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Assumere dipendenti è un passo importante nell'evoluzione della tua piccola impresa. All'improvviso, invece di dover fare tutto da solo, sei in grado di delegare compiti e concentrarti sulle cose importanti. Con più persone che contribuiscono, la crescita della tua azienda può decollare.
Ma con l'assunzione di dipendenti arriva anche un sacco di mal di testa amministrativo, e gran parte di questo è capire come eseguire il libro paga. Non solo devi calcolare quanto pagare ogni persona e effettuare il trasferimento, ma devi anche calcolare le imposte sui salari. In un sondaggio del 2015 condotto dalle piccole imprese statunitensi dalla National Small Business Association, le imposte sui salari sono state classificate al primo posto di tutte le tasse sia in termini di oneri finanziari che amministrativi.
Anche sbagliarlo può essere costoso. Nel 2015, l'IRS ha imposto 6,25 milioni di sanzioni per oltre 4,25 miliardi di dollari relative alle imposte sul lavoro.
Quindi in questo tutorial imparerai come configurare i tuoi sistemi ed elaborare le buste paga per una piccola azienda con più dipendenti. Sia che tu abbia appena assunto i tuoi primi dipendenti o se stia eseguendo il libro paga per un po 'e vuoi migliorare il tuo processo, questo tutorial ti copre. Imparerai a conoscere le diverse opzioni che hai, i passaggi che devi seguire e i meccanismi su come rifiutare le tasse e effettuare pagamenti ai tuoi dipendenti.
Si noti che alcuni dettagli, come le tasse e altri elementi da detrarre, varieranno in diverse parti del mondo e per diversi tipi di società e dipendenti.
In questo tutorial illustrerò i passaggi generali della configurazione di un sistema di gestione stipendi, ma ricorda che i dettagli potrebbero essere diversi nella tua situazione specifica, quindi assicurati di ottenere una guida dal governo locale che spieghi che cosa devi fare. Negli Stati Uniti, ad esempio, la Pubblicazione IRS 15 è un'utile guida alle responsabilità fiscali dei datori di lavoro (anche se gli stati e le città hanno anche le proprie regole fiscali da tenere in considerazione).
Iniziamo esaminando brevemente cos'è un sistema di gestione stipendi e come funziona.
Fondamentalmente, un sistema di buste paga ha due funzioni principali: assicurare che gli impiegati vengano pagati l'importo corretto e assicurarsi che al governo venga pagata la giusta quantità di tasse.
In questi giorni, molte aziende gestiscono i loro sistemi di gestione stipendi utilizzando software specializzati o app online (che vedremo nella prossima sezione). Ma la forma che richiede non è importante: finché fai tutto in modo accurato, puoi anche eseguire il libro paga utilizzando i tuoi record manuali.
Quindi i componenti di base di un sistema di gestione stipendi sono:
Queste sono le basi, ma a seconda delle situazioni dei tuoi dipendenti, potresti anche dover considerare gli straordinari, i bonus, le detrazioni verso uno schema pensionistico e altro.
Pagare dipendenti sembra come se fosse una cosa facile da fare, ma quando si inizia a dover tener conto delle tasse e di altre considerazioni, può diventare piuttosto complicato, con margini di errore significativi. Così molte aziende scelgono di esternalizzare l'elaborazione delle buste paga o di utilizzare software o servizi specializzati.
Ecco le opzioni principali su come elaborare il libro paga, con i loro pro e contro:
Secondo la National Small Business Association, il 41% delle piccole imprese statunitensi esternalizza i propri servizi di gestione stipendi a una società esterna. E la maggior parte delle aziende con più di cinque dipendenti esternalizza.
Il vantaggio di ottenere un'altra azienda per fare il tuo libro paga è che non hai più il mal di testa, e che probabilmente lo faranno bene, dal momento che è la loro attività principale.
Il principale svantaggio è che può essere costoso. Lo stesso sondaggio NSBA ha rilevato che un terzo delle piccole imprese spende più di $ 6.000 all'anno per l'amministrazione delle imposte sui salari e sui salari. Questo è un grande investimento per una piccola azienda.
Naturalmente, le migliori offerte sono là fuori, quindi potresti non dover spendere così tanto. Ottieni preventivi da alcune aziende per vedere quanto costerà. Un paio delle più grandi aziende in questo campo sono ADP e Paychex. Alcune delle società menzionate nella prossima sezione offrono anche opzioni di servizio completo.
Un'altra opzione popolare, in particolare per le aziende più piccole, è quella di eseguire i salari stessi, ma utilizzando software specializzati o app online per guidarli attraverso il processo ed eseguire i calcoli per loro.
ADP e Paychex offrono anche questo tipo di soluzione, così come molte altre società, come Intuit, Gusto e Patriot Software.
Il vantaggio di questo approccio è che è spesso più economico rispetto all'assunzione di un fornitore di servizi di pagamento completo, ma si ottiene comunque un servizio affidabile, purché si forniscano le giuste informazioni, il software eseguirà i calcoli necessari e faciliterà il processo per tu.
Il rovescio della medaglia è che non si ottiene tanto quanto si farebbe da un fornitore di servizi completi, quindi sei responsabile per l'utilizzo corretto del software. E costa ancora più dell'opzione 3, che è ...
Se hai fiducia nelle tue capacità finanziarie e tecniche e nella comprensione del codice fiscale del tuo paese, o se hai qualcuno in staff che può farlo per te, allora potresti voler eseguire il libro paga interamente internamente. È possibile calcolare autonomamente salari e imposte, stampare gli assegni e elaborare i pagamenti ai dipendenti.
Il vantaggio di questo approccio è che non devi pagare nessun altro fornitore e tutto è sotto il tuo controllo.
L'ovvio svantaggio è che può essere piuttosto complicato, e farlo senza un aiuto esterno può comportare errori costosi. Inoltre, non dimenticare che il tuo tempo ha un costo collegato ad esso. Se stai spendendo un sacco di tempo e di energia per gestire i salari, è necessario trasferire tempo ed energia lontano da altre cose più produttive che potresti fare.
Seguiremo alcuni dei passaggi del resto di questo tutorial, e ci sono calcolatori online e altri strumenti che possono aiutarti, ma può essere ancora abbastanza difficile da gestire il tuo sistema di gestione stipendi, quindi almeno prendere in considerazione alcuni dei fornitori online o completi.
Una volta deciso il tuo approccio, il primo passo nel processo di gestione stipendi consiste nel raccogliere le informazioni necessarie su ciascuno dei tuoi dipendenti.
Come minimo, ciò comprende:
La maggior parte di questo è abbastanza semplice, ma mi limiterò a spiegare un po 'del secondo punto, sulle indennità fiscali. Ciò dipende dal tuo sistema fiscale, ma negli Stati Uniti, ad esempio, i dipendenti possono richiedere assegni diversi per ridurre le tasse a seconda che siano sposati, quanti figli hanno e così via. È necessario conoscere queste informazioni in modo da poter trattenere l'importo corretto delle tasse. È possibile raccoglierlo facendo compilare al dipendente un modulo W-4.
Se usi il software del libro paga, dovrebbe calcolare gli stipendi per te, ma è comunque bene sapere come farlo, in modo che tu possa capire e verificare i risultati.
Fortunatamente, il calcolo delle retribuzioni lorde (cioè l'importo totale al lordo delle imposte) è piuttosto semplice.
Se al tuo dipendente viene pagato uno stipendio annuale, devi semplicemente dividere il salario per il numero totale di periodi di paga nell'anno. Ad esempio, se il tuo dipendente guadagna $ 30.000 all'anno, la sua retribuzione mensile sarebbe di $ 30.000 / 12 = $ 2.500. Se la pagavi settimanalmente, dovresti semplicemente dividere per 52 anziché 12.
Se paghi a ore, devi solo moltiplicare il numero di ore lavorate dalla tariffa. Diciamo che il dipendente guadagna $ 30 l'ora e un tasso straordinario di $ 45 l'ora. Nell'ultima settimana ha lavorato 40 ore regolari e 10 ore straordinarie. La sua retribuzione lorda sarebbe:
Assicurati inoltre di aggiungere bonus o altri oggetti unici. Finora è abbastanza semplice, ma le cose si complicano quando il tassista viene coinvolto ...
I tuoi dipendenti devono pagare le tasse sui loro stipendi e nella maggior parte dei paesi dovranno anche contribuire con una parte delle loro retribuzioni a finanziare una qualche forma di previdenza sociale. È compito tuo prendere quei soldi dai loro assegni e inviarli alle autorità competenti.
Inoltre, come datore di lavoro potresti dover pagare le tasse in base al numero di lavoratori che hai o, più spesso, alla somma di denaro che guadagnano.
Quindi la tua responsabilità come datore di lavoro è quella di garantire che il tuo sistema di gestione stipendi tratti la giusta quantità di tasse e sicurezza sociale dai dipendenti, e anche che tu, come datore di lavoro, paghi la giusta quantità di imposta sui salari.
I dettagli variano notevolmente per paese, ma ecco un esempio di come funzionerebbe nel Regno Unito:
Diciamo che il tuo dipendente, Tina, ha uno stipendio annuo di £ 60.000.
Nel Regno Unito, come in molti altri paesi, i dipendenti ricevono un assegno esentasse ogni anno. Una persona può guadagnare £ 11.000 prima di pagare qualsiasi tassa. Quindi Tina pagherà solo le tasse su £ 49.000 del suo reddito annuale.
Dopo di ciò, il reddito viene tassato a tassi diversi man mano che aumenta. Nel Regno Unito, le bande sono:
Quindi la tassa sullo stipendio di Tina sarà simile a questa:
Ogni mese, quindi, il suo stipendio sarebbe simile a questo:
Tieni presente che dovrai anche eseguire un calcolo simile per calcolare quanto trarre dall'assicurazione nazionale. E per di più, dovrai versare contributi assicurativi nazionali come datore di lavoro in base a una percentuale della retribuzione mensile di Tina superiore a una determinata soglia.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario apportare altri aggiustamenti alla retribuzione del dipendente, come i contributi a un piano di pensionamento, i premi dell'assicurazione malattia o eventuali ferie o indennità di malattia..
Sii chiaro se apportare questi aggiustamenti prima o dopo la ritenuta d'acconto. Ad esempio, in molti paesi, i contributi del piano di pensionamento vengono spesso detratti prima che venga calcolata la tassa, riducendo efficacemente il reddito imponibile del dipendente e fornendo un incentivo per il risparmio pensionistico.
Una volta che hai capito quanto devi pagare e quanto puoi trattenere, è il momento della parte divertente: in realtà invii i tuoi dipendenti ai loro sudati soldi!
Tradizionalmente, questo veniva solitamente effettuato tramite assegno, ma i trasferimenti bancari elettronici sono sempre più popolari. La Federazione nazionale delle imprese indipendenti dichiara che quasi il 60% dei dipendenti negli Stati Uniti è pagato tramite deposito diretto sui propri conti bancari.
Il modo in cui funziona è abbastanza semplice: ottieni i dettagli del conto bancario del tuo dipendente e trasferisci sul suo conto, utilizzando il software di banking online della banca o utilizzando il software del libro paga, che spesso include questa funzionalità (ad esempio, qui è diretto da Intuit offerta di deposito).
È più economico e più veloce della stampa e dell'invio degli assegni e c'è meno rischio di smarrimento o furto degli assegni. Si noti che, anche se si effettua il pagamento per via elettronica, sarà comunque necessario fornire una dichiarazione a ciascun dipendente che mostri i dettagli della propria retribuzione per quel periodo e le eventuali ritenute trattenute..
È inoltre necessario presentare rapporti alle autorità fiscali e inviare loro i fondi che hai trattenuto dai dipendenti.
Nel Regno Unito, ad esempio, invierai 1 € 1,100 trattenuto dalla retribuzione di Tina, più i contributi necessari per l'assicurazione nazionale, al reddito e alle usanze di Sua Maestà entro il 22 del mese. Il mancato pagamento puntuale porta ad un allettante 3% quotidiano interesse più altre sanzioni.
È inoltre necessario inviare report ogni mese su quanto hai pagato i tuoi dipendenti e quanto hai detratto dalla loro retribuzione. E dovrai segnalare a HMRC ogni volta che assumi un nuovo dipendente o quando cambiano le circostanze di quel dipendente.
Quindi dovrai presentare una relazione annuale a HMRC alla fine di ogni anno fiscale, oltre a inviare una dichiarazione "P60" a tutti i tuoi dipendenti che riassumono la retribuzione e le deduzioni totali per l'anno.
Altri paesi hanno i propri requisiti, ma è probabile che sia un processo abbastanza simile. L'idea di base è quella di riferire regolarmente alle autorità fiscali e di effettuare pagamenti puntuali di tutti i soldi che hai trattenuto dagli stipendi dei dipendenti, oltre a tutti i soldi che ti devi.
L'autorità fiscale di ogni paese avrà anche regole su cui tenere i registri del libro paga e per quanto tempo, quindi assicurati di tenere tutto ciò di cui hai bisogno.
Quindi ora sai come impostare ed eseguire un sistema di gestione stipendi per la tua piccola impresa. Come hai visto, mentre calcolare la retribuzione base è abbastanza semplice, fare detrazioni per tasse, sicurezza sociale e altri elementi può rendere il processo abbastanza complicato.
Un buon fornitore di servizi di gestione delle paghe o un sistema software ti porteranno via un sacco di mal di testa da te, quindi l'investimento potrebbe valerne la pena, specialmente se la tua azienda cresce e assume più persone.
Ora che hai una solida conoscenza del libro paga, è ora di leggere gli aspetti più divertenti dell'assunzione dei dipendenti per il tuo business:
Icona del libro paga disegnata da Yamini Ahluwalia del Progetto Noun.
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