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Ti senti frazzato? Ti ritrovi ad alzarti presto, a lavorare fino a tardi e ancora non riesci a fare tutto? Se questo sei tu, come molti piccoli imprenditori potresti allungarti troppo.
Come proprietario di una piccola impresa, hai molto da fare. Se non gestisci il tuo lavoro intenso, il tuo carico di lavoro può sembrare impossibile.
La tensione e lo stress del lavoro impegnato. In questo tutorial daremo un'occhiata più da vicino al lavoro occupato. Ti mostreremo anche cinque passaggi per aiutarti a gestire anche i tuoi compiti più banali e recuperare parte di quel tempo perso.
Il lavoro è impegnato a trattenerti? Molti proprietari di piccole imprese sono gravati da un lavoro intenso, ma non se ne rendono nemmeno conto. Questo perché il lavoro occupato è importante quanto altri lavori, ma non ha lo stesso impatto sul tuo business.
Il lavoro impegnato può essere un'attività aziendale che deve essere eseguita, ma non contribuisce alla linea di fondo. Esempi di questo includono attività contabili e fiscali, risposta alle e-mail, manutenzione del sito Web, attività di segreteria e altre attività di routine. Non è che quelle attività non siano importanti, è solo che la tua attività potrebbe essere migliore se venissero gestite diversamente.
I lavori occupati possono anche essere attività inutili che si sentono significative, ma non contribuiscono in alcun modo alla tua attività. Esempi di questo potrebbero essere ridecorare il tuo ufficio o prendere lezioni, ma mai applicare ciò che impari. Anche le attività come promuovere la tua attività attraverso i social media o controllare la tua casella di posta elettronica possono essere molto impegnative se fatte in modo eccessivo.
L'eliminazione del lavoro intenso inizia in alto. Se tu, in quanto proprietario di una piccola impresa, stai sprecando un sacco di tempo con un lavoro intenso, allora è probabile che anche i tuoi dipendenti stiano perdendo tempo.
Puoi migliorare il tuo approccio. Ecco alcuni passaggi chiave per riprendere il tuo tempo e ridurre il tuo lavoro intenso.
La chiave per scoprire come ridurre il lavoro impegnato è scoprire quanto tempo ci stai spendendo veramente. Molti di noi non lo fanno. L'ultima cosa che vogliamo fare quando siamo impegnati è tracciare il nostro tempo.
Tuttavia, tenere traccia di come usi il tuo tempo è l'inizio per ridurre il lavoro occupato. Senza tenere traccia del tuo tempo, non puoi essere sicuro di dove sei inefficace.
Quando tieni traccia del tuo tempo, sii dettagliato. Includere tutto ciò che fai in un giorno, non importa quanto insignificante possa sembrare. Per risultati migliori, traccia il tuo tempo per diversi giorni invece di un solo giorno. Inoltre, sii onesto. Se passi due ore al giorno a controllare Facebook o un'ora a guardare video di YouTube, registra quella attività.
Ad esempio, immagina di essere uno sviluppatore web. Dopo aver tracciato il tuo tempo per alcuni giorni, scopri che oltre alle attività di codifica, test, brainstorming e manutenzione, trascorri del tempo anche sulle seguenti attività di lavoro impegnate:
Il monitoraggio del tempo mostra anche che trascorri un'ora e mezza ogni settimana per incontrare i membri del tuo team. Tieni le riunioni regolarmente, anche se nessuno ha domande e non ci sono problemi. A proposito, riunioni inutili sono una perdita di tempo comune. Le statistiche di Atlassian mostrano che la metà di tutte le riunioni è una perdita di tempo.
Quando aggiungi questa volta, scopri che hai solo una media di circa cinque ore di tempo produttivo ogni giorno. Scommetto che è molto meno tempo produttivo di quanto pensavi di trovare. Hai bisogno di sfruttarlo al meglio.
Il principio di Pareto, noto anche come regola 80/20, deduce che un piccolo numero di attività sta sprecando la maggior parte del tempo. Riduci il tempo che dedichi a quelle attività e ridurrai il lavoro intenso.
Per ulteriori informazioni sul principio di Pareto e su come eseguire un'analisi di Pareto, consultare il tutorial Tuts + sull'argomento:
Imparare come stai spendendo il tuo tempo è una parte importante nel ridurre il lavoro occupato. Se hai dipendenti, chiedi loro di tenere traccia del loro tempo per scoprire come lo stanno spendendo. È possibile utilizzare software di tracciamento del tempo come Harvest per assisterti.
Se sai come passi il tuo tempo, sei pronto per il prossimo passo.
Una volta che sai come stai spendendo il tuo tempo, puoi iniziare a pianificare di usare quel tempo in modo più efficace. Pianificare il tuo tempo inizia con la definizione delle priorità.
Ecco tre domande da porre su ciascuna attività che identifica:
Queste domande ti aiuteranno a stabilire le priorità delle tue attività e a stabilire gli obiettivi di pianificazione.
Se inizi ogni giorno senza un obiettivo, è facile trovarti sconcertante e perdere tempo. Invece, utilizzare un calendario o un pianificatore per pianificare il tempo in modo più efficace. Ecco una guida su come utilizzare un pianificatore di carta stampabile, se non ti piace usare un calendario digitale.
Come esempio più specifico di come la priorità e la pianificazione possano aiutare a ridurre il lavoro intenso, diamo uno sguardo più da vicino ai cinque perditempo occupati nel tempo di lavoro identificati nell'esempio al passaggio 1. Ecco come affrontare ogni volta che si perde tempo:
Ora che hai pianificato il tuo tempo, esaminiamo alcuni altri modi per ridurre il lavoro occupato.
Come proprietario di una piccola impresa, hai molte responsabilità tra cui molte attività di routine. Non è insolito per un imprenditore provare a gestire tali attività utilizzando solo gli strumenti software con cui hanno maggiore familiarità.
Se non hai aggiunto nuovi strumenti software al tuo processo di lavoro in diversi anni, è probabile che tu non stia funzionando nel modo più efficiente possibile. Un sacco di compiti di routine possono essere gestiti in modo più efficace se si dispone dello strumento giusto. E nuovi strumenti vengono sviluppati ogni giorno.
Se si scopre che un singolo tipo di attività richiede una notevole quantità di tempo, cercare un modo più efficiente per eseguire tale attività. Ad esempio, il libro paga è un tipo di attività che può richiedere molto tempo man mano che la tua attività cresce. Può richiedere molto tempo per elaborare il libro paga anche se hai solo pochi dipendenti. Esistono modi per semplificare il processo di gestione stipendi. Dai un'occhiata al tutorial Tuts + per suggerimenti su come gestire efficientemente il libro paga:
La disorganizzazione può anche essere una grande perdita di tempo per il piccolo imprenditore. Fortunatamente, ci sono molti strumenti per aiutarti con l'organizzazione e la produttività. Per alcune idee specifiche su come migliorare la tua produttività usando il software Mac, consulta:
Per i proprietari di piccole imprese con dipendenti, è anche importante assicurarsi che anche i dipendenti abbiano gli strumenti giusti.
Gli strumenti non sono l'unico modo per ridurre il tempo speso per le attività di routine.
Sembra che l'unico modo per fare tutto sia farlo da solo? Molti proprietari di piccole imprese si estendono se stessi cercando di gestire tutto. Questa è una strada veloce per il burnout e gli errori.
Anche se non sei ancora pronto ad assumere più dipendenti, non devi fare tutto da solo. Esternalizzare parte del tuo carico di lavoro ti fa risparmiare tempo e ti consente di concentrarti sul tuo core business. Ecco tre tipi di compiti da considerare in outsourcing:
Per dire se ha senso assumere qualcuno per un compito porsi queste domande:
All'inizio l'outsourcing di alcune attività può sembrare troppo costoso. Ad esempio, potresti pensare di non potersi permettere di assumere un avvocato o un contabile. Ricorda, tuttavia, che la loro formazione e conoscenza specializzate consente loro di svolgere i propri compiti molto più rapidamente di quanto potresti. Inoltre, l'utilizzo di un professionista ti libera di concentrarti sulle attività che generano entrate.
C'è un ultimo passaggio che ridurrà il lavoro occupato (e migliorerà la tua salute).
Può sembrare contro-intuitivo, ma a volte più lavori e meno hai successo. Ciò è particolarmente vero per il piccolo imprenditore, che può essere gravato da un lavoro intenso e da altre preoccupazioni.
Sfortunatamente, le persone stanche lavorano più lentamente. Se lavori a lungo e vai a dormire tardi per cercare di fare di più, non farlo. Probabilmente ti stai sabotando.
Secondo un rapporto del Centers for Disease Control, non dormire abbastanza è un serio problema di salute. La mancanza di sonno può causare problemi di concentrazione e in alcuni casi può portare a malattie. La maggior parte degli adulti ha bisogno di sette-otto ore di sonno, quindi pianifica il tuo programma in modo da avere un sacco di riposo. Se hai dipendenti, assicurati che prendano abbastanza tempo libero per riposare adeguatamente.
Come proprietario di una piccola impresa, potresti sentirti sopraffatto da tutto ciò che devi fare. Non deve essere così.
Per ridurre il tuo lavoro intenso, ricorda i cinque passaggi in questo post:
Per saperne di più sul miglioramento della produttività, inizia con le nozioni di base, analizza le nostre serie sulla creazione del tuo sistema di produttività o controlla la nostra categoria di produttività su Tuts +. Ecco alcuni dei nostri tutorial sulla produttività più utili per i proprietari di piccole imprese:
Fai qualche primo passo per iniziare le attività che tu e il tuo team lavorate nella vostra azienda. Delega dove necessario, migliora i tuoi sistemi, assegna meglio il tuo tempo e rimodella la tua attenzione. Sperimenta le aree che possono migliorare il flusso di lavoro delle piccole imprese. Vuoi assicurarti che il tuo tempo venga usato al meglio, poiché ne esiste solo una quantità limitata.
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