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Per la maggior parte dei professionisti, dovrai creare una presentazione di PowerPoint almeno una volta nella tua carriera.
Presentare, come con altre "soft skills" (come comunicazione, leadership e negoziazione), è ormai un must per la maggior parte dei ruoli sul posto di lavoro. Per questo motivo, è importante imparare come creare presentazioni avvincenti, anche se non sei un presentatore, un oratore o un designer esperto.
Scopri sei passaggi che ti aiuteranno a migliorare il tuo gioco di presentazione.
Ma, prima di farlo, assicurati di scaricare il nostro eBook gratuito: la guida completa per fare grandi presentazioni. È ricco di strategie professionali per aiutarti a padroneggiare il processo di presentazione completo.
Ora esaminiamo questo tutorial. Scopri come creare una presentazione di PowerPoint più persuasiva che catturi l'attenzione del pubblico e portali all'azione:
Una cosa che devi tenere a mente mentre stai pianificando la tua presentazione è come iniziare. Non è necessario scrivere l'inizio proprio ora, ma durante tutto il processo di pianificazione, devi essere alla ricerca del gancio della tua presentazione.
Questo hook è cruciale perché con un inizio forte, puoi attirare i tuoi ascoltatori. Senza un gancio, ci vorrà un po 'per adattarsi a essere ricettivi al tuo messaggio. Ecco alcune caratteristiche che fanno un gancio forte:
Quando sentono il tuo gancio, dovrebbe costringerli a concentrarsi sulla presentazione e aspettare in anticipo ciò che dirai dopo. Ciò significa che dovrebbe essere breve e al punto.
Rendi il tuo pubblico al centro della tua presentazione.È anche bello iniziare affrontando le preoccupazioni più urgenti del tuo pubblico in anticipo. Se stai dando una presentazione ai proprietari di piccole imprese su come possono ottenere più clienti, puoi iniziare con qualcosa come:
Sei qui perché, ad un certo punto, hai guardato le tue vendite e pensato: "Avrei potuto fare meglio".
Affrontare le loro preoccupazioni principali, specialmente se è emotivamente forte, ricorda loro ciò che è in gioco. Ancora più importante, stai suggerendo di capire da dove provengono.
Partire da una domanda porta il pubblico a cercare di trovare la risposta nella propria testa. È anche una buona idea porre una domanda che spinga le persone ad alzare la mano o interagire con te in qualche modo in modo che si sentano maggiormente coinvolti nella presentazione. Dato l'esempio sopra, un inizio alternativo sarebbe chiedere
Quanti di voi hanno guardato le vostre vendite lo scorso mese e si sono sentiti delusi?
Se vuoi dare un'occhiata più profonda alla creazione di un gancio forte, puoi dare un'occhiata a questa guida per scrivere discorsi che attirano l'attenzione:
Un errore comune che i relatori fanno è concentrarsi principalmente sulle proprie idee e storie. A meno che tu non leghi queste cose ai bisogni del pubblico, potrebbero finire per annoiarsi, distrarsi o, peggio, potrebbero persino andarsene.
Per evitare ciò, metti al primo posto il tuo pubblico. Prima di iniziare a scrivere la tua presentazione, è meglio chiarire chi è il tuo pubblico e quali sono le loro esigenze e aspettative. Mentre scrivi la tua presentazione, poni le seguenti domande:
Rispondere a queste domande può aiutarti a creare una presentazione che sia il più coinvolgente possibile per il tuo pubblico.
Mentre sviluppi i punti della tua presentazione, tieni presente il vecchio detto "Mostra, non dire". Anziché limitarti a enunciare i tuoi punti in modo pratico, trova i modi per liberarli attraverso metafore o storie. Questo renderà le tue idee più importanti più facili da capire e ricordare.
Un altro vantaggio nel pensare a metafore e storie è che più la metafora è visiva, più facile per voi scegliere foto e grafica per andare con la presentazione.
Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a trovare metafore e storie che puoi utilizzare:
Per ogni punto cruciale che offri, pensa ad alcune storie della storia, casi di studio o alla tua esperienza personale che possono aiutare il tuo pubblico a vedere il punto in un contesto più completo.
Se hai intenzione di presentare alla tua azienda i pericoli del cattivo supporto dei clienti, raccontare le tue storie horror di cattivo supporto ai clienti che ti hanno portato a cambiare marca. Se stai presentando a un cliente i pericoli di non riuscire a mantenere sicuro il loro sito web, cerca case study o notizie su aziende che hanno chiuso negozi o clienti persi a causa di questo.
Puoi anche usare esempi storici. Libri come "The 33 Strategies of War" di Robert Greene o "The Lean Startup" di Eric Ries utilizzano storie e figure della storia per illustrare i loro punti. "The Lean Startup" va anche nel percorso personale raccontando storie della propria esperienza di Ries con la sua startup.
La ricerca psicologica ci mostra che le storie non devono essere reali per essere persuasive, persino la finzione o una simulazione possono essere potenti. Ad esempio, una delle scene più emozionanti nel documentario / presentazione "An Inconvenient Truth" è quella di un orso polare CGI che nuota in un oceano infinito, senza ghiaccio su cui appoggiarsi. Puoi anche usare scene e personaggi di film e televisione popolari per illustrare il tuo punto. L'importante è che il pubblico lo capisca e lo ricordi.
Mentre stai pensando in termini di immagini e storie, potrebbe anche aiutarti a creare uno storyboard di base dell'intera presentazione. Questo è utile per impostare alcuni primi piani su come apparirà la tua presentazione, non solo in termini di foto e grafica, ma anche il layout del testo e il modo in cui le diapositive appaiono quando vengono visualizzate una dopo l'altra.
Scegliere il tuo modello PPT e creare le tue diapositive è il quinto passo di questa lista, piuttosto che la prima, e per una buona ragione. Il contenuto della presentazione dovrebbe venire prima. Quando inizi, è facile rimanere impigliati nella scelta di modelli, caratteri e grafica e nella disposizione di tutti gli elementi delle diapositive. Tuttavia, senza contenuti forti che attraggono il tuo pubblico, non importa quanto siano belle e ben progettate le tue diapositive.
Quando sei pronto a scegliere i tuoi modelli qui ci sono alcuni criteri da osservare:
Per quanto possibile, evitare di utilizzare i modelli di stock più comuni che le persone utilizzano. Questi sono in genere quelli che vengono con PowerPoint per impostazione predefinita. Quando si utilizza un modello che tutti hanno visto più e più volte, potrebbero presumere che la presentazione sia altrettanto prevedibile e normale che smetterà di prestare attenzione non appena vedono la prima diapositiva. Invece, scegli un modello unico e ben progettato.
Ci sono nuovi modelli di PowerPoint che vengono aggiunti regolarmente al nostro sito web GraphicRiver, offrendoti numerosi stili e nuove opzioni di design tra cui scegliere. Ecco alcuni esempi di tendenza:
Tendenza dei temi di PowerPoint da Graphic River: Materiale Modello di presentazione PowerPoint (a sinistra) e Se7en Powerpoint Template (a destra).Quando provi i modelli, prova a ridurre le loro dimensioni sullo schermo. Puoi leggere il testo senza sforzo? Se stai presentando a un vasto pubblico, è importante che tutti possano leggere qualsiasi testo sulle diapositive, specialmente quelle persone sedute dietro o quelle con problemi di vista.
Dal momento che userete storie e metafore nella vostra presentazione, è meglio accompagnare quelli con foto o grafica che catturino pienamente l'idea. Queste immagini possono anche rompere la monotonia da troppe diapositive consecutive che sono solo testo.
Se si desidera una vasta raccolta di foto professionali gratuite di stock da scegliere, provare a cercare PhotoDune o sfogliare la nostra galleria di fotografia autentica di Envato Unstock.
Ora che le immagini e il testo della presentazione sono pronti, è tempo di fare pratica. Stai praticando per diversi motivi. Per prima cosa, assicurati che la tua presentazione rientri nei tempi di presentazione assegnati. Personalmente, ho parlato in una manciata di eventi in cui alcuni oratori hanno fatto gli straordinari, monopolizzando il tempo assegnato agli altri oratori e alle loro sessioni di domande e risposte.
Anche gli straordinari potrebbero influire sui tempi e sulla durata delle interruzioni. Considera questi costi se sei tentato di rendere la presentazione più lunga di quanto dovrebbe essere o se vuoi saltare del tutto la pratica. Non vuoi essere l'oratore che tutti nell'evento finiscono per risentirsi. Invece, mantieni la tua presentazione compatta.
Ancora più importante, ti stai esercitando per ottenere feedback. Usa questa opportunità per registrare un video di te stesso che parla. Quindi, prova a valutare il tuo rendimento nel video. Parli ad un ritmo abbastanza buono da essere compreso? Usi diverse tonalità per dare enfasi? Ti sembra sicuro? Puoi anche mostrare il video ad alcuni colleghi fidati e ottenere il loro feedback costruttivo. Potrebbe sembrare spaventoso farlo, ma è meglio commettere errori in uno spazio sicuro con persone di cui ti fidi piuttosto che nella presentazione vera e propria.
Per ogni run-through della presentazione, imposta uno specifico obiettivo di miglioramento in base alle tue osservazioni o al feedback che ottieni. Dovresti parlare più lentamente? Dovresti parlare più forte? La tua presentazione sembrerebbe più coinvolgente se spostassi le mani? Facendo questo tipo di pratica deliberata, ti ritroverai con uno stile di presentazione notevolmente migliorato, non importa quanto fossi complicato quando hai iniziato.
Avere contenuti e design convincenti per la tua presentazione è buono, ma per renderlo perfetto, assicurati che sia lucido. Ecco alcuni ultimi ritocchi che puoi applicare alla tua presentazione mentre stai finendo:
Assicurati che tutti gli elementi di ciascuna diapositiva siano allineati correttamente. Ciò mantiene l'equilibrio e la simmetria del testo e della grafica. Gli allineamenti sono regolati di una diapositiva alla volta. Innanzitutto, per ciascuna diapositiva che desideri regolare, seleziona tutti gli oggetti. Quindi, da PowerPoint Formato scheda, selezionare Allineare. Questo farà cadere un menu di opzioni di allineamento. Clic Allinea gli oggetti selezionati. Quando il Allineare il menu si chiude, riaprilo, quindi seleziona il tipo di allineamento che funziona meglio per quella diapositiva. Ad esempio, se si desidera che le cose siano centrate correttamente, fare clic su Allinea al centro.
È possibile che l'attrezzatura che utilizzerai il giorno della presentazione potrebbe non avere gli stessi caratteri che hai utilizzato durante la progettazione della presentazione. Per evitare tali errori tipografici, incorporare i caratteri scelti all'interno della presentazione.
Per fare questo, andare al File scheda quindi fare clic Opzioni. Quando il Opzioni il menu si avvia, fare clic su Salvare opzione dal menu a sinistra. Scorri verso il basso finché non vedi la casella di spunta contrassegnata Incorporare i caratteri nel file. Seleziona questa casella e scegli il tipo di incorporamento che desideri. Questo assicurerà che quando apri la presentazione, il testo verrà visualizzato mentre lo hai progettato, anche se il dispositivo che lo visualizza non ha i caratteri che hai usato.
Un altro modo per assicurarti che le tue diapositive siano uguali a prescindere dal dispositivo che le visualizza è da esportare in PDF o JPEG. Quando invii o porti i tuoi file nella sede, assicurati di salvarli in PPT, PDF e JPG come piano di emergenza nel caso in cui ci siano alcuni problemi software o hardware che impediscono la visualizzazione corretta del file PPT.
Fai una corsa attraverso i tuoi segnali. Per le tue ultime sessioni di allenamento, assicurati di includere i tuoi slider durante le prove. Sarà scomodo, confuso o disturbante per te e il tuo pubblico se devi continuare a guardare le tue diapositive dietro di te mentre stai presentando.
Segui i suggerimenti che hai appreso in questo articolo ulteriormente con il nostro nuovo eBook: la guida completa per realizzare grandi presentazioni. Scaricalo ora GRATIS con un abbonamento alla newsletter di Tuts + Business.
Ti aiuterà a guidarti attraverso il processo di presentazione completo. Impara come scrivere la tua presentazione, disegnala come un professionista e preparala per presentarla con potenza.
Dalla pianificazione del tuo hook, alla creazione di metafore e alla scelta del modello PPT giusto, la creazione di una presentazione persuasiva sembra un sacco di lavoro. La buona notizia è che se lo fai bene, nessuno di questi lavori andrà sprecato.
In effetti, sarà uno spreco più grande di un'opportunità se si "spalancherebbe". Passando abbastanza tempo a preparare il messaggio, i contenuti, il design e la consegna della presentazione, puoi essere sicuro che il tuo pubblico apprezzerà e sarà persuaso dalla tua presentazione finale.
Puoi risparmiare tempo scegliendo un ottimo modello PowerPoint e personalizzandolo rapidamente con un flusso di lavoro professionale.
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