Come collaborare rapidamente alle modifiche in Fogli Google (online)

Ho sempre usato fogli di calcolo per mantenere la mia vita organizzata e senza intoppi. Fin dai miei primi giorni di utilizzo di Excel sui computer della biblioteca, mi è sempre piaciuta la struttura e la semplicità di registrazione dei miei dati in righe e colonne.

Quindi, quando Google ha lanciato una versione basata su browser di un'app di foglio di calcolo chiamata lenzuola, Ho iniziato a usarlo subito. La possibilità di invitare i collaboratori al foglio di calcolo e lavorare insieme sui progetti è stata facile da usare e facile da usare.

Avere un foglio di calcolo connesso al cloud porta molti vantaggi con esso, ma uno dei miei preferiti è l'aspetto della collaborazione. Chiunque abbia un account Google può unirsi a te per modificare il tuo foglio di lavoro in tempo reale.

Questo tutorial ti insegnerà come collaborare a Google Fogli. Imparerai a invitare i collaboratori ea collaborare con loro per rendere i dati più facili.

Quando utilizzare la collaborazione

Prima di approfondire i dettagli tecnici della configurazione delle funzionalità di collaborazione, diamo un po 'di idee per utilizzare al meglio le funzionalità di collaborazione di Sheets.

Hai mai lavorato a un progetto di gruppo in cui più persone stavano cercando di apportare modifiche allo stesso file? Nella mia esperienza, questo spesso si trasforma in più persone che modificano più versioni del file che sono presto fuori sincrono. Si finisce col passare del tempo con tutti questi file aperti, riconciliando le differenze e mettendo insieme una versione finale.

C'è un modo migliore. Tutte le app basate su cloud di Google come Documenti, Fogli e Presentazioni semplificano la collaborazione con gli altri. Ecco alcune idee per i periodi in cui l'utilizzo di un foglio di lavoro collaborativo può davvero semplificare il tuo lavoro:

• I fogli sono perfetti per i progetti scolastici, in cui puoi invitare tutti i tuoi compagni di classe a modificare lo stesso foglio di lavoro singolo e mantenere organizzato un progetto.
  
• Un'altra idea è quella di impostare un foglio condiviso quando si sta preparando una previsione o un budget per consentire a tutti di offrire input per una previsione più accurata.
• Utilizza un foglio condiviso per richiedere feedback dai tuoi colleghi

Ognuna di queste è una buona ragione per dare una collaborazione a Sheets. Ora, impariamo come è facile configurarlo. Ecco alcune istruzioni per collaborare in Google Documenti che potresti trovare utili:

Come condividere i fogli di calcolo in Google Drive

Per iniziare, inviteremo i collaboratori a collaborare con noi sul foglio. Google semplifica la personalizzazione non solo degli utenti che hanno accesso, ma anche del livello di accesso che devono visualizzare o modificare il foglio di calcolo.

Vale la pena notare che, per impostazione predefinita, i tuoi fogli Google sono visibili e aperti alle modifiche solo da te. Puoi aggiungere altri utenti per lavorare con il foglio di calcolo usando il Condividere caratteristica.

Entriamo nella condivisione del foglio facendo clic sul grande blu Condividere pulsante nell'angolo in alto a destra dell'app Fogli. Questo apre una finestra che rende facile invitare i collaboratori al foglio.

Passa il mouse sopra il Condividere in Google Fogli per visualizzare lo stato di condivisione corrente e fare clic su di esso per aggiungere collaboratori al file.

Il modo più semplice per iniziare è inserire gli indirizzi e-mail nella casella. Aggiungi tutti gli utenti che vuoi collaborare usando questo dialogo.

Man mano che aggiungi collaboratori a questo elenco, puoi controllare esattamente cosa può fare ciascun utente all'interno del foglio che stai condividendo. Ecco le opzioni chiave che puoi impostare per ciascun utente:

• Può modificare. Con questa impostazione, i collaboratori possono apportare modifiche al foglio di calcolo, modificando le celle e le formule al loro interno.
• Può commentare.Ciò consente a un collaboratore di lasciare commenti di testo nel foglio di calcolo per poterli rivedere in seguito.
  
• Posso vedere. Questo è il modo più sicuro per concedere l'accesso in quanto consente solo all'utente di aprire e visualizzare il foglio di calcolo (ma non apportare modifiche).

Facendo clic Condividere apre una finestra in cui puoi aggiungere collaboratori e impostare facilmente i loro livelli di autorizzazione.

Puoi anche aggiungere un messaggio a questa finestra per notificare ai nuovi collaboratori che ora hanno accesso al foglio di calcolo.

Non perdere le critiche Impostazioni del proprietario sezione pure, in fondo al Condividere finestra:

• Con l'opzione migliore, puoi Impedire agli editor di modificare l'accesso, significa che puoi controllare se altro gli editor possono aggiungere o modificare utenti che hanno accesso al foglio di calcolo.
• L'opzione in basso, "Disattiva le opzioni per scaricare, stampare, copiare ..." renderà più difficile per gli utenti far funzionare il foglio di calcolo da solo.

Il Impostazioni del proprietario menu consente di attivare il modo in cui gli editor controllano le autorizzazioni per il foglio e regolare le opzioni di download e di stampa.

Questo è tutto! Hai aggiunto quei collaboratori al tuo foglio di lavoro e possono lavorare con i tuoi dati nel Foglio.

1. Condivisione dei collegamenti

Cosa succede se vuoi condividere il tuo Foglio con chiunque tu abbia fornito l'URL? Puoi farlo facilmente su Google Fogli. 

Salta indietronello stesso Condividere finestra e fare clic su Ottieni link condivisibile nell'angolo in alto a destra.

Sul Condividere finestra, fare clic su Ottieni link condivisibile nell'angolo in alto a destra per impostare un URL a cui chiunque può accedere con il link.

Questa finestra ha le stesse opzioni per impostare come i collaboratori possono lavorare con il foglio di calcolo. Puoi scegliere modifica, commento, o vista per chiunque abbia l'indirizzo di collegamento.

L'URL nello screenshot può essere dato a chiunque per accedere al foglio di calcolo.

È anche possibile aggiungere livelli di sicurezza più elevati a collaboratori specifici. Ad esempio, rendi pubblico il Foglio con la sicurezza della vista, ma aggiungi collaboratori specifici che possono apportare modifiche al foglio di lavoro.

2. Modifica collaboratori

In seguito, potresti voler regolare chi ha accesso al foglio di calcolo. Quando devi regolare chi ha accesso, assicurati di fare clic su Condividere di nuovo per riaprire le impostazioni per regolare chi può accedere al Foglio.

Clicca sul "Condiviso con… " testo per riaprire l'elenco di chi ha accesso al foglio. Da quel menu, fai clic sulle icone per modificare il livello di sicurezza di un collaboratore esistente o rimuoverlo completamente dal foglio.

Puoi sempre tornare al Condividere menu in seguito per regolare le autorizzazioni o gli utenti che hanno accesso al tuo foglio.

Come collaborare in Fogli Google

Ora che abbiamo invitato i collaboratori al nostro foglio di lavoro, diamo un'occhiata a cosa è possibile quando lavoriamo insieme.

In base alle autorizzazioni impostate per il foglio, gli utenti invitati possono iniziare a lavorare immediatamente nel foglio. Se hai dato loro la possibilità di modificare, leggere o visualizzare le opzioni, possono iniziare a lavorare all'interno del foglio.

Ma c'è molto più potere per collaborare all'interno del foglio di calcolo. Diamo un'occhiata ad alcune delle funzionalità di collaborazione di Sheets:

1. Vedi chi sta lavorando

Una delle mie funzioni di collaborazione preferite è semplice. Puoi facilmente vedere quando altri stanno lavorando all'interno del foglio di calcolo usando Fogli. Nell'angolo in alto a destra, vedrai icone circolari per l'avatar di chiunque lavori all'interno del foglio di calcolo.

Nell'angolo in alto a destra del foglio attivo, puoi vedere l'avatar per gli utenti attivi che lavorano all'interno del foglio di calcolo in un determinato momento.

Oltre a vedere i collaboratori che lavorano attivamente all'interno del foglio di calcolo, puoi anche aprire rapidamente una finestra di chat ad hoc per comunicare rapidamente con i collaboratori. Questo è un ottimo modo per rilasciare una breve nota invece di sollevare il telefono o terminare un'e-mail separata, e la parte migliore è che vive proprio all'interno di Fogli.

La finestra di chat si apre sul lato destro e può essere utilizzata per scambi rapidi con i collaboratori.

Per aprire una chat, fare clic sull'icona della chat a sinistra di Condividere come puoi vedere nello screenshot qui sotto. Un pannello dei messaggi si aprirà e ogni messaggio che lascerai sarà visto da chiunque lavori all'interno del foglio di calcolo al momento.

Una delle mie caratteristiche di collaborazione preferite è la capacità di vedere ciò che le persone stanno facendo in un foglio di calcolo in un determinato momento. Nello screenshot qui sotto, puoi vedere che ci sono caselle colorate intorno alle celle che vengono selezionate attivamente dai collaboratori. Tutto ciò che aggiunge, modifica o aggiorna può essere visto in tempo reale. 

Le celle si illuminano con colori di bordo in grassetto quando vengono lavorate dai collaboratori.

2. Rivedi i commenti

Se stai utilizzando Fogli per collaborare, potresti trovare commenti nel tuo foglio di lavoro con feedback utili dai tuoi colleghi. Questo è un ottimo modo per lasciare un feedback utile per gli altri, anche se non si sta lavorando all'interno del foglio di calcolo allo stesso tempo.

Mi piace utilizzare i commenti in Fogli come comunicazione bidirezionale. Mentre la chat può essere utilizzata per discussioni generali, i commenti sono perfetti per discutere di celle specifiche con i collaboratori. 

L'esempio seguente è un caso d'uso ideale per un commento. Ho lasciato un commento per un collaboratore per confermare un input chiave, quindi ho risposto con un commento separato per rispondere.

Utilizza i commenti nei fogli per scambiare pensieri specifici su celle e dati in un foglio di calcolo.

Riassegna e continua l'apprendimento

In questo tutorial, abbiamo illustrato il modo migliore per collaborare a Fogli Google. In realtà è davvero facile includere altri utenti nel foglio di calcolo e lavorare insieme sui dati. Invita altri utenti e inizia a lavorare su fogli di calcolo in tandem!

Fogli ha un sacco di energia per la gestione dei dati, anche se vive proprio all'interno del tuo browser web. Ecco altri tutorial che possono far scorrere i tuoi succhi creativi con idee per ottenere il massimo da Fogli Google:

In che modo stai utilizzando le funzionalità di collaborazione in Fogli per lavorare con gli altri in tempo reale? Fatemi sapere nei commenti sotto questo articolo e condividete la funzione Fogli preferita con i vostri colleghi Tuts + lettori.