Come proteggere celle, fogli e cartelle di lavoro in Excel

Quando arriva il momento di inviare il foglio di calcolo di Excel, è importante proteggere i dati che stai condividendo. Potresti voler condividere i tuoi dati, ma ciò non significa che debba essere cambiato da qualcun altro.

I fogli di lavoro contengono spesso dati essenziali che non devono essere modificati o rimossi dal destinatario. Fortunatamente, Excel ha funzionalità integrate per proteggere i tuoi fogli di calcolo.

In questo tutorial, ti aiuterò ad assicurarti che le cartelle di lavoro di Excel mantengano l'integrità dei dati. Ecco tre tecniche chiave che imparerai in questo tutorial:

• Proteggere con password intere cartelle di lavoro per impedire che vengano aperte da utenti non autorizzati.
  
• Proteggi i singoli fogli e la struttura del libro degli esercizi, per impedire l'inserimento o la cancellazione di fogli nella cartella di lavoro.
  
• Proteggi le cellule, per consentire o impedire in modo specifico le modifiche alle celle chiave o alle formule nei fogli di calcolo di Excel.
  

Anche gli utenti con le migliori intenzioni possono rompere accidentalmente una formula importante o complessa. La cosa migliore da fare è rimuovere l'opzione per cambiare del tutto i fogli di lavoro.

Come proteggere Excel: celle, fogli e cartelle di lavoro (Guarda e impara)

Nello screencast qui sotto, mi vedrai lavorare su diversi importanti tipi di protezione in Excel. Proteggeremo un'intera cartella di lavoro, un singolo foglio di lavoro e altro ancora.

 

Vuoi una procedura dettagliata? Controlla i miei passaggi qui sotto per scoprire come utilizzare queste tecniche. Imparerai come proteggere la tua cartella di lavoro in Excel, oltre a proteggere fogli di lavoro, celle e come lavorare con le impostazioni avanzate. 

Iniziamo con le più ampie protezioni del foglio di lavoro, quindi riduciamo le protezioni mirate più ristrette che è possibile applicare in Excel. Iniziamo ad imparare come proteggere i dati del foglio di calcolo:

1. Password Proteggi un file di cartella di lavoro di Excel

Iniziamo proteggendo un intero file di Excel (o cartella di lavoro) con una password per impedire ad altri di aprirlo.

Questa è una brezza da fare. Mentre si lavora in Excel, accedere a File scheda scegliere il Informazioni scheda. Clicca sul Proteggi cartella di lavoro opzione a discesa e scegliere Criptare con password.

Come nel caso di qualsiasi password, scegli una combinazione forte e sicura di lettere, numeri e caratteri, tenendo presente che le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

Individua la scheda File> Informazioni e scegli Proteggi cartella di lavoro> Crittografa con password.

È importante notare che Microsoft ha davvero rafforzato la serietà della protezione con password in Excel. Nelle versioni precedenti, c'erano soluzioni facili per aggirare la protezione con password delle cartelle di lavoro di Excel, ma non nelle versioni più recenti.

Imposta una password complessa per motivi di sicurezza, ma assicurati di memorizzarla in modo sicuro.

In Excel 2013 e oltre, l'implementazione della password impedirà a questi metodi tradizionali di aggirarla. Assicurati di conservare le tue password con attenzione e in sicurezza, altrimenti rischi di perdere definitivamente l'accesso alle tue cartelle di lavoro cruciali.

Cartella di lavoro di Excel - Contrassegna come finale

Se vuoi essere un po 'meno forte con i tuoi fogli di calcolo, considera l'utilizzo di Segna come finale caratteristica. Quando si contrassegna un file Excel come versione finale, si passa al file sola lettura modalità, e l'utente dovrà riattivare la modifica.

Per cambiare un file in modalità di sola lettura, torna a File> Informazioni pulsante e fare clic su Proteggi cartella di lavoro ancora. Clicca su Segna come finale e confermare che si desidera contrassegnare il documento come versione finale.

Contrassegna un file come versione finale per lasciare un leggero avvertimento agli utenti di quel file. 

Contrassegnare un file come versione finale aggiungerà un avvertimento nella parte superiore del file. Chiunque apra il file dopo che è stato contrassegnato come definitivo vedrà un avviso, avvertendoli che il file è finalizzato. 

Quando un file è contrassegnato come la versione finale, la cartella di lavoro mostrerà questo

Contrassegnare un file come versione finale è un modo meno formale di segnalare che un file non deve essere ulteriormente modificato. Il destinatario ha ancora il capacità di clic Modifica comunque e modificare il foglio di calcolo. Contrassegnare un file come edizione finale è più come un suggerimento, ma è un ottimo approccio se ti fidi degli altri utenti di file.

2. Proteggere con password la struttura del foglio Excel

Quindi, impariamo come proteggere il struttura di una cartella di lavoro di Excel. Questa opzione garantisce che nessun foglio venga eliminato, aggiunto o riorganizzato all'interno della cartella di lavoro.

Se vuoi che tutti siano in grado di accedere alla cartella di lavoro, ma limitare le modifiche che possono apportare a un file, questo è un ottimo inizio. Questo protegge la struttura della cartella di lavoro e limita il modo in cui l'utente può modificare i fogli al suo interno.

Per attivare questa protezione, vai al Revisione scheda sulla barra multifunzione di Excel e fare clic su Proteggi cartella di lavoro.

Trova la scheda Revisione, fai clic su Proteggi cartella di lavoro, e impostare una password per proteggere la struttura della cartella di lavoro di Excel.

Una volta attivata questa opzione, diventerà effettiva la seguente:

• Non è possibile aggiungere nuovi fogli alla cartella di lavoro.
• Nessun foglio può essere cancellato dalla cartella di lavoro.
• I fogli non possono più essere nascosti o nascosti dalla vista dell'utente.
• L'utente non può più trascinare e rilasciare le schede del foglio per riordinarle nella cartella di lavoro.

Ovviamente agli utenti fidati può essere data la password per rimuovere la protezione della cartella di lavoro e modificarla. Per rimuovere la protezione di una cartella di lavoro, fai clic su il Proteggi cartella di lavoro pulsante di nuovo e inserire la password per rimuovere la protezione della cartella di lavoro di Excel.

Clic Proteggi cartella di lavoro una seconda volta e inserire la password per riattivare le modifiche della cartella di lavoro.

3. Come proteggere le celle in Excel

Ora, passiamo ai metodi veramente dettagliati per proteggere un foglio di calcolo. Finora, abbiamo protetto la password di un'intera cartella di lavoro o della struttura di un file Excel. In questa sezione, esamineremo come proteggere le tue celle in Excel con impostazioni specifiche che puoi applicare. Copriamo come consentire o bloccare determinati tipi di modifiche da apportare a parti del tuo foglio di lavoro.

Per iniziare, trova Excel Revisione scheda e fare clic su Proteggi foglio. Nella finestra pop-up, vedrai un enorme set di opzioni. Questa finestra consente di perfezionare la modalità di protezione delle celle nel foglio di calcolo di Excel. Per ora, lasciamo le impostazioni al loro valore predefinito.

Per proteggere un foglio, selezionare una scheda nella cartella di lavoro di Excel, fare clic su Revisione scheda e scegliere il Proteggi foglio opzione di menu.

Questa opzione consente protezioni molto specifiche del tuo foglio di calcolo. Per impostazione predefinita, le opzioni bloccheranno quasi completamente il foglio di calcolo. Aggiungiamo una password in modo che il foglio sia protetto. Se si preme ok a questo punto, vediamo cosa succede quando tenti di cambiare una cella.

Dopo che un foglio è stato protetto, il tentativo di cambiare cella restituirà questo messaggio di errore. 

Excel elimina un errore di protezione della cella, che è esattamente quello che volevamo.

Fondamentalmente, questa opzione è fondamentale se si vuole assicurare che il proprio foglio di calcolo non venga modificato da altri che hanno accesso al file. L'uso della funzione di protezione del foglio è un modo per proteggere selettivamente il foglio di calcolo.

Per rimuovere la protezione del foglio, è sufficiente fare clic sul Proteggi foglio e reinserire la password per rimuovere le protezioni aggiunte al foglio.

Protezioni specifiche in Excel

Diamo una seconda occhiata alle opzioni che mostrano quando inizi a proteggere un foglio in cartelle di lavoro di Excel.

La password protegge le celle del foglio di lavoro nelle opzioni di Excel.

Il Proteggi foglio menu consente di perfezionare le opzioni per la protezione del foglio. Ciascuna casella di questo menu consente all'utente di modificare leggermente più all'interno di un foglio di lavoro protetto.

Per rimuovere una protezione, selezionare la casella corrispondente nell'elenco. Ad esempio, puoi consentire all'utente del foglio di calcolo di formattare le celle selezionando la casella corrispondente.

Ecco due idee su come puoi consentire in modo selettivo all'utente di modificare il foglio di calcolo:

• Controlla il Formatta celle, colonne, e righe caselle per consentire all'utente di modificare l'aspetto visivo delle celle senza modificare i dati originali.
• Inserisci colonne e righe potrebbe essere controllato in modo che l'utente possa aggiungere più dati, proteggendo al contempo le celle originali.

La scatola importantelasciare controllato è il Proteggi il foglio di lavoro e il contenuto delle celle bloccate scatola. Questo protegge i dati all'interno delle celle. 

Quando lavori con dati finanziari o formule cruciali che verranno utilizzati per prendere decisioni, devi mantenere il controllo dei dati e assicurarti che non cambi. L'utilizzo di questi tipi di protezioni mirate è un'abilità di Excel importante da padroneggiare.

Riassegna e continua a saperne di più su Excel

Il blocco di un foglio di calcolo prima di inviarlo è cruciale per proteggere i tuoi dati importanti e assicurarti che non vengano utilizzati in modo improprio. I suggerimenti che ho condiviso in questo tutorial ti aiutano a mantenere il controllo di quei dati anche dopo che il foglio di calcolo di Excel è stato inoltrato e condiviso.

Tutti questi suggerimenti sono strumenti aggiuntivi e passaggi per diventare un utente avanzato di Excel. Proteggere le tue cartelle di lavoro è un'abilità specifica, ma ci sono molti modi per migliorare le tue prestazioni. Come sempre, c'è spazio per far crescere ulteriormente le tue capacità in Excel. Ecco alcuni tutorial utili su Excel con competenze importanti da padroneggiare:

• Le tabelle pivot sono un ottimo strumento per lavorare con i dati del foglio di calcolo. Ecco 5 tecniche avanzate di Excel Pivot Table per imparare ora.
• ExcelZoo ha un elenco di tutorial aggiuntivi per proteggere le cartelle di lavoro, i fogli e le celle.
  
• La formattazione delle condizioni cambia il modo in cui una cella appare in base a cosa c'è dentro. Ecco un tutorial completo su Excel su Come utilizzare la formattazione condizionale.

Come proteggi i tuoi dati aziendali importanti quando li condividi? Fammi sapere nella sezione commenti se usi questi strumenti di protezione o altri che potrebbero non sapere.