Come iniziare a utilizzare Gmail for Business (G Suite Email)

Indipendentemente dal fatto che tu gestisca un'azienda o che sia solo un utente pesante di email, probabilmente sei già a conoscenza di quanto possa essere utile Gmail. Gmail è un'ottima opzione gratuita per molte aziende e privati. Per dare un'occhiata ad altre fantastiche opzioni di posta elettronica gratuite, leggi l'articolo:

Se possiedi un'attività in crescita, tuttavia, potresti volere di più dal tuo provider di posta elettronica rispetto a un'offerta di servizi gratuita. È qui che entra in gioco G Suite (ex Gmail for Business). L'email di G Suite include le funzionalità di base di Gmail fornite con un account Gmail gratuito, ma incorpora molti extra che un'azienda in crescita troverà utili extra come un nome di dominio personalizzato e supporto tecnico.

In questo tutorial, esploreremo alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di Gmail for Business. Scoprirai inoltre come puoi configurare il tuo account e-mail G Suite per la tua attività.

Che cos'è Gmail for Business (G Suite Email)?

Esistono alcune importanti differenze tra la versione gratuita di Gmail e Gmail for Business (email di G Suite). Alcune di queste differenze saranno importanti per i proprietari di attività commerciali e altri che hanno bisogno di più di quello che Gmail di base ha da offrire.

Che cos'è Gmail for Business (G Suite Email)?

Alcuni vantaggi dell'email di G Suite includono:

• Abbina il nome del tuo dominio di posta elettronica al tuo sito web aziendale con un nome di dominio personalizzato.
• Goditi il ​​supporto tecnico 24 ore su 24 tramite telefono, e-mail o online.
• Gli annunci sponsorizzati da Google sono spariti.
• Salva più messaggi con maggiore spazio di archiviazione nel cloud, a partire da 30 GB.
• Usa altri pacchetti (come Outlook) come client di posta elettronica.
• Accedi una volta per accedere sia a email che a altri strumenti aziendali di Google come Documenti, Fogli e Presentazioni.
• Condividi le informazioni del calendario tra più dipendenti.
• Mostra il tuo logo nell'interfaccia di Gmail.

Certo, ci sono alcuni svantaggi:

• Costo - Mentre G Suite ha un prezzo ragionevole, non è gratuito. Questo potrebbe fare la differenza per alcune aziende molto piccole.
• Familiarità - Se tu oi tuoi impiegati avete più familiarità con un altro strumento di posta elettronica (come Outlook di Microsoft), potrebbe esserci una curva di apprendimento.

Alcune situazioni in cui potresti voler utilizzare l'email di G Suite anziché la versione gratuita di Gmail includono:

• Stai personalizzando la tua piccola impresa ed è importante che il tuo indirizzo email corrisponda al tuo nuovo dominio del sito web.
• Hai dipendenti che si affidano all'e-mail per svolgere il proprio lavoro. Vuoi che utilizzino lo stesso strumento per facilitare l'allenamento.
• È necessario uno strumento di posta elettronica che includa il supporto tecnico 24 ore su 24.
• Le capacità di archiviazione degli strumenti di posta elettronica gratuiti non sono adeguate alle tue esigenze.
• La tua attività si basa molto su altri strumenti di G Suite come Documenti, Fogli o Presentazioni e desideri integrare la tua e-mail con questi strumenti.

Questi sono solo alcuni degli scenari che potrebbero indurre un'azienda a passare alla posta elettronica di G Suite.

Come registrarsi per il proprio account G Suite

Ora che abbiamo discusso alcuni dei vantaggi e degli svantaggi dell'utilizzo di G Suite (Gmail for Business), è ora di imparare come impostare il tuo account. Il primo passo è iscriversi a un account G Suite.

Passaggio 1. Scegli un'opzione G Suite a pagamento

Il primo passo per iscriverti all'email di G Suite è decidere quale livello di piano è necessario. Sono disponibili tre diversi livelli di piano, che vanno dal piano di base al piano Enterprise.

In generale, le aziende più grandi vorranno optare per il piano Enterprise, mentre le piccole e medie imprese hanno maggiori probabilità di scegliere il piano di base o aziendale.

Puoi trovare un elenco di ciascun piano all'URL: https://gsuite.google.com/pricing.html. Utilizzare la barra di scorrimento sulla destra dello schermo per rivedere le funzionalità disponibili per ciascun livello di piano.

Seleziona l'opzione G Suite giusta per te.

Quando sei pronto, fai clic su Iniziare pulsante. (Gli utenti di livello Enterprise faranno clic sul Contattaci pulsante.)

Nota: Questo tutorial si basa sul piano meno costoso, il piano di base. I passaggi descritti di seguito possono variare per altri livelli di piano.

Passaggio 2. Immettere le informazioni sul profilo aziendale

Dopo aver selezionato un livello di piano, il Iniziamo schermo potrebbe essere visualizzato se si utilizza un browser Firefox:

Gli utenti di Firefox potrebbero vedere Cominciamo schermo.

Se la Iniziamo schermo visualizza, rivedere lo schermo. Quando sei pronto, fai clic su Il prossimo pulsante. Ti verrà chiesta una serie di domande sul profilo della tua attività. Rispondi alle domande e clicca il Il prossimo pulsante per spostarsi nel questionario.

Per gli utenti con altri browser, si andrà direttamente alla schermata di un profilo:

Inserisci le informazioni del profilo per il tuo account G Suite.

Compila i seguenti campi nella schermata del profilo:

• Nome (primo e ultimo)
• Indirizzo email corrente che usi al lavoro
• Nome dell'azienda o dell'organizzazione
• Numero di dipendenti
• Contea / Regione

Al termine, fai clic su Il prossimo pulsante.

Passaggio 3. Scegli un nome di dominio personalizzato

Dopo aver completato le informazioni del tuo profilo, il Scegli un dominio schermo visualizza:

Puoi utilizzare il tuo dominio o acquistare un nuovo dominio.

Scegli tra l'utilizzo di un nome di dominio che già possiedi o l'acquisto di un nuovo nome di dominio. Fai clic a sinistra di un'opzione per selezionarla.

• Se scegli di utilizzare un nome di dominio che già possiedi, lo schermo richiede il nome del dominio.
• Se si sceglie di acquistare un nuovo nome di dominio, lo schermo chiede quale nome di dominio si desidera e ti dà l'opportunità di verificare se è disponibile. Ti viene anche chiesto di fornire le informazioni di contatto del tuo dominio.

Nota: Questo tutorial si basa sull'utilizzo di un nome di dominio che già possiedi. Se scegli di acquistare un nuovo nome di dominio da Google, i passaggi seguenti potrebbero variare.

Per ulteriori informazioni sulla scelta di un buon nome di dominio, consulta questo tutorial:

Sebbene il tutorial sia specifico per i siti personali, gran parte dei consigli riguarda anche i siti aziendali.

Quando hai finito di scegliere un nome di dominio, fai clic su Il prossimo pulsante.

Passaggio 4. Selezionare una password

Dopo aver scelto un nome di dominio, il Il tuo nuovo account G Suite appare la schermata:

Crea un nome utente e una password per il tuo indirizzo Gmail for Business.

Inizia digitando il tuo nome utente desiderato e quindi crea una password. (Ricorda questa informazione poiché la userai ogni volta che accedi al tuo account G Suite.)

Per ulteriori informazioni sulla sicurezza delle password, consulta questo tutorial:

Dopo aver creato una password, seleziona la casella accanto a Io non sono un robot. Ti verranno poste alcune domande per confermare che sei umano. Rispondi alle domande.

Passaggio 5. Accettare i Termini di G Suite

Quindi, decidi se desideri ricevere e-mail da Google e rivedere il Accordo di G Suite:

Clicca il Accetta e iscriviti pulsante per continuare.

Fare clic sul collegamento per rivedere l'accordo. Fai clic sulla casella di controllo a sinistra del link quando lo hai letto. Se desideri ricevere email da Google, fai clic anche sulla casella di controllo.

Infine, fai clic sul Accetta e iscriviti pulsante.

Se disponi di altri account Google, noterai che il nuovo nome utente dell'account G Suite viene visualizzato nell'elenco con tali account:

Fai clic sul tuo account per accedere all'e-mail di G Suite e altri strumenti di G Suite.

Fai clic sul tuo nuovo account G Suite per accedere. Una volta effettuato l'accesso, il file Benvenuto nel tuo nuovo account schermo Leggere attentamente i termini sullo schermo e fare clic su Accettare pulsante quando sei pronto.

Se fai clic sull'icona dell'utente nell'angolo in alto a destra dopo aver effettuato l'accesso al tuo account, noterai una differenza tra il tuo profilo G Suite e gli altri tuoi profili Google:

Gli utenti di G Suite sono gestiti da un amministratore.

Vedrai la frase "Questo account è gestito da [nome del dominio]"sopra il tuo nome utente. Questa frase è presente perché in G Suite puoi avere più utenti e un amministratore del sito. L'amministratore è l'utente che hai impostato nel passaggio 4 sopra.

Collegati all'email del tuo account G Suite

Ora che ti sei registrato per un account G Suite, devi assicurarti che la tua email e il tuo dominio siano connessi prima di poter accedere a Gmail for Business.

Passaggio 1. Configurare G Suite

Prima di poter inviare il tuo primo messaggio utilizzando l'email di G Suite, dovrai configurare il tuo account G Suite. Per iniziare con la configurazione, vai all'URL https://admin.google.com/

Se hai già effettuato l'accesso al tuo account G Suite, il Configura G Suite appare la schermata. (Se non hai effettuato l'accesso, fallo ora).

Se necessario, aggiungi altri utenti al tuo account G Suite.

Il Imposta un account aziendale è spuntato, perché abbiamo appena completato tale processo. Ora siamo pronti per Aggiungi persone al tuo account G Suite.

Clicca il Inizio pulsante. Il Crea la schermata degli account utente display:

Il nome utente di G Suite diventerà il loro indirizzo email di G Suite.

Al Di base livello, è possibile aggiungere fino a dieci utenti. Digitare le informazioni per il primo utente che si desidera aggiungere e fare clic su Inserisci pulsante. I nomi utente che aggiungi diventeranno l'indirizzo email dell'utente. Continua ad aggiungere utenti fino a quando tutti nella tua organizzazione che necessitano di un indirizzo email ne hanno uno.

Attenzione: Ricorda che ti viene addebitato il numero di utenti.

Dopo aver aggiunto tutti gli utenti, fai clic sulla casella di controllo nella parte inferiore dello schermo per mostrare che hai finito. Clicca il Il prossimo pulsante.

Passaggio 2. Verifica il tuo dominio

Se hai scelto di utilizzare un dominio che già possiedi, ti viene chiesto di verificare la proprietà del dominio:

Un modo per verificare la proprietà del dominio è utilizzando un meta tag.

Il primo metodo di verifica consiste nell'aggiungere un metatag. È possibile utilizzare questo metodo o è possibile fare clic Scegli un metodo diverso abbassare un menu a discesa con altri metodi di verifica:

Puoi anche verificare il tuo dominio aggiungendo un record host o caricando un file HTML.

Clicca su un metodo di verifica per selezionarlo. In questo tutorial, abbiamo scelto di Aggiungi un record host di dominio.

Il processo di verifica della proprietà del dominio varia a seconda della società di hosting del dominio.

Per istruzioni specifiche sulla verifica dei nomi di dominio per dozzine di società di hosting, visita il Centro assistenza per amministratori di G Suite. Segui le istruzioni specifiche per la verifica del nome di dominio per la tua azienda di hosting.

Passaggio 3. Configurare i record MX di Gmail for Business

Successivamente, dovrai far sapere al tuo dominio che utilizzerai Google come server di posta. Per fare ciò, modifica i record dello scambiatore di posta del tuo dominio (record MX).

Dopo aver verificato il tuo nome di dominio, il sistema ti chiede di modificare i tuoi record MX:

Queste informazioni devono corrispondere alle informazioni del record MX sul tuo account host.

Inserisci le informazioni del record MX da questa schermata nelle informazioni del record MX sul tuo account host. Ancora una volta, questo processo varia a seconda della società di hosting. Per istruzioni specifiche sulla configurazione per varie società di hosting, visita il Centro assistenza per amministratori di G Suite. Segui le istruzioni specifiche per la tua società di hosting.

Fare clic sulla casella di controllo quando il Crea nuovi record MX il processo è completo. Viene visualizzata la seguente richiesta:

Viene visualizzata una richiesta di conferma di verifica.

Clicca il Il prossimo pulsante per continuare. Ti viene richiesto di riconfermare la tua scelta di un piano di G Suite. Dopo averlo fatto, il log di G Suite si riapre:

Digita la tua password email di G Suite e fai clic registrati.

Digita la tua password e fai clic su registrati pulsante. Il Console di amministrazione schermo.

Il Admin Console è dove gestirai l'intero account G Suite ora che è stato configurato. È possibile aggiungere utenti, aggiornare il profilo aziendale, gestire la fatturazione e altro. Poiché in questo tutorial ci occupiamo solo di email di G Suite, per ora puoi uscire da questa schermata.

Assicurati di aver effettuato l'accesso al tuo account G Suite. Ora sei pronto per fare il prossimo passo, in realtà utilizzando la nuova email di G Suite (Gmail for Business).

Utilizza l'email di G Suite

Passaggio 1. Accedi all'email aziendale Gmail

Dalla barra degli indirizzi della finestra del browser, digita "gmail.com". La tua nuova casella di posta Gmail G Suite viene caricata:

La posta in arrivo della tua email di G Suite assomiglia molto a qualsiasi altra posta in arrivo di Gmail.

Come puoi vedere, la casella di posta elettronica aziendale di Gmail assomiglia molto a qualsiasi altra posta in arrivo di Gmail. In cima hai tre nuovi messaggi di benvenuto da Gmail. Nella parte inferiore, hai i link per fare clic mentre impari come personalizzare la tua casella di posta Gmail in base alle tue esigenze.

Passaggio 2. Componi il tuo primo messaggio di posta elettronica di G Suite

Una volta che hai familiarizzato con la tua casella di posta, sei pronto per comporre il tuo primo messaggio di posta elettronica. Inizia facendo clic sul Comporre pulsante nell'angolo in alto a sinistra. Il Nuovo messaggio display dei moduli:

Digita il tuo messaggio nel modulo Nuovo messaggio.

Digita il tuo messaggio nel modulo e fai clic su Inviare pulsante quando hai finito.

Per esaminare le istruzioni dettagliate su come creare e inviare i tuoi primi messaggi Gmail, consulta questo tutorial:

Conclusione

Se possiedi un'attività in crescita o se sei un utente Gmail pesante, un account Gmail gratuito potrebbe non essere sufficiente per le tue esigenze. Puoi trarre vantaggio passando a un account email G Suite (Gmail for Business).

Per iniziare a utilizzare l'email di G Suite, devi prima registrarti a G Suite. Il processo include la scelta o l'acquisto di un nome di dominio. Se decidi di utilizzare un nome di dominio che già possiedi, devi verificare la proprietà di tale dominio e configurare i suoi record MX in modo che rimandino a Gmail.

Una volta completata la procedura di configurazione di G Suite, puoi iniziare a utilizzare il tuo nuovo account email G Suite.