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Nel mondo degli affari, la comunicazione è un problema comune. In un sondaggio condotto dalla società di formazione Fierce Inc., l'86% degli intervistati ha accusato mancanza di collaborazione o comunicazione inefficace per i fallimenti sul posto di lavoro.
Il problema della comunicazione aumenta man mano che un'azienda cresce e assume più dipendenti, ma anche le piccole imprese possono incorrere in problemi. Quando hai solo uno o due dipendenti, puoi semplicemente mantenere le cose semplici e informali, ma mentre assumi più personale e inizi a organizzare l'azienda in gruppi con una struttura di gestione, dovrai prestare molta attenzione a come comunicare con i tuoi dipendenti e in che modo comunicano con te e gli uni con gli altri.
In questo tutorial, vediamo come comunicare in modo efficace con i dipendenti. Copriamo le strategie per tenere tutti informati, i modi di comunicare i valori chiave dell'azienda e i metodi per ottenere feedback e risolvere i conflitti.
Guardiamo anche alcuni esempi del mondo reale lungo il percorso per illustrare punti importanti. Alla fine del tutorial, avrai dei solidi suggerimenti per migliorare la comunicazione dei dipendenti nella tua piccola azienda.
Stai comunicando bene con i tuoi piccoli impiegati? (fonte foto)Questo fa parte della nostra serie su piccola impresa HR. Segui i consigli sull'assunzione e il mantenimento dei migliori talenti, offrendo retribuzioni e vantaggi competitivi, costruendo una cultura aziendale diversificata e inclusiva e molto altro.
Quando sei agli inizi, tenere tutti sulla stessa pagina è facile. Ma una volta che inizi a crescere e hai numerosi team, magari con sedi diverse, diventa una vera sfida per tenere tutti i dipendenti informati su ciò che accade in altre aree del business.
Anche nelle piccole aziende, i reparti possono solidificarsi in "silos", con poca comunicazione tra loro. Questa sezione esamina alcuni modi per abbattere le barriere e mantenere le informazioni che fluiscono intorno all'azienda.
Probabilmente il modo più semplice per tenere tutti informati è inviare aggiornamenti via email. È uno strumento popolare: un sondaggio Ragan ha rilevato che il 60% delle aziende invia newsletter via email almeno una volta alla settimana e il 14% invia addirittura quotidiano messaggi di posta elettronica.
Il vantaggio è che è un modo facile e affidabile per raggiungere tutti all'interno dell'azienda, ed è anche semplice creare liste di email per determinati gruppi di dipendenti se si desidera segmentare le cose. Le persone controllano costantemente la posta elettronica, quindi è probabile che i tuoi messaggi vengano letti e puoi facilmente utilizzare il software per monitorare i livelli di coinvolgimento (tassi di apertura, percentuali di clic, ecc.).
D'altro canto, l'e-mail di massa è un metodo di comunicazione top-down che difficilmente promuoverà conversazioni interessanti nel modo in cui funzionano alcuni degli altri strumenti. Le persone possono rispondere solo individualmente a te, oppure possono colpire il temuto "Rispondi a tutti", che può generare rapidamente thread di intasamento ingombranti, se le persone lo prendono troppo lontano. Ciò porta ad un altro problema con la posta elettronica: lo stesso sondaggio Ragan ha rilevato che l'80% delle persone si è lamentato del sovraccarico di email. Usare l'e-mail aggiunge solo al problema, e c'è la possibilità che i tuoi dipendenti si limitino a sintonizzare i messaggi.
Per usare la posta elettronica in modo efficace, cerca di renderla coinvolgente e divertente, con un chiaro guadagno per chi la legge, forse un omaggio, una risorsa utile o informazioni che possono davvero utilizzare nel loro lavoro. Mantienilo anche visivo: considera l'utilizzo di un modello di newsletter via email professionale:
Le intranet aziendali esistono da anni, e sfortunatamente molti di loro diventano cimiteri raramente visitati di documenti politici obsoleti e blog aziendali non letti.
Ma non deve essere così. Se lo progettate correttamente e lo rendete abbastanza coinvolgente, una intranet può essere un ottimo modo per stimolare le conversazioni. La chiave è rendere più facile per le persone pubblicare i propri commenti e articoli e incoraggiare l'utilizzo in un primo momento, in modo da creare massa critica. Se le persone vedono interessanti conversazioni in corso, lo renderanno un luogo che visitano ogni giorno. Se vedono contenuti obsoleti e dall'alto, li inseriranno nei segnalibri e raramente ritorneranno.
La ditta di software Dex Media, ad esempio, ha creato una intranet chiamata The Buzz, sulla quale è facile commentare e porre domande. Il loro vicepresidente delle comunicazioni aziendali ha dichiarato a Interact Intranet:
"Ora, i dipendenti di tutto il business hanno una voce e un luogo in cui possono condividere le loro idee e opinioni ... Le persone stanno creando team e progetti, commentando post e facendo domande, e stiamo sviluppando un approccio più contemporaneo, imprenditoriale, come risultato della cultura aziendale. "
Se non si desidera investire nella creazione di una intranet, è possibile ottenere un effetto simile con il software cloud e la tecnologia di chat.
Qui ad Envato Tuts +, ad esempio, abbiamo un team distribuito in tutto il mondo, dalla Florida alla Tailandia. Utilizziamo Slack per conversazioni informali raggruppate per argomenti e interessi e applicazioni basate sul Web come Trello e Basecamp per progetti e collaborazioni più formali. Inoltre, le persone utilizzano Google Documenti e altre offerte basate su cloud per condividere facilmente le informazioni.
Ci sono molte altre opzioni, ovviamente, quindi è solo questione di trovare ciò che funziona per il tuo business e incoraggia la comunicazione. Dai un'occhiata a questo riepilogo curata per maggiori possibilità:
Le riunioni e gli allenamenti faccia a faccia possono anche aiutare le persone a rimanere aggiornati. È possibile pianificare sessioni di formazione per un dipendente da un'area per riassumere quelle in un altro. Ad esempio, un venditore può tenere una sessione di formazione per coloro che svolgono un ruolo di gestione del prodotto, raccontando il feedback che ricevono dai potenziali clienti e le tendenze che vedono nel settore. Questa prospettiva potrebbe essere preziosa per coloro che hanno un contatto con il cliente meno diretto e potrebbe contribuire a uno sviluppo del prodotto più efficace.
Avere una solida documentazione delle politiche aziendali è un altro importante strumento di comunicazione: può aiutare i dipendenti a sapere come fare le cose senza perdere tempo a chiedere informazioni. Un manuale per i dipendenti è un ottimo strumento per questo. Abbiamo tutorial sulla formazione e sui manuali degli impiegati altrove in questa serie:
Ogni azienda di successo ha i suoi valori e obiettivi. Se li hai articolati chiaramente o no, esistono - la tua azienda esiste per uno scopo particolare (oltre a fare soldi!), E tu hai un certo modo di fare business che è diverso dagli altri.
È importante che tutti i dipendenti si trovino sulla stessa pagina per quanto riguarda i valori e la missione dell'azienda, ma questo può facilmente perdersi nella vita lavorativa quotidiana, soprattutto quando inizi a crescere.
Se vuoi comunicare i tuoi valori in maniera efficace e autentica, ovviamente devi prima essere chiaro su di loro. Se hai bisogno di aiuto su questo, consulta le seguenti esercitazioni:
Quindi inizia il processo di ciò che questo eccellente articolo di Harvard Business Review chiama "vendere il marchio all'interno".
Quello che mi piace di questa formulazione è che incoraggia gli imprenditori ad avvicinarsi alle comunicazioni dei dipendenti nello stesso modo in cui si avvicinano al marketing esterno. Gli obiettivi, dopotutto, sono simili sia con i dipendenti che con i clienti: promuovere una visione positiva del marchio aziendale e raggiungere livelli più elevati di coinvolgimento e lealtà.
I titolari di aziende spesso danno per scontato il loro impegno e la loro lealtà con i loro dipendenti, o forse credono che dovrebbe venire automaticamente in cambio della fornitura di uno stipendio, ma questo semplicemente non è il caso. Un'indagine dopo l'indagine mostra che ampie fasce della forza lavoro sono disimpegnate dai loro posti di lavoro e stanno pianificando di andarsene. Con i dipendenti, così come con i clienti, è necessario guadagnare impegno e fedeltà.
L'articolo di HBR include alcuni grandi esempi di come le aziende lo hanno fatto. Si basano principalmente su grandi aziende, ma le piccole imprese potrebbero fare cose simili, quindi consiglierei di leggerle per avere qualche idea.
Ad esempio, alcuni dirigenti della Nike hanno ricevuto il titolo di "Corporate Storyteller" e incoraggiati a raccontare storie che illustrano il valore chiave dell'impresa Fallo e basta:
"Il cofondatore della Nike, Bill Bowerman, nel tentativo di costruire una scarpa migliore per la sua squadra, ha versato la gomma nella piastra per waffle di famiglia, dando vita al prototipo della famosa suola Waffle di Nike. Parlando di mosse così creative, l'azienda spera di mantenere vivo lo spirito di innovazione che caratterizza le sue campagne pubblicitarie ".
Naturalmente, il modo migliore per rafforzare i valori aziendali è non parlarne ma viverli. L'articolo cita anche prodotti per biciclette di qualità del Minnesota, che si impegna a proteggere l'ambiente. I dipendenti che vivono entro le dieci miglia della compagnia ricevono un credito giornaliero di $ 2 per il ciclismo, il carpooling o l'autobus per andare al lavoro. Questo è valori in azione.
La comunicazione è una strada a doppio senso. Oltre a comunicare con i tuoi dipendenti, devi incoraggiarli a comunicare con te, sia su come si sentono nel loro lavoro e su informazioni importanti o idee sul business.
L'utilizzo di alcune delle strategie che abbiamo appena menzionato, come il software collaborativo e gli strumenti di chat, aiuterà in una certa misura. Ma anche nelle piccole aziende, le persone possono avere paura di esprimere la propria opinione su questioni delicate nei forum pubblici o di fronte al capo.
Quindi i sondaggi tra i dipendenti sono regolari. È meglio ottenere un consulente esterno per condurre i sondaggi, per due motivi:
Con una piccola azienda con pochi dipendenti, potrebbe essere necessario fare di più per garantire che le persone non possano ancora essere identificate. Un consulente può aiutarti. Inoltre, considera la possibilità di legare i risultati a un benchmark, come un'organizzazione esterna come Great Place to Work. Questo può aiutarti a vedere dove stai andando bene e dove devi lavorare di più. Esaminare regolarmente e mantenere la coerenza nelle domande poste può anche aiutarti a individuare le tendenze nel tempo.
Come proprietario di una piccola impresa, non ci sono scuse per non incontrarsi regolarmente con i tuoi dipendenti. Anche l'amministratore delegato di Facebook Mark Zuckerberg incontra regolarmente dipendenti di livello base nelle cosiddette "Recensioni Zuck".
Anche meglio di una revisione formale, però, è un incontro informale. Zuckerberg è un fan degli incontri a piedi, insieme ad altri luminari della tecnologia come Steve Jobs e Jack Dorsey. Le persone spesso si rilassano e si sentono libere di dire la propria opinione quando camminano all'aria aperta piuttosto che sedersi su una scrivania o attorno a un tavolo da conferenza.
Quindi, anche se sei occupato, pianifica un po 'di tempo con ciascun dipendente tutte le volte che puoi. Sebbene abbiamo parlato di alcune soluzioni tecnologiche su larga scala, una semplice chat faccia a faccia può spesso essere la forma più efficace di comunicazione. All'inizio può sembrare un po 'trito, ma se lo fai regolarmente, sarai in grado di creare un livello di fiducia che incoraggerà i dipendenti ad aprirsi con te e parlare liberamente.
In una grande azienda, una funzione importante del reparto risorse umane è quella di risolvere i conflitti tra i dipendenti e gestire i reclami. Se un dipendente si sente trattato ingiustamente, o se due membri dello staff non riescono a risolvere le loro differenze, avranno bisogno di una via appropriata per risolvere il problema.
Come proprietario di una piccola azienda, queste cose potrebbero finire per essere una tua responsabilità, quindi ecco alcune best practice:
Per prima cosa, devi avere un piano. I conflitti sorgono di volta in volta in qualsiasi organizzazione, anche se la cultura del posto di lavoro è generalmente salutare, quindi è necessario disporre di un metodo per affrontarlo. Se la tua azienda è troppo piccola per avere un rappresentante delle risorse umane, allora potresti dover intervenire, ma anche guardarti intorno per identificare altre persone che potrebbero avere le capacità per agire da mediatori efficaci.
Quindi stabilire un processo di risoluzione dei conflitti. La seguente lista di controllo del dipartimento Risorse umane dell'Università della California, a Berkeley, fornisce un eccellente punto di partenza:
Cerca di incoraggiare modelli di comunicazione sani chiedendo alle persone di mantenere personalità ed emozioni e cercare di descrivere obiettivamente le conseguenze e le conseguenze, senza fare accuse.
Il conflitto può essere difficile da affrontare, sia per chi è coinvolto sia per chi cerca di mediare. Ma, se irrisolto, può portare a risentimenti accumulati e ad un ambiente di lavoro avvelenato.
Vedi l'articolo di Berkeley per ulteriori dettagli, oltre a questo post sull'uso del "linguaggio giraffa" con un nome strano ma potente per disinnescare il conflitto. Se le cose vanno così male che ritieni di non poterlo affrontare, o se la situazione richiede un livello di imparzialità che non puoi fornire, prendi in considerazione l'idea di portare un mediatore o un arbitro esterno.
In questo tutorial, hai imparato come migliorare la comunicazione dei dipendenti nella tua piccola azienda. Hai visto alcuni esempi di aziende di successo e hai imparato alcune tecniche che puoi usare nella tua azienda oggi.
Che tu finisca per affidarti a strumenti software, sondaggi, newsletter, incontri faccia a faccia o una combinazione di tutti loro, puoi mettere il tuo timbro su di essi e creare delle buone pratiche per te. Dopo tutto, la comunicazione è la migliore quando è autentica, quindi fai ciò che ti sembra autentico.
Il prossimo passo avanti in questa serie sulle piccole imprese, HR è uno sguardo ad alcuni importanti requisiti delle risorse umane per le piccole imprese. Quindi esamineremo altri argomenti come i peggiori problemi relativi alle risorse umane e le migliori soluzioni software per le risorse umane. Quindi rimanete sintonizzati!
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