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Se gestisci la tua attività online, non c'è un giorno in cui dici "Non sono così impegnato oggi".
siamo sempre occupato!
Non c'è mai una carenza di cose da fare. Per ogni compito che cancelliamo dalla nostra lista di controllo, ce ne sono altri quattro da aggiungere al nostro piatto. Lavoriamo lunghe ore, spesso sacrificando cose come un "fine settimana rilassante" (che cos'è?) E l'happy hour al bar con gli amici.
Ma quando fai un passo indietro e valuta il tuo business - il quadro generale - cosa vedi?
La tua azienda sta crescendo? Sta diventando più efficiente? La tua linea di fondo aumenta di mese in mese o rimane stabile?
Per molti proprietari di attività online, in particolare freelance, può sembrare che tu stia correndo sul posto. Stai mantenendo a galla le tue operazioni, ma ti manca tempo ed energie per concentrarti sul portare le cose al livello successivo.
Hai lasciato il tuo lavoro per creare la tua attività, ma ti rendi conto che tutto ciò che hai creato è un nuovo lavoro per te stesso senza la libertà che inizialmente avevi intenzione di ottenere.
Suona familiare? È stato sicuramente il caso per me. Questo è ciò che mi ha spinto a iniziare a costruire sistemi nella mia attività, il che mi consente di concentrarmi su un quadro più ampio: scalare, crescere e portare le cose al livello successivo.
Questo articolo ti aiuterà a iniziare a sistemare la tua attività e a costruirla in una macchina che può funzionare da sola, con te a comandare la nave.
Ora che stai pensando al gioco lungo, prenditi un minuto per visualizzare dove vedi la tua attività nei prossimi sei mesi, anno, tre anni ...
Grazie al sistematico, sono stato in grado di passare dal lavoro del cliente ai prodotti per l'edilizia.
Se gestisci una consulenza, la tua visione potrebbe includere cose come attirare più clienti o attrarre clienti più grandi con progetti a budget più elevato. Questo potrebbe portarti a far crescere il tuo personale oltre a te stesso e a passare dall'essere un libero professionista solista a una piccola agenzia.
Oppure, se sei come me, potresti pensare di passare dalla consulenza al lavoro per concentrarti maggiormente sulla vendita di prodotti. Grazie al sistematico, sono stato in grado di passare dal lavoro del cliente ai prodotti per l'edilizia. In effetti, uno di quei prodotti, SweetProcess, è nato dal mio bisogno di essere sistemato. Maggiori informazioni su questo più tardi ...
La linea di fondo è questa: non puoi iniziare a spostare la tua attività in avanti finché non stabilisci in quale direzione sei diretto. Prenditi del tempo - sì, programmalo nel tuo calendario - per riflettere seriamente su dove sei oggi e dove vuoi essere entro l'anno prossimo.
Sei pronto per iniziare il processo di sistematizzazione della tua attività? Inizia identificando il frutto a bassa attaccatura, o le attività che si presentano ancora e ancora, consumando tempo prezioso nella tua routine giornaliera o settimanale. Questi sono i principali obiettivi per la sistematizzazione.
Può essere allettante pensare che ogni giorno è diverso, ogni progetto è diverso, ogni cliente è diverso. Potresti pensare che non c'è nulla che possa essere "standardizzato" nella tua attività. Tutto ciò che fai è unico.
Ma una volta che ci penserai davvero, ti sorprenderesti di quanti compiti ripetitivi emergeranno in superficie. Fai un passo indietro e rivedi ciò che hai lavorato oggi. Guarda cosa hai fatto ieri. Guarda l'elenco delle cose che hai lavorato la scorsa settimana. Probabilmente ci sono molti compiti che possono essere trasformati in sistemi.
Ecco alcuni esempi che si applicano a quasi tutte le aziende:
Ecco alcuni che potrebbero essere applicati se sei uno sviluppatore web:
Ecco alcune idee per designer, illustratori o fotografi:
E alcune idee se sei uno scrittore o un blogger:
La lista andrà avanti per il tuo business e il modo in cui fai le cose. L'idea è di iniziare a identificare i compiti che possono essere sistemati - e in ultima analisi delegati - a qualcun altro da gestire mentre ti concentri su cose più importanti.
Ora che hai identificato alcune attività che possono essere sistemate, è il momento di iniziare a documentarle in procedure passo-passo.
Queste procedure diventeranno la spina dorsale della tua attività; essi serviranno come manuale operativo per mantenere il vostro business agitato. Le tue procedure diventeranno una risorsa fondamentale per la tua azienda, poiché i dipendenti futuri faranno affidamento su di loro per eseguire i loro lavori. Inoltre, renderà il processo di assunzione e formazione dei nuovi dipendenti totalmente trasparente, evitando i soliti contrattempi associati al turnover dei dipendenti.
Quando si documentano le procedure, la chiave deve essere il più dettagliata possibile. Nessun dettaglio è troppo ovvio o auto-esplicativo.
Anche se sei ancora un'operazione da una sola persona, è importante iniziare a documentare le procedure prima piuttosto che dopo. Questo ti aiuterà a gettare le basi mentre ti prepari ad assumere il tuo primo dipendente. Infatti, quando stavo lavorando tutto da solo, ho scoperto che questo esercizio di documentazione delle mie procedure mi ha fatto capire quanto del mio lavoro possa e debba essere esternalizzato. Mi ha fatto progredire in quella fase successiva molto più rapidamente di quanto avessi previsto.
Quando si documentano le procedure, la chiave deve essere il più dettagliata possibile. Nessun dettaglio è troppo ovvio o auto-esplicativo. Includere ogni passaggio, sottofase e spiegazione mentre si documenta la procedura.
Mi piace iniziare fornendo una "panoramica" della procedura, per dare alla persona un contesto sul perché questa procedura sia importante e quale sia l'esito desiderato. Quindi inizio dall'inizio e includo ogni passo per arrivarci.
Come esempio del tipo di dettaglio che includo, ecco una procedura pubblica che ho creato alcune settimane fa su come impostare e avviare un nuovo podcast.
È incredibilmente importante che le tue procedure non siano solo un lungo documento di testo senza alcuna visualizzazione. Lunghi blocchi di testo sono incredibilmente difficili da seguire e rendono troppo facile per la persona saltare per sbaglio un dettaglio importante.
È per questo che consiglio sempre di includere immagini (schermate) e / o video per aggiungere chiarezza ad ogni passaggio. Se il tuo team lavora in remoto, e la maggior parte delle aziende online lo fa in questi giorni, sai quanto è importante capire il tuo punto di vista, dal momento che non hai il lusso di sederti accanto alla persona e dimostrare come è fatto.
Cerco di includere almeno uno screenshot ad ogni passo. Sul Mac, faccio uno screenshot rapido e li trascino in SweetProcess, il mio strumento per la creazione di procedure. Mi piace anche aggiungere annotazioni alle immagini, come scatole e frecce. Per questo, userò gli strumenti di notazione incorporati in SweetProcess, o a volte uso strumenti esterni come Chiarire.
Quando ho davvero bisogno di assicurarmi di ottenere il mio punto di vista, registrerò un video di screencast e incorporerò quel video in una fase particolare della procedura. Esistono vari strumenti che semplificano la registrazione di video screencast. Per le registrazioni brevi (meno di 5 minuti), mi piace Screenr perché è basato su browser e facile da avviare rapidamente. Per registrazioni più lunghe, utilizzo ScreenFlow su Mac. Camtasia è una buona alternativa per quelli su Windows.
All'inizio, è sempre una buona idea eseguire le procedure da soli, proprio come hai fatto tu. Solo ora, segui le procedure che hai creato per confermare che non hai saltato alcun dettaglio. Ogni volta che lo faccio, trovo almeno una cosa che ho dimenticato di includere.
Hai assunto il tuo primo dipendente o un assistente virtuale? Portato in un appaltatore? Ora è il momento di dare loro qualcosa da fare!
Per fortuna hai documentato alcune procedure. Invia loro una procedura e di 'loro di seguirla ogni volta che eseguono questa operazione.
Ora che hai iniziato a delegare quelle procedure, dovresti iniziare a provare un senso di sollievo. Le cose si stanno facendo, ma occupano meno tempo, il che ti ha liberato per concentrarti su attività più importanti.
Ma il tuo lavoro è lontano dal completamento! È necessario monitorare costantemente i sistemi e i processi, modificarli e migliorarli per renderli più efficienti.
Ci sono diversi modi per farlo:
Ci sono dei passi che fanno inciampare la tua squadra? Alcuni aspetti sono stati eseguiti in modo errato? Questi rivelano aree immediate in cui è possibile risolvere le procedure. Cerca modi per aggiungere più chiarezza o affrontare i malintesi comuni.
È necessario monitorare costantemente i sistemi e i processi, modificarli e migliorarli per renderli più efficienti.
Col passare del tempo, ti sentirai distaccato dalle sfumature di come le cose funzionano "sul terreno". Va bene. Significa che ti stai concentrando su cose di grandi dimensioni, che è ciò che dovresti fare.
Fortunatamente, hai qualcuno che ha una profonda conoscenza delle sfumature delle tue procedure: i tuoi dipendenti che li stanno eseguendo! Consentiteli di dare i loro suggerimenti su come migliorare le procedure quando incontrano un modo migliore di farlo. Chiedi loro di lasciare commenti sulla procedura stessa, o semplicemente di inviare i loro suggerimenti direttamente a te.
Nel mondo online, le cose si muovono velocemente. Nuovi strumenti sono costantemente disponibili e rendono il nostro lavoro infinitamente più facile di quanto non fosse una volta. Le tue procedure possono beneficiare di nuovi strumenti non appena arrivano sul mercato.
State sempre alla ricerca di questi e chiedete ai vostri dipendenti di cercare anche questi. Nel corso di un anno, potresti trovare un nuovo strumento o una nuova tecnica in grado di ridurre di più le tue procedure, rendendo più efficiente l'intero tuo business.
Con una libreria di procedure operative standard che alimenta la tua azienda, hai costruito una macchina che funziona da sola! Hai preparato le basi per un'entusiasmante fase di scalabilità e crescita.
Allora, da dove vai??
Tu come imprenditore puoi smettere di essere legato lavorando nel tuo business. Ora puoi iniziare a lavorare sulla tua attività.
Con la tua nuova libertà, puoi dedicare più tempo a concentrarti su cose come:
Hai domande o suggerimenti su come possiamo sistemare le nostre attività online? Parliamone nei commenti!
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