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È mai successo a te?
Inviate un'e-mail importante, in attesa di una risposta rapida. Ma ... il tempo passa e niente. Dopo un po ', inizi a chiedersi se il tuo destinatario abbia mai letto l'e-mail. Non c'è modo di sapere se una e-mail è stata letta, o c'è?
Fortunatamente, ci sono due modi per dire se una e-mail è stata aperta e letta:
Qualcuno ha aperto e letto la tua email importante? Sai come controllare? (fonte grafica)In questo articolo, discuteremo entrambi i metodi di tracciamento della posta elettronica. Elencheremo alcuni dei pro e contro dell'utilizzo dei messaggi di ricevuta di ritorno o di uno strumento di monitoraggio della posta elettronica. Scoprirai inoltre come verificare se qualcuno legge la tua email utilizzando i servizi di posta elettronica comuni. Infine, ti forniremo una breve panoramica di sette strumenti di monitoraggio della posta elettronica più diffusi.
Prima di approfondire questo tutorial, per prima cosa prendi i consigli e le strategie professionali di killer nel nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Riprendi il controllo della tua casella di posta e migliora la tua produttività.
Ora passiamo al tutorial di oggi e impariamo diversi modi per aiutarti a sapere quando qualcuno ha aperto e letto le tue email importanti. Innanzitutto, esamineremo le ricevute di ritorno della posta elettronica:
Scoprire se qualcuno ha aperto e letto la tua email può sembrare qualcosa che ti piacerebbe usare sempre. Dopotutto, non sei curioso? Gli strumenti di tracciamento delle e-mail sono anche apprezzati dai professionisti delle vendite.
Ma se si utilizza la funzionalità di ricevuta di ritorno del sistema di posta elettronica o uno strumento aggiuntivo, ci sono alcuni inconvenienti. Innanzitutto, esaminiamo alcuni inconvenienti relativi all'utilizzo della funzionalità di ricevuta di ritorno dell'email nativa:
I seguenti inconvenienti si applicano all'utilizzo di una funzione di ricevuta di ritorno della posta elettronica nativa o di uno strumento di monitoraggio della posta elettronica:
Richieste di ricevuta di ritorno e tracciamento delle e-mail non funzionano per ogni situazione. Ci sono alcune circostanze, tuttavia, quando una richiesta di reso via email potrebbe essere appropriata. È particolarmente adatto per messaggi urgenti o messaggi quando è necessario sapere se il messaggio è stato ricevuto. Per esempio:
Per casi come questi, i messaggi di ricevuta di ritorno e il monitoraggio della posta elettronica possono essere uno strumento prezioso per la tua attività. Probabilmente puoi pensare ai tuoi esempi quando potresti aver bisogno di sapere se qualcuno ha aperto un'email che hai inviato. Basta ricordare gli svantaggi. Se decidi di inviare una richiesta di ricevuta di ritorno o di utilizzare uno strumento di monitoraggio della posta elettronica, assicurati che la situazione lo giustifichi.
Il primo modo per scoprire se qualcuno ha aperto la tua e-mail è chiedendo una ricevuta di ritorno tramite il tuo servizio di posta elettronica. In questa sezione, vedremo come funziona la funzione di ricevuta di ritorno in Microsoft Outlook e quindi esamineremo come funziona in GSuite Gmail. Per prima cosa, diamo un'occhiata a Outlook:
Outlook offre due diverse opzioni per richiedere una ricevuta di ritorno:
Con la prima opzione, si riceve una notifica quando una e-mail è stata consegnata al destinatario. Naturalmente, solo perché il messaggio è consegnato non significa che sia stato letto. Il messaggio potrebbe non essere aperto nella posta in arrivo di qualcuno e non lo sapresti.
Il che ci porta alla prossima opzione di ricevuta di ritorno in Outlook. Con la seconda opzione, al destinatario viene richiesto di inviare una notifica quando aprono l'e-mail.
Se si decide di utilizzare la funzionalità di ricevuta di ritorno in Outlook, fare clic su Opzioni nel menu principale mentre stai componendo il tuo messaggio. Appare un sottomenu con varie opzioni:
Come verificare se un'email è stata letta in Outlook.Per richiedere una ricevuta di consegna quando viene inviato il messaggio, fare clic sulla casella di controllo a sinistra di Richiedi una ricevuta di consegna. Per richiedere una ricevuta quando il tuo messaggio è aperto, fai clic sulla casella di controllo a sinistra di Richiedi una ricevuta di lettura opzione. Puoi selezionare entrambe le opzioni se lo desideri.
Ora invia il tuo messaggio come al solito. Se hai selezionato Richiedi una ricevuta di lettura, al destinatario verrà richiesto di inviare una notifica quando aprono il messaggio. Se rispondono sì al prompt riceverai una conferma di lettura, un breve messaggio per informarti che il tuo messaggio originale è stato letto.
Puoi anche usare puntamento opzioni per automatizzare il modo in cui Outlook gestisce le ricevute dei messaggi per i messaggi in uscita e in entrata. Per suggerimenti utili su come gestire meglio la posta in arrivo di Outlook, consulta il nostro tutorial:
Ora vediamo come gli handle di email di GSuite restituiscono le ricevute:
La versione gratuita di Gmail non include la funzione di ricevuta di ritorno. La funzione è, tuttavia, disponibile tramite GSuite. Per utilizzare la funzione di ricevuta di ritorno in GSuite Gmail, devi prima abilitarlo.
Per attivare la funzione di ricevuta di ritorno, vai al tuo Console di amministrazione di GSuite. Selezionare App> GSuite> Impostazioni per Gmail> Impostazioni avanzate. Il Impostazioni avanzate schermo Usa la barra di scorrimento sulla destra dello schermo per scorrere verso il basso Invia e-mail alle ricevute opzione:
Attiva Leggi ricevuta in GSuite Gmial.Fai clic sul pulsante di attivazione a sinistra di Permetti alle e-mail di leggere le ricevute di essere inviate a tutti gli indirizzi nella mia organizzazione così come i seguenti indirizzi e-mail. Quando questa opzione è attivata, gli utenti della tua organizzazione possono richiedere e restituire le ricevute via email.
Nota: Se non sei l'amministratore di GSuite, non sarai in grado di attivare questa funzione da solo. Chiedi all'amministratore di GSuite di accenderlo.
Una volta il Leggi ricevuta la funzionalità è attivata, è sufficiente digitare la tua e-mail come al solito. Al termine, fai clic sulla freccia giù nell'angolo in basso a destra per visualizzare un menu a comparsa:
Come sapere se un'email è stata letta in Gmail.Clicca il Richiedi conferma di lettura opzione dal menu popup. Quando sei pronto, fai clic su Inviare pulsante per inviare la tua email come al solito. Al destinatario verrà richiesto di inviare una ricevuta quando aprono il messaggio.
Se non hai familiarità con GSuite, puoi imparare come iniziare con questo tutorial:
Come hai appena appreso, l'utilizzo di una funzione di ricevuta di ritorno dell'email nativa potrebbe non essere il metodo più affidabile per dire se il tuo messaggio è stato ricevuto. Tuttavia, se solo occasionalmente hai bisogno di sapere se la tua e-mail è stata letta, probabilmente è sufficiente.
Ma forse hai bisogno di un modo più affidabile per scoprire se i tuoi destinatari di e-mail leggono i messaggi che invii loro. O forse sei preoccupato di come verrà percepita la tua ricevuta di ritorno.
C'è un modo per aggirare quelle preoccupazioni. Esistono numerose estensioni che forniscono una funzionalità affidabile di tracciamento della posta elettronica. Spesso, la funzione di tracciamento funziona senza che il destinatario si accorga che i tuoi messaggi vengono tracciati.
In questa sezione, esamineremo sette strumenti di monitoraggio email popolari:
Nota: Alcuni strumenti avevano una versione gratuita disponibile. Essere consapevoli del fatto che alcune (ma non tutte) versioni libere aggiungono automaticamente una frase "inviato con [nome azienda]" alle e-mail inviate tramite tale strumento. Si noti inoltre che alcuni di questi strumenti includono più del tracciamento delle e-mail, ma poiché il focus di questo articolo è sul monitoraggio delle e-mail che è anche il fulcro di queste panoramiche.
Usa ContactMonkey per scoprire chi sta aprendo i tuoi messaggi e-mail.Non solo puoi scoprire chi sta aprendo i tuoi messaggi e-mail, puoi anche monitorare chi fa clic su qualsiasi link all'interno dei messaggi. Utilizza ContactMonkey con il tuo sistema di posta Outlook o Gmail. Questo strumento si integra con il popolare strumento CRM, SalesForce.
Una notifica viene visualizzata sul desktop ogni volta che viene aperto un messaggio o viene fatto clic su un collegamento. ContactMonkey include anche una dashboard con statistiche e statistiche di posta elettronica.
Scegli come ricevere le notifiche di e-mail in lettura con HubSpot Sales.HubSpot Sales include un tracker e-mail. L'aspetto del monitoraggio e-mail dello strumento ti consente di sapere immediatamente quando viene aperta un'e-mail, quando il destinatario dell'email fa clic su un link o quando apre un allegato. Puoi anche vedere se l'email è stata rivista (riaperta)
Scegli come ricevere le notifiche delle e-mail in lettura. Visualizzali da HubSpot Sales, dal tuo browser, dal tuo desktop o dal tuo CRM. HubSpot Sales funziona con Gmail, GSuite, Outlook o Office 365 per Windows.
Vedi a colpo d'occhio se il tuo messaggio è stato aperto.MailTrack è un'estensione per Chrome, Firefox e Opera che funziona con le caselle di posta di Google e Gmail per tracciare i messaggi inviati.
Puoi vedere a colpo d'occhio se è stato ricevuto un messaggio e-mail e se è stato aperto. I messaggi di posta elettronica aperti hanno un doppio controllo nella cartella Posta inviata. Fai clic sui segni di spunta per sapere quando e come è stato aperto il tuo messaggio.
Se un messaggio è stato inviato a un gruppo, puoi vedere quali membri del gruppo l'hanno aperto.MixMax ti consente di vedere se la tua e-mail è stata aperta, quando è stata aperta e quante volte è stata aperta una e-mail. Se il messaggio è stato inviato a un gruppo, puoi vedere quali membri del gruppo hanno aperto il messaggio.
L'app include un'ampia varietà di strumenti di vendita, come la possibilità di programmare riunioni, oltre alla possibilità di tenere traccia delle e-mail. Questo strumento funziona con Gmail e Google Inbox. Lo strumento si integra anche con il CRM, Salesforce.
Utilizza il grafico per conoscere i tuoi messaggi visualizzati.Streak funziona come un CRM da Gmail. Le sue capacità di tracciamento delle e-mail sono incluse come parte dei suoi potenti strumenti di posta elettronica. Questo strumento ti fornisce un grafico delle tue visualizzazioni dei messaggi.
L'interfaccia include un elenco di ogni volta che il messaggio è stato letto e il tipo di dispositivo utilizzato dal destinatario per leggere il messaggio. Puoi anche usare Streak per conoscere il vicinato del destinatario dell'e-mail.
ToutApp funziona con il tuo sistema telefonico.ToutApp è progettato come uno strumento di vendita che include funzionalità di tracciamento della posta elettronica. Lo strumento funziona sia con Gmail che con Outlook. Lo strumento integra anche il tuo sistema telefonico. L'interfaccia mostra dove, quando e con che frequenza i destinatari interagiscono con le e-mail inviate. ToutApp ti consente anche di sapere se è stata inoltrata un'email.
Questa app è progettata per essere utilizzata da un team, quindi include anche molte funzionalità del team.
Riceverai un avviso ogni volta che viene aperta un'email.Yesware funziona con un'ampia varietà di sistemi di posta elettronica inclusi: Gmail, GSuite e Office 365.
Riceverai un avviso ogni volta che viene aperta una delle email inviate. Puoi vedere dove, quando e con quale dispositivo è stata aperta l'e-mail. Puoi anche sapere se il tuo destinatario ha visualizzato gli allegati e-mail o se ha risposto a un messaggio. Puoi anche scoprire quale indirizzo IP è stato utilizzato dal destinatario per aprire l'email.
In questo articolo, hai imparato come sapere se qualcuno ha aperto la tua email. Abbiamo discusso i vantaggi e gli svantaggi dell'utilizzo di funzionalità di ricezione di ritorno o di tracciamento delle e-mail per sapere se la tua e-mail è stata letta.
Hai anche imparato a capire se la tua e-mail è stata letta in GSuite Gmail e come controllare se e la posta elettronica è stata letta anche in Outlook. Infine, ti abbiamo fornito una breve panoramica di sette tra le più popolari applicazioni e strumenti di monitoraggio della posta elettronica.
Se hai bisogno di sapere se la tua email è stata letta, sai come scoprirlo.
Se ti affidi molto all'e-mail per la tua attività, potresti voler rivedere le nostre serie su Scrivi e-mail commerciali efficaci, come questi utili post:
Inoltre, per suggerimenti su come gestire meglio la tua casella di posta elettronica, scarica il nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Mantieniti aggiornato sui tuoi messaggi più importanti e migliora la produttività della posta elettronica.
Come tieni in cima ai tuoi messaggi più importanti? Controllate se qualcuno ha aperto e letto le vostre e-mail? In tal caso, qual è il tuo approccio o strumento preferito? Fateci sapere nei commenti.
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