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Ora, le persone non sono macchine e nessuno di noi può essere perfettamente produttivo. In effetti, puntare alla perfezione è una ricetta per il burn-out. Ma ci sono modi in cui puoi migliorare la tua produttività. Per cominciare, devi fare i conti con ciò che ti sta sopraffacendo. Dopo averlo fatto, sarai pronto per integrare i sistemi di produttività nella tua vita.
Pronto ad affrontare quel mucchio di biancheria sporca? Allora arriviamo ad esso.
Abbiamo tutti troppo da fare di volta in volta. Alcuni giorni siamo più impegnati di altri. Ma la maggior parte delle volte ce la caviamo bene.
Il problema arriva quando avere troppe cose da fare diventa travolgente. Forse scadono le scadenze e vorresti aver usato la scorsa settimana per lavorare a riluttanza e lavorare, piuttosto che assicurarti di aver vinto la più recente schermaglia della polizia Nerf. O forse hai passato alcuni mesi in modalità crociera, poi all'improvviso compaiono tonnellate di opportunità lucrose. La vita personale può anche generare palle di produttività-un nuovo bambino, trasloco, un lutto, un divorzio-tutto ciò che può lasciare ti chiedi come far fronte.
In alternativa, è anche possibile che tu voglia essere più produttivo in modo da poter raggiungere un obiettivo permanente che ti sei lasciato sfuggire. Che si tratti di avviare un'impresa, scrivere un romanzo, imparare una nuova lingua o insegnare te stesso al codice, è necessario ritagliarsi un pezzetto di tempo dalla tua settimana per farlo accadere. Questo è particolarmente difficile se hai un lavoro a tempo pieno e bambini. In quanto tale, anche il solo pensiero di far accadere questi obiettivi può essere altrettanto travolgente dei grandi problemi della vita.
Un'altra fonte per sopraffare la produttività può semplicemente aver bisogno di saperne di più sulla produttività e su ciò che serve per motivarti. Potresti essere in questa situazione se:
Non riuscire a imparare come essere produttivi è costoso. Le aziende guadagnano di più quando sono efficienti e ben gestite. Che tu possieda o meno un'attività, aumenterai il tuo potenziale di carriera-e il tuo potenziale personale-se impari a gestire la tua vita in modo efficiente.
Chiunque può farlo e la strada da seguire è costruire un sistema di produttività che si adatta alle tue esigenze. Ma prima di poter costruire un sistema del genere, devi trovare una via d'uscita dall'enorme disordine in cui ti trovi. Diamo un'occhiata a come farlo.
È tempo di fare la guerra con la stragrande quantità di cose che devi fare. Cosa fa qualsiasi generale prima di condurre il suo esercito in battaglia? Trova il più possibile sul nemico. Ottiene la misura dei suoi nemici, quindi sa cosa dovrà affrontare.
Come umani, i nostri cervelli sono progettati per attaccarsi al negativo. Questo ha servito bene la specie umana in passato, ma è spesso inutile nel mondo moderno. Una conseguenza di questo pregiudizio della negatività è che immaginiamo che i nostri problemi siano più grandi di quanto non siano in realtà. Come problemi o cose che dobbiamo fare girare nelle nostre teste, cominciano a sembrare più grandi e più spaventosi.
È ora di abbandonare la tua paura e ottenere una misura della bestia che stai per affrontare. Diamo un'occhiata a quella bestia negli occhi.
Prendi carta e penna e scrivi tutto ciò che ti passa per il cervello che ritieni necessario. Concediti 20 minuti buoni per estrarre tutto dal tuo sistema.
Suggerimento: una volta che hai fatto questo la prima volta, è una buona idea iniziare a portare con te una penna e un blocco note ovunque. Quindi, ogni volta che ti viene in mente un elemento per la tua lista di cose da fare, puoi annotarlo immediatamente, in modo da non intasare le tue onde mentali mentali.
Scrivendo i compiti che devi affrontare, ti stai mettendo in pista per iniziare a fare qualcosa per loro. Stai prendendo una decisione. Stai anche cancellando la tua mente, che ti darà l'energia extra di cui hai bisogno per iniziare ad agire sulla tua lista delle cose da fare. Come scrive Dale Carnegie Come smettere di preoccuparsi e iniziare a vivere:
L'esperienza mi ha dimostrato, di volta in volta, l'enorme valore di arrivare a una decisione. È l'incapacità di arrivare a uno scopo prefissato, l'incapacità di smettere di andare in giro in circoli esasperanti, che spinge gli uomini a esaurimenti nervosi e inferni viventi. Trovo che il cinquanta per cento delle mie preoccupazioni svanisce quando arrivo a una decisione chiara e definitiva; e un altro quaranta per cento di solito svanisce quando comincio a portare a termine quella decisione.
In che modo Carnegie giunge a una decisione? Il suo primo passo è scrivere ciò di cui è preoccupato.
Quindi vai avanti e prendi quella carta e penna ora. Allora sarai pronto per il passaggio 3.
Il prossimo passo è quello di passare attraverso la tua lista abbattendola fino all'essenziale e organizzandola. Cerca di fare due cose con gli oggetti nella tua lista:
Per rendere questo processo il più semplice possibile, è possibile utilizzare il Matrice Eisenhower. Questa matrice proviene da una citazione attribuita al presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower:
Ciò che è importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente importante.
Trasformando questa citazione in un grafico, ottieni il seguente strumento decisionale:
Si dice che Eisenhower abbia usato questo strumento per questo suo processo decisionale.
Disegna il grafico su un foglio di carta o scarica Eisenhower Matrix da Businesstuts + e stampa una copia. Quindi, inserisci ciascun elemento nell'elenco delle cose da fare in una delle quattro sezioni del grafico:
Qual è la differenza tra compiti urgenti e importanti?
Le attività urgenti hanno una scadenza specifica a portata di mano. Questa scadenza è solitamente imposta da qualcun altro o dalle circostanze. Esempi di attività urgenti includono fare la spesa (prima che la dispensa sia vuota), o rispondere all'email del tuo capo.
Le attività importanti non hanno una scadenza specifica, ma hanno ancora importanza per te. Sono spesso legati ai tuoi obiettivi personali. Esempi di attività importanti includono l'esercizio, la scrittura nel diario, l'apprendimento di una nuova lingua e l'assistenza ai propri figli.
Urgente e compiti importanti contano su di te e hanno una scadenza specifica. Gli esempi includono la scrittura di un documento per un corso universitario che stai frequentando o la candidatura per un nuovo lavoro.
Compiti che non sono né urgenti né importanti non dovrebbero essere nella vostra lista delle cose da fare, almeno non mentre state affrontando la trappola. Se vuoi tenerne conto, crea una nuova lista chiamata aspirazioni.
Se hai difficoltà a decidere dove posizionare attività specifiche sulla matrice, puoi assegnare loro una valutazione. Valutare ogni attività tra -5 e +5 per importanza (con +5 è il più importante) e tra -5 e +5 per l'urgenza. Una volta ottenuto questo punteggio, saprai dove posizionare l'attività nel tuo grafico.
Ogni nuovo giorno porterà nuove attività da aggiungere alla tua lista di cose da fare. In particolare, le attività urgenti tendono a comparire all'ultimo minuto. Con ogni nuova attività che arriva, assegnagli una valutazione sul tuo grafico. Mentre pratichi questo, inizierai a farlo quasi istintivamente.
Una volta che inizi a essere onesto riguardo a cosa è necessario fare e cosa puoi eliminare, inizierai a sentirti meglio. Ciò che sembrava una scogliera insormontabile da scalare ora è solo qualche piccolo passo in avanti. Ora sai esattamente quali passi prendere e l'ordine in cui prenderli. Parlando di prendere provvedimenti, diamo un'occhiata a come dovresti avvicinarti alla cancellazione della tua lista.
Prima di iniziare questa sezione, chiariamo una cosa: una lista delle cose da fare è raramente vuota. Una volta che avrai ripulito il piatto, arriveranno rapidamente nuovi compiti per riempirlo.
La natura aborre il vuoto, e così pure l'anima umana. Ci piace avere qualcosa da fare. La cosa buona del tuo elenco di attività è che ti mostra cosa fare dopo. Sarai concentrato invece di saltare a casaccio da un compito all'altro.
Ecco come dovresti affrontare ogni tipo di attività sul tuo elenco.
Compiti urgenti e importanti. Per ovvi motivi, questi sono quelli da chiarire per primi. Tira fuori il tuo calendario (o acquista un calendario se non ne hai uno), e pianifica il tempo nella tua giornata per fare ciò. Hai tempo per farli. Se non riesci a trovare il tempo, probabilmente non sono importanti o urgenti e devi ri-classificarli nella Matrice Eisenhower.
Attività urgenti (ma non importanti). Chiediti: cosa rende urgenti questi compiti? Hai davvero bisogno di farli? Se devono essere fatti, potresti delegarli a qualcun altro? Se devi eseguirli e la delega è impossibile, aggiungili al tuo calendario-ma solo dopo aver completato i compiti urgenti e importanti.
Suggerimento: una grande fonte di attività cosiddette "urgenti" è l'email. Prova a ridurre la quantità di volte che controlli la posta ogni giorno. Ciò consentirà di risparmiare tempo extra per concentrarsi su attività importanti.
Attività importanti (ma non urgenti). Metti da parte il tempo ogni giorno per concentrarti su compiti importanti. Fai attenzione a non allungarti troppo. Se uno dei tuoi compiti più importanti è quello di esercitare, ma non hai fatto alcun esercizio per mesi, la pianificazione di un'ora al giorno per l'esercizio ti sommergerà. Invece, pianificare dieci minuti di esercizio o regolare la giornata per incorporare l'esercizio. Ad esempio, potresti andare in bicicletta al lavoro invece di prendere la macchina?
Compiti non urgenti e non importanti. Cosa stanno ancora facendo questi nella tua lista? Strike fuori!
Potresti pensare "Questo è tutto molto bene, ma il mio problema è trovare la motivazione per fare le cose."
Se stai pensando questo e te non hanno ancora effettuato i passaggi 2 e 3, tornare indietro e fare loro. La motivazione è spesso una conseguenza dell'azione. Mentre prendi provvedimenti per ridimensionare la tua lista di cose da fare, sarai motivato a continuare ad agire.
Detto questo, motivazione e concentrazione siamo componenti importanti della produttività. Nei prossimi articoli di questa serie, esamineremo gli strumenti per aiutarti a concentrarti sull'attività da eseguire e le tecniche per motivarti.
Quando il tuo backlog delle attività è cancellato, sei pronto per il prossimo passo.
La matrice Eisenhower è un esempio di un sistema di produttività. Non è l'unico sistema con qualsiasi mezzo, ma è facile da imparare, il che lo rende un buon punto di partenza. Sono stati sviluppati molti più sistemi di produttività, tra cui Getting Things Done (GTD), la tecnica di Pomodoro e Do not Break the Chain. Copriremo questi sistemi in una serie di articoli sulla produttività di Businesstuts+.
Provando questi sistemi, svilupperai un kit di strumenti per la produttività. Leggendo questo articolo e imparando a usare la Matrice Eisenhower, hai già seminato il tuo kit di strumenti con il tuo primo sistema. Ora sei pronto per sperimentare con altri sistemi di produttività.
Dopo aver provato vari sistemi, inizierai a imparare ciò che funziona per la tua mentalità e il tuo stile di vita. È quindi possibile prendere aspetti dai vari sistemi per hackerare insieme il proprio sistema. Ti mostreremo come sviluppare questo sistema di produttività personalizzato per soddisfare le tue esigenze.
Quindi resta con noi e diventerai un ninja della produttività.
Graphic Credit: Panic Progettato da Cédric Villain del progetto Noun.
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