Come strutturare un'agenzia creativa

Una delle decisioni chiave per creare un'agenzia creativa è come strutturarla. Quando lavori da solo, la struttura non conta molto. Dividere il tuo carico di lavoro, anche solo tra il lavoro amministrativo e il lavoro con il cliente, non sembra avere un peso eccessivo quando sei la persona che dovrà fare tutto, indipendentemente dalle divisioni che crei. Ma quando potresti finire con diverse persone che lavorano su progetti client e forse anche un assistente sul lato amministrativo delle cose, devi essere molto chiaro su chi è responsabile di cosa.

Il pericolo di non stabilire chiaramente una struttura è che si può facilmente finire in situazioni in cui è necessario pagare qualcuno per tempo in cui non hanno lavorato o hanno fatto lo stesso lavoro che un'altra persona aveva già completato. Mettendo una struttura solida e un flusso di lavoro chiaro che mostra come le diverse attività passano attraverso i processi aziendali sono necessarie per un'agenzia per crescere.

Chi ha l'autorità?

Sembra una domanda facile: è la tua agenzia, quindi sei al comando. Ma ci sono alcune sfumature che devi risolvere, anche supponendo che sarai sempre in cima alla pila. Vale la pena considerare, tra l'altro, che potresti non essere sempre il grande kahuna.

Puoi riservarti il ​​diritto di andare oltre ogni singola piccola decisione, ma quel tipo di microgestione raramente funziona per il meglio.

Molte agenzie di successo sono il risultato di una partnership: due o più freelance esperti che si uniscono per intraprendere progetti più grandi è un punto di partenza relativamente comune per le agenzie. In questi casi, è necessario definire immediatamente le aree di responsabilità. Se una persona è incaricata di portare a lavoro il cliente, dirigere progetti o gestire i libri, è necessario avere l'autorità per prendere decisioni nella propria area di competenza senza problemi da parte di altri partner. Ma questi partner hanno anche bisogno di rassicurazioni sul fatto che una persona non può dominare l'agenzia.

Per quelle persone portate dopo la fondazione dell'agenzia, la struttura sarà più una questione di responsabilità che di autorità. Il responsabile, dopo tutto, è sempre in carica. Ma è necessario chiarire quanta autorità ha ogni persona nella sua area di competenza. Puoi riservarti il ​​diritto di andare oltre ogni singola piccola decisione, ma quel tipo di microgestione raramente funziona per il meglio. Le agenzie di successo delegano universalmente determinati tipi di decisioni in modo che il capo sia liberato per concentrarsi sulle attività che solo lui può gestire.

Se non ti senti già a tuo agio con le decisioni di delega (o anche con interi incarichi), è un'abilità che vale la pena praticare. Potresti essere ancora nelle prime fasi di considerare come potrebbe funzionare la tua agenzia, ma fare in modo di identificare le attività che non devi svolgere tu stesso o le decisioni che qualcun altro può prendere.

Non appena hai qualcun altro che lavora per te, anche se stai appena iniziando a subappaltare una piccola parte di un progetto più grande, inizia a esercitarti consegnando un'autorità limitata per quel piccolo pezzo. La delega è un'abilità ed è quella che ogni proprietario di agenzia deve avere.

Le tue opzioni strutturali

Ci sono diverse aziende creative che hanno annunciato di utilizzare una gerarchia piatta - che non ci sono capi. È un'opzione interessante, ma particolarmente difficile da implementare. Hai bisogno di un intero team di persone in grado di gestire il lavoro sotto la loro stessa direzione e se tutti potessero farlo, sarebbero tutti liberi professionisti.

Per la maggior parte delle agenzie, la struttura e la gerarchia sono importanti. Devi personalizzare la tua struttura secondo le tue preferenze e le abilità delle persone con cui lavorerai, ma ci sono alcune domande chiave che dovrai risolvere.

• Progetto contro frammentario: La domanda su come dividere il lavoro è innanzitutto una questione se consegnerai un intero progetto a una persona della tua squadra o se divideresti determinati pezzi a diversi individui.

  Parte di questa decisione dipenderà dal tipo di progetti che si intende intraprendere e dalla facilità con cui si suddivideranno. In molti casi, separare i compiti significa efficienza, perché una persona può ripetere lo stesso tipo di lavoro più e più volte rapidamente. Ma c'è anche la questione di assicurare che nessuno nella tua agenzia stia aspettando il lavoro da chiunque altro.

• Opzioni di comunicazione: I diversi requisiti di comunicazione di un'agenzia dipendono dal fatto che tutti si trovino nello stesso ufficio, nello stesso fuso orario; o semplicemente sullo stesso pianeta. Quanto sia semplice la comunicazione per due persone nella tua organizzazione imporrà dei requisiti per stabilire se è possibile avere una gerarchia soft, in cui tutti possono entrare in contatto con tutti gli altri o se la comunicazione deve passare attraverso i canali.
• Responsabilità: Come responsabile, potresti dover rendere conto di qualcun altro per una decisione sbagliata. È difficile da fare, ma chiarire le aspettative in termini di responsabilità e autorità spesso riduce tali problemi. Potrebbe non essere necessario specificare le conseguenze di un errore, ma è necessario ridurre le possibilità che tutti nell'agenzia soffriranno di tale situazione.
• Accesso client: Se vuoi essere l'unica faccia della tua azienda, allora devi fare in modo che tutte le comunicazioni con il cliente passino attraverso di te. Questa può essere una proposta difficile. L'alternativa è stabilire quando e dove la tua squadra può contattare i clienti. A sua volta, ciò può significare che devi addestrare la tua squadra a comunicare con i clienti come faresti tu.
• Evoluzione: I tuoi requisiti strutturali quando c'è solo te e un'altra persona che lavora per la tua agenzia saranno molto diversi da quelli che sono quando ci sono cinque membri del team, o dieci o venti. Devi assicurarti che ci sia un meccanismo per l'evoluzione integrato nella tua struttura.

Metti tutto in scrittura

Mentre stai elaborando la struttura su cui verrà eseguita la tua agenzia, prendi un sacco di note. Mentre è allettante pensare che non solo ti ricorderai di dire a tutti che lavori con ogni dettaglio, ma che ricorderanno anche tutto, è raro che ogni persona in un'agenzia si riveli perfettamente. A seconda di dove si trova la tua agenzia, potresti anche avere l'obbligo legale di mettere alcune cose nella scrittura.

• Contrarre: Con ogni persona che lavora con la tua agenzia, devi scrivere un contratto specifico. Per tutti i dipendenti, è necessario un contratto di lavoro che esponga le loro responsabilità e i loro benefici.

  Per i liberi professionisti e gli appaltatori, è necessario un contratto che stabilisca qualcosa di simile. Questa è una volta che troverai utile andare da un avvocato per redigere i contratti, anche se hai solo un modello che puoi usare più e più volte.

• Un manuale per i dipendenti: Scrivere un manuale per i dipendenti (e possibilmente anche per gli appaltatori) ti farà risparmiare molto lavoro a lungo termine. Ancora più importante, ti evita di dover recitare tutte le informazioni incluse in esso a nuovi assunti. Ma un manuale può anche proteggerti legalmente assicurandoti che tutti coloro che lavorano per la tua agenzia abbiano accesso alle politiche in base alle quali prendi decisioni. Questo può effettivamente risolvere molte questioni legali, come le accuse di licenziamento ingiusto.
• I tuoi documenti di riferimento: Avrai molto sul piatto quando gestirai un'agenzia a tutti gli effetti. Non metterti in una posizione in cui devi ricordare tutti questi dettagli - piuttosto, crea alcuni materiali di riferimento che puoi seguire. A lungo termine, ti farà risparmiare tempo e stress. Da un flusso di lavoro scritto a un manuale di istruzioni per la tua agenzia, non aver paura di scrivere il tuo materiale di riferimento.

Effettua il check-in periodicamente sulla tua struttura

Anche dopo che la tua agenzia è pienamente operativa e le cose sembrano andare perfettamente d'accordo, è importante verificare come procedono le cose. Potrebbero esserci piccole modifiche al sistema che è necessario apportare, ed è sempre meglio catturare piccole cose il prima possibile.

Puoi anche trovare presto dei segnali di avvertimento che dovrai portare in un'altra persona: se la struttura è solida ma le cose sono scivolate attraverso le fessure, potrebbe significare che tutti hanno troppo sui loro piatti. Sfortunatamente, potrebbe anche significare che c'è una mela cattiva nel barile. In entrambi i casi, esaminando dove sono i problemi può dirvi se è necessario iniziare l'assunzione (e se è necessario consentire a qualcuno di andare prima).

Alcune volte l'anno è spesso sufficiente per verificare come funziona la tua agenzia, almeno in termini di struttura. Discussioni trimestrali con ogni persona che lavora con te, oltre a vedere quanto efficientemente l'agenzia sta completando i progetti è in genere sufficiente per portare alla luce eventuali problemi potenziali.

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Dovresti sempre cercare una consulenza finanziaria indipendente e leggere attentamente i termini e le condizioni relativi a qualsiasi problema assicurativo, fiscale, legale o finanziario, servizio o prodotto. Questo articolo è inteso solo come guida.