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Ogni mese, la tua squadra sembra davvero lavorare sodo per raggiungere i suoi obiettivi. Eppure ogni mese, man mano che ti avvicini alla scadenza, scopri che la tua squadra è in ritardo. A marzo qualcuno ti ha detto che il problema era un problema tecnico del software. Quindi hai comprato un nuovo software.
Ad aprile, avete sentito che la mancanza di materiale di marketing stava causando il problema, quindi avete scritto una nota severa al direttore del marketing chiedendo una spiegazione. A maggio, la tua squadra era di nuovo in ritardo; questa volta, un membro del team ha spiegato che il problema è connesso a un rallentamento della rete. Quindi hai chiamato IT per risolvere il problema.
Ora è giugno e stai guardando l'ennesimo traguardo mancato. E tu sei malato e stanco di spegnere gli incendi. Qualcosa deve essere alla base di tutti questi obiettivi mancati, e tu vuoi capire qual è il vero problema e affrontarlo. Una volta per tutte.
Questo è un lavoro per l'analisi delle cause principali.
L'analisi delle cause principali, secondo il Dipartimento per i servizi aziendali dello Stato di Washington, è "un processo sistematico per identificare" le cause profonde "di problemi o eventi e un approccio per rispondere a tali problemi. [Esso] si basa sull'idea di fondo che una gestione efficace richiede più che semplicemente "spegnere gli incendi" per problemi che si sviluppano, ma trovare un modo per prevenirli. "
Root Cause Analysis è spesso, sebbene non sempre associata a Six Sigma, un insieme di strumenti aziendali sviluppati da Motorola negli anni '80. L'obiettivo di Six Sigma è quello di impostare e sforzarsi di raggiungere costantemente una serie molto elevata di standard attraverso un processo continuo di valutazione e miglioramento.
Sei pronto per andare alla radice dei problemi di business della tua squadra?
Immagina di non aver mai sentito parlare del comune raffreddore. Poi, un giorno, sviluppi un naso chiuso, una febbre, un mal di testa e un colpo di tosse. Vedi ogni singolo sintomo come un problema unico e ti vedi come affetto da tutta una serie di malattie, ciascuna peggiore dell'ultima. Trattate il naso chiuso con un decongestionante, la febbre con l'aspirina e la tosse con sciroppo per la tosse. Per un po ', almeno, ti senti meglio. Ma entro poche ore, ognuno dei sintomi riappare. Cominci a disperare che non esiste alcuna cura.
Quindi analizzi i sintomi, notando che sono comparsi tutti allo stesso tempo. Fai una piccola ricerca e scopri che no, non hai quattro diverse malattie. Hai solo una singola malattia che può essere affrontata in modo molto semplice con una combinazione di riposo, molti liquidi e il passare del tempo.
Nell'esempio aziendale di cui sopra, stavi osservando una serie di sintomi - scadenze mancanti, problemi software, problemi di connettività, mancanza di materiale di marketing - ma non avevi ancora diagnosticato il problema sottostante.
Root Cause Analysis consente ai manager aziendali come te di analizzare i sintomi di un problema e diagnosticare il problema sottostante. Una volta che sai qual è il problema di fondo, hai molte più possibilità di risolvere i sintomi in modo permanente!
Lo scopo di Root Cause Analysis è semplice: determinare il motivo o le ragioni di un problema e eliminarne le ragioni. Il processo, tuttavia, non è altrettanto semplice. Esistono più strumenti per l'analisi delle cause principali (che esamineremo più dettagliatamente più avanti in questo articolo) e più passaggi lungo la strada per l'analisi di una causa principale.
Indipendentemente dallo strumento scelto per l'analisi delle cause principali, dovrai seguire gli stessi passaggi di base:
Diamo un'occhiata un po 'più profondamente a ciascuno di questi passaggi:
In primo luogo, definirai il tuo problema e la maggior parte dei problemi è apparentemente semplice. Manchiamo i nostri obiettivi. Abbiamo un morale basso sul nostro posto di lavoro. I nostri prodotti sono difettosi. Queste semplici affermazioni, tuttavia, possono essere il risultato di una serie complessa di problemi e circostanze.
Prima di accettare una definizione molto semplice del problema, vale la pena di approfondire un po 'ponendo domande come "come si esprime il basso morale?" O "in che modo i nostri prodotti sono difettosi?" Più conosci i sintomi, meglio sarete in grado di diagnosticare i problemi sottostanti.
Una volta definito il problema, tu e il tuo team si confronteranno le potenziali ragioni per cui il problema esiste. Queste non sono le cause principali; al contrario, stanno iniziando dei luoghi dai quali otterrai una causa principale. Questi motivi possono essere umani (Joe ha trascurato di aggiornare il nostro software antivirus), organizzativo (nessuno dice mai al marketing di cosa hanno bisogno fino a quando non è troppo tardi) o fisico (la mia macchina si è rotta e quindi ero in ritardo alla riunione del cliente).
Ora è il momento di determinare la condizione sottostante o le cause alla base del problema che hai definito. Ci sono molti strumenti disponibili per farlo, ma hanno tutti in comune la capacità di aiutarti a scavare sotto la superficie.
Il processo di brainstorming richiederà del tempo e potrebbe anche richiedere un po 'di ricerca. Perché Joe trascurava di aggiornare il software antivirus? Che cosa ha creato il divario di comunicazione tra il marketing e il resto dell'azienda? A lungo termine, avrai una solida comprensione di un problema che potrebbe essere molto più significativo o ampio rispetto a quanto ti aspettavi.
Una volta compresa la causa reale, fondamentale alla base del problema, è possibile iniziare a progettare una soluzione. Ovviamente, questa soluzione potrebbe non essere semplice come "aggiornare il software antivirus". Potrebbe richiedere un ripensamento dei processi alla base dell'aggiornamento del software o la scelta di un sistema software completamente nuovo. Potrebbe comportare una riorganizzazione dell'organizzazione per migliorare la comunicazione. Qualunque sia la soluzione che sviluppi, dovrai anche pensare ai passaggi necessari per implementarla e valutarla con successo.
L'implementazione e la valutazione di una soluzione o di soluzioni sono relativamente semplici. La chiave per l'implementazione è la pianificazione e l'assicurazione del buy-in a tutti i livelli. La valutazione può essere fatta in molti modi diversi, ma non importa quale sia il tuo metodo, il tuo processo di base è lo stesso: ponendo domande come "i sintomi sono scomparsi?" o "Il problema è stato risolto?" determinerai se il tuo processo ha avuto successo.
Root Cause Analysis è uno strumento di business molto popolare e, di conseguenza, diversi teorici del business hanno sviluppato strumenti per portare a termine il lavoro. Alcuni di questi strumenti sono relativamente semplici; altri sono piuttosto complessi. La scelta dello strumento dipenderà dalla complessità del problema, dalle dimensioni dell'azienda, dalle risorse e dal tempo a disposizione. Ecco alcune delle tue opzioni:
Questo processo è, per molti aspetti, semplice quanto sembra. È un processo di fare una serie di domande, ognuna delle quali ti porta più in profondità. Per esempio:
Non siamo stati in grado di atterrare un nuovo cliente. Perché? Perché abbiamo fatto un cattivo lavoro nelle presentazioni dei nostri clienti. Perché? Perché non abbiamo avuto i materiali necessari per fare una buona impressione. Perché? Perché la Divisione Marketing non ha aggiornato i Powerpoints e le brochure. Perché? Perché il marketing non ha le informazioni necessarie per creare Powerpoints e brochure aggiornati. Perché? Perché le informazioni sono state inserite nella casella "in" del responsabile IT per sei settimane.
Naturalmente, questa è una versione semplificata di 5 Why's, ma puoi vedere quanto velocemente il problema apparente - in questo caso, difficoltà nel fare vendite - possa essere ricondotto a un problema organizzativo interno semplicemente chiedendo "perché" più e più volte.
Questa tecnica di "mappatura mentale" utilizza un diagramma a spina di pesce, un brainstorming e un'analisi per determinare la causa alla base di un problema o di un problema all'interno di un'organizzazione. Insieme, un gruppo determina i problemi, le possibili cause del problema e quindi le possibili ragioni dietro le cause. Una volta creata una mappa, il gruppo può analizzare i risultati, determinare le cause più probabili e iniziare a sviluppare idee per gli indirizzi di tali cause.
Secondo la teoria alla base di Pareto Analysis, il 20% delle cause porta all'80% dei risultati. Questo vale per risultati negativi e risultati positivi. Analizzando e valutando gli esiti negativi di varie cause, è possibile individuare il marcio del 20% e quindi indirizzare quelle cause per un'azione positiva. In altre parole, Pareto Analysis consente di decidere quali problemi sono veramente importanti e di agire per eliminarli.
Per ciascuna azienda e per ciascuna situazione, diversi strumenti e processi produrranno informazioni sulle cause principali. Alla Boeing, Root Cause L'analisi dei problemi con il velivolo C17 ha finalmente dato vita al Sistema integrato di gestione della sicurezza, che ha 12 elementi essenziali, tra cui processi di comunicazione aperti e obiettivi e obiettivi impegnativi. Ecco come il processo è descritto in un articolo chiamato "Viaggio incredibile":
Gli strumenti e i dati [Root Cause Analysis], così come il coinvolgimento delle parti interessate, hanno individuato sette cause alla base del motivo per cui il programma C-17 ha avuto così tanti giorni lavorativi persi e alti costi di compensazione per i lavoratori. Queste cause principali, che il team ha convalidato utilizzando gli stessi metodi, strumenti e dati, erano:
- Nessuna responsabilità personale per le prestazioni di sicurezza.
- Mancanza di comunicazione. Procedure, addestramento e regole inadeguati.
- Mancanza di impegno di gestione.
- Non è una priorità aziendale.
- Nessuna integrazione di sicurezza.
- Cultura di sicurezza compiacente.
Dopo aver valutato lo stato corrente, determinando le cause alla radice e coinvolgendo le parti interessate, il team ha sviluppato e implementato un nuovo sistema di gestione della sicurezza integrato C-17, che i membri del team ritenevano essere la base per raggiungere una cultura della sicurezza di livello mondiale.
Se l'analisi della causa principale può funzionare per Boeing, è probabile che funzioni per la tua azienda. La chiave è iniziare con le domande giuste, selezionare gli strumenti giusti e il follow-up per garantire che l'analisi conduca all'azione e non a un vicolo cieco.
Utilizzando strumenti come Cause ed Effect Analysis, Pareto Analysis e Five Whys, le aziende di tutto il mondo stanno risolvendo gravi problemi e pianificando il successo. In questa serie su Root Cause Analysis, approfondiamo ciascuna di queste strategie, fornendo al team gli strumenti per la risoluzione dei problemi di cui ha bisogno.
Graphic Credit: Wrench progettato da Tony Gines del progetto Noun.
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