Lean Management applicare le strategie just in time al tuo business

L'idea di un prodotto "perfetto" e un processo di sviluppo e produzione "perfetto" possono sembrare un po 'inverosimili. Dopo tutto, nessuno e niente è perfetto, giusto? In realtà, secondo la filosofia "lean", la perfezione è un obiettivo ragionevole se si seguono determinate linee guida. L'obiettivo ultimo di Lean Management, secondo lean.org, è quello di "fornire un valore perfetto al cliente attraverso un processo di creazione del valore perfetto che abbia zero rifiuti".

Anche se sei sicuro che la perfezione sia fuori dalla tua portata, vale la pena di capire come funziona il pensiero snello. Perché? La Toyota Corporation, che ha aperto la strada all'approccio, è cresciuta dalle radici del secondo dopoguerra fino a diventare la più grande casa automobilistica del mondo-usando principi magri. 

Se stai pensando "va bene per Toyota, ma siamo un fornitore di servizi, non un'azienda manifatturiera," considera il fatto che alcuni dei più grandi ospedali e fornitori medici negli Stati Uniti usano anche principi snelli per fornire il più alto livello di valore per i pazienti con il minor grado di spreco.

Che cosa è esattamente la gestione magra?

Per cominciare, è importante sapere che "Lean" non significa semplicemente "riduzione dei costi". La Lean potrebbe, in effetti, richiedere di spendere un po 'di denaro in più per ottenere risultati coerenti e affidabili. Una società che riduce personale e costi senza analizzare attentamente dove dovrebbero essere fatti tagli e costi è economica-non magra.

Un modo semplice per capire il suo approccio generale è sapere che Lean Management è solo una versione generalizzata di TPS-il sistema di produzione Toyota. E TPS è davvero un esempio specifico di un approccio chiamato gestione "Just in Time". Il concetto alla base di lean è di concentrarsi maggiormente sul processo (flusso) che sul prodotto per fornire esattamente ciò che è necessario (né più né meno) esattamente quando è necessario (né prima né dopo).

Lean Management può essere suddiviso in cinque passaggi di base, come descritto dal sito web lean.org:

1. Specificare il valore desiderato dal cliente.
2.  Identifica il flusso di valore per ogni prodotto che fornisce quel valore e sfida tutti i passaggi sprecati attualmente necessari per fornirlo.
3. Rendere il flusso del prodotto in modo continuo attraverso i passaggi a valore aggiunto rimanenti.
4. Introdurre la trazione tra tutte le fasi in cui è possibile il flusso continuo.
5. Gestire verso la perfezione in modo che il numero di passaggi e la quantità di tempo e le informazioni necessarie per servire il cliente cade continuamente.

Scompattiamo ogni passaggio per capire meglio come appare nella vita reale.

Passaggio 1: specificare il valore desiderato dal cliente

Che cosa vogliono da te il tuo cliente, cliente, paziente o studente? La risposta potrebbe non essere ovvia. Sì, puoi vendere scarpe, ma il cliente sta davvero facendo shopping per le scarpe? Le probabilità sono, lui o lei è davvero lo shopping per alcune qualità che incarnano le scarpe che vendi. Qualità come: prezzo, stile o durata. A seconda del prodotto e dei processi che utilizzi per fornirlo, il valore varierà. Il valore può anche cambiare nel tempo in quanto i gusti, i bisogni, la tecnologia e l'economia oscillano tutti.

Fino a quando non sai veramente quali sono i valori dei tuoi clienti, non hai un chiaro obiettivo aziendale. Stai mirando a un obiettivo che può o non può essere significativo, e di conseguenza potresti star lavorando duramente per ottenere risultati non importanti. Ad esempio, potresti lavorare straordinariamente per offrire ai clienti una varietà di scelte di colore quando la realtà è che i tuoi clienti comprerebbero le tue scarpe da ginnastica in nero di base-perché ciò che veramente apprezzano è la qualità e le caratteristiche della scarpa, non la possibilità di acquistare la scarpa in verde neon.

Passaggio 2: identifica e mappa il tuo flusso di valori

In che modo il tuo prodotto o servizio arriva ai tuoi clienti quando e come il tuo cliente lo valuta? Il processo di creazione e consegna del prodotto o del servizio è chiamato flusso del valore. Per mappare il tuo flusso di valori, dovrai enumerare e descrivere tutti gli elementi e i passaggi che entrano in produzione e consegna. Una volta che hai una visione completa del flusso di valore, puoi modificarlo per eliminare gli sprechi, aumentare l'efficienza e migliorare il valore.

È facile immaginare un flusso di valore per la produzione di un prodotto. Una volta definito il prodotto e le sue parti, si forniscono i materiali e si costruisce il prodotto in qualsiasi modo si sia determinato per il proprio settore. Quindi impacchettate, distribuite e vendete. In ogni caso, ci sono punti lungo il flusso del valore in cui tempo, denaro o risorse vengono sprecati-e quei punti offrono opportunità di miglioramento.

È un po 'più difficile individuare un flusso di valore per un settore dei servizi, ma i vantaggi sono altrettanto grandi. Il dott. Sami Bahri, il "primo dentista snello al mondo", descrive il suo approccio all'utilizzo di principi essenziali per l'odontoiatria-che ha portato a un nuovo approccio per fornire ai pazienti odontoiatrici un accesso rapido e immediato ai soli servizi dentali di cui avevano bisogno. In un solo anno di applicazione di principi snelli, dice Bahri, è stato in grado di "fornire lo stesso numero di trattamenti dentali con il 40% di risorse in meno".

Passaggio 3: rendere il flusso del prodotto continuamente

Cos'è il flusso? Il concetto è semplice come il flusso di acqua dal rubinetto nella tazza: i processi aziendali che fluiscono non comportano interruzioni, arresti o sprechi. Quando i dipendenti oi clienti devono attendere, o ottenere più o meno del necessario nel momento in cui ne hanno bisogno, il sistema si ferma. Le risorse preziose sono svuotate nello scarico.

Il flusso di valori è buono solo come il suo anello più debole. Se una persona, un processo o una procedura crea un collo di bottiglia, si ha un problema con il flusso di valori. Analizzando il flusso di valore, è possibile trovare i colli di bottiglia nel processo. Successivamente, naturalmente, affronterai questi problemi per appianare il flusso e assicurarti che prodotti o servizi possano essere consegnati quando e quando sono necessari-senza inutili ritardi o sobbalzi sulla strada.

Passaggio 4: introdurre Pull tra tutti i passaggi

La maggior parte delle volte le aziende costruiscono prodotti o sviluppano servizi basati su ciò che pensano di aver bisogno o su ciò che desiderano che i clienti acquistino. In altre parole, "spingono" i prodotti e i servizi in avanti, supponendo che saranno necessari qualche volta, da qualcuno. Il tipico approccio "push" generalmente risulta in un prodotto troppo piccolo o troppo disponibile in un dato momento. 

I principi Lean suggeriscono che le aziende consentono ai clienti di "tirare" prodotti e servizi quando ne hanno bisogno. Ciò consente alle aziende di creare solo ciò che è necessario, in quanto è necessario-risultando in più efficienza e meno spreco. In altre parole, un'azienda snella ha a disposizione solo ciò che si aspetta di aver bisogno in un dato periodo di tempo e reintegra solo ciò che viene utilizzato. Naturalmente, è importante avere accesso a nuove forniture di materiale o supporto di servizio esattamente quando è necessario-altrimenti "tirare" diventa "aspetta" e il sistema si rompe.

Pull funziona bene per aziende orientate ai prodotti come negozi al dettaglio o per aziende manifatturiere che richiedono parti e macchine. In che modo il tuo negozio di alimentari locale conserva la giusta quantità di salsa di pomodoro sugli scaffali senza riempire i loro magazzini con prodotti Del Monte? Semplicemente tengono un brodo di salsa di pomodoro in magazzino, per riempire gli scaffali mentre si svuotano-e riordinare le loro scorte quando si esaurisce.

Pull può anche funzionare bene per le industrie dell'assistenza e della cura. Ad esempio, piuttosto che assumere tutte le persone necessarie per il periodo dell'anno più impegnativo, molte aziende si rivolgono a personale di supporto in outsourcing o freelance per integrare il personale di base al momento del ritiro dell'attività. Consulenti esterni o liberi professionisti possono essere assunti su base di progetto-e può essere rehired quando necessario, ma non prima.

Passaggio 5: Gestisci Verso la perfezione

La perfezione è il risultato ideale dell'implementazione di valore, flusso di valori, flusso di valori e pull-i quattro passaggi che abbiamo appena descritto. Quando tutti questi passaggi sono implementati correttamente, secondo la teoria Lean, il tuo business avrà raggiunto una sorta di perfezione.

Naturalmente, come abbiamo già notato, la perfezione è più un concetto che una realtà, come si può vedere dal fatto che la Toyota, che è fiorita con l'approccio lean post-seconda guerra mondiale, è diminuita significativamente negli ultimi anni. Secondo alcuni analisti, però, il problema con la Toyota non è un problema con Lean Management, ma piuttosto con la realtà che persino la Toyota si è allontanata dal percorso di "perfezione". 

In parte, si scopre che la caduta della Toyota è avvenuta perché Lean Management non è semplice, non è facile e non risponde necessariamente alle tendenze o alle pressioni immediate del mercato. Piuttosto, è un approccio focalizzato, attento, che richiede una vigilanza costante. Il "flusso" di un'impresa potrebbe essere terrificante oggi, ma è probabile che qualcosa vada avanti e che domani si esauriscano le opere. E se non stai prestando attenzione perché il problema è "risolto", il sistema si romperà.

La Lean Management è adatta al tuo business?

Mentre le basi del just in time o del Lean Management sono probabilmente utili per qualsiasi attività commerciale, ci sono alcune aziende che potrebbero trovarlo più difficile da implementare. Questi includono:

• Alcune aziende molto piccole o con un unico proprietario. In aziende molto piccole, una o poche persone potrebbero dover riempire più ruoli contemporaneamente, rendendo così difficile creare un flusso regolare su base regolare. Mentre ci sono ancora modi per utilizzare principi snelli per snellire i processi e migliorare il valore, potrebbe essere impossibile avvicinarsi alla "perfezione".
• Alcune aziende familiari. Cosa è più importante in un'azienda di famiglia? In alcuni casi, la risposta non è "produttività e linea di fondo", ma piuttosto "famiglia". In questo caso, puoi scegliere attivamente ciò che è meglio per la famiglia rispetto a ciò che è meglio per il business. Il cugino Joe aveva davvero bisogno del magazzino? Forse no, ma ha bisogno di un lavoro-e la famiglia è famiglia.
• Alcune attività creative. Il concetto di flusso presuppone un processo prevedibile e un insieme prevedibile di bisogni e risultati. In alcune aziende, tuttavia, la prevedibilità non è un'opzione. La ricerca e lo sviluppo funzionano alla sua velocità, così come le attività legate alle arti e le organizzazioni non profit. Sì, puoi migliorare il flusso quando si tratta di vendere biglietti o organizzare luoghi, ma no-non puoi davvero sperare di creare un flusso perfetto per il processo di scrittura delle canzoni o di R & S.  

Sebbene tu possa non ritenere di aver bisogno o di volere una revisione totale snella (o non sei nella posizione di revisionare la tua azienda), tutti possono trarre vantaggio dalla comprensione e dall'implementazione di almeno alcuni concetti di Lean Management. Dopotutto, la magra riguarda la comprensione dei valori dei clienti, la snellimento del processo e la costante attenzione a mantenere sotto controllo i costi e gli sprechi. E ogni azienda può trarre vantaggio dall'avvicinarsi alla perfezione! 

risorse

Graphic Credit: Flow Chart progettato da antoniodn dal Progetto Noun.