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Hai bisogno di sapere come scrivere un'email formale? Se sei abituato a scrivere email casuali ad amici e parenti, potresti non sapere come scrivere correttamente un'e-mail formale.
Non ti preoccupare Non sei solo. Molte persone hanno difficoltà a scrivere un'email formale. Questo articolo ti aiuterà.
Le e-mail formali sono spesso richieste quando invii un'email a qualcuno che non conosci bene. Un'e-mail formale è anche la scelta giusta per alcune situazioni aziendali. Se non sei sicuro di inviare un'email formale o informale, di solito è meglio inviare un messaggio formale.
Sei pronto per imparare a scrivere un'email formale? (fonte grafica) In questo articolo, imparerai come una email formale differisce da un'email informale. Forniremo esempi delle varie parti di un'e-mail in modo da poter vedere la differenza tra messaggi di posta elettronica informali e formali. Ti mostreremo anche come scrivere correttamente un'e-mail formale, formattare un'e-mail formale e inviare un'email formale. Inoltre, imparerai come i modelli di firma e-mail possono dare più efficacia al tuo messaggio formale.
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Ora iniziamo con l'apprendimento di tutto su come scrivere email formali:
In genere, un'e-mail formale viene inviata a qualcuno che non conosci bene oa qualcuno che ha autorità. Esempi di qualcuno con cui potresti inviare un'email formale per includere il tuo professore, un pubblico ufficiale o anche una società con cui stai facendo affari.
Se il tuo ambiente di lavoro ha un ambiente formale, usa le email formali con il tuo capo e i tuoi colleghi, a meno che non ti venga detto di fare diversamente. Molti ambienti di lavoro si stanno spostando verso un ambiente più informale e questo spesso si ripercuote sulle comunicazioni via email. Se non sei sicuro di ciò che è giusto per il tuo posto di lavoro, chiedi.
Un'e-mail formale differisce da un'e-mail casuale. Un'email casuale di solito va a una persona che conosci bene, spesso è qualcuno con cui ti trovi in buoni rapporti con un amico o un familiare. Quando invii un'email casuale, non devi preoccuparti tanto della struttura e del tono.
In effetti, una parte di ciò che rende diversa l'email formale da una email casuale è la struttura. Un'e-mail formale ha una struttura ben definita, con un saluto definito (la parte iniziale dell'e-mail), la sezione della firma, la frase di apertura e il corpo.
Inoltre, usi la lingua in modo diverso in un'email formale piuttosto che in un'email casuale. Evitare l'uso di abbreviazioni, contrazioni, slang, emoticon e altra terminologia informale. Anche il tono di un'e-mail formale è diverso. Un'e-mail informale non può nemmeno usare frasi complete o una grammatica corretta, ma una e-mail formale lo fa sempre.
Ecco un esempio di linguaggio email formale:
L'incontro è previsto per il 5 dicembre alle 9:30. Tutti gli studenti devono partecipare. Sono necessari gli aggiornamenti del tuo progetto.
Confronta la lingua formale con il linguaggio email informale in questa email:
Riunione richiesta: 5 dicembre, 9:30. Aggiornamenti necessari. Ci vediamo lì. :)
Entrambe le dichiarazioni condividono le stesse informazioni. Ma il tono del primo è molto più formale. Si noti la frase incompleta, lo slang e l'emoticon nell'esempio informale.
Mentre un'e-mail informale può spesso essere inviata rapidamente, la scrittura di un'email formale richiede in genere un po 'più di riflessione e un po' più di tempo. È necessario prestare particolare attenzione a ciascun elemento della posta elettronica.
Con questo in mente, diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni elementi comuni di un'email formale:
La riga dell'oggetto è ciò che il lettore vede nella loro casella di posta. Se la riga dell'oggetto è fuorviante o manca di informazioni, la tua e-mail potrebbe non essere letta. Il messaggio potrebbe anche essere inviato a spam. Più formale è la tua e-mail, più dettagliata dovrebbe essere la tua linea tematica. Ma attenzione a rendere troppo lunga la linea dell'oggetto.
Ecco un esempio di una riga dell'oggetto formale dell'email:
Riunione degli studenti richiesta: 5 dicembre, 9:30.
Confronta questa riga dell'oggetto con questa riga dell'oggetto di posta elettronica informale:
Prossimo incontro
Si noti che la prima riga dell'oggetto è più informativa e completa. L'argomento informale, inviato a qualcuno che conosci bene, tocca appena l'argomento.
Il saluto si rivolge direttamente alla persona a cui stai inviando l'email. Viene sempre utilizzato nei messaggi di posta elettronica formali, ma a volte viene saltato in messaggi informali. Ecco alcuni esempi di saluti formali e informali:
Se invii l'e-mail a un gruppo, indirizza l'intero gruppo. Ecco un esempio:
Cari studenti,
Se hai il nome della persona a cui vuoi inviare l'e-mail, è corretto usare il loro nome insieme a qualsiasi titolo della persona. Ecco un esempio di saluto formale per un individuo:
Caro Professor Smith,
Se non conosci il nome della persona che stai cercando di raggiungere, dovresti fare ogni sforzo per scoprire tali informazioni. Come ultima risorsa, va bene (ma meno efficace) indirizzare l'email al titolo della persona che speri di raggiungere. Ecco un esempio di un saluto formale senza nome:
Gentile direttore delle risorse umane,
In rari casi in cui non si conosce il nome o il titolo di una persona, è possibile utilizzare questo saluto:
Per chi è coinvolto,
Contrastare gli esempi di saluto formale con i seguenti saluti informali:
Hey classe!
Ciao Taylor,
Come puoi vedere, i saluti formali e informali sono molto diversi.
L'apertura di un'e-mail formale spesso richiede che il mittente si presenti. Al contrario, le e-mail informali vengono inviate a qualcuno che conosci e l'introduzione non è necessaria.
Ecco un esempio di apertura in un'email formale:
Mi chiamo Jordan Smith. Sono il professore di Statistica per XYZ University. Questo messaggio è per tutti gli studenti attuali.
In questo articolo, troverai altri esempi di aperture e-mail:
Il corpo di un'e-mail formale in genere elabora lo scopo dell'e-mail. L'elaborazione potrebbe non essere necessaria in un'email informale. Sebbene il corpo contenga informazioni dettagliate, è importante scrivere in modo chiaro e conciso in un'e-mail formale. Ricorda che il tuo lettore non ha familiarità con te e potrebbe non avere familiarità con il tuo argomento. Non vuoi che il tuo destinatario di e-mail fraintenda un punto importante.
Come si termina una e-mail formale è ugualmente importante. Dal momento che la chiusura della posta elettronica è l'ultima cosa che il tuo destinatario guarda, la chiusura della tua email può lasciare un'impressione duratura.
Una buona chiusura formale delle e-mail ricorda anche al lettore chi sei poiché dovrebbe includere il tuo nome completo, le informazioni di contatto e il titolo (se appropriato). Se puoi, usa un modello di firma professionale per un impatto maggiore. (Ulteriori informazioni sui modelli di firma nella prossima sezione.)
Al contrario, un'e-mail di chiusura potrebbe essere estremamente casuale per un'e-mail informale. In alcuni casi in cui il destinatario è ben noto a te, potresti persino omettere la chiusura dell'email.
Il modo più comune per iniziare una chiusura formale via email è la parola "Cordiali saluti". Potrebbe essere una chiusura comune, ma è anche una chiusura sicura.
Ecco un esempio di chiusura formale dell'email:
Cordiali saluti,
Jordan Smith
Professore di Statistica, XYZ College
[L'indirizzo email va qui]
[Il numero di telefono va qui]
In questi articoli, forniamo ancora più esempi di chiusura delle e-mail formali (e informali):
Ora disponi delle informazioni necessarie per scrivere ciascuna sezione di un'email formale. Le e-mail formali sono molto simili alle e-mail professionali, dal momento che le e-mail professionali sono spesso scritte in uno stile formale. I principi che si applicano alle e-mail professionali sono anche utili per le e-mail formali. Scopri come scrivere un'e-mail professionale efficace in questo tutorial:
Sebbene molte e-mail informali non siano strutturate, il modo in cui formatti e strutturi la tua email formale è importante. Come minimo, una email formale dovrebbe contenere tutti i seguenti elementi:
Come accennato in precedenza, ci sono molte somiglianze tra una e-mail aziendale e una e-mail professionale. Questo tutorial spiega il modo corretto per strutturare un'e-mail aziendale:
La scelta del font dell'email è importante anche per la formattazione di un'email formale. Sebbene molte moderne piattaforme di posta elettronica ti consentano di utilizzare molti tipi di carattere diversi, è preferibile utilizzare un tipo di carattere comune e leggibile come Verdana, Calibri, Times New Roman o Georgia. Helvetica e Arial sono comuni font sans-serif che puoi usare anche tu.
Evita i caratteri nuovi come Comic Sans, i font a mano come Bradley Hand e i font di script come Brush Script. Ricorda che se scegli un carattere insolito per la tua email formale, quel tipo di carattere potrebbe non essere supportato da alcune piattaforme email.
Inoltre, attenersi a uno o due caratteri nell'email formale. L'uso di troppi caratteri diversi può rendere la tua email troppo casuale. Troppi tipi di carattere potrebbero rendere la tua email formale meno leggibile.
Una volta scritta e formattata la tua email formale, sei quasi pronto per inviare il tuo messaggio. Ma prima di premere quello Inviare pulsante, rivedi attentamente la tua email. Cercare:
Ricorda, una e-mail sciatta piena di errori fa una brutta impressione.
Inoltre, presta attenzione all'indirizzo email che stai utilizzando per inviare l'e-mail se vuoi essere preso sul serio. Molti di noi hanno creato indirizzi email quando eravamo più giovani e non erano adatti per le email formali. Se riesci a ottenerlo, il tuo indirizzo email per le email formali dovrebbe essere una variante del tuo nome senza caratteri aggiuntivi.
Ecco alcuni esempi di indirizzo email appropriato e inappropriato:
KittenL0ver73%@example.com
Salva questo tipo di indirizzo email per email casuali per familiari e amici.
[email protected]
Questo indirizzo email può essere utilizzato per e-mail formali e professionali.
Nota: Questi indirizzi email usati qui e in questo articolo sono solo a scopo di esempio. Non sono destinati a rappresentare indirizzi email reali.
Se sei uno studente o scrivi per conto di un'organizzazione, è una buona idea usare l'e-mail fornita dal tuo istituto scolastico o dall'organizzazione che stai rappresentando. La maggior parte delle università, ad esempio, fornisce ai propri studenti indirizzi e-mail nel formato:
[email protected]
Un modo per aggiungere ulteriore impatto alla tua email formale è utilizzare un modello di firma progettato professionalmente. Un modello di firma aggiunge interesse grafico alla tua email. Un modello di firma include anche le informazioni di contatto complete.
Ecco un esempio di un'email che si chiude con un modello di firma progettato professionalmente:
Ecco un esempio di un'email formale che si chiude con un modello di firma.Nota: L'esempio precedente utilizza il 1127 Modello di firma email dal GraphicRiver di Envato, che è una buona fonte per modelli di email professionali come quello usato nell'esempio sopra.
Notare la differenza che fa un modello di qualità. Per ulteriori grandi esempi di modelli di firma e-mail, rivedi l'articolo:
Potresti non avere molta esperienza nella scrittura di email formali, ma se hai bisogno di scriverne uno è importante farlo bene. Scrivere un'e-mail formale non è difficile quando sai cosa fare.
Un'e-mail formale è molto diversa da quella informale. C'è una struttura, una formattazione e un tono corretti da utilizzare per una e-mail formale.
Ora che ti abbiamo spiegato cosa devi sapere sulle email formali, sei pronto per scrivere, formattare e inviare la tua email ufficiale. In bocca al lupo!
Oltre a scrivere grandi email, è anche importante mantenere la posta in arrivo.
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