Come rispondere alle presentazioni di e-mail con buona etichetta

Hai mai ricevuto un'introduzione via email e ti sei chiesto come rispondere? Ottenere le presentazioni di contatti importanti attraverso persone che conosci è vitale per il successo. Tali introduzioni possono aiutarti a trovare lavoro, clienti o persino fare amicizia.

Conoscere il modo giusto per rispondere all'introduzione di una e-mail è un'importante esperienza aziendale e sociale. Non hai una seconda possibilità di fare una buona prima impressione. E puoi star certo che l'email che invii in risposta a un'introduzione lascerà un'impressione. Devi assicurarti che l'impressione che fai sia quella giusta.

In questo articolo: 

• Descrivo alcune situazioni aziendali comuni in cui un'introduzione all'email potrebbe essere utile. 
• Successivamente, esamineremo cosa fare una volta che l'introduzione dell'email è stata effettuata, incluse alcune best practice sull'etichetta di introduzione alla posta elettronica. 
• Infine, fornirò una e-mail di risposta di esempio che è possibile utilizzare come modello per creare le proprie risposte di introduzione alla posta elettronica.

Qual è la migliore strategia per rispondere alle introduzioni di e-mail? (fonte grafica)

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5 tipi di presentazioni aziendali (spesso effettuate tramite e-mail)

Le presentazioni sono uno strumento aziendale comune. Se conosci qualcuno che conosce qualcuno che devi conoscere, è accettabile chiedere al tuo contatto di presentarti. Spesso, tali introduzioni vengono effettuate tramite e-mail.

Ecco alcuni scenari aziendali che si verificano frequentemente che comportano introduzioni:

1. Networking - Come professionista, chi conosci conta. È utile avere connessioni nel tuo campo e nei campi correlati. Spesso, una delle tue connessioni può introdurti agli altri nel tuo settore tramite e-mail. 
2. Ricerca di lavoro - Se stai cercando lavoro presso un'azienda specifica e conosci qualcuno che lavora lì, il tuo contatto potrebbe essere disposto a presentarti a un decisore. Spesso, tali introduzioni determinano se sei assunto.
3. I saldi - Se sei in vendita, puoi affidarti ad altri per presentarti a potenziali clienti validi. I collegamenti sono spesso fatti tramite presentazioni personali. È più probabile che siano interessati dei contatti fatti attraverso altri metodi.
4. Work Project Team - Nell'ambiente aziendale odierno, non è insolito che i team remoti lavorino con altri che non hanno mai incontrato. Un'introduzione via email dal team leader può aiutare il tuo team a essere più coeso.
5. I venditori - Può essere difficile trovare fornitori affidabili. Se sei soddisfatto di un prodotto o servizio e la tua conoscenza è alla ricerca dello stesso prodotto o servizio, puoi presentare la tua conoscenza al tuo fornitore.

Se gestisci una piccola azienda o lavori come professionista, molti di questi tipi di presentazioni ti arriveranno tramite email. È importante sapere come gestirli, in modo da poter rispondere con una buona etichetta e-mail e sfruttare al meglio ogni introduzione.

Come rispondere ad un'e-mail Introduzione con buona etichetta

Se sei il destinatario di una presentazione di posta elettronica, cosa dovresti fare? Potresti chiederti come rispondere a un'introduzione all'email.

Il modo in cui rispondi a un'introduzione all'email dà un'impressione sulla tua nuova connessione. Come accennato in precedenza, vuoi che l'impressione sia buona.

Segui questi 4 passaggi per fare una buona impressione

Ci sono alcune buone pratiche di etichetta e-mail di introduzione che dovresti seguire per essere sicuro di fare una buona impressione. Quando ricevi un'introduzione all'email, procedi nel seguente modo:

1. Interesse - Il primo passo per rispondere a un'introduzione all'email è decidere quanto è importante l'introduzione per te. In alcuni casi (ad esempio, un annuncio di vendita), potresti non aver cercato un'introduzione o il contatto potrebbe non essere adatto alle tue esigenze. Va bene lasciare che l'altra parte sappia che non sei interessato. In altri casi (una ricerca di lavoro, ad esempio), potresti aver richiesto l'introduzione. Ciò che decidi determina il contenuto della tua risposta.
2. Rispondere rapidamente - Qualunque cosa tu decida nel primo passaggio, dovresti rispondere in modo tempestivo. Normalmente, una presentazione aziendale dovrebbe essere risolta entro un giorno lavorativo. Dovresti inviare una risposta educata anche se non sei interessato alla connessione. Non sai mai cosa riserva il futuro e un giorno potresti dover contattare di nuovo quella persona.
3. Personalizza la tua risposta - Va bene basare la tua risposta su un modello, ma non inviare la stessa risposta generica ad ogni email introduttiva che ricevi. Personalizza la tua risposta per adattarla alle circostanze che circondano l'introduzione. Aggiungi o elimina le informazioni secondo necessità.
4. Grazie al Referente - Il tuo contatto originale è andato fuori per raccomandarti, quindi lascia che il tuo contatto originale sappia come è andata. Saranno più propensi ad aiutarti di nuovo se fornisci un feedback. Anche se l'introduzione era indesiderata, fai sapere a tuo conoscente che la connessione non è una buona idea e spiega perché. Potresti aver bisogno dell'aiuto del referente ancora una volta in un altro momento.

Se decidi di configurare i modelli di risposta, lo strumento di risposta automatica di Gmail può essere d'aiuto. Per ulteriori informazioni su come configurare i modelli di email utilizzando Gmail Canned Responses, consulta questo tutorial:

Ora che hai compreso il processo di risposta a un'introduzione all'email, esaminiamo alcune specifiche su come comporre una risposta di introduzione all'email.

Come rispondere alle e-mail di introduzione e scrivere la risposta

Sei pronto per scrivere la risposta introduttiva all'email. Cosa fai per primo? Diamo un'occhiata ad alcuni dettagli.

Nota: Ho usato Gmail o MS Outlook per questi esempi di email, ma avrebbero funzionato con la maggior parte dei provider di posta elettronica. Tutti i nomi, gli indirizzi email e i numeri di telefono forniti in questi esempi sono fittizi.

1. Scrivi la riga dell'oggetto dell'email

L'oggetto di qualsiasi email è importante. Può determinare se la tua email è letta o meno. La riga dell'oggetto errata potrebbe persino causare l'arrivo della tua e-mail nella cartella spam.

Se stai rispondendo a un'introduzione all'email, potresti chiederti cosa mettere come argomento dell'email. In alcuni casi, risponderai all'introduzione dell'email. Se la riga dell'oggetto dell'introduzione e-mail era chiara e concisa, va bene tenerla intatta. Alcuni sistemi di posta elettronica (come MS Outlook) aggiungeranno RE: davanti alla riga dell'oggetto per identificare la risposta come risposta.

Molti sistemi di posta elettronica aggiungono RE: quando rispondi a un messaggio.

Se la riga dell'oggetto dell'introduzione e-mail non è chiara, tuttavia, potresti voler scriverne una tua. La tua linea tematica dovrebbe essere breve e diretta. Di seguito è riportato un esempio di riga di risposta per l'introduzione della posta elettronica.

La tua linea tematica dovrebbe essere breve e diretta.

Come puoi vedere, quell'e-mail è diretta e al punto. Anche il nome cadere può essere importante. Se il destinatario rispetta e si fida di Joe Jones, molto probabilmente aprirà l'email.

2. Indirizza la tua email di risposta

L'e-mail di risposta dovrebbe essere indirizzata alla persona che ti viene presentata. Tuttavia, c'è un dilemma.

L'email introduttiva che hai ricevuto è probabilmente dal tuo contatto con la persona a cui stanno indirizzando l'email nel campo cc. Se hai appena colpito Rispondi a tutti per rispondere all'e-mail, il tuo contatto originale continua a essere incluso nella conversazione. Tuttavia, vuoi che il tuo contatto originale sappia che hai risposto alla loro introduzione via e-mail.

Il modo migliore per risolvere questo problema è spostare il contatto originale in BCC. In questo modo, la persona che ti ha presentato saprà che hai agito nell'introduzione, ma non si aspettano di prendere parte alla conversazione.

Per ulteriori informazioni su come indirizzare correttamente un'e-mail, consulta questo utile tutorial:

3. Scegli il tono giusto per la tua risposta

La cortesia conta. Ricorda che stai facendo una prima impressione. Un tono amichevole, ma professionale è solitamente il migliore.

Fai attenzione al tono della tua email di presentazione. È formale, informale? Fai in modo che la tua risposta rispecchi quel tono. La tua connessione originale probabilmente sa qual è il tono migliore per il tuo nuovo contatto.

Questo tutorial discute la differenza tra un'e-mail formale e un'e-mail informale in modo più approfondito:

4. Sii diretto

La tua nuova connessione è probabilmente occupata, quindi è meglio arrivare al punto nel corpo della tua email di risposta introduttiva. Se stai cercando un lavoro, spiega che tipo di lavoro fai. Se stai vendendo un prodotto o un servizio, spiega perché pensi che sarà utile alla tua nuova conoscenza.

Non dimenticare di menzionare il modo in cui la tua relazione giova al tuo contatto. Se stai cercando un lavoro, spiega perché sei in buona forma. Spiega come l'azienda trarrà beneficio dalle tue capacità. Se stai vendendo un prodotto o un servizio, spiega in che modo il tuo prodotto soddisfa le loro esigenze e descrivi il vantaggio principale dell'utilizzo del tuo prodotto.

Per saperne di più su come rendere la tua email concisa e chiara, studia questo tutorial:

5. Fai attenzione e controlla la tua email prima di inviarla

Controlla attentamente l'email. Cerca errori di ortografia e grammatica. Usa il controllo ortografico per individuare errori evidenti, ma vai oltre e cerca informazioni errate e altri refusi. Essere negligenti con qualsiasi e-mail aziendale può inviare il messaggio sbagliato. Non vuoi che il tuo nuovo contatto pensi che tu sia poco professionale o che non ti interessi della qualità.

Un esempio di email di follow-up

Analizziamo uno scenario esemplificativo e un esempio di una risposta email di presentazione che potresti inviare in risposta allo scenario.

Scenario di esempio

Una ex collaboratrice, Jane Perez, è alle dipendenze di una compagnia ABC in cui si desidera lavorare. Si nota che l'azienda ABC ha un lavoro di sviluppo web elencato sul proprio sito Web per cui sarebbe perfetto. 

Sai anche che hai una migliore possibilità di ottenere quel lavoro se qualcuno all'interno dell'azienda ti presenta al gestore assumente. Chiedete al vostro contatto di fare una presentazione e-mail, e qualche giorno dopo troverete la seguente introduzione e-mail di Jane nella vostra casella di posta:

Un'introduzione e-mail di esempio.

È giunto il momento che tu risponda alla email introduttiva di Jane. Esaminiamo rapidamente alcuni dei punti dell'etichetta di introduzione alle e-mail che abbiamo appreso in precedenza:

• Interesse - Dato che hai chiesto l'introduzione dell'email, sei interessato alla connessione.
• Rispondere rapidamente - Sai che devi rispondere in modo tempestivo, quindi manderai la risposta oggi.
• Personalizza la tua risposta - Non hai un modello salvato per le introduzioni e-mail, quindi la risposta non sarà generica. (Puoi salvare questa risposta introduttiva all'email come modello purché ti ricordi di personalizzarlo).

Affronteremo il quarto punto dell'etichetta di risposta via email più tardi. Ora, diamo un'occhiata alla risposta introduttiva all'e-mail che potresti scrivere:

Ecco una risposta introduttiva all'e-mail di esempio.

Per un modello di questa risposta introduttiva all'e-mail di esempio che è possibile personalizzare con le proprie informazioni, fare clic qui.

Si noti che l'e-mail di risposta inizia riconoscendo Jane, ma la trasferisce in Ccn. Più tardi, le invierò un'e-mail di follow-up separata.

L'e-mail ha anche un tono cortese e professionale. Giunge al punto, menzionando l'apertura del lavoro e le qualifiche. Sally ti consente inoltre di rispondere elencando diverse volte specifiche quando sarai disponibile e fornisci il tuo numero di telefono.

Nota: C'è qualche disaccordo sul fatto che sia necessario fornire date e orari specifici in una risposta di introduzione alla posta elettronica. Coloro che sono contro di esso sentono che ti fa sembrare meno disponibile. Mentre coloro che sono a favore di esso ritengono che toglie il lavoro fuori dal venire con un piacevole momento di incontro per il destinatario.

Infine, chiudi l'email di esempio su una nota positiva e con un tono professionale.

Alcuni giorni dopo, dopo che Sally ha fissato un appuntamento con te, invia un'email di follow-up a Jane. Falle sapere che la connessione ha avuto successo. Questa e-mail di ringraziamento è il quarto punto dell'etichetta di risposta all'e-mail. Se trovi un lavoro a causa dell'introduzione di Jane, dovresti farle sapere e ringraziarla di nuovo.

Inoltre, se l'e-mail risulta in un'intervista, potresti trovare utile questo tutorial su come scrivere un messaggio di ringraziamento al tuo intervistatore:

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Oltre a padroneggiare le strategie di introduzione e-mail, ci sono un certo numero di strategie e-mail aggiuntive che ti aiuteranno a inviare email in modo più professionale. Se stai lottando per tenere il passo con tutte le tue e-mail, allora è il momento di prendere il controllo.

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Rispondi alla tua prossima email introduttiva in modo efficace

È importante capire come rispondere correttamente all'introduzione di una e-mail. Se la tua risposta introduttiva all'email è professionale, lasci una buona impressione. Ma se rispondi male, il tuo nuovo contatto sarà meno impressionato. La tua risposta introduttiva all'email è importante.

Non è difficile scrivere un'efficace risposta all'e-mail una volta che hai compreso le basi dell'etichetta dell'introduzione via e-mail. Segui le linee guida per scrivere una risposta introduttiva all'email in questo articolo e non avrai alcun problema a rispondere in modo efficace alla tua prossima presentazione email.