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Cosa ti viene in mente quando senti le lettere commerciali delle frasi? Ti vengono in mente buste bianche con carta intestata fantasia e scritte soffocanti? Nella maggior parte dei casi, avresti ragione.
Anche se oggi quasi tutto viene fatto tramite e-mail, le lettere commerciali non sono estinte o considerate totalmente fuori moda, quindi vale ancora la pena di sapere come scriverle e formattarle correttamente.
Come probabilmente hai imparato nella scuola primaria, le lettere commerciali sono composte da parti diverse. Questa sezione illustra cosa è incluso in ciascuna parte e il formato corretto della lettera commerciale.
È importante sapere come indirizzare correttamente una lettera commerciale, soprattutto se ti aspetti una risposta.
Questa sezione include l'indirizzo completo, il numero di telefono e l'indirizzo email. Alcune persone amano includere il loro nome completo all'inizio di questa lista, ma alcune persone pensano che sia ridondante perché comunque firmerai la lettera con il tuo nome. Non è necessario includerlo se la carta che stai utilizzando ha una carta intestata.
Cosa includere e formattazione:
Spiega il mese e includi l'anno completo. Scrivi il mese, la data e l'anno se invii una lettera commerciale negli Stati Uniti, ma inizia la data con il giorno (ad esempio, 18 ottobre 2018) se invii una lettera nel Regno Unito o in Australia.
Includere le informazioni del destinatario, a partire dal loro nome, seguito dal titolo del lavoro e dall'indirizzo completo. Rivolgersi al destinatario utilizzando la sig.ra, il sig., O utilizzare qualsiasi titolo appropriato per il lavoro secondo necessità
Il saluto utilizzato nella sezione del destinatario non deve essere uguale a quello usato qui. Tutto dipende da quanto vicino o familiare sei con l'indirizzo e il contesto della tua lettera. Il Preside del College of Sciences potrebbe essere tua zia, ma se le stai scrivendo in veste ufficiale, è meglio se usi il saluto "Dean (cognome) " o "Dr. (Cognome)"Perché c'è la possibilità che altre persone gestiscano la sua corrispondenza. I titoli militari e religiosi dovrebbero essere scritti così come sono.
Non sei sicuro del sesso del destinatario? Non usare il signor o la signora, basta scrivere "caro"Seguito dal loro nome completo. Se non sai chi è esattamente la persona di contatto, "Per chi è coinvolto" andrà bene. Puoi anche rivolgerti al dipartimento o al gruppo che gestirà la tua lettera, ad esempio "Membri del comitato assumente" o "Gestione dell'Associazione Condominiale. "
Termina sempre il saluto con due punti, non con una virgola.
Il corpo della lettera è solitamente composto da uno a tre brevi paragrafi, ciascuno con un intento specifico e organizzato per chiarezza.
La chiusura include una o due frasi che richiedono al destinatario di intraprendere qualsiasi azione richiesta nella tua lettera e le ringrazia per aver letto la tua posta.
Esempi di chiusura di una lettera commerciale:
La chiusura gratuita è una frase di accesso inserita prima della firma. Hai molte opzioni qui, ma in generale dovresti evitare quelle che denotano apprezzamento o ringraziamenti in lettere dove non stai richiedendo nulla.
Esempi
Firma la lettera sotto la chiusura gratuita. Assicurati di lasciare almeno quattro spazi singoli tra il tuo nome e la chiusura in modo che ci sia abbastanza spazio per la tua firma. Si consiglia di includere il titolo del lavoro, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail sotto il nome completo.
Prima dell'era dell'e-mail, le persone scrivevano "Contenitori"In fondo alle lettere commerciali per indicare che la busta include altri documenti. Pensalo come la versione stampata di "vedi allegato"Per email.
I recinti sono indicati in basso a sinistra della lettera, un paio di spazi sotto la tua firma, seguiti da un elenco dei documenti inclusi. Per esempio:
Allegati:
Le lettere commerciali di solito sono disponibili in uno dei tre formati principali, blocco completo, modificato o rientrato. Mentre non esiste un formato giusto o sbagliato, ci sono casi come nelle applicazioni universitarie, dove è richiesto un formato specifico. Se non sei sicuro del formato da seguire, controlla le lettere precedenti ricevute dall'istituzione e segui la stessa formattazione.
Il blocco completo è il formato più comune per le lettere commerciali perché è il più semplice. Non devi preoccuparti dei trattini e tutto è lasciato giustificato. La spaziatura singola viene utilizzata al posto dei rientri per i nuovi paragrafi.
Di seguito è riportato un esempio di lettera intera del centro di scrittura della University of North Carolina:
Il formato modificato è un po 'difficile da ricordare perché non tutto è giustificato a sinistra. Il destinatario, il saluto e il corpo della lettera sono giustificati, mentre l'indirizzo del mittente, la data, la chiusura gratuita e la firma sono allineati a destra.
Nell'esempio seguente, ci sono due spazi tra l'indirizzo del mittente e la data in cui è stata scritta la lettera e tre spazi tra l'indirizzo del destinatario e la formula di saluto. Ci sono anche due spazi tra il primo paragrafo del corpo della lettera e il saluto e due spazi per ogni nuovo paragrafo.
La chiusura, la firma e l'ultimo paragrafo della lettera sono separati da due spazi.
Di seguito è riportato un esempio di lettera commerciale in formato modificato dalla corrispondenza commerciale Savvy:
Il formato rientrato o semi-blocco è simile al formato modificato, con la differenza che l'inizio di ogni paragrafo è rientrato.
La tua lettera commerciale deve fare una buona prima impressione, perché in alcuni casi leggere quella lettera sarà la prima volta che il destinatario "incontri" la tua azienda.
Le aziende non sono le uniche che possono utilizzare la carta intestata. Solopreneurs, candidati al lavoro e chiunque desideri creare un marchio per se stesso può utilizzare una carta intestata per rendere uniche le proprie lettere. La carta intestata può anche essere utilizzata per verificare l'autenticità del documento per il destinatario, che è spesso il caso di lettere di governo e lettere bancarie.
È possibile trovare modelli di carta intestata professionale su Envato Elements o GraphicRiver.Il design della carta intestata varia, l'unica cosa coerente è che deve includere nome e logo della società, indirizzo e informazioni di contatto. Se non si dispone di un logo o di un nome aziendale, è sufficiente sostituirlo con una parte con il proprio nome completo. Dal momento che le lettere commerciali sono formali, scegli un design di carta intestata non troppo impegnato o colorato che toglie il messaggio che stai inviando.
Non utilizzare cancelleria o carta profumata.
Vuoi creare la tua carta intestata? Dai un'occhiata a questi modelli di Envato:
È buono per salvare gli alberi, ma non spremere troppo testo in una pagina che non rimane alcun margine. Lascia 1 "a 1,5" per lato.
Evita i caratteri fantasiosi e le corsive difficili da leggere. Attenersi a Verdana, Arial, Courier New o Times New Roman con una dimensione minima del carattere di 12.
Usa uno spazio singolo tra i paragrafi per facilitare la lettura della lettera. È inoltre necessario utilizzare almeno un singolo spazio tra tutti gli elementi della lettera, ad eccezione della firma e del nome stampato in cui sono necessarie quattro interruzioni di riga.
Le lettere commerciali dovrebbero essere abbastanza concise da richiedere solo una pagina, ma non è sempre così. Contratti legali, reclami e alcune lettere di consulenza richiedono talvolta pagine aggiuntive.
Per evitare confusione nel caso in cui le pagine delle lettere vengano separate, la seconda e le pagine successive dovrebbero includere una carta intestata e un numero di pagina nella parte superiore. Si consiglia inoltre di includere la data e il nome del destinatario.
Le lettere commerciali vengono inviate per tutti i tipi di motivi. Le aziende lo inviano ai propri clienti o ad altre aziende con cui lavorano, come fornitori o partner logistici. Gli individui scrivono lettere commerciali anche per scopi commerciali e meno formali.
Ecco alcuni esempi di tipi di lettere commerciali:
Non tutti i reclami possono essere trasmessi e indirizzati correttamente sui social media, alcuni argomenti sono un po 'delicati o imbarazzanti, non si vuole correre il rischio che diventi virale. Poi ci sono lamentele in cui una chiamata alla hotline del servizio clienti dell'azienda non è sufficiente. Per tutti questi reclami, una lettera di reclamo stampata è la risposta.
Rendi il tuo reclamo breve, preciso ed educato. Non limitarti a quello che la società ha sbagliato dire loro esattamente cosa vuoi che facciano al riguardo.
Una lettera di dimissioni è ciò che un dipendente invia al proprio capo quando vuole lasciare il proprio lavoro. Nella maggior parte dei casi, è necessario consentire almeno 14 giorni o due settimane prima della data di partenza ufficiale dell'azienda.
Di seguito è riportato un esempio di una lettera di dimissioni da parte di reclutatori americani:
Nota: Se non conosci il sesso della persona che riceverà la tua lettera, è meglio usare un saluto generico come "a chi può interessare" piuttosto che usare "Mr./Ms". o "Signore".
Una lettera di accompagnamento stampata viene inviata insieme a un curriculum per spiegare brevemente perché sei un buon candidato per il lavoro. Le buone lettere di accompagnamento sono come antipasti, nel senso che danno ai reclutatori un senso di ciò che possono aspettarsi da te, senza necessariamente ripetere ciò che è già presente nel tuo curriculum.
Leggi queste guide per ulteriori informazioni sulla scrittura di una lettera di presentazione:
Le lettere di raccomandazione vengono inviate per verificare la buona reputazione di un candidato con un precedente datore di lavoro o manager. In alcuni casi, queste raccomandazioni non sono altro che un modello generato da qualcuno dell'HR dopo aver riempito gli spazi vuoti della data di inizio e di fine di un dipendente. Se stai scrivendo una lettera di accompagnamento per un buon impiegato, tuttavia, è meglio se vai oltre il modello per dimostrare che apprezzi il tempo che hai lavorato insieme.
Consulta questa guida se hai bisogno di aiuto scrivendo una lettera di raccomandazione:
Le lettere che richiedono informazioni vengono spesso inviate alle imprese da individui o rappresentanti di altre imprese quando desiderano informazioni su un particolare prodotto o servizio. Queste lettere possono anche essere scritte agli uffici governativi quando richiedono informazioni sulla richiesta di autorizzazione o su una procedura governativa.
Di seguito è un esempio di una lettera per richiedere informazioni da Word Mart:
Nota: Se non conosci il sesso della persona che riceverà la tua lettera, è meglio usare un saluto generico come "a chi può interessare" piuttosto che usare "Mr./Ms". o "Signore":
Hai mai ricevuto una lettera in cui la data di scadenza della bolletta telefonica è stata modificata o l'importo che stai pagando è stato modificato? Questa è una lettera di regolazione. Non si tratta solo di date e importi, tuttavia le lettere di rettifica o di modifica vengono inviate anche quando le aziende desiderano notificare ai clienti le modifiche nel prodotto o nel servizio che hanno acquistato.
Di seguito è riportato un esempio di una lettera di rettifica della data di scadenza dell'Istituto di finanza aziendale:
Le lettere degli azionisti, gli annunci di nuovi prodotti e gli eventi di beneficenza sono lettere commerciali. Le lettere che annunciano un nuovo CEO, una IPO e anche quelli che vi invitano a una convention rientrano anche nelle lettere di annuncio commerciale. Queste lettere vengono inviate come promemoria interno in modo che tutti i dipendenti siano a conoscenza dei cambiamenti all'interno dell'azienda o come un annuncio agli stakeholder dell'azienda.
Ecco un esempio di un invito di lavoro per un seminario educativo da Letters.org:
Nota: Se non conosci il sesso della persona che riceverà la tua lettera, è meglio usare un saluto generico come "a chi può interessare" piuttosto che usare "Mr./Ms". o "Signore".
Utilizzare la giusta giustificazione e includere tutti gli elementi giusti non è sufficiente per una buona lettera commerciale. Ancora più importante è trovare il tono giusto e assicurarsi che il destinatario capisca l'intento della lettera.
Tieni a mente i seguenti suggerimenti la prossima volta che scrivi una lettera commerciale.
Evita le parole highfalutin e le descrizioni floreali. Mantieni breve il primo paragrafo. Se non sei sicuro di come iniziare, scrivi semplicemente "Sto scrivendo in riferimento a ... " quindi spiega la tua richiesta da lì.
È più facile ottenere la collaborazione del destinatario se scrivi una lettera con il loro vantaggio in mente. Enfatizza ciò che puoi fare offrendoli invece di ciò che vuoi che facciano.
Qual è lo scopo della lettera che stai inviando? Stai esprimendo ringraziamenti, solidarietà o chiedendo il pagamento per il debito? Qualunque cosa sia, devi stabilire il tono giusto in modo che il destinatario comprenda l'urgenza della tua richiesta.
Evita il gergo a meno che tu non sia assolutamente sicuro che il destinatario capirà di cosa stai parlando.
Anche se questa è una lettera commerciale, va bene usare pronomi personali come te, io, noi e noi. Attacca con "I" se stai scrivendo in base alla tua opinione e usa "Noi" se stai scrivendo per conto della società.
Sapevi che "CC" significa copia di cortesia? Nel giorno in cui le lettere erano scritte a macchina, "CC" significava copia carbone perché è quello che i dattilografi usano per creare duplicati. In ogni caso, questa è l'abbreviazione che dovresti includere sotto la linea di recinzione se hai intenzione di inviare una copia della lettera a qualcun altro.
Se stai inviando una copia di cortesia a più di una persona, elenca il secondo nome sotto il primo senza il "CC".
Esempio:
"Cc: Mark Smith, Chief Financial Officer XYZ Widgets"
Secondo gli esperti di texting, Text Request, solo il 20% delle e-mail viene aperto e il 95% dei testi viene letto entro tre minuti dal ricevimento, mentre un'enorme quantità di posta viene persa o cestinata immediatamente, non sorprende che alcune aziende arrivino fino all'emissione corrispondenza via stampa ed e-mail seguita da una versione abbreviata come testo, solo per accertarsi che il destinatario la riceva.
Per mantenere un'aria di formalità mentre si adatta al supporto digitale, la formattazione e tutti gli elementi della lettera commerciale stampata sono ancora inclusi in una lettera commerciale di posta elettronica, fatta eccezione per due piccole differenze. La riga dell'oggetto funge da sommario di una lettera o da un'indicazione di cosa tratta la lettera. Le informazioni del mittente si trovano nella parte inferiore della lettera, appena sotto il nome stampato del mittente.
Per ulteriori informazioni su come formattare i messaggi di posta elettronica, consulta le seguenti esercitazioni:
Utilizzare una busta aziendale se si sta inviando una lettera per posta. Usa una busta con il logo della tua azienda in modo che il destinatario possa immediatamente riconoscerla dalla tua azienda e per evitare che la tua lettera venga scaricata insieme ad altra roba promozionale che ricevono.
Se non sei sicuro che la tua calligrafia sia leggibile, utilizza la tua stampante e il tuo word processor per stampare l'indirizzo sulla busta. Invia documenti importanti e lettere sensibili al fattore tempo tramite corriere.
Ora che hai imparato come formattare una lettera, puoi iniziare a spedire le tue lettere commerciali.
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