Come documenti OCR gratuiti in Google Drive

Google Drive rende indolore la carta bianca. I suoi documenti collaborativi, fogli di lavoro e presentazioni aiutano già a ridurre l'uso della carta, ma la sua funzione OCR aiuta a ridurre ulteriormente il disordine della carta. 

OCR, o Optical Character Recognition, è la tecnologia più importante per aiutarti a diventare senza carta. I documenti scansionati da soli sono solo immagini glorificate dei tuoi documenti, ma consentono al tuo computer di riconoscere il testo e diventano immediatamente più utili. Abbiamo già visto come i documenti OCR in Adobe Acrobat:

Abbiamo cercato di trasformare i file PDF in documenti che puoi modificare anche in Word:

Ora se non hai una copia di Acrobat o Word, c'è un'opzione ancora migliore: Google Drive. Include uno strumento OCR gratuito poco conosciuto che è un convertitore di immagini e testo potente e facile da usare. 

In questo tutorial, esamineremo cos'è il processo OCR di Google Drive e semplici passaggi per iniziare a utilizzarlo. Ti mostrerò come utilizzare Google Drive per convertire rapidamente le tue immagini scansionate e i documenti PDF in file di testo modificabili online.

1. Scansione dei documenti per OCR

Il primo passo e il passo più importante in OCR è trovare i PDF o le immagini che si desidera convertire in file di testo. Google Drive attualmente supporta OCR per file .jpg, .gif, .png e PDF con dimensioni fino a 2 MB. 

Suggerimento Pro: Se si desidera convertire più pagine in testo, il formato PDF è il più efficiente in quanto tutte le pagine possono essere caricate in un unico batch.

Preparare i file correttamente per OCR

Esistono alcune regole pratiche per ottenere risultati ottimali dall'OCR in Google Drive. Assicurati che il tuo file sia ad alta risoluzione con contrasti chiari e illuminazione uniforme: questi sono di gran lunga i fattori più importanti per garantire una conversione corretta.

Per i migliori risultati, usa un font standard come Helvetica. Stai lontano da caratteri troppo stilizzati o effetti di testo.

Inoltre, assicurati che il testo che stai scannerizzando sia orizzontale e legga da sinistra a destra. I caratteri tipografici standard, come Helvetica e Times New Roman, produrranno risultati migliori di quelli più oscuri. Se hai un documento che è illeggibile, puoi comunque provare a eseguire l'OCR, ma i risultati probabilmente non saranno così belli.

Mentre Google Drive supporta l'OCR per molte lingue diverse, l'OCR su lingue che utilizzano set di caratteri non latini può essere bug e potrebbe non produrre risultati desiderabili.

Raccogli le tue scansioni e file PDF

Se i tuoi file sono sul tuo computer, assicurati che il loro formato file sia uno di quelli supportati da Google Drive. Se il documento o la foto che si desidera utilizzare sono fisici, digitalizzarli sul computer. Ci sono un paio di buone opzioni da usare:  

• Se possiedi uno scanner, puoi utilizzare programmi come Doxie o altri software di scanner per digitalizzarli per il caricamento in Google Drive.
• Se non si dispone di uno scanner, è possibile utilizzare il telefono al posto di uno. Nell'App Store ci sono diverse app che "scansionano" documenti fisici in PDF puliti usando la fotocamera di un telefono. 

Ad esempio, Evernote's Scannable è solo una delle diverse app che ti consente di scansionare documenti con il tuo smartphone. Per ulteriori informazioni su Evernote, consulta il tutorial:

Dopo aver effettuato la scansione e trasformato in un PDF pulito, il risultato dovrebbe essere simile a questo per iniziare:

Un file PDF come visualizzato in Adobe Acrobat Reader.

Con il tuo PDF o l'immagine acquisita pronta nel formato corretto, ora vediamo come caricare i tuoi file per OCR con Google Drive. 

2. Carica i tuoi file su Google Drive per OCR

È semplice convertire i file PDF e di immagine in testo in Google Drive utilizzando la sua funzione OCR. Diamo un'occhiata a come farlo rapidamente.

Per aggiungere i tuoi documenti a Google Drive per ottenerli OCR, accedi al tuo account Google Drive. Sul Mio disco pagina, fare clic su Mio disco pulsante accanto al Nuovo pulsante sul lato sinistro della pagina. Selezionare Caricare files.

Utilizza l'opzione Carica file per caricare un file su Google Drive.

Utilizzare il Caricare files opzione per caricare un file su Google Drive. Trova il file che vuoi convertire da PDF o immagine in testo. Clicca il Aperto pulsante.

Carica i file su Google Drive.

Il documento ora viene visualizzato nel tuo Google Drive. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento per visualizzare un menu a discesa.

Apri il tuo file con Google Documenti.

Clicca il Aperto con opzione e clicca documenti Google. Durante il download del file viene visualizzata l'icona di un foglio. Google sta ora convertendo il tuo file PDF o immagine in testo con OCR.

Il file viene scaricato e convertito da PDF o immagine in testo.

Il file si aprirà in Google Documenti con il PDF convertito in testo, ma con poca formattazione applicata. Ora puoi modificare e formattare il nuovo file di testo come preferisci.

Il file convertito dopo l'applicazione dell'OCR in Google Drive risulta non formattato.

Fortunatamente, le modifiche possono essere facilmente apportate a causa del fatto che il testo è modificabile. Puoi utilizzare gli stessi passaggi per l'OCR di un file immagine utilizzando anche Google Drive.

Conversione di immagini in testo in Google Drive

Puoi rapidamente acquisire le tue scansioni di immagini in Google Drive per convertirle in testo utilizzando la stessa procedura di cui sopra.

Ecco un'immagine jpg del testo con cui abbiamo lavorato prima di importarla in Google Drive:

Un file immagine .jpg prima di utilizzare Google Drive per OCR.

Ecco lo stesso file di immagine dopo averlo aperto con Google Documenti in Google Drive:

.l'immagine jpg dopo l'OCR lo copre in testo in Google Drive.

Si noti che l'immagine originale appare sopra la linea. Il testo modificabile è sotto la linea. 

La funzione OCR di Google Drive è potente e facile da utilizzare, puoi acquisire rapidamente una scansione immagine o PDF e convertirla in un documento di testo. Dopo aver aggiunto il file di testo convertito a Google Drive, ora hai accesso a tutte le potenti funzionalità di gestione dei documenti disponibili.

3. Gestione dei documenti OCR in Google Drive

Un enorme vantaggio dell'utilizzo dell'OCR in Google Drive è la possibilità di condividere facilmente il nuovo documento con chiunque tu voglia. Per farlo, vai su File> Condividi, e puoi aggiungere collaboratori condividendo un link o inviando un invito via email. Puoi anche fare clic sul Condividere pulsante in alto a destra dello schermo.

Un altro modo per gestire il documento dopo averlo convertito con OCR è esportarlo in un altro formato.

Il documento OCR può essere esportato in un formato diverso.

Il documento OCR può essere esportato come documento di testo modificabile, come un documento di Word o un documento di testo normale, andando a File> Scarica come e selezionando il formato che desideri. 

Ora lavoraci!

Google Drive offre un modo semplice e veloce per convertire gratuitamente file immagine e PDF in testo modificabile utilizzando la sua funzione OCR incorporata. 

Questi file convertiti possono essere facilmente condivisi o esportati in diversi formati di file per essere utilizzati in qualsiasi momento e sono molto più utili dei documenti originali scansionati poiché ora puoi cercare e copiare il testo da tutto ciò che hai scansionato.

Se hai problemi OCRing i tuoi documenti in Google Drive, hai altri strumenti OCR che ami, o qualsiasi altra cosa ti piacerebbe condividere su senza carta, fatecelo sapere nei commenti!

Nota editoriale: Questo post è stato originariamente pubblicato nel 2014. È stato completamente rivisto dal nostro staff per renderlo attuale, accurato e aggiornato, con l'assistenza speciale di Laura Spencer.