Come configurare un'e-mail di risponditore per le vacanze su Gmail (fuori sede)

Prendendo tempo di vacanza è importante se si vuole rimanere nitidi e concentrati. Ciò è particolarmente vero per il piccolo imprenditore, che può avere molti ruoli da svolgere nella propria attività.

Sfortunatamente, nell'e-mail del mondo connesso di oggi puoi far sembrare che lavori sempre, anche quando stai cercando di fare una pausa. Probabilmente porti con te il telefono o il dispositivo mobile, anche in vacanza. Dove è il tuo dispositivo mobile, c'è la posta elettronica. Dove c'è la posta elettronica, c'è lavoro.

Controllare costantemente la tua email aziendale non è un modo per ottenere un riposo adeguato durante le vacanze. C'è un modo migliore. Configura un risponditore automatico di ferie su Gmail. Un risponditore automatico di Gmail invia una risposta Gmail fuori ufficio a chiunque ti invii un'email nel tempo definito.

Usa la risposta di Gmail fuori ufficio per impostare le aspettative dei clienti e dei colleghi. Usalo per le vacanze o in qualsiasi altro momento in cui sarai lontano dall'ufficio. Ricorda, ricevere un messaggio fuori sede è molto meglio che non ricevere alcuna risposta.

Configura un'email di promemoria per le vacanze Gmail (grafica).

Questo tutorial fornisce istruzioni dettagliate per l'impostazione di una risposta alle ferie in Gmail. Fornisce anche alcune buone pratiche di e-mail per le vacanze. Infine, toccherò su come è possibile facilitare la transizione al lavoro quando la vacanza è finita.

Prima di immergerti in questo tutorial, scarica il nostro nuovo eBook (GRATUITAMENTE): The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ti aiuterà a ricevere la tua casella di posta elettronica organizzata una volta tornato dalle vacanze. È dotato di una serie di ottime tecniche di gestione della posta elettronica che puoi utilizzare rapidamente. 

Ora iniziamo con questo tutorial su come impostare il risponditore automatico delle ferie.

Come impostare un'e-mail di risposta automatica utilizzando Gmail

Nello screencast qui sopra scopri come impostare rapidamente un risponditore automatico di ferie su Gmail. Oppure leggi le istruzioni scritte per aiutarti a impostare un messaggio di Gmail fuori ufficio, i suggerimenti sulle best practice da seguire e altro ancora:

1. Attivare il messaggio Risponditore vacanza

Imposta il tuo messaggio di risposta per le vacanze in Gmail. Ecco come procedere passo-passo:

Passo 1

Da Gmail, fai clic su impostazioni simbolo. Lo troverai in alto a destra nella schermata della posta elettronica.

Impostazioni buttton.

Passo 2

Dal menu a discesa, fai clic su impostazioni opzione.

Seleziona le impostazioni.

Passaggio 3

Il impostazioni schermo Scorri fino alla fine del impostazioni schermo per trovare il Risponditore di vacanza opzioni.

Attiva e imposta la data del primo giorno.

L'impostazione predefinita è che il risponditore automatico sia disattivato. Per modificare quella selezione, fare clic su Risposta per le vacanze su interruttore.

Digita la data in cui inizia la tua vacanza nel Il primo giorno campo. Puoi anche fare clic nel mezzo di uno dei campi data per visualizzare un calendario. Dal calendario, selezionare la data o la data (s).

Passaggio 4

A meno che tu non sappia quando tornerai, ti consiglio anche di compilare il campo Ultimo giorno. Il Ultimo giorno il campo determina l'ultimo giorno in cui verrà inviato il messaggio del risponditore automatico di Gmail. Per compilare il campo, fare clic sulla casella di controllo per attivare il Ultimo giorno campo. Quindi, digitare la data o utilizzare il calendario per inserire la data.

Alcuni esperti di e-mail consigliano di aggiungere qualche giorno in più alla data di ritorno. Questo buffer potrebbe darti una possibilità in più di recuperare il ritardo prima che la gente tenti di contattarti. Questa tattica può ritorcersi contro se qualcuno conosce la tua data di ritorno effettiva. Quindi, stai attento.

Aggiungi la data dell'ultimo giorno.

Passaggio 5

Ora è il momento di creare il tuo messaggio vero e proprio fuori ufficio. Inizia dando al tuo messaggio una riga dell'oggetto.

Ricorda, la riga dell'oggetto è una delle parti più importanti di un'e-mail. Alcuni destinatari non leggeranno oltre la riga dell'oggetto. Quindi, vuoi trasmettere più informazioni qui che puoi. Digito "Accesso e-mail limitato fino all'8 / 18" qui perché dice al destinatario ciò che è necessario sapere.

Compila il tuo oggetto di posta elettronica.

Passaggio 6

Dal momento che non è possibile prevedere chi riceve il messaggio di risposta per le vacanze, non è possibile indirizzare la risposta alle ferie ad un individuo o gruppo. È meglio semplicemente digitare il tuo corpo di posta elettronica.

Quindi, digita il corpo dell'e-mail. È sempre una buona idea includere un contatto alternativo nel caso in cui vi sia un problema urgente che deve essere affrontato rapidamente. Se hai diversi progetti, puoi nominare un contatto diverso per ogni progetto. Consenti ai tuoi contatti di backup di sapere che potrebbero ricevere messaggi extra mentre te ne sei andato.

Scrivi il corpo del tuo messaggio di posta elettronica.

Se utilizzi un modello di firma Gmail, la tua firma di Gmail verrà applicata all'email del risponditore automatico. Per ulteriori informazioni sui modelli di firma dai un'occhiata a:

Passaggio 7

Infine, noterai una casella di controllo in basso che consente di limitare l'e-mail di risposta automatica alle persone nell'elenco dei contatti. Raccomando di selezionare questa opzione. Non vuoi che la tua risposta alle ferie venga inviata alle newsletter via e-mail a cui ti sei abbonato o alle e-mail spazzatura che ricevi.

Seleziona l'opzione per limitare la risposta automatica.

Una volta che sei soddisfatto del tuo messaggio Gmail non in ufficio, fai clic su Salva I Cambiamenti.

Tieni presente che Gmail invia il messaggio risponditore automatico a un destinatario una volta ogni quattro giorni. Se un destinatario ignora la tua risposta alle vacanze e ti invia più di una email in un giorno, non riceverà più e più volte il messaggio di Gmail fuori ufficio.

2. Testare il messaggio Rispondente vacanza

Una volta impostata l'email di risposta automatica di Gmail, potresti desiderare che un amico ti aiuti a testare la funzionalità. Per testare il tuo messaggio, chiedi al tuo amico di inviarti un'email il primo giorno in cui sei uscito. 

Se il risponditore di ferie funziona, il tuo amico dovrebbe ricevere il messaggio fuori sede. Se non ricevono il messaggio di vacanza, ripetere i passaggi sopra indicati fino a quando l'e-mail del risponditore di ferie è configurata correttamente.

3. Disattiva il messaggio Risponditore vacanza

Se non hai inserito un ultimo giorno per la fine settimana del risponditore automatico, disattiva manualmente l'email di risposta automatica dopo il tuo ritorno dalle vacanze. Ritorna al impostazioni schermo e scorrere fino in fondo. Clicca il Risposta per le vacanze disattivata interruttore.  

Per ulteriori informazioni su Gmail, consulta alcuni dei nostri altri tutorial, tra cui:

Best practice per il risponditore automatico delle vacanze

Come qualsiasi altra email che invii, il tuo risponditore automatico di Gmail rappresenta la tua piccola impresa. Vuoi che appaia professionale e che trasmetta un'immagine positiva.

Sebbene questo tutorial si applichi specificamente a Gmail, puoi utilizzare molte di queste best practice con altri sistemi di posta elettronica.

Ecco alcune best practice da seguire per assicurarti che il tuo messaggio di Gmail fuori ufficio lasci la giusta impressione:

• Umorismo. Potresti essere tentato di fare un messaggio fuori ufficio come le e-mail fuori ufficio elencate in questo HubSpot articolo di Lindsey Kolowich. A meno che tu non lo sia molto certo che questo tipo di risposta sarà ben accolta dai tuoi clienti e colleghi, non lasciare un'e-mail di vacanza divertente. È troppo facile per l'umorismo ritorcersi contro.
• Cosa includere. Il tuo messaggio di risposta automatica dovrebbe includere le seguenti informazioni: le date in cui sarai perso, quando torni e cosa può fare il lettore in caso di emergenza. È anche una buona idea includere una stima approssimativa di quando possono aspettarsi una risposta.
• Formato. Utilizza il formato email appropriato nella tua email di risposta automatica. Per ulteriori informazioni sul formato di posta elettronica corretto, rivedere il nostro Tuts + tutorial, Howto Master formato commerciale corretto e-mail ed evitare il disastro professionale. Dal momento che non è possibile prevedere chi riceve il messaggio di risposta per le vacanze, non è possibile indirizzarlo a un individuo oa un gruppo.
• Modello. Se hai un modello di firma impostato per le tue e-mail, utilizzarlo qui è una parte importante del tuo marchio. Questo è particolarmente vero se sei un piccolo imprenditore o un libero professionista. 
• Contatto di backup. È una buona idea indirizzare il destinatario della tua email a qualcun altro che possa rispondere alle domande. Scegli qualcuno come backup che abbia familiarità con i tuoi progetti come un collega o un assistente virtuale (VA). Non dimenticare di chiedere al tuo backup se possono gestire le chiamate mentre te ne sei andato.
• Altri sistemi. Una volta completato il risponditore automatico di Gmail, non dimenticare di annotare la tua assenza in altri strumenti, ad esempio sul tuo calendario o in qualsiasi strumento di pianificazione del progetto in cui sei elencato come una risorsa. Questo passaggio impedirà alle persone di pianificarti per le riunioni durante il tuo tempo libero.
• Resistere alla tentazione. Mentre sei in vacanza, potresti essere tentato di accedere alla tua email da remoto e rispondere ad alcuni messaggi. Non farlo Se i tuoi contatti si rendono conto che stai rispondendo ai messaggi, essi presumono che tu sia disponibile. Gli altri non rispetteranno il tuo tempo lontano dal lavoro se non lo rispetti da solo.

Dopo aver impostato l'email di risposta automatica, sei pronto per goderti la tua vacanza. Ma, come tutte le cose buone, la tua vacanza deve finire.

Ecco alcune idee per aiutarti a tornare al lavoro.

Una comoda lista di controllo per quando la vacanza è finita

Con un'e-mail per le vacanze impostata per informare i tuoi contatti che non sei disponibile, puoi rilassarti e goderti la tua vacanza.

Una volta che la tua vacanza finisce, vuoi essere sicuro che torni al lavoro riposato e pronto a partire. Sfortunatamente, quei primi giorni indietro possono essere difficili a meno che tu non abbia un piano.

Ecco una comoda lista di controllo per aiutarti a tornare al lavoro dopo essere uscito dall'ufficio:

1. Disattiva il messaggio di Gmail.Non c'è niente di più fastidioso di continuare a ricevere un'e-mail per le vacanze molto tempo dopo il ritorno della persona. Se possibile, questa dovrebbe essere una delle prime cose che fai quando torni in ufficio.
2. Scorri i tuoi messaggi prima di rispondere. Una rapida revisione dei messaggi ti consente di sapere cosa aspettarti. Può anche ridurre il carico di lavoro se si scopre che un mittente ha già risposto alla propria domanda.
3. Dai priorità ai tuoi messaggi e compiti di ritorno. Non cercare di fare tutto il tuo primo giorno. Prendi nota di eventuali emergenze o messaggi indesiderati evidenti. Dopo aver gestito le emergenze ed eliminato i messaggi indesiderati, rispondi agli altri messaggi nell'ordine in cui sono stati ricevuti.
   
4. Controlla il tuo calendario per eventuali riunioni imminenti. Pianificare il tempo di preparazione per eventuali riunioni programmate. Potresti essere tentato di concentrarti solo sulla pulizia della tua casella di posta quando torni al lavoro, ma questo può lasciarti impreparato ad altri aspetti del tuo lavoro.
5. Non farti prendere dal panico. Potrebbero volerci diversi giorni per recuperare. È normale. Se affronti prima le domande di emergenza, la maggior parte dei tuoi clienti e colleghi capirà se devono aspettare un giorno o due prima che tu possa tornare da loro.
6. Lascia il lavoro in orario. Troppo spesso torniamo dalle vacanze e annulliamo tutti i benefici di un buon riposo esagerando nella prima settimana. Indipendentemente dal tipo di carico di lavoro arretrato, lascia il lavoro a un'ora ragionevole e cerca di non sottolineare la tua casella di posta elettronica.

Sebbene questo tutorial sia scritto specificamente per gli utenti di Gmail, molti dei punti di questa checklist possono essere utilizzati anche da chi usa altri sistemi di posta elettronica.

Che cosa significa impostare il risponditore per le vacanze su Gmail per te?

Con un risponditore automatico di Gmail, non devi essere "collegato" tutto il tempo. La tua attività sopravviverà al tuo tempo lontano dal lavoro. Impostando correttamente un'e-mail di risposta automatica in Gmail, puoi assicurarti che la tua vacanza sia una vera pausa dal lavoro e che i tuoi clienti e colleghi sappiano cosa aspettarsi mentre sei via.

Tieni presente che le tue e-mail, compreso il messaggio di Gmail fuori sede, fanno parte del tuo marchio. Ti consigliamo di seguire le migliori pratiche del risponditore in modo che il tuo messaggio sia il più professionale possibile.

Una volta che torni al lavoro, ci sono alcuni passaggi che puoi prendere per rendere più facile la transizione dalla vacanza. Inizia disattivando il messaggio di Gmail fuori sede e assegnando la priorità ai messaggi a cui rispondere.

Puoi anche prendere il nostro nuovo eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Padronanza. È disponibile per il download GRATUITO, quando ti iscrivi alla newsletter di Tuts + Business. 

Usa questa guida killer per ottenere la tua casella di posta elettronica organizzata dopo il tuo ritorno dalle vacanze. Scopri come ripulire la tua casella di posta in arrivo rapidamente e inizia a elaborare le email come un professionista.

Rispondete alle e-mail durante la vostra assenza dall'ufficio? Perché o perché no?