Share
Viviamo in un'epoca di multitasking. Trascorriamo le nostre giornate immersi in computer, tablet, telefoni e altri dispositivi che ci permettono di fare dieci cose contemporaneamente, rimanendo aggiornati sulle ultime notizie, sport, e-mail e tweet provenienti da tutto il mondo.
C'è solo un problema: i nostri cervelli non sono costruiti per il multitasking.
A proposito, questa non è la mia opinione. È il risultato di innumerevoli studi, che approfondirò tra poco. molte persone pensare sono bravi nel multitasking, ma la ricerca dice che semplicemente non è vero. Otteniamo meno risultati e lo facciamo in modo meno preciso ed efficace, quando proviamo a fare il multitasking. E le persone che pensano di essere brave nel multitasking sono in realtà le peggiori.
Quindi in questo tutorial vedremo un modo migliore di lavorare. Inizierò prima alcune delle ricerche sul multitasking e la produttività, e poi ti mostrerò come impostare la tua giornata per fare di più, eliminando le distrazioni e concentrandoti su una cosa alla volta.
In questa età di multitasking, non è facile districarsi dalla rete di distrazioni e ottenere una concentrazione più coerente. Scollegare completamente e lavorare nella serenità monastica è impraticabile per la maggior parte di noi, anche se volessimo fare una cosa del genere. Ma ci sono alcune cose pratiche che puoi fare per aiutare te stesso a rimanere in pista più spesso, e per finire ogni giorno con la soddisfazione di sapere che hai ottenuto le cose più importanti fatte - un compito individuale alla volta.
Come promesso, inizieremo con questa ricerca.
La prima cosa da capire è che, a rigor di termini, il multitasking non esiste. I ricercatori dicono che anche quando pensiamo di fare più cose contemporaneamente, in realtà ci concentriamo solo su una cosa alla volta, passando rapidamente da una all'altra.
"Passando da un'attività all'altra, pensi di prestare attenzione a tutto ciò che ti circonda allo stesso tempo. Ma in realtà non lo sei ", ha detto Earl Miller, Neuroscience Professor al MIT, in un articolo di NPR. "Non stai prestando attenzione a una o due cose contemporaneamente, ma passa da una all'altra rapidamente."
Questo passaggio ha un costo, in termini di tempo, attenzione ed efficacia. Uno studio riportato nel Journal of Experimental Psychology trovato che gli studenti erano fino al 40% più lenti a risolvere complicati problemi matematici quando dovevano passare ad altri compiti. Una ricerca separata dall'Istituto di Psichiatria dell'Università di Londra ha scoperto che il multitasking con i media elettronici riduce temporaneamente il tuo QI di 10 punti.
Ma forse pensi di essere bravo nel multitasking. Forse lo fai sempre e lo consideri uno dei tuoi punti di forza. Questa ricerca non si applica a te, lo fa?
Bene, prendi in considerazione i risultati di questo esperimento, in cui le persone che si consideravano brave nel multitasking, così bravo che usavano frequentemente i loro cellulari durante la guida, in realtà avevano ottenuto punteggi più bassi rispetto ad altre persone su un test di abilità multitasking.
Questo è solo un piccolo esempio della ricerca che è stata fatta sul multitasking e la maggior parte punta nella stessa direzione: il multitasking non funziona. Come professore di psicologia dell'Università di Stanford Clifford Nass ha detto a NPR:
La ricerca è quasi unanime, il che è molto raro nelle scienze sociali, e dice che le persone che multitask cronicamente mostrano un'enorme gamma di deficit. Sono fondamentalmente terribili in tutti i tipi di compiti cognitivi, incluso il multitasking.
Quindi se il multitasking fa male alla tua produttività, dovremmo semplicemente smettere di farlo, giusto? Idealmente sì, ma se l'hai mai provato, probabilmente ti sei reso conto che non è così facile.
Sia che lavori in un ufficio o che tu gestisca un'attività in proprio, probabilmente devi destreggiarsi tra diversi compiti in un dato giorno, oltre a navigare nel mondo della comunicazione quasi istantanea in cui viviamo. Non puoi semplicemente appendere un cartello "Occupato" e dire ai tuoi clienti di tornare la prossima settimana.
Quindi creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni in cui è possibile concentrarsi su singoli compiti più a lungo richiede uno sforzo consapevole. Vedremo alcune tecniche utili in questo e nelle seguenti sezioni.
Inizia all'inizio di ogni giornata lavorativa. Prima di immergerti nella modalità di risoluzione dei problemi, prenditi qualche minuto e pianifica consapevolmente la tua giornata. Questo non significa creare una lista di compiti da completare. Invece, concentrati su alcuni obiettivi chiave, elementi che sono allineati con i tuoi obiettivi di business a lungo termine e ti aiuteranno ad andare avanti.
Ricorda il principio di Pareto, altrimenti noto come la regola 80/20: l'80% dei risultati proviene dal 20% delle cause. O in questo caso, l'80% del tuo successo deriva dal 20% dei tuoi sforzi. Quali compiti costituiscono quel 20%? Cerca di limitarlo a solo tre attività che devi completare davvero oggi per considerare la giornata di successo quando vai a letto.
Quindi stimare il tempo necessario per completare ciascuna attività e bloccare il tempo nel calendario per farlo. L'idea è quella di rendere quei blocchi di tempo privi di distrazioni, in modo tale che tu sia solo "single-task" in quei momenti, e fai svolgere le tue attività più importanti. Puoi utilizzare gli strumenti organizzativi di tua scelta per raggiungere questo obiettivo, ma ricorda che le app basate sul web hanno il loro potenziale di distrazione, quindi potresti prendere in considerazione un pianificatore tradizionale.
OK, quindi hai una buona immagine chiara delle cose più importanti che devi fare oggi. Ora vai online, controlla la tua posta e trova una pila di nuovi messaggi che ti aspettano. Quando hai finito di rispondere a tutte quelle email, sono trascorse un paio d'ore e non hai fatto progressi su nessuna delle cose che hai appena deciso essere importanti.
Foto di Envato Unstock.Quel che è peggio, hai perso l'attenzione e la chiarezza che avevi per prima cosa al mattino. Probabilmente hai dovuto fare qualche ricerca per rispondere ad alcune e-mail, quindi ora hai un sacco di app e schede del browser aperte e la tua testa è piena di molte informazioni irrilevanti.
Cominciando la giornata con la posta elettronica, lasci che altre persone definiscano come passi il tuo tempo. Forse alcune di quelle e-mail erano davvero urgenti, ma con ogni probabilità, la maggior parte di loro avrebbe potuto aspettare almeno un'altra ora o due, se non un altro giorno o due, senza che il cielo cadesse.
Quindi provate questo: concedetevi un po 'di tempo ogni mattina per lavorare sui vostri compiti più importanti, prima ancora di guardare la vostra casella di posta elettronica. Se questa idea ti mette a disagio, puoi iniziare in piccolo: forse concediti mezz'ora.
Se sopravvivi a questo blocco di tempo senza email senza una folla di clienti arrabbiati che ti marciano con torce e forconi, prendi in considerazione di estenderlo a 45 minuti, un'ora, due ore. Se puoi (ansimare!) Sopravvivere l'intera mattinata senza controllare la posta elettronica, la tua produttività salirà alle stelle. Questo potrebbe non essere possibile, ma solo trovare il giusto equilibrio per te e la tua attività.
OK, ci sono altre cattive notizie per i tossicodipendenti. I ricercatori di Microsoft e University of Illinois hanno scoperto che quando le persone venivano interrotte dalle e-mail durante il giorno, c'era un costo enorme in termini di tempo perso e concentrazione.
Per ogni interruzione della posta elettronica, le persone impiegano in media circa 10 minuti a gestire l'e-mail e altri 10 o 15 minuti prima di tornare a un'attività concentrata sull'attività interrotta. In molti casi, i ritardi sono stati molto più lunghi: "Abbiamo riscontrato che il 27% delle sospensioni delle attività comportava più di due ore di tempo prima della ripresa".
La lezione è chiara: anche se si tratta di "solo una e-mail veloce", ti porta fuori da quello che stavi facendo e potrebbe volerci molto tempo per tornare in pista. Quindi, disattiva le notifiche e-mail quando lavori alle attività quotidiane più importanti e, in tal caso, disattiva tutte le notifiche che il tuo computer o il tuo telefono potrebbero essere impostati per produrre.
Ricorda, hai bloccato il tempo per lavorare su una singola attività e sai che non hai riunioni importanti o altri eventi durante questo periodo. L'unica notifica di cui hai bisogno è un semplice timer per informarti quando il tuo orario assegnato è scaduto e puoi passare alla tua prossima attività o evento. Non ci dovrebbero essere altri piccoli ronzii o bip.
A proposito, se sei preoccupato di perdere una chiamata di emergenza dal tuo coniuge o dalla scuola dei tuoi figli, la maggior parte degli smartphone ti permette di impostarli in modalità silenziosa, ma permetti comunque a persone selezionate di mettersi in contatto con te.
La "opzione nucleare" per concentrarsi con successo su un singolo compito è scollegare completamente: niente internet, niente telefono. Solo tu e la pagina bianca. Non c'è niente di simile.
Posso già sentire le proteste e ammetto che molte di esse sono valide. Al giorno d'oggi, per completare un'attività, abbiamo spesso bisogno di accedere a Internet per la ricerca, per accedere a immagini e altre risorse da includere nel nostro progetto o a tutta una serie di altre cose.
Ma ne abbiamo davvero bisogno tutto il tempo? A volte, ma spesso no. Se è fattibile, considera l'utilizzo di Internet per periodi di tempo limitati, per eseguire un determinato compito e poi spegnerlo di nuovo.
Ad esempio, per questo articolo avevo bisogno di fare qualche ricerca online. Così ho iniziato a cercare gli articoli e gli studi di cui avevo bisogno e ad aprirli in un sacco di nuove schede nel mio browser. Ecco uno screenshot del pasticcio in cui mi trovavo (al momento puoi vedere che stavo cercando se "multitasking" dovrebbe essere sillabato).
Multitasking al suo meglio. Ma dopo aver aperto tutte queste schede, mi sono disconnesso da internet e ho letto e preso appunti su ciò che avevo trovato. Per scrivere effettivamente questo tutorial, non avevo bisogno di essere online. Infatti, essere online avrebbe comportato più distrazioni, più tentazione di fare clic da una pagina all'altra, seguendo tangenti e tangenti delle tangenti, fino a quando non ero completamente fuori strada.
La chiave è separare la ricerca (un compito) dalla scrittura (un altro compito). Il primo compito richiede Internet; il secondo no. Le domande sono emerse mentre stavo scrivendo, ma ho semplicemente fatto un appunto e le ho controllate più tardi, quando sono tornato online. Mentre scrivevo, rimanevo concentrato sul compito da svolgere.
Naturalmente, se questo funzionerà per te dipende dal tipo di lavoro che stai facendo. La disconnessione a lungo termine non è fattibile per molti di noi in questi giorni. Ma pensa se potresti fare a meno di internet, almeno per brevi periodi di tempo. Se hai intenzione di fare questo, potresti voler passare anche agli organizzatori e ai calendari della vecchia scuola, in modo da avere più informazioni da portare a portata di mano senza andare online.
Se non riesci a scollegare, prendi in considerazione almeno piccoli passi come usare le app per bloccare i tuoi siti Web che distraggono preferiti o entrare in modalità di messa a fuoco a schermo intero sul programma in cui stai lavorando per aiutarti a bloccare tutto il resto.
Oltre ad essere cattivo nel multitasking, il cervello non è in grado di concentrarsi per lunghi periodi di tempo. Ecco perché, quando ti impegni a lavorare per ore e ore per rispettare una scadenza importante, continui ad avere l'impulso di guardare video esilaranti sui gatti su YouTube. È solo il tuo cervello che ti dice che ha bisogno di una pausa.
Quindi, quando blocchi quel tempo per lavorare su compiti importanti, ricorda di pianificare le pause. Avere un tempo limitato ti aiuterà a rimanere senza distrazioni e la pausa ti aiuterà a ricaricare pronto per il prossimo blocco.
Un pezzo di ricerca suggerisce che l'equilibrio ottimale tra lavoro e pause è di lavorare per 52 minuti e fare una pausa di 17 minuti. Naturalmente, non è necessario attenersi a questo preciso calendario; trova quello che funziona per te. Un sistema popolare che segue un principio simile è la tecnica del Pomodoro, in cui si lavora in blocchi di 25 minuti chiamati "pomodoros", prendendo pause di cinque minuti nel mezzo. Questo tutorial sulla tecnica del Pomodoro va più nel dettaglio.
Se segui i suggerimenti forniti finora, dovresti essere in grado di completare le tue attività quotidiane più importanti in brevi e mirate attività, senza distrazioni. Questo è un grande passo avanti per la maggior parte di noi.
Ma ovviamente, devi ancora controllare la posta elettronica, tenere il passo con i social media e tutte quelle altre cose che tendono a distrarci. Infatti, se non ti prendi cura di loro, tutte quelle e-mail senza risposta probabilmente ti chiameranno ancora più forte, allontanandoti da altre attività.
Quindi è meglio affrontarli, ma in modo concentrato e focalizzato. Invece di allontanarti dagli altri compiti per rispondere a una e-mail qua e là, metti da parte mezz'ora o un'ora alla fine della giornata per cancellare la tua casella di posta. Invece di sfogliare follemente su Twitter quando dovresti scrivere un rapporto, pianifica brevi blocchi di tempo - forse uno a pranzo e un altro alla sera - per aggiornare tutti i tuoi profili e interagire con i tuoi amici e follower.
Anche se non si fanno i social media, ci saranno sempre piccole attività quotidiane che, pur non essendo la vostra priorità generale, devono ancora essere fatte. Il principio è lo stesso: tienili contenuti. Fateli fare, ma solo dopo aver completato i tre compiti più importanti della giornata. È necessario pagare la bolletta, ma non è necessario interrompere il lavoro creativo per farlo. Pianificalo per un certo periodo di tempo nel corso della giornata, e dimenticatene fino a quel momento.
In questo tutorial, hai visto che il multitasking è un modo di lavorare davvero inefficace. Molto meglio è dividere la giornata in blocchi di tempo quando ti concentri su singoli compiti. Hai notato che le interruzioni regolari sono un modo importante per mantenere quell'attenzione e che spegnere le notifiche, ignorare le e-mail e restare offline per determinati periodi può anche aiutare.
La messa a fuoco perfetta per tutto il giorno è un obiettivo irraggiungibile per la maggior parte di noi. Ma con le tecniche delineate in questo tutorial, dovresti essere meglio equipaggiato per tenere a bada la distrazione e almeno completare i compiti più importanti senza avere l'esigenza di multitasking.
Avete altre tecniche preferite per evitare il multitasking? Fatemi sapere nei commenti.
Accentsconagua