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Hai mai incontrato persone che amano lavorare dietro le quinte? Sono aiutanti naturali e organizzatori. Sono l'aggiunta ideale a qualsiasi squadra. Amano fare accadere grandi cose, ma non sono mai al centro dell'attenzione. Loro lasciano che i risultati che creano facciano tutti i discorsi.
I buoni sistemi di produttività sono personaggi "dietro le quinte". Ti aiutano a fare meglio il tuo lavoro e fanno succedere grandi cose. Ma loro mai diventare il vostro lavoro. Se il tuo sistema di produttività è una primadonna, è ora che tu l'abbia licenziata e ricominciata.
Diamo un'occhiata in un altro modo. Si consideri lo strumento di filosofia noto come Rasoio di Occam. William of Ockham era un filosofo del 14 ° secolo che notò che la soluzione migliore per un problema è solitamente la più semplice. Questo è certamente il caso quando si parla di produttività.
In altre parole, un buon sistema di produttività dovrebbe essere il più semplice possibile. Dovrebbe fare tutto il necessario per farlo e non di più. E non dovrebbe mai ostacolare il tuo lavoro.
Come diventi così naturalmente produttivo da essere istintivo come respirare? In primo luogo, crei un sistema di produttività che si adatta meglio alle circostanze della tua vita e che è in grado di adattarsi ai cambiamenti che si verificano nella tua vita. Secondo, trasformi i tuoi comportamenti produttivi in abitudini. In questo modo, li fai senza prestare attenzione a loro. Accadono, dietro le quinte.
Diamo un'occhiata a come è possibile sviluppare le abitudini e semplificare la produttività, passo dopo passo.
Prima di poter semplificare il tuo sistema di produttività, avrai bisogno di un sistema su cui lavorare.
Hai un paio di opzioni per trovare un sistema di base.
Potresti prendere un sistema già pronto. Abbiamo coperto molto di questa serie, inclusa la tecnica Pomodoro, Non spezzare la catena e fare le cose. Nella seconda parte di questo articolo abbiamo anche alcuni semplici sistemi di abitudini che potresti provare a provare. In alternativa, è possibile creare e modificare il proprio sistema.
Non basta scegliere un sistema e spero che funzioni per te. Trova o crea un sistema che si adatti al tuo stile di vita il più possibile. Potrebbero esserci (e probabilmente lo saranno) alcuni singhiozzi nel sistema, ma in generale dovrebbe funzionare per voi.
Una volta trovato un sistema che funziona per te, è il momento di spostare il sistema sullo sfondo della tua vita. Lo fai rendendolo automatico.
Rimani con il sistema per un paio di mesi, usandolo come meglio puoi ogni giorno. Il quotidiano parte è la chiave qui. Ciò renderà seguire il tuo sistema di produttività una parte abituale della tua vita. La professoressa ricercatrice dell'abitudine Jane Ward dice:
Se fai qualcosa ogni giorno nella stessa situazione, diventerà una reazione automatica in risposta a quei segnali situazionali, un'abitudine.
La ricerca di Ward mostra che ci vogliono in media 66 giorni per formare un'abitudine se pratichi quell'abitudine ogni giorno.
Una volta che il tuo sistema di produttività diventa un'abitudine, la seguirai istintivamente, quasi senza pensare.
Oltre ad aiutarti a sviluppare un'abitudine per la produttività, restare con il tuo sistema per due mesi ti darà una buona idea di cosa funziona nel tuo sistema e cosa potrebbe essere migliorato.
Infine, ricorda che un approccio semplice alla produttività significa mantenere il tuo processo di apprendimento il più semplice possibile. Se il tuo sistema prevede l'integrazione di diversi nuovi comportamenti nella tua vita, considera di trasformare questi comportamenti in abitudini una alla volta. In questo modo, puoi costruire abitudini una sull'altra. Dato che li stai aggiungendo a piccole dosi, è più probabile che tu ti attacchi con loro. Ci vuole più tempo, ma è più efficace.
Hai creato questo sistema di produttività perché è giusto per te. L'hai messo sull'autopilota in modo da farlo funzionare senza pensarci troppo.
Ma come hai funzionato il sistema, probabilmente hai notato cose che potrebbero essere migliorate. Questi sono gli aspetti più probabili del tuo sistema che richiedono ancora concentrazione e concentrazione. Per quanto tu desideri che siano automatici, non funzionano abbastanza per te. Sono un clunk nel tuo motore di produttività.
Forse ti dimentichi di loro metà del tempo. O forse hai scoperto che è più facile lasciarli fuori dalla tua giornata. È ora di applicare Occam's Razor al tuo sistema e iniziare a sfoltire ciò che non funziona.
Mentre lo fai, è utile seguire la filosofia giapponese del kaizen. Kaizen è giapponese per "miglioramento" o "cambio per il meglio". Quando segui la filosofia di kaizen, fai piccoli cambiamenti incrementali. Nel corso del tempo, questi piccoli cambiamenti si accumulano, che è un modo per scoprire che hai fatto un grande cambiamento senza rendersi conto di quanto lontano sei arrivato.
Per iniziare il processo di semplificazione, prendi l'unico aspetto del tuo sistema che ti causa più fastidio. Chiedilo a te stesso:
Mentre ti eserciti su varie iterazioni, otterrai un sistema super-semplice che si adatta come un guanto.
Ti stai chiedendo quale potrebbe essere il sistema che sviluppi? Diamo un'occhiata ad alcuni esempi.
La semplicità è una cosa bellissima. Quando riduci il tuo sistema di produttività alla sua essenza, ti verrà in mente qualcosa di assolutamente unico. È giusto per te-ma sarebbe anche molto utile per le altre persone vedere come fai le cose.
Ecco tre esempi di sistemi di produttività semplificati. Lascia che ti ispirino mentre crei il tuo sistema. Potresti persino usarne uno come base per il tuo sistema.
Uno dei sistemi di produttività semplificata più conosciuti è quello di Leo Babauta Zen to Done (ZTD). Babauta ha creato ZTD modificando il sistema Getting Things Done (GTD) per adattarsi alla sua vita.
ZTD ha affrontato i problemi specifici che Babauta ha avuto con GTD. Questi erano:
ZTD è simile a GTD. Tre aspetti di ZTD che non abbiamo trattato in questa serie di produttività includono:
Utilizzare un semplice taccuino o un indice per i propri elenchi o utilizzare il programma di elenco più semplice possibile. Non hai bisogno di un pianificatore o di un PDA o di Outlook.
Puoi leggere una panoramica completa del sistema ZTD.
I kanban sono stati sviluppati dalla casa automobilistica giapponese Toyota come strumento visivo per mostrare quale lavoro veniva svolto e cosa ancora si doveva fare. (Per inciso, la Toyota era almeno in parte responsabile della divulgazione del concetto di kaizen.)
Come tale, il Kanban personale il sistema prevede la creazione di uno strumento visivo, in modo che tu possa vedere il tuo lavoro in corso. In fondo, il sistema ha solo due regole:
Visualizzando il tuo lavoro, ti concentri su ciò che deve fare e su cosa stai lavorando. Vedi anche ciò che hai raggiunto, il che ti aiuta a mantenere una mentalità positiva.
Puoi creare il tuo Kanban personale nel modo che preferisci-compresi i disegni Detto questo, un Kanban personale in genere significa scrivere ciascuna delle tue attività (Works in Progress / WIP) su una nota post-it. Le tue note post-it sono quindi organizzate in tre colonne:
Questo è tutto! Ovviamente è possibile modificare le colonne in base alle proprie esigenze o modificare il sistema nel modo desiderato.
Puoi leggere ulteriori informazioni su Kanban personale, comprese le idee per svilupparlo nel tuo sistema.
Riempi un secchio di sabbia e scoprirai che non c'è spazio per nient'altro-certamente non grandi rocce. Riempi un secchio con grandi rocce e c'è ancora molto spazio per la sabbia.
Stephen R. Covey, autore di Le 7 abitudini di persone altamente efficaci reso popolare l'idea di grandi rocce nella produttività. Covey scrive:
Quali sono le grandi pietre nella tua vita? Un progetto che vuoi realizzare? Tempo con i tuoi cari? La tua fede, la tua educazione, le tue finanze? Una causa? Insegnare o tutorare gli altri? Ricordati di mettere queste Big Rocks in primo piano o non le troverai mai.
Il concetto è stato ulteriormente sviluppato da Leo Babauta (di fama ZTD). Raccomanda di avere un compito "big rock" al giorno e concentrarsi su quel compito prima di fare qualsiasi altra cosa. Quindi puoi passare alle attività di ghiaia e sabbia.
Questo approccio è recentemente riemerso come la regola 1-3-5. Il fondatore di The Daily Muse, Alex Cavoulacos, spiega come funziona:
In un dato giorno, supponi di poter realizzare solo una cosa grande, tre cose medie e cinque piccole cose. Prima di lasciare il lavoro, prendi qualche minuto per definire il tuo 1-3-5 per il giorno successivo, in modo da essere pronto a scendere a terra al mattino. Se la tua posizione è quella in cui ogni giorno porta molte attività inaspettate, prova a lasciare vuote una media e due piccole attività, in preparazione per le richieste dell'ultimo minuto del tuo capo.
Limitando la tua lista di cose da fare in questo modo, migliori le tue possibilità di superarla. Dopo ciò, il successo si basa sul successo.
Ora che hai qualche idea su come potrebbe essere un sistema di produttività semplificato, divertiti a sviluppare il tuo!
Graphic Credit: Lotus Flower disegnato da Carlos Andujar del Progetto Noun.
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