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Quanto tempo trascorri via email ogni settimana? Se sei come la maggior parte di noi, la risposta è ... ore. Le stime variano esattamente quanto tempo il lavoratore medio spende per l'email, ma una cosa è certa. Il tempo speso per l'email è il tempo che non è dedicato ad altre attività.
In uno studio, i partecipanti hanno stimato di aver speso più di sei ore al giorno su email personali e di lavoro. Secondo lo studio, pubblicato da Reuters nell'agosto 2015 alcuni partecipanti hanno iniziato a controllare la posta elettronica prima ancora di alzarsi dal letto. Questo è molto tempo speso per la posta elettronica.
E se potessi recuperare alcune delle ore che spendi per la posta elettronica? C'è un modo per dedicare meno tempo alla posta elettronica? Si C'è.
Uno dei motivi per cui tanto tempo è dedicato all'e-mail è perché molti di noi non imparano a utilizzare le funzionalità di risparmio di tempo del nostro sistema di posta elettronica. Gmail, ad esempio, ha molte scorciatoie integrate che possono semplificare l'uso della posta elettronica e risparmiare un sacco di tempo.
Le scorciatoie da tastiera di Gmail consentono di risparmiare tempo e migliorare il flusso di lavoro. (fonte grafica) In questo tutorial, imparerai come attivare le scorciatoie di Gmail e usarle per farti risparmiare tempo. Condividerò anche alcune scorciatoie specifiche per il tuo computer desktop.
Forse ti starai chiedendo, ne vale la pena? Le scorciatoie da tastiera consentono davvero di risparmiare tempo?
Se passi un sacco di tempo con la posta elettronica come fanno molti piccoli imprenditori, il tempo risparmiato potrebbe essere significativo.
Secondo le statistiche recenti compilate da DMR, l'impiegato medio riceve 121 email al giorno. Quindi usiamo questa figura come esempio. Se ricevi tante e-mail al giorno, solo un minuto risparmiato nell'elaborazione di ciascuna e-mail potrebbe significare due ore di tempo risparmiato ogni giorno o dodici ore di tempo risparmiato in una settimana. Per un piccolo imprenditore con molte responsabilità, risparmiare qualche ora al giorno può significare più tempo speso per il lavoro che paga.
Ad esempio, supponiamo che desideri eseguire tre processi su un'email che hai ricevuto:
Se hai eseguito queste attività senza scorciatoie, dovresti eseguire quanto segue:
Al contrario, è possibile eseguire le stesse attività più velocemente utilizzando le seguenti scorciatoie da tastiera:
Per le scorciatoie da tastiera per risparmiare davvero tempo è necessario memorizzarli. Potrebbe sembrare un compito scoraggiante quando ti rendi conto che ci sono letteralmente dozzine di scorciatoie di Gmail.
Non farti prendere dal panico. Non è necessario conoscere ogni singola scorciatoia di Gmail per risparmiare tempo. Concentrati solo sull'apprendimento delle scorciatoie per le operazioni che esegui più spesso e risparmierai ancora un sacco di tempo.
Per le scorciatoie utilizzate meno frequentemente, stampare una tabella delle scorciatoie e tenerla vicino al computer come riferimento.
Successivamente, diamo un'occhiata a come attivare le scorciatoie di Gmail.
Prima di esaminare come attivare le scorciatoie di Gmail, ci sono alcune scorciatoie di Gmail che sono sempre attive. Ecco una breve lista di queste scorciatoie per iniziare a utilizzare:
| Quando vuoi… | Fai questo… |
| Sposta indietro e avanti attraverso gli elenchi | Utilizzare il Su e Giù tasti freccia |
| Seleziona informazioni | Utilizzare il accedere chiave |
| Copia i destinatari a un'e-mail | stampa Ctrl + Cambio + c dal Nuovo messaggio schermo |
| Aggiungi i destinatari in copia nascosta a un'email | stampa Ctrl + Cambio + B dal Nuovo messaggio schermo |
| Cambia l'indirizzo inviato (se hai impostato più indirizzi) | stampa Ctrl + Cambio + f |
| Sposta il cursore sulla finestra principale | stampa Cambio + Esc |
La maggior parte delle altre scorciatoie non funzionerà se non le attivi. Nei passaggi sottostanti imparerai come attivare le scorciatoie di Gmail.
Clicca il impostazioni icona nell'angolo in alto a destra della schermata principale di Gmail. Viene visualizzato un menu a discesa.
Fai clic sull'icona delle impostazioni di Gmail.Clicca il impostazioni opzione nel menu a discesa per visualizzare il impostazioni schermo.
Entra nella schermata Impostazioni.Il Tasti rapidi l'opzione è verso il centro dello schermo, quindi scorri verso il basso finché non lo vedi. L'impostazione predefinita del sistema è che le scorciatoie siano disattivate.
Il predefinito di Gmail è Scorciatoie da tastiera.Seleziona il pulsante di attivazione per Tasti di scelta rapida su opzione.
Attiva o disattiva le scorciatoie da tastiera.Non dimenticare di scorrere fino alla fine del impostazioni schermo e fare clic su Salva I Cambiamenti pulsante.
Salva le modifiche per applicarle.Le tue scorciatoie di Gmail sono ora attive.
Per ottenere il massimo dalle scorciatoie di Gmail, devi capire come utilizzarle. Qui ci sono tre tipi di scorciatoie che possono farti risparmiare tempo:
Diamo un'occhiata a ciascun tipo di scorciatoia separatamente. Di seguito ho creato una tabella di scelta rapida separata per ogni tipo di collegamento.
Per utilizzare una di queste tabelle, eseguire l'azione indicata in Fai questo colonna. Il Esigenza di attivazione? Colonna indica che il Tasti rapidi l'opzione deve essere attiva per utilizzare la scorciatoia.
Alcune scorciatoie richiedono l'attivazione della visualizzazione conversazione di Gmail prima di poter utilizzare il collegamento. Per ulteriori informazioni su come attivare la visualizzazione per conversazione, consulta questo tutorial:
Nota: Se stai utilizzando un blocco popup nel tuo browser web, disattivalo prima di utilizzare le scorciatoie di Gmail.
Diamo un'occhiata alle varie scorciatoie da tastiera di Gmail. Per tua comodità, ho elencato ogni tipo di scorciatoia in formato tabella che puoi utilizzare come trucchetto per le scorciatoie di Gmail..
Utilizza le scorciatoie di composizione per comporre un nuovo messaggio o per rispondere o inoltrare un messaggio esistente. La seguente tabella elenca i collegamenti che possono farti risparmiare tempo quando stai componendo un messaggio.
| Quando vuoi… | Fai questo… | Esigenza di attivazione? |
| Apri una nuova finestra di messaggio nella parte superiore della schermata principale di Gmail | genere c mentre dalla schermata principale di Gmail | sì |
| Apri una nuova finestra di messaggio | genere Cambio + c dalla schermata principale di Gmail | sì |
| Apri una nuova finestra di messaggio in una nuova scheda del browser | genere d dalla finestra principale di Gmail. | sì |
| Aprire uno spazio per rispondere al messaggio corrente nella parte inferiore del messaggio | genere r mentre si è in visualizzazione conversazione | sì |
| Apri una nuova finestra di risposta in cima al messaggio corrente | genere Cambio + r mentre si è in visualizzazione conversazione | sì |
| Aprire uno spazio per rispondere a tutti i destinatari del messaggio corrente nella parte inferiore del messaggio | genere un mentre si è in visualizzazione conversazione | sì |
| Aprire una nuova finestra di risposta per rispondere a tutti i destinatari del messaggio corrente in cima al messaggio corrente | genere Cambio + un mentre si è in visualizzazione conversazione | sì |
| Inoltra il messaggio corrente | genere f mentre si è in visualizzazione conversazione | sì |
| Inoltra il messaggio corrente da una nuova finestra | genere Cambio + f mentre si è in visualizzazione conversazione | sì |
| Salva il messaggio che stai componendo come bozza sul tuo computer | genere Ctrl + S dall'interno di un messaggio che stai componendo | sì |
| Invia il messaggio che stai scrivendo | stampa linguetta + accedere | sì |
Utilizza le scorciatoie di gestione della posta in arrivo per organizzare i tuoi messaggi. La seguente tabella di scelta rapida elenca le scorciatoie per aiutarti a organizzare la tua casella di posta.
| Quando vuoi… | Fai questo… | Esigenza di attivazione |
| Archivia la conversazione | genere e | sì |
| Metti una stella per la conversazione | genere S | sì |
| Mostra che una conversazione nella Posta prioritaria è importante | genere + dalla vista conversazione | sì |
| Seleziona una conversazione | genere X | sì |
| Mostra che una conversazione nella Posta prioritaria non è importante | genere - dalla vista conversazione | sì |
| Sposta una conversazione nella cartella Cestino | genere # | sì |
| Apri un messaggio | genere o dalla schermata principale di Gmail con un messaggio selezionato | sì |
| Invia messaggi in una conversazione direttamente agli archivi, a meno che non siano indirizzati a te | genere m | sì |
| Apri il etichette menu | genere l | sì |
| Sposta una conversazione su un'etichetta diversa o sul cestino | genere v dalla schermata principale di Gmail con un messaggio selezionato | sì |
| Segna un messaggio come letto | stampa Cambio + io dalla schermata principale di Gmail con un messaggio selezionato | sì |
| Contrassegna un messaggio come non letto | stampa Cambio + u | sì |
| Archivia la conversazione corrente e vai a quella precedente | genere dall'interno del messaggio | sì |
| Archivia la conversazione corrente e passa alla successiva | genere dall'interno del messaggio | sì |
| Segnala un messaggio spam | genere ! | sì |
| Archivia la tua conversazione e passa a quella successiva | genere y + o | sì |
| Seleziona tutta la posta nell'etichetta corrente | genere * + un dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Deseleziona tutta la posta | genere * + n dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Seleziona tutti i messaggi letti | genere * + r dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Seleziona tutti i messaggi non letti | genere * + u dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Seleziona tutti i messaggi speciali | genere * + S dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Seleziona tutta la posta non stellata | genere * + t dalla finestra principale di Gmail | sì |
Utilizza le scorciatoie di navigazione per spostarti rapidamente in varie parti del sistema Gmail. La seguente tabella elenca le scorciatoie di navigazione.
| Quando vuoi… | Fai questo… | Esigenza di attivazione? |
| Vai alla casella di ricerca | genere / | sì |
| Passa all'elenco dei messaggi | genere K | sì |
| Passa alla conversazione precedente | genere j | sì |
| Vai alla sezione successiva della posta in arrivo | genere ' dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Vai alla sezione precedente della posta in arrivo | genere ~ dalla finestra principale di Gmail | sì |
| Torna alla posta in arrivo o a un elenco di conversazioni | genere u da dentro un messaggio | sì |
| Muovi il cursore su Ricerca chat scatola | genere q | sì |
| Vedere il Più azioni menu a discesa | genere . | sì |
| Passa alla prima icona nella barra degli strumenti di Gmail | genere , | sì |
| Vai al Tutte le mail schermo | genere g + un | sì |
| Vai a un elenco di tutte le conversazioni speciali | genere g + S | sì |
| Vai alla tua lista dei contatti | genere g + c | sì |
| Vai alla tua lista delle bozze | genere g + d | sì |
| Vai alla casella di ricerca dell'etichetta | genere g + l | sì |
| Vai alla tua casella di posta | genere g + io | sì |
| Vai al tuo Posta inviata schermo | genere g + t | sì |
Ci sono alcune scorciatoie che non rientrano in nessuna categoria. Ecco un esempio: puoi premere Esc per rimuovere il cursore dal campo corrente.
L'email non deve essere una grande perdita di tempo per il piccolo imprenditore. Puoi ridurre la quantità di tempo che trascorri su Gmail imparando le scorciatoie da tastiera di Gmail e comprendendo quando utilizzarle.
Per saperne di più su come utilizzare la posta elettronica in generale e Gmail in particolare, studia questi tutorial:
Buona fortuna sfruttando al massimo queste scorciatoie di Gmail! Sentiti libero di condividere i tuoi suggerimenti per risparmiare tempo su Gmail nei commenti qui sotto.
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