.
Quando scegli una password per MS Outlook o il tuo account Microsoft, assicurati di sceglierne uno forte. Evita le password facilmente intuibili come i nomi di amici, familiari o animali domestici. I compleanni, gli indirizzi e i numeri di telefono sono anche scarse scelte per le password in quanto le informazioni potrebbero essere disponibili altrove.
Quando si tratta di password, le password più lunghe sono più difficili da indovinare per gli intrusi. Le migliori password includono una combinazione di lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Stare lontano da generatori di password stand-alone, che a volte vengono configurati partiti poco raccomandabili per ottenere l'accesso alle informazioni sulla password.
Inoltre, assicurati che la tua password di Outlook sia diversa dalle tue altre password. Se dovesse capitare che una terza persona acceda al tuo account, non vuoi che abbia accesso a tutti i tuoi account.
Ecco una grande risorsa per aiutarti a imparare ancora di più sulle password:
Una volta scelta una password complessa, assicurati di memorizzarla in modo sicuro. Un gestore di password online come Dashlane, Keeper, o Password appiccicosa sono buone opzioni per tenere le password lontane da occhi indiscreti. Assicurati di scegliere una password forte e memorabile per il tuo gestore di password: dovrai ricordarlo. Ecco alcuni altri gestori di password e tutorial su come usarli:
Qualunque cosa tu faccia, non mantenere la password su una nota Post-It attaccata al tuo laptop, soprattutto se lavori da uno spazio condiviso. Inoltre, non conservare le informazioni sulla password in un elenco in un documento Word o Excel sul PC, a meno che tale documento non sia protetto da password. Se il tuo PC viene rubato, non vuoi che il ladro trovi tutte le informazioni della tua password in una volta!
Gli esperti non sono d'accordo su quanto spesso dovresti cambiare la tua password, ma sono d'accordo sul fatto che a volte cambiare le password può impedire ad altri di usare il tuo account. In questo modo, se qualcuno ottiene la password, c'è la possibilità che le informazioni che hanno non siano aggiornate. Ovviamente, la modifica della password non sostituisce la scelta di una password complessa.
Non solo è necessario modificare regolarmente la password della Posta in arrivo di Outlook, se si sta utilizzando Office 365 è necessario aggiornare regolarmente la password dell'account Microsoft. La password dell'account Microsoft è importante perché è la chiave per l'utilizzo di tutti i prodotti Microsoft, inclusi Outlook, Word, Excel, PowerPoint e così via.
La verifica in due passaggi è un tipo di autenticazione utente che utilizza due forme di identificazione per confermare la tua identità. I moduli di identificazione possono includere il tuo indirizzo email o il tuo numero di telefono.
La verifica in due passaggi viene utilizzata quando si tenta di eseguire attività sensibili come il ripristino della password e quando si tenta di recuperare le informazioni dell'account. In genere un codice viene inviato al telefono o alla posta elettronica. Per accedere al tuo account, dovrai inserire il codice e la tua password. Lo scopo della verifica in due passaggi è di impedire a qualcun altro di accedere o modificare il tuo account.
Gli aggiornamenti software sono importanti per mantenere i tuoi dati al sicuro. Gli aggiornamenti vengono spesso pubblicati per migliorare la sicurezza del software o per risolvere i problemi di sicurezza che si presentano. Non mantenendo aggiornato il tuo software Outlook e il tuo browser, potresti lasciarli vulnerabili.
I passaggi in questa sezione sono specifici di Outlook 365. Se hai una versione precedente di Outlook, lavori su Outlook.com o se accedi a Outlook tramite un server Microsoft Exchange, questi passaggi potrebbero non funzionare per te.
Sapevi che puoi impostare Outlook per richiedere una password ogni volta che la apri? Ecco cosa fare:
Inizia con MS Outlook aperto e fai clic su File scheda a sinistra della posta in arrivo:
Utilizzare il File scheda per accedere a Informazioni account finestra.L'Outlook Informazioni account appare la finestra:
Selezionare Impostazioni account> Impostazioni account.Clicca sul Impostazioni dell 'account pulsante e scegliere Impostazioni dell 'account di nuovo dal menu a discesa. Il Impostazioni dell 'account la finestra di dialogo visualizza:
Scegli il file di posta in arrivo (inbox.pst) da File di dati scheda sul Impostazioni dell 'account la finestra di dialogo.Seleziona il File di dati scheda. Vedrai vari tipi di file di dati di Outlook (file .pst) incluso il file di archivio e il file di posta in arrivo. Per fare in modo che Outlook ti chieda una password quando apri la tua casella di posta, fai doppio clic sul file di dati della posta in arrivo. Il File di dati di Outlook appare la casella:
Seleziona il Cambia la password pulsante.Clicca il Cambia la password pulsante. Al prompt, digitare la nuova password due volte e fare clic ok. Clic ok ancora.
Nota: Se al momento non hai impostato una password di posta in arrivo, lascia vuoto lo spazio per la vecchia password.
Importante: Microsoft non sarà in grado di recuperare questa password per te se la perdi, quindi assicurati di salvarla in un luogo sicuro.
Le password dovrebbero essere aggiornate regolarmente. In questa sezione ti mostrerò come aggiornare la password per la tua posta in arrivo di Outlook e la password per il tuo account Microsoft.
Una volta creata una password per la tua casella di posta, dovrai aggiornarla regolarmente. Da Outlook Informazioni account finestra, selezionare Impostazioni account> Impostazioni contabilità. Il Impostazioni dell 'account appare la finestra di dialogo:
Utilizzare il Impostazioni dell 'account finestra di dialogo per cambiare la password.Seleziona il File di dati scheda. Fare doppio clic sul file di dati della posta in arrivo (inbox.pst). Il File di dati di Outlook appare la casella:
Utilizzare il Cambia la password pulsante per impostare una nuova password per la posta in arrivo di Outlook.Clicca il Cambia la password pulsante. Al prompt, digitare la password corrente in Vecchia password campo. Digita la tua nuova password nel Nuova password campo e di nuovo nel Verifica la password campo.
Nota: Assicurarsi di conservare questa password in un luogo sicuro in cui è possibile accedervi se necessario. Microsoft non conserva queste informazioni e non può recuperarle in caso di perdita.
Quando hai finito di inserire una nuova password, fai clic su ok e poi Vicino. Hai appena cambiato la tua password.
Non solo dovresti cambiare la password per la tua casella di posta di Outlook, se stai usando Outlook con Office 365 dovresti anche cambiare la password dell'account Microsoft su base regolare.
Per modificare la password dell'account Microsoft, accedere al proprio account Microsoft. Fai clic sull'icona del tuo profilo utente nell'angolo in alto a destra. Dal menu a discesa, selezionare Visualizza l'account Microsoft. Vengono visualizzate le informazioni sull'account Microsoft.
Clicca il Sicurezza opzione dal menu nella parte superiore dello schermo. Il Nozioni di base sulla sicurezza appare la finestra:
La password che cambierai qui sarà per l'intero account Microsoft.Clicca il Cambia la password pulsante. Ti verrà richiesto di verificare la tua identità tramite email o testo. Segui le istruzioni per verificare la tua identità. Vedrai il Cambia la tua password schermo:
Digita la tua password corrente una volta. Quindi digitare la nuova password due volte.Digita la tua password attuale nel campo superiore. Digita la nuova password nei due campi sottostanti.
Si noti la casella di controllo accanto alle parole Fammi cambiare la password ogni 72 giorni. Se lo controlli, ti verrà richiesto di cambiare la password in 72 giorni. Selezionare questa casella può essere una buona idea se hai difficoltà a ricordare di cambiare la tua password.
Al termine, fai clic su Salvare per salvare le modifiche.
Mentre sei sul Nozioni di base sulla sicurezza schermo, è una buona idea controllare le impostazioni di sicurezza di Microsoft. Clicca il Aggiornare le informazioni pulsante per visualizzare le attuali impostazioni di sicurezza dell'account Microsoft. Queste impostazioni sono importanti perché determinano il modo in cui Microsoft verifica la tua identità. Ecco la Microsoft Impostazioni di sicurezza finestra:
Verifica che le informazioni su questa schermata siano corrette.Assicurarsi che le informazioni visualizzate siano corrette. Se è sbagliato, usa il Rimuovere link per rimuovere le informazioni errate. Clicca il Aggiungi informazioni sulla sicurezza link per aggiungere informazioni nuove o aggiornate.
Puoi anche usare il Impostazioni di sicurezza finestra aimposta la verifica in due passaggi per il tuo account Microsoft. Clicca il più opzioni link nel testo nella parte inferiore dello schermo. Vedrai il Ulteriori opzioni di sicurezza finestra:
Puoi configurare la verifica in due passaggi per il tuo account Microsoft.Come puoi vedere, ci sono diverse opzioni di sicurezza disponibili. Per questo tutorial vogliamo concentrarci sulla verifica in due passaggi. Questa è una buona protezione sicura per la maggior parte degli utenti. Clicca il Imposta la verifica in due passaggi link per iniziare il processo.
Il sistema ti guiderà attraverso il processo di impostazione di questa protezione in base alla tua situazione specifica. Assicurati di leggere attentamente ogni schermata e segui le istruzioni fornite.
L'installazione degli aggiornamenti software è spesso trascurata, tuttavia è una parte importante della protezione del tuo account. Per assicurarti di utilizzare l'ultima versione di Outlook (e altro software MS Office), vai a Outlook Informazioni account finestra. Dal riquadro di navigazione a sinistra, fare clic su Account Office. Microsoft Informazioni sul prodotto display della finestra:
Poiché Outlook è incluso in MS Office, verrà aggiornato quando si aggiorna Office.Come puoi vedere, la finestra include informazioni sul tuo software Outlook, inclusa la versione corrente. Per aggiornare Outlook, fai clic sul pulsante in alto accanto a Aggiornamenti di Office. Viene visualizzato un menu a discesa:
Utilizzare il menu a discesa per aggiornare MS Office se sono disponibili aggiornamenti.Vengono visualizzate diverse opzioni di aggiornamento. Per gli scopi di questo tutorial, selezionerò Aggiorna ora. Se la tua versione di Office è attuale, riceverai una richiesta che dice Sei aggiornato!
Altrimenti, il sistema proverà ad aggiornare le tue app di Microsoft Office, incluso Outlook. Se sul computer sono aperte app di Office, è possibile che venga richiesto di chiuderle:
Se hai aperto le app di Microsoft Office dovrai chiuderle prima di poter aggiornare MS Office.Seguire le istruzioni sul prompt. Potrebbe essere necessario riavviare il computer. Le tue app Microsoft vengono aggiornate automaticamente.
Non dimenticare di aggiornare regolarmente il browser.
Sia che tu sia un imprenditore o un professionista, l'email è un importante strumento di comunicazione. È importante assicurarsi che le tue e-mail siano il più professionali possibile. Queste esercitazioni possono aiutare:
Se hai bisogno di migliorare l'utilizzo di MS Outlook, controlla il resto delle nostre pratiche esercitazioni di Outlook nella serie: Che cos'è MS Outlook? (Strumento software Pro Email).
Per gestire al meglio la posta in arrivo e mantenere le e-mail in arrivo organizzate, non dimenticarti di farlo iscriviti alla newsletter di Tuts + Business e acquista il nostro eBook gratuito:The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.
Ora che conosci diverse misure di sicurezza di Outlook che puoi prendere, sei pronto a proteggere la posta di Outlook. Hai imparato come scegliere password sicure e come utilizzare le impostazioni di sicurezza di Outlook. Abbiamo anche discusso le best practice sulla sicurezza delle e-mail, come la configurazione dell'autenticazione dell'utente e altro ancora.
Il tuo account di posta elettronica di Outlook è una parte importante del modo in cui gestisci la tua attività. Assicurati di sfruttare appieno le best practice sulla sicurezza di Outlook.
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