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Uno degli aspetti più potenti di Google Docs è la possibilità di condividere documenti, fogli di lavoro e presentazioni con altri, in modo da poterli modificare in modo collaborativo insieme in tempo reale da qualsiasi parte del mondo.
I collaboratori di un documento possono visualizzare, commentare o persino apportare modifiche al documento, a seconda delle autorizzazioni che gli si assegnano. Non c'è mai un motivo per inviare per email allegati di documenti o unire le modifiche da più copie di un documento.
In questo tutorial, ti mostrerò come utilizzare le opzioni di condivisione di Documenti Google per condividere documenti, fogli di lavoro e presentazioni con altri utenti in modo che possano visualizzarli o modificarli. È abbastanza semplice condividere un documento, ma questo tutorial ti mostrerà come utilizzare tutte le opzioni di Google Documenti per condividere i documenti come preferisci.
Per ulteriori informazioni sui documenti Google, consulta questi tutorial:
Ora scopriamo come condividere i tuoi documenti in Google Documenti, invitare collaboratori, controllare le autorizzazioni dei documenti, discutere i tuoi documenti attraverso commenti condivisi, gestire le notifiche correttamente e altro ancora. Scopri cosa succede quando condividi un documento Google, come funziona e come controllare un numero di opzioni utili.
La prima cosa che devi sapere sulla condivisione in Google Documenti è Opzioni di visibilità, che controllano chi può visualizzare i documenti. I tuoi nuovi documenti, fogli di lavoro e presentazioni in Google Drive sono privati per impostazione predefinita, ma da Condividere pulsante, è possibile scegliere di rendere i documenti visibili a determinate persone, a chiunque disponga di un collegamento al documento o al pubblico sul Web.
Per visualizzare le impostazioni di condivisione correnti quando hai un documento aperto in Google Documenti, passa con il mouse sopra il Condividere pulsante in alto a destra del documento. Lì, vedrai un popover che mostra la privacy del documento corrente, che sarà sempre privata per impostazione predefinita.
Passa il mouse sopra il Condividere pulsante per visualizzare le impostazioni correnti.Per modificare le impostazioni, fare clic su Condividere pulsante. Il Condividi con gli altri appare la schermata.
Dal Condividi con gli altri schermo, puoi inserire i nomi o gli indirizzi email di coloro con i quali desideri condividere il documento in Google Documenti.Digitare i nomi delle persone dall'elenco dei contatti o gli indirizzi e-mail delle persone con cui si desidera condividere il documento.
Clicca il Inviare pulsante dopo aver inserito i nomi o gli indirizzi e-mail.Continua ad aggiungere i nomi e gli indirizzi email di tutti quelli con cui vuoi condividere il documento. Puoi anche aggiungere una nota ai tuoi collaboratori in Aggiungi una nota campo.
Clicca il Inviare pulsante in basso a sinistra dello schermo quando hai finito di aggiungere collaboratori.
Puoi anche utilizzare Google Documenti Condividi con gli altri schermo per attivare le opzioni di visibilità del collegamento. Se l'opzione di visibilità del collegamento è attiva, chiunque abbia un link al tuo documento può accedervi.
Fai clic sul link nell'angolo in alto a destra per ottenere un link condivisibile.Per accendere il Condivisione dei collegamenti opzione, fare clic sull'icona di collegamento nell'angolo in alto a destra dello schermo. Viene visualizzata una schermata con un collegamento.
Condividi il link per condividere il documento.Il sistema ti fornisce un link che puoi condividere con altri.
Nota: È importante ricordare che l'attivazione dell'opzione di condivisione del collegamento riduce la quantità di controllo su chi può vedere il documento. Uno dei tuoi revisori potrebbe condividere il link con gli altri, e quegli altri sarebbero in grado di accedere al documento.
Puoi inoltre definire chi può vedere il tuo documento. Inizia da Condividi con gli altri schermo.
Clicca il Avanzate link per aprire il Impostazioni di condivisione menu.Quindi, selezionare Avanzate.Nel Impostazioni di condivisione menu, sarà possibile modificare chi può visualizzare il documento.
Elenco di persone che hanno accesso al documento.Prendi nota del Impostazioni del proprietario in fondo alla pagina. Queste impostazioni sono disponibili solo per il proprietario del documento. Ti consentono di limitare ciò che i collaboratori possono fare con il documento.
Dal compartecipazione impostazioni menu, selezionare Modificare per visualizzare le opzioni di condivisione dei collegamenti.
Dal Impostazioni di condivisione menu, selezionare Cambia per visualizzare altre opzioni.Ecco una descrizione di ciascuna opzione:
Per consentire a persone specifiche di visualizzare il documento, selezionare Salvare, che ti restituirà al Impostazioni di condivisione menu. Digita gli indirizzi email delle persone che avranno accesso al documento nella parte inferiore del menu, sotto Invita persone.
Dal Impostazioni di condivisione menu in Google Documenti, inserisci semplicemente gli indirizzi email delle persone che hanno bisogno di accedere al tuo documento.Per dare accesso a un ampio gruppo di persone specifiche, scegli Chiunque abbia il link dalle opzioni di visibilità. Selezionare Salvare per tornare al Impostazioni di condivisione menu. Dal Impostazioni di condivisione menu, è possibile evidenziare il collegamento al documento e condividere via email, social media o messaggi di testo.
Dal Impostazioni di condivisione menu, evidenzia il link da condividere. Copia e incolla il link da distribuire a chiunque abbia bisogno di accedere al documento.Vuoi sapere come condividere pubblicamente un documento Google sul Web? È facile con Google Documenti. Per consentire l'accesso a chiunque o incorporare un documento Google in una pagina Web, scegli Pubblico sul web dalle opzioni di visibilità. Selezionare Salvare per tornare al menu delle impostazioni di condivisione. Dal menu Impostazioni di condivisione, puoi evidenziare il collegamento al documento e condividere tramite i social media per consentire a chiunque di accedere al tuo documento.
In questa sezione, scopri come condividere documenti Google con maggiore controllo impostando i collaboratori. Ce ne sono quattro Opzioni di collaborazione che dà alle persone specifiche che condividi un documento Google con diversi livelli di accesso al documento. Il proprietario del documento può autorizzare altre persone a visualizzare, commentare, modificare o diventare il proprietario del documento.
Per visualizzare il Collaboratore opzioni, selezionare il Condividere pulsante in alto a destra del documento. Clic Avanzate. Nel Condividi le impostazioni menu, invitare singoli individui o gruppi utilizzando indirizzi email o gruppi di contatti email.
Durante l'inserimento di questi indirizzi, il Collaboratore le opzioni diventano visibili. Se fai clic sulla freccia giù accanto all'icona a forma di matita per ogni nome. Qui puoi selezionare tra le seguenti opzioni: Può modificare, può commentare, o posso vedere.
Dopo aver fatto clic sulla freccia accanto all'opzione della matita, puoi modificare le opzioni di Collaboratore dal menu a discesa.Ecco una descrizione di ciascuna opzione:
Questa opzione di Collaboratore consente ad altre persone di modificare il documento. I collaboratori possono lavorare simultaneamente in un documento in tempo reale, quindi non è necessario inviare e-mail modifiche avanti e indietro.
Ogni editor che sta lavorando nel documento sarà visibile come icone nella parte in alto a destra dello schermo, accanto al Commenti pulsante. Ogni collaboratore avrà un colore diverso attorno alla sua icona e qualsiasi parte del documento che stanno modificando avrà anche un cursore dello stesso colore dell'icona.
Con questa opzione Collaboratore, una persona con cui il documento è condiviso con Google Documenti, sarebbe in grado di vedere il documento e fare commenti, ma non sarebbe in grado di modificare il documento in alcun modo. Questa opzione è utile quando cerchi feedback su un progetto, ma non vuoi che alcuna informazione venga modificata a tua insaputa.
Per commentare un documento, evidenzia il testo specifico su cui desideri commentare e fai clic con il pulsante destro del mouse per selezionare Commento. Puoi anche usare la scorciatoia da tastiera Ctrl-Alt-M, o il Commenti pulsante in alto a destra dello schermo accanto a Condividere. Il proprietario del documento vedrà le sezioni evidenziate e le caselle di commento sul lato destro del loro schermo.
Per consentire ad altri di vedere solo un documento, seleziona il Posso vedere opzione. Questa opzione è particolarmente utile per distribuire un modello che deve essere utilizzato da altri. Impostando l'opzione Collaboratore su Posso vedere, i collaboratori saranno costretti a Fare una copia del documento al fine di apportare modifiche, garantendo così che nessuno sia in grado di modificare direttamente il modello.
Una quarta opzione di Collaboratore, Proprietario, è disponibile solo dopo aver già condiviso un documento in Google Documenti con qualcun altro. Dopo che il documento è stato condiviso, il nome del proprietario apparirà sul Chi ha accesso lista sul Impostazioni di condivisione menu.
Puoi trasferire la designazione del proprietario Is ad un altro collaboratore in Google Documenti.Quest'ultima opzione del proprietario ti consente di trasferire la proprietà del documento a qualcun altro. Appare nel menu a discesa accanto ai nomi dei collaboratori se possiedi il documento.
Seleziona il È il proprietario opzione per cambiare la proprietà del documento in Google Documenti.Il creatore del documento è il proprietario per impostazione predefinita. Se la proprietà del documento viene trasferita a qualcun altro, ci sono alcune cose che il creatore del documento non sarà più in grado di fare, come ad esempio:
Collaboratori con Può commentare o Può modificare capacità può lasciare commenti su un documento condiviso in Google Documenti. Un commento potrebbe richiedere al proprietario del documento di correggere un semplice errore di ortografia o aprire un dialogo su una determinata sezione del documento.
Per aggiungere un commento a un documento Google condiviso, evidenzia la sezione del documento che desideri commentare. Potrebbe essere una determinata parola, una frase specifica o un intero paragrafo. Dopo aver evidenziato la sezione, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Commento.
Quando si evidenzia il testo su cui si desidera commentare, fare clic con il tasto destro e selezionare Commento.Una casella di testo con il tuo nome apparirà all'estrema destra dello schermo per inserire il tuo commento.
Una casella di testo come quella sopra apparirà all'estrema destra del documento. Digita in questa casella e fai clic Commento.Se qualcuno scrive un commento sul tuo documento, puoi iniziare un dialogo rispondendo al loro commento. Sotto il commento, apparirà una casella di testo che dice rispondere. Qui puoi digitare la tua risposta.
Per rispondere a un commento, fai clic nella casella dei commenti e digita nella casella di testo in basso.Se il commento è una semplice correzione che non richiede alcuna risposta, è possibile apportare le modifiche necessarie al documento e contrassegnare il commento come risolto facendo clic sul Risolvere pulsante accanto al commento. Risolvendo un commento, il commento è nascosto. Per riaprire il commento, fai clic su Commento pulsante in alto a destra del documento.
Anche dopo che un commento è stato risolto, puoi vederlo di nuovo. Clicca il Commenti pulsante in alto a destra del documento.
Utilizzare il Riaprire link per riaprire i commenti risolti in Google Documenti condivisi.Per riaprire i commenti risolti, fai clic sul link di riapertura blu accanto al documento. I commenti vengono aggiunti nuovamente nel documento.
Copriamo come condividere un documento Google con le notifiche appropriate in questa sezione. È possibile notificare automaticamente i collaboratori tramite e-mail quando viene apportata una modifica a un documento condiviso. Questa funzione è utile se stai lavorando su un documento e devi informare i tuoi collaboratori delle tue modifiche.
Apri il tuo documento. Assicurati che il tuo documento sia condiviso con almeno un'altra persona.
Clicca il Commenti pulsante in alto a destra del documento. Clicca il notifiche pulsante sotto di esso.
Clicca il notifiche pulsante per visualizzare un menu a discesa di notifica.Dopo aver fatto clic sul notifiche pulsante, viene visualizzato un menu a discesa con le opzioni di notifica.
Seleziona le opzioni di notifica dal menu a discesa.Puoi modificare le opzioni di notifica dal menu a discesa nel tuo documento Google condiviso, con queste impostazioni:
Per inviare notifiche e-mail a tutti i documenti con cui è condiviso, selezionare Tutti opzione. Questa è una buona scelta quando un documento viene scritto da un team.
Per inviare una notifica via email solo a te stesso quando viene fatto un commento o il documento viene modificato, seleziona il Solo il vostro opzione. Questa è una buona scelta quando sei l'autore principale e hai bisogno di rivedere il feedback, ma i revisori non hanno bisogno di vedere i commenti degli altri.
Per disattivare le notifiche e-mail, selezionare il Nessuna opzione. Questa è una buona scelta se non è importante vedere rapidamente commenti e modifiche.
Se attivi le notifiche e-mail, riceverai un'email riassuntiva man mano che vengono fatte. Vai alla tua casella di posta per vedere la notifica. Vedi l'email di esempio qui sotto:
Vai alla tua casella di posta elettronica per visualizzare le tue notifiche email dal tuo documento Google condiviso.A volte, potrebbe essere necessario rimuovere un collaboratore da un documento. Ciò potrebbe accadere quando un membro del team lascia il team e non ha più bisogno di accedere al documento. Ecco come rimuovere un collaboratore da un documento condiviso in Google Documenti.
Nota: Solo il proprietario di un documento può aggiungere o rimuovere collaboratori a un documento.
Innanzitutto, assicurati di lavorare in un documento con collaboratori.
Inizia da Impostazioni di condivisione menu dal tuo documento. Vedi un X accanto a ciascun nome nel Chi ha accesso elenco.
Clicca il X rimuovere un collaboratore dal tuo documento condiviso.Per rimuovere un collaboratore dal tuo documento condiviso, fai clic su X dopo il nome della persona. Il nome della persona scompare dall'elenco.
La modifica in tempo reale in Google Documenti ti consente di collaborare con chiunque, ovunque senza confusione o problemi. Prendi questo esempio da una scuola. Usano Google Docs come loro annunci del mattino.
Gli insegnanti possono aggiungere annunci alla pagina per eventi specifici e tutti gli insegnanti possono utilizzare i propri proiettori per visualizzare contemporaneamente gli annunci durante l'homeroom. Ciò consente di risparmiare tempo e irritazione. Nella parte superiore della pagina, puoi vedere gli altri insegnanti che stanno attualmente modificando o visualizzando gli annunci, e persino vedere quale parte del documento stanno modificando dal vivo.
Gli annunci del mattino assomigliano a questo quando stanno lavorando su di loro.
Qui puoi vedere come appare quando più persone stanno collaborando allo stesso tempo nello stesso documento in Google Documenti.Un'icona appare nella parte superiore del documento per ogni persona che ci lavora. I cursori nel documento corrispondono al colore della persona che modifica il documento.
Google Documenti semplifica la condivisione e la collaborazione su documenti, fogli di lavoro e presentazioni, e ci sono diversi modi in cui puoi metterlo in pratica. Ora che sai come condividere documenti in Google Documenti e puoi controllare una serie di impostazioni utili, è ora di utilizzarlo.
Sebbene non ti servano altre persone per aiutarti a modificare ogni singolo documento che crei, la condivisione di documenti in Google Documenti può essere molto utile. Ecco alcuni esempi di quando potresti cercare di collaborare e mettere in condivisione i documenti di condivisione in Google Documenti:
Se hai domande o desideri condividere un esempio di come usi Google Documenti per condividere e collaborare, lascia un commento qui sotto.
E se vuoi portarlo al livello successivo e importare i tuoi documenti di Google Documenti direttamente in WordPress come post o pagine, usa il plug-in di Google Words per WordPress!
Nota editoriale: questo post è stato originariamente pubblicato nel 2014. È stato completamente rivisto per renderlo aggiornato, accurato e aggiornato dal nostro staff, con l'assistenza speciale di Laura Spencer.
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