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Ti senti sopraffatto al lavoro?
Se la risposta è sì, non ti preoccupare: non sei solo. Due terzi dei dipendenti dicono di essere sopraffatti, secondo un recente sondaggio di Deloitte su 2.500 organizzazioni in 90 paesi.
Per gli imprenditori e gli imprenditori, è spesso un problema ancora più serio. È responsabilità personale, dopo tutto, assicurarsi che l'azienda abbia successo. Probabilmente hai un sacco di soldi in palio e avrai una parte molto maggiore del successo se la società avrà successo, o il dolore se fallirà.
Il risultato è spesso che i titolari di aziende si assumono troppo lavoro. Un sondaggio di eVoice ha rilevato che "svolgere più ruoli all'interno dell'organizzazione è stata la sfida numero uno per gli imprenditori". Infatti, il 44% degli imprenditori ha riferito di indossare cinque o più cappelli nella propria attività in qualsiasi momento..
La risposta è delegare in modo più efficace, in modo da poter dedicare meno tempo alle minuzie e più tempo alle decisioni strategiche. Ma non è sempre così facile come sembra. Potrebbe essere necessario assumere personale extra, il che significa più spese. E se non lo fai bene, puoi finire per creare problemi per te stesso e per la tua azienda. Ci sono alcuni compiti chiave, ad esempio, che tu semplicemente non dovrebbe delegare.
Quindi, in questo tutorial, ti mostrerò come puoi decidere quali compiti delegare al tuo staff o agli appaltatori esterni, e cosa dovresti tenere sotto controllo. Alla fine, avrai un elenco di attività che puoi delegare in modo sicuro e una comprensione di come farlo in modo efficace.
Inizia con un foglio di carta bianco. Dimentica tutte le cose che stai già facendo e pensa al mix ideale. Se potessi ricominciare e fare le cose per bene, come passeresti il tuo tempo? Non preoccuparti degli aspetti pratici di come puoi ottenerlo per ora. Basta annotare lo stato ideale.
Attaccati a categorie generiche per ora, piuttosto che a singoli compiti. In una settimana media (o mese, o qualunque periodo abbia senso per te), quanto tempo preferiresti allocare a ciascuna attività?
Ad esempio, se gestisci una piccola azienda di software, il tuo mix potrebbe essere simile a questo:
Inventa le tue categorie, ovviamente, e concentrati sulle cose più importanti che potresti fare per portare avanti la tua attività.
Quando hai definito lo stato ideale, è tempo di vedere come si combina la realtà. Potresti già pensare di avere una buona idea, ma potresti essere sorpreso quando inizi a monitorare quelle ore e minuti in dettaglio.
Per una settimana, tieni traccia di come passi il tuo tempo. Ci sono un sacco di tempo per tenere traccia di app e programmi software là fuori per aiutarti, e molti di loro sono gratuiti, almeno a livello base. Toggl e Harvest sono un paio di opzioni popolari. Se preferisci, puoi anche utilizzare un semplice foglio di calcolo o carta e penna.
Ogni volta che inizi una nuova attività, registrala usando il metodo scelto, quindi annota l'ora di fine. Questo può sembrare un sacco di lavoro, ma ricorda che è solo per una settimana. L'idea è di ottenere un'immagine chiara di dove stanno le cose adesso, in modo che tu possa iniziare a spostarti verso il tuo stato ideale.
Ad esempio, potresti scoprire che il tuo tempo reale viene speso per compiti diversi e che assomiglia a questo:
Non bene. Trascorri la maggior parte del tuo tempo in attività che non portano avanti la tua attività e non trovi alcun tempo per cose importanti come pianificazione, strategia e lancio per le nuove attività.
Come puoi passare dalla realtà allo stato ideale? Ne parleremo dopo.
Ora dovresti avere due elenchi: uno ideale e uno che riflette la realtà. Confronta le due liste una contro l'altra e fai un piano su cosa tagliare e su cosa mettere più enfasi. Quindi inizia a scegliere i singoli compiti e le persone a cui delegarli.
Che tipo di cose dovresti delegare?
Alcune cose sono ovvi candidati per la delega. Le attività amministrative di routine, ad esempio, chiaramente non portano avanti la tua azienda e non richiedono la tua attenzione. Sono importanti, ma puoi facilmente delegarne la maggior parte ad altre persone della compagnia.
Se non si dispone di personale disponibile, o se i soldi sono stretti, prendere in considerazione l'utilizzo di assistenti virtuali. Ottieni una maggiore flessibilità in questo modo e puoi svolgere le tue attività a un costo inferiore rispetto a quello che avresti assunto con un membro dello staff a tempo pieno. La qualità su siti come Elance e Upwork è piuttosto variabile, ma ci sono molte persone qualificate là fuori. Puoi anche postare nei forum di lavoro online o provare un sito come Zirtual, specializzato nella fornitura di società con assistenti virtuali con sede negli Stati Uniti e con istruzione universitaria.
Un compito comune che consuma un sacco di tempo di un imprenditore è il controllo e l'approvazione di cose che altri membri del personale hanno già fatto.
Se hai assunto delle brave persone, non hai bisogno di guardarti alle spalle tutto il tempo. Affidati ai tuoi addetti alle vendite per comunicare con i clienti e i potenziali clienti chiave, ad esempio, e il personale addetto al marketing per gestire il blog e gli account dei social media. Se un compito ricade nell'area di competenza di qualcun altro, non dovresti essere coinvolto a meno che non ci sia una situazione veramente insolita e critica che potrebbe avere implicazioni più ampie. Altrimenti, lascia andare la necessità di approvare ogni decisione.
Gestire un'azienda implica un sacco di compiti che probabilmente non sono i tuoi punti di forza principali. Esternalizzare o delegare il maggior numero possibile di quelli.
Come abbiamo visto nel nostro recente tutorial sulle basi della contabilità, per esempio, molti proprietari di piccole imprese semplicemente non hanno l'esperienza o l'interesse per fare un buon lavoro nella gestione dei loro account. Puoi imparare l'essenziale (e il tutorial ti aiuterà in questo), ma se semplicemente non è il tuo punto di forza, puoi assumere un contabile e / o un contabile per assumere la gestione quotidiana degli account, in modo che hai solo bisogno di prendere una visione più di alto livello.
Allo stesso modo, se non sei particolarmente tecnico, non provare a progettare e gestire il tuo sito tutto da solo. L'aiuto all'assunzione è una spesa, ovviamente, ma sommati tutto il tempo che salvi e spesso ne uscirai in anticipo.
Nel nostro esempio precedente, il CEO della società di software ha speso il 30% del suo tempo per correggere i bug nel codice. Se ha fondato un'azienda di software, ha senso che la codifica sia qualcosa in cui è brava. Ma è un buon uso del suo tempo?
Supponendo che lei abbia altre persone nello staff che potrebbero gestirlo, chiaramente la risposta è "No". Come capo della società, il suo tempo sarebbe meglio speso per cose come pianificazione e strategia, come delineato nella parte 1.
Ma ciò che spesso può accadere è che le persone saltano dentro per lavorare su cose che sanno fare. Sanno che dovrebbero delegare compiti del genere, ma pensano: "È più veloce se lo faccio da solo". Tutto ciò che fa è mangiare tempo e prendere la responsabilità dalla persona che hai ingaggiato per fare il lavoro.
In conclusione: anche se a breve termine potrebbe essere più veloce farlo da soli, a lungo termine è meglio aiutare qualcun altro a imparare come farlo.
Se non lo fai correttamente, la delega può effettivamente creare più lavoro, perché passi più tempo a correggere gli errori di altre persone ea chiarire le incomprensioni di quelle che hai salvato. Il pericolo è che finisci per pensare che non ne vale la pena, e riprendi il compito da solo. Quindi ecco alcune linee guida per farlo bene.
Se non delegherete alle persone giuste, potreste soffrire di ciò che questo articolo del Wall Street Journal ha chiamato "effetto boomerang". Tu deleghi un sacco di compiti, ma poi li trovi tornare a te perché le persone a cui li hai assegnati non potevano completarli.
Per evitare ciò, assicurati di gestire correttamente le tue risorse. Se le persone a cui si delegano sono già sommerse dal lavoro, l'attività non verrà eseguita, o almeno non verrà eseguita correttamente. Quindi controlla i loro carichi di lavoro e assumi ulteriore aiuto se necessario. E considera i punti di forza e di debolezza delle persone a cui stai delegando, per assicurarti che siano attrezzati per fare ciò che stai chiedendo loro.
Un elemento cruciale della delega di successo sta dando istruzioni chiare. Mark Ellwood, consulente per lo studio del tempo, suggerisce di iniziare chiarendo il risultato desiderato e la quantità di autorità decisionale che il dipendente avrà. Spiega quali risorse sono disponibili e chiedi se c'è qualcos'altro di cui hanno bisogno.
Quindi imposta le pietre miliari lungo il percorso e chiedi rapporti sullo stato di avanzamento per assicurarti che le cose rimangano in pista. Assicurati di dare lode e feedback quando il progetto avanza e quando è completato con successo.
Anche se dovresti essere coinvolto e aiutare la persona a cui ti sei delegato, non gestirlo con la micro-gestione. Ciò sconfigge l'oggetto della delega. "Delegare l'obiettivo, non la procedura", dice Ellwood. "Descriva i risultati desiderati, non la metodologia. Cosa deve essere fatto e quando dovrebbe essere finito? "
Dopodiché, lascialo al dipendente per ottenere quei risultati. Potresti avere il tuo modo di lavorare, ma la delega consiste nel cedere il controllo sui dettagli. Quindi fai un passo indietro e lascia che se ne vadano.
Ci sono alcune attività che un imprenditore non dovrebbe mai delegare a nessun altro. Ecco una carrellata di cose che dovresti sempre tenere sotto controllo, o almeno monitorare molto da vicino.
Come abbiamo visto nella parte 3, la contabilità giornaliera può essere delegata o esternalizzata in sicurezza. Ma dovresti sempre avere un quadro chiaro della salute finanziaria della tua azienda e una previsione su come le cose dovrebbero andare nel prossimo anno. Monitorare regolarmente le tue finanze e sapere in che stato si trovano è qualcosa che semplicemente non puoi delegare. Chiedi aiuto con i dettagli, con tutti i mezzi, ma assicurati di monitorare almeno i numeri di alto livello. Ecco alcune metriche di profitto chiave su cui concentrarsi, per esempio.
Un business vive o muore dalle persone che lo gestiscono. Man mano che la tua azienda diventa più grande, probabilmente delegherai alcune attività di assunzione a un responsabile delle risorse umane. Ma quando si tratta di personale chiave, è bene rimanere coinvolti. Steve Jobs aveva l'abitudine di prendere potenziali assunzioni alla Apple per lunghe passeggiate intorno a Palo Alto in modo che potesse conoscerli e vedere se sarebbero stati adatti. Mark Zuckerberg in seguito ha adottato lo stesso approccio su Facebook.
Quindi il tuo database clienti è stato appena violato, potenzialmente compromettendo le loro password e dati finanziari. L'ultima versione del tuo prodotto di punta è piena di bug. Il tuo manager delle risorse umane è stato denunciato per molestie sessuali.
Queste sono tutte le principali minacce alla reputazione della tua azienda e richiedono la tua completa attenzione. È possibile delegare alcune attività individuali, come preparare i comunicati stampa e affrontare i reclami dei clienti, ma è necessario essere molto pratici nella gestione della crisi nel suo complesso.
Basta ricordare che non tutte le "crisi" sono business-critical. Alcune cose che il tuo staff può gestire da sole. Ma se è una seria minaccia per la tua attività, non delegare: coinvolgiti.
In questo tutorial, hai visto come identificare le attività da delegare e hai alcuni suggerimenti su come farlo efficacemente. Ora è il momento di agire. Crea quella lista dalla prima parte, mostrando come pensi di dover passare il tuo tempo e poi traccia il tuo tempo per una settimana. Confronta i due elenchi e crea una serie di attività che puoi delegare, utilizzando le linee guida di questo tutorial.
Potresti non raggiungere mai il tuo "stato ideale" - ci sono sempre dei compromessi da fare e gli eventi inattesi possono farti deragliare. Ma con un po 'di pianificazione e una delegazione ben ponderata, puoi liberare tempo prezioso nel tuo programma, permettendoti di dedicare più tempo a cose che porteranno avanti la tua azienda.
Graphic Credit: Gerarchia progettata da Murali Krishna dal Progetto Noun.
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