Share
Come molti proprietari di piccole imprese, una buona parte del tuo lavoro viene probabilmente da te attraverso la tua casella di posta. Seguire le tue attività e-mail in Gmail significa rimanere al passo con il tuo carico di lavoro. Ancora più importante, potrebbe significare la differenza tra ottenere affari o perdere affari.
In un dato giorno lavorativo, un imprenditore può ricevere messaggi di posta elettronica da:
Come proprietario di un'azienda, in qualche modo devi rimanere coinvolto con tutte le attività generate tramite i tuoi messaggi Gmail. Non sarebbe bello se potessi semplicemente scaricare la tua lista da fare nella tua casella di posta?
Con Gmail, puoi integrare i tuoi messaggi con un elenco di attività e migliorare la produttività di Gmail. In questo tutorial, spiegherò perché un elenco di attività è importante. Ti mostrerò come creare e modificare attività utilizzando l'elenco delle attività di Gmail. Ti mostrerò anche come utilizzare l'Elenco attività Gmail su Google Calendar.
Mantenere un elenco di attività può fare una grande differenza nella tua produttività. Un elenco di attività ti aiuta a rimanere in pista. Ecco alcuni vantaggi concreti per l'utilizzo di un elenco di attività:
Le persone che utilizzano elenchi di attività tendono a dedicare più tempo a lavorare verso i loro obiettivi ea perdere meno tempo. In generale, sono più produttivi. Scopri di più sulle efficaci tecniche di produttività, per aiutarti a tenere il passo con la tua lista di cose da fare:
Gmail ha lo strumento perfetto per aiutarti a creare e gestire un elenco di attività, che è lo strumento Elenchi attività di Gmail.
Se vuoi utilizzare Gmail per gestire le tue attività, lo strumento Elenco attività di Gmail fa al caso tuo. Ecco una guida passo passo su come ottenere il massimo dalle attività in Gmail, (iniziando con una rapida panoramica del video, prima di saltare nel tutorial scritto).
Per iniziare a utilizzare l'elenco delle attività di Gmail, devi essere in grado di creare e modificare attività.
Inizia dalla schermata principale di Gmail.
Puoi aprire un elenco di attività da Gmail. Fai clic sulla freccia rossa accanto alla parola Gmail. Viene visualizzato un menu a discesa.
Fai clic sull'opzione Attività nel menu a discesa.Clic Compiti per aprire il tuo elenco di attività Gmail. L'elenco delle attività viene visualizzato nell'angolo in basso a destra della schermata di Gmail.
L'elenco delle attività viene visualizzato in basso a sinistra.Per creare l'attività, digitare il nome dell'attività accanto alla prima casella di controllo. Hai appena creato il tuo primo compito.
Digita il nome dell'attività.Digitare il nome dell'attività accanto alla casella di controllo.
Per aggiungere un'altra attività, fai clic sotto la prima attività. Viene visualizzata un'altra casella di controllo. È possibile aggiungere un'attività alla seconda casella di controllo digitando il nome dell'attività. (Puoi anche usare il più simbolo nella parte inferiore dell'elenco delle attività di Gmail.)
Ripeti il processo tutte le volte che è necessario completare l'elenco delle attività e-mail.
Ora che hai creato un'attività, potresti voler aggiungere note o altri dettagli. Per visualizzare il Dettagli finestra di dialogo, fare clic su freccia a destra del compito Dettagli appare la finestra di dialogo.
Immettere i dettagli dell'attività nella finestra di dialogo Dettagli.Dal Dettagli finestra di dialogo è possibile:
Spiegherò come eseguire i primi due compiti in questo passaggio. Discuteremo su come spostare un'attività in un passaggio successivo.
Iniziamo assegnando una data di scadenza. Clicca nel Scadenza campo. Viene visualizzato un calendario.
Il calendario Scadenza viene visualizzato quando si fa clic nel campo Scadenza.Per assegnare una data di scadenza, fare clic sulla data nel calendario.
Per aggiungere una nota all'attività, fare clic su Gli appunti campo e digitare il testo della nota.
Digita una nota nel campo Note.Hai appena aggiunto una data di scadenza e una nota a un'attività di Gmail. Le informazioni aggiunte vengono visualizzate sotto l'attività nell'elenco di controllo.
Ora esaminiamo il processo per modificare le attività di Gmail.
Dopo aver creato alcune attività, potresti voler modificare l'attività e i suoi dettagli. Fortunatamente, il processo di modifica è semplice. Con l'elenco delle attività aperto, apri il Dettagli la finestra di dialogo. Esistono due metodi per aprire il Dettagli la finestra di dialogo:
Fai clic su Modifica dettagli per modificare i dettagli in un'attività Gmail.Una volta in Dettagli la finestra di dialogo si apre è possibile scegliere un'altra data di scadenza dal calendario o digitare sopra il nome dell'attività e le note.
Dopo aver completato l'elenco delle attività di Gmail, potresti decidere di rimuovere un'attività. Forse il compito non è più necessario o forse è finito per errore nell'elenco delle attività. In ogni caso, non è difficile rimuovere un'attività.
Per rimuovere un'attività, è sufficiente eliminarla. Oppure, è possibile spostare l'attività in un altro elenco di attività. Ti mostrerò entrambi i metodi. Iniziamo cancellando un'attività.
Con l'elenco delle attività aperto, fare clic sull'attività che si desidera rimuovere. Clicca il icona del cestino in basso a destra del tuo elenco di attività.
Usa l'icona cestino per cancellare un'attività.L'attività è stata cancellata.
Supponiamo che il compito fosse nella lista sbagliata. È possibile rimuovere un'attività dal proprio elenco assegnandolo a un altro elenco.
Fare clic sull'attività che si desidera rimuovere e fare clic su freccia a destra del compito. Il Dettagli appare la finestra di dialogo.
È possibile spostare un'attività selezionata in un altro elenco.Clicca il Sposta a elenco pulsante verso la parte inferiore della finestra di dialogo per visualizzare un menu a discesa con gli attuali elenchi di attività di Gmail.
Seleziona l'elenco delle attività di Gmail in cui desideri spostare l'attività.Fare clic sull'elenco delle attività in cui si desidera spostare l'attività. In questo caso, l'elenco dei generi alimentari. Se la lista selezionata non è attualmente attiva, riceverai il seguente messaggio: "L'elenco" Generi alimentari "non è visibile ora, quindi questa attività non verrà più mostrata."
Esistono diversi metodi che è possibile utilizzare per migliorare l'organizzazione degli elenchi di attività di Gmail. In questa sezione, discuterò:
È possibile modificare l'ordine delle attività nel proprio elenco. Inizia con l'elenco delle attività di Gmail aperto. Fai clic sull'attività che desideri spostare. Clicca il Azioni opzione in basso a sinistra dell'elenco delle attività. Viene visualizzato il menu a discesa.
Seleziona Sposta su o Sposta giù per spostare l'attività all'interno dell'elenco delle attività.Per spostare l'attività in alto nell'elenco, fare clic su Andare avanti opzione. Per spostare l'attività verso il basso nell'elenco, fare clic su Abbassati opzione. L'attività selezionata si sposta verso l'alto o verso il basso di un elemento nell'elenco delle attività.
Ripeti il processo per continuare a spostare l'attività.
Puoi anche utilizzare i rientri per creare attività secondarie nell'elenco delle attività di Gmail. Inizia con un elenco di attività aperte. Fare clic sull'attività che si desidera trasformare in un'attività secondaria.
Fare clic sull'attività che si desidera creare in un'attività secondaria.Clicca il Azioni opzione in basso a sinistra dell'elenco delle attività. Viene visualizzato il menu a discesa.
Fare clic sull'opzione Rientro per indentare un'attività sotto un'altra attività.Per rientrare l'attività nell'elenco delle attività di Gmail, fai clic su Rientro opzione. L'attività selezionata è rientrata nell'ambito dell'attività precedente nell'elenco delle attività. In questo caso, il Esegui attività di controllo ortografico.
L'attività Esegui controllo ortografico è un'attività secondaria dell'attività Esercitazione testo Esamina.Per annullare l'attività, selezionare l'attività e fare clic Azioni. Quindi fare clic su Annullare il rientro opzione dal menu a discesa.
Ordinare le attività nell'elenco delle attività di Gmail è un ottimo modo per rimanere organizzati. Gmail ti consente di ordinare automaticamente le tue attività in tre modi:
Iniziamo ordinando le attività per data di scadenza.
Inizia nella finestra principale di Gmail con l'elenco delle attività aperto.
È possibile utilizzare il menu a discesa Azioni per ordinare l'elenco delle attività.Clic Azioni in basso a sinistra dell'elenco delle attività per visualizzare il menu a discesa.
Puoi ordinare l'Elenco attività Gmail in base alla data di scadenza.Clic Ordina per data di scadenza per organizzare le attività sulla lista entro la data in cui sono dovute. Le date di scadenza compaiono dalla prima data alla data più recente. Le attività senza date di scadenza vengono visualizzate alla fine dell'elenco.
Le date di scadenza compaiono dalla prima data all'ultima. Le attività senza data di scadenza vengono visualizzate per ultime.Per modificare l'ordinamento fino alla data di scadenza più recente alla data di scadenza più prossima, tornare a Azioni menu a discesa. Clicca il Ordinamento inverso opzione.
Inizia nella finestra principale di Gmail con l'elenco delle attività aperto. La prima cosa che dobbiamo fare è contrassegnare alcune attività come completate. Per contrassegnare un'attività come completata, fare clic su casella di controllo a sinistra del compito.
Contrassegna alcune attività come completate facendo clic sulla casella di controllo.UN segno di spunta appare accanto a ciascuna attività completata. Il compito completato è cancellato, ma è ancora visibile.
Quindi, fare clic Azioni in basso a sinistra dell'elenco delle attività per visualizzare il menu a discesa.
È possibile scegliere di visualizzare solo le attività completate.Clic Visualizza le attività completate. Vengono mostrate solo le attività completate.
In questa visualizzazione sono visibili solo le attività completate.Dopo aver eseguito l'elenco delle attività di Gmail in vari modi, potresti voler tornare al tuo ordinamento originale. Per fare ciò, fare clic su Azioni opzione per visualizzare il menu a discesa. Dal menu a discesa, fare clic su Visualizza nel mio ordine.
L'elenco delle attività viene utilizzato nell'ordinamento originale.
Nota: Tutte le attività contrassegnate come completate in precedenza appaiono ancora come completate.
Puoi condividere il tuo elenco di attività di Gmail stampandolo o inviandolo via email ad altri.
Per stampare l'elenco delle attività, inizia dalla schermata principale di Gmail con l'elenco delle attività aperto. Clicca il Azioni opzione per visualizzare il Azioni menu a discesa.
Puoi stampare la tua lista delle attività.Clicca il Stampa l'elenco delle attività opzione. L'elenco delle attività viene visualizzato in una finestra separata insieme al Stampare la finestra di dialogo.
Controlla le impostazioni della stampante nella finestra di dialogo Stampa.Verifica che le impostazioni della tua stampante siano corrette. Clic ok per stampare il tuo elenco di attività.
Per inviare tramite email l'elenco delle attività, inizia dalla schermata principale di Gmail con l'elenco delle attività aperto. Clicca il Azioni opzione per visualizzare il Azioni menu a discesa.
Puoi inviare il tuo elenco di attività Gmail via email.Clic Elenco attività email. Una nuova finestra di messaggio si apre accanto all'elenco delle attività.
Fai clic su Invia per inviare via email l'elenco delle attività di Gmail a qualcun altro.Digitare l'indirizzo e-mail della persona a cui si desidera inviare l'elenco delle attività e-mail nella parte superiore del nuovo messaggio. Clicca il Inviare pulsante nell'angolo in basso a sinistra della finestra del nuovo messaggio.
Mentre puoi fare un bel po 'con l'elenco delle attività di Gmail, probabilmente un elenco non è sufficiente. Si potrebbe desiderare di creare elenchi di attività separati per vari motivi, ad esempio si potrebbe desiderare un elenco di attività separato per ciascun progetto. Potresti volere un elenco di attività personali.
Fortunatamente, in Gmail puoi creare più di un elenco di attività. Abbiamo già spiegato come spostare un'attività in un elenco di attività diverso. In questo passaggio ti mostrerò come:
Inizia nella finestra principale di Gmail con l'elenco delle attività aperto.
Fare clic sull'icona Elenco per visualizzare il menu a comparsa Elenco.Clicca il Elenco icona nell'angolo in basso a destra dell'elenco delle attività e-mail. Viene visualizzato un menu popup.
È possibile creare un nuovo elenco dal menu a comparsa Elenco.Clicca il Nuova lista opzione. Il Nuova lista appare la finestra di dialogo.
Digitare il nome del nuovo elenco nella finestra di dialogo Nuovo elenco.Digita il nome del tuo nuovo elenco nel Crea una nuova lista chiamata campo. Clicca il ok pulsante. Viene creato un nuovo elenco di attività. Il tuo nuovo elenco ora è l'elenco email attivo. L'altro elenco di Gmail non è visibile.
Se hai impostato più di un elenco di attività di Gmail, devi sapere come passare da una all'altra.
Inizia con l'elenco delle attività aperto nella finestra principale di Gmail. Clicca il icona della lista in basso a destra dell'elenco delle attività. Viene visualizzato un menu popup.
Ora ci sono due elenchi disponibili.Nella parte inferiore del menu popup vedrai un elenco di tutti gli elenchi di attività e-mail. In questo caso, L elenco di Spencer e attività personali.
Per visualizzare uno degli elenchi di attività, fare clic su di esso. L'elenco delle attività di Gmail selezionato diventa l'elenco attivo. Lo vedrai nell'elenco delle attività. L'elenco inattivo (l'elenco che non hai selezionato) non è visibile.
Occasionalmente una lista di attività può sopravvivere alla sua utilità. Quando ciò accade, è necessario eliminarlo.
Per eliminare un elenco di attività di Gmail, inizia con l'elenco di attività che desideri eliminare aperto nella finestra principale di Gmail. Clicca il icona della lista in basso a destra dell'elenco delle attività. Viene visualizzato un menu popup.
È possibile eliminare un elenco di attività.Clicca il Cancella lista opzione nel menu popup. Viene visualizzata una richiesta di sistema che ti chiede di confermare che desideri eliminare definitivamente l'elenco delle attività di Gmail attivo. Clic ok. L'elenco attivo è cancellato.
Nota: L'elenco predefinito (il primo elenco visualizzato quando si apre lo strumento di attività Gmail) non può essere eliminato. Tuttavia, è possibile eliminare tutti gli altri elenchi di attività.
Lo strumento Elenco attività di Gmail è anche integrato nel tuo strumento di calendario di Google.
Apri Google Calendar utilizzando lo stesso account Google dell'account che hai utilizzato per creare l'elenco delle attività di Gmail. Viene visualizzata la finestra principale di Google Calendar.
Puoi visualizzare l'elenco delle attività di Gmail nella finestra di Google Calendar.A sinistra del Google Calendar, verso il centro, troverai I miei calendari. L'ultimo calendario elencato sotto I miei calendari è promemoria. Qui è dove troverai il tuo elenco di attività di Gmail.
Clic promemoria e fare clic sulla freccia a destra per aprire una finestra popup.
Fai clic su Passa alle attività per visualizzare l'elenco delle attività di Gmail.Clicca il Passa alle attività opzione per aprire l'elenco delle attività di Gmail attivo a destra nella finestra di Google Calendar. Noterai anche questo caselle di controllo attività vengono visualizzati nella parte superiore dell'elenco degli eventi di Google Calendar.
Puoi lavorare con il tuo elenco di attività di Gmail in Google Calendar.Una volta che il tuo elenco di attività e-mail è visibile nel calendario di Google, puoi lavorare con esso come faresti in Gmail. Puoi anche utilizzare le caselle di controllo nella parte superiore del tuo calendario per contrassegnare un'attività come completa.
Quando torni a Gmail, qualsiasi modifica apportata al tuo elenco di attività in Google Calendar verrà visualizzata nell'elenco delle attività in Gmail.
Per ulteriori informazioni su come lavorare con le funzionalità di Gmail, consulta la nostra guida all'apprendimento di Gmail, la Guida per principianti per l'utilizzo di Gmail. Include tutorial su come lavorare con la ricerca di Gmail, le password, la personalizzazione dell'interfaccia e altro. Oppure inizia a imparare di più con questo tutorial di scorciatoie da tastiera di Gmail:
Le attività di Gmail possono aiutarti a lavorare in modo più produttivo con quelle email importanti. Crea un elenco di attività Gmail in base alle attività che arrivano nella tua Posta in arrivo.
Sarai in grado di rimanere aggiornato sul tuo carico di lavoro. Meglio ancora, rispondi rapidamente ai messaggi dei clienti e dei potenziali clienti. Migliorare la produttività della tua posta elettronica non è difficile, una volta che sai come utilizzare le attività di Gmail in modo efficace.
Vuoi saperne di più sulla produttività? Rivedi le nostre serie su Principi di produttività essenziale.
Accentsconagua