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Per le piccole imprese, il denaro è il re. Non importa quanti clienti hai o quanti soldi ti sono stati promessi: se non li ricevi prima che arrivino le tue fatture, sarai nei guai.
I ritardi di pagamento sono un problema comune per le piccole imprese. Secondo un'indagine del 2012 della Federazione nazionale delle imprese indipendenti, il 64% delle piccole imprese ha ricevuto fatture non pagate da almeno 60 giorni.
In un precedente tutorial, ho coperto alcuni suggerimenti per essere pagato in tempo. Nel tutorial di oggi, esamineremo più in dettaglio l'argomento dei termini di pagamento. Quali sono le diverse opzioni e cosa mostrano i dati su quali termini ti aiutano a ricevere i pagamenti più rapidamente?
Analizzeremo tutto ciò, in modo che alla fine tu possa conoscere la tua EOM dal tuo 2/10 Net 30, e ancora più importante sarai posizionato in modo che il flusso scorra in modo più rapido e affidabile.
Ma prima di tutto, abbiamo un'offerta potente che si rivolge a liberi professionisti e proprietari di piccole imprese che non solo hanno bisogno di accedere a grandi risorse grafiche, ma aiutano anche a rendere il processo di fatturazione dei clienti senza intoppi.
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E se hai bisogno di aiuto con le basi su come mettere insieme una fattura, vedi il mio recente tutorial What Is a Professional Invoice, o controlla alcuni dei modelli di fattura su Envato Market.
Questa fattura creativa è solo una delle centinaia di modelli di fatture professionali disponibili da GraphicRiver.Quando invii una fattura, stai dicendo al tuo cliente quanti soldi ti aspetti in cambio del lavoro che hai svolto. I termini di pagamento specificano quando quel denaro è dovuto e come dovrebbe essere pagato.
Quindi l'aspetto più importante dei termini di pagamento è il lasso di tempo in cui prevedi di essere pagato. Ma come parte dei termini di pagamento, puoi anche specificare cosa succederà se le persone non pagano: forse una penalità o un interesse da applicare dopo una certa data. Oppure, se vuoi essere più positivo, puoi offrire uno sconto a chiunque paghi in anticipo. Puoi anche specificare i metodi di pagamento.
Vedremo come funzionano queste opzioni nella prossima sezione, oltre a esaminare quali funzionano meglio. Ma per ora, demistificare alcuni dei termini di pagamento comuni che potresti incontrare:
Questo è un termine comune, che significa semplicemente che il cliente deve pagare 30 giorni dalla data della fattura. Puoi variare il numero quanto vuoi: Net 7, per esempio, significa che il pagamento è dovuto sette giorni dopo la fattura, e Net 15 ... beh, hai capito.
Questo è un modo di offrire uno sconto. La parte "Net 30" è la stessa di cui sopra: il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni. Ma la parte "2/10" significa che se pagano entro 10 giorni, vengono premiati con uno sconto del 2%.
Questo è l'abbreviazione di "Fine del mese". Questo potrebbe essere utile se si desidera assicurarsi che tutte le fatture vengano pagate nello stesso mese in cui è stato completato il lavoro, ma presenta alcuni svantaggi. Se si invia una fattura direttamente alla fine del mese, ad esempio, si sta dando a un cliente un tempo molto breve in cui pagare, mentre all'inizio si darà loro più tempo. Probabilmente è meglio usare questo termine solo se invii sempre fatture lo stesso giorno del mese.
Ciò significa il 15 del mese successivo alla data della fattura.
Ciò significa che ti aspetti un pagamento immediato. Sembra che dovrebbe comportare un pagamento immediato, non è vero? La realtà è un po 'diversa, come vedremo nella prossima sezione.
Puoi consultare questo elenco più completo di termini di fatturazione, ma in realtà non devi preoccuparti troppo di tutta la terminologia: non è necessario utilizzarlo sulle fatture. Ad esempio, anziché "Net 30", potresti semplicemente scrivere "Si prega di pagare entro 30 giorni." Ma è bene essere consapevoli di alcuni termini, nel caso in cui i vostri clienti e fornitori li usano.
Tieni presente, inoltre, che questi sono solo alcuni termini comunemente usati. Puoi variare cose come i tempi di pagamento e qualsiasi incentivo o penalità quanto vuoi.
La cosa più importante, tuttavia, è capire quali termini funzionano meglio. Lo vedremo nella prossima sezione.
Così ora che conosci alcune delle opzioni che hai e cosa significano, è il momento di decidere quali utilizzare per la tua attività.
I termini usati e le aspettative che li circondano possono variare molto a seconda del settore e del tipo di lavoro che svolgi. Ad esempio, i web designer o gli sviluppatori potrebbero essere in grado di specificare che il sito o l'app a cui stanno lavorando non verranno pubblicati fino a quando non riceveranno il pagamento completo. Ma per altri tipi di attività, la norma del settore potrebbe essere quella di offrire di aspettare 30 giorni o anche di più.
Con tutti i mezzi studiate le norme nel vostro settore e chiedete in giro per vedere cosa stanno facendo le altre aziende. Ma non sentirti limitato da questo. Se vuoi utilizzare termini diversi e puoi giustificare ai tuoi clienti il motivo per cui tali termini sono giusti, allora prendi nota.
Ad esempio, "Net 30" è diventato lo standard in molti settori in cui non è adatto. Per un'azienda manifatturiera vecchio stile, Net 30 è abbastanza ragionevole. Diciamo che un'azienda invia un grosso lotto di widget a un cliente, quindi invia una fattura. Devono consentire al cliente di ricevere la fattura, controllare l'enorme quantità di widget e assicurarsi che tutto sia in ordine, di inviare la fattura attraverso il proprio ufficio contabilità e di avere un assegno scritto e inviato per posta. Queste cose richiedono tempo.
Ma contrasta con una società di design che offre sia un design completato che una fattura via e-mail, offrendo un metodo di pagamento online come PayPal. Il cliente riceve sia il prodotto che la fattura istantaneamente e, dopo aver verificato che tutto sia a posto, non c'è davvero alcun motivo per cui non possano effettuare il pagamento immediatamente. Dare loro un mese di paga è semplicemente dare loro un prestito senza interessi.
In tal caso, potresti dimostrare che sette giorni sono sufficienti.
Alcune delle aziende che forniscono app di fatturazione hanno utilizzato le masse di dati che elaborano per capire quali termini di pagamento sono più efficaci nell'ottenere fatture pagate in tempo.
Tieni presente che la maggior parte di essi proviene da una serie di settori diversi, pertanto potrebbero non essere appropriati per la tua attività. Ma rivelano alcuni spunti interessanti su ciò che funziona e cosa no.
Uno studio di oltre 12 milioni di fatture commerciali di Xero ha rivelato che in media i clienti pagano circa due settimane di ritardo, indipendentemente dai termini di pagamento scelti.
Ciò implica che qualsiasi termine di pagamento tu scelga, dovresti aggiungere altre due settimane per stimare la data effettiva di ricezione. I dati di Xero hanno dimostrato che se si desidera essere pagati entro 30 giorni, è necessario specificare i termini di pagamento di 13 giorni o meno.
Uno studio separato di FreshBooks ha rilevato che semplici modifiche al testo utilizzato nelle fatture possono comportare un pagamento più rapido. Per esempio:
Un semplice "si prega di pagare la fattura entro" o "grazie per il vostro business" può aumentare la percentuale di fatture che sono pagate di oltre il 5 per cento!
Inoltre, alcuni dei termini trattati nell'ultima sezione non sono efficaci quanto un linguaggio più semplice. Scrivere "30 giorni" anziché "30 netto", ad esempio, ha comportato un pagamento più rapido delle fatture. Se vuoi che le persone intraprendano un'azione, chiederle in modo chiaro è di solito una buona idea.
Entrambi gli studi su Xero e FreshBooks sono d'accordo: chiedere il pagamento immediato non funziona.
Nello studio Xero, le fatture che chiedevano il pagamento immediato venivano effettivamente pagate in media dopo quasi 20 giorni. E nello studio FreshBooks, erano passati più di 30 giorni. FreshBooks conclude:
La maggior parte delle persone sembra interpretare "al ricevimento" come "ogni volta che ne ha voglia". È come se ricevessero una fattura con le parole "pagabili al momento del ricevimento" e la gettassero immediatamente nella pila "ogni volta".
Quindi, anche se chiedere un pagamento immediato può sembrare una buona idea, è meglio specificare un numero particolare di giorni, per concentrare le menti dei clienti su una scadenza fissa.
Ecco un'altra conclusione sorprendente tratta dallo studio di FreshBooks: l'addebito degli interessi sui ritardi nei pagamenti si traduce anche in pagamenti successivi. Sembra che la minaccia di interesse non agisca da deterrente e possa in effetti spingere le persone a confrontare il tasso di interesse relativamente basso con gli alti tassi di cose come le carte di credito, e capiscono che stanno ottenendo un buon affare ritardando.
Quest'ultimo non dovrebbe sorprendere: offrire metodi di pagamento online comporta un pagamento molto più rapido. Questo da Harvest:
Secondo i nostri dati, le fatture di Harvest con l'opzione di pagamento tramite PayPal ricevono pagamenti quasi 16 giorni più velocemente (il doppio delle volte) delle fatture senza un'opzione di pagamento online.
Ciò è particolarmente efficace se si utilizza un'app di fatturazione, in cui i pagamenti sono integrati in modo che il cliente possa pagare in pochi clic. Ma anche se invii una fattura cartacea o invii un PDF via email, rendere più semplice e veloce il pagamento da parte del tuo cliente è un gioco da ragazzi.
In questo tutorial ho parlato dei termini di pagamento delle fatture, ma il cliente non deve conoscere i tuoi termini attraverso la fattura. È necessario impostare i termini di pagamento all'inizio della relazione, in modo che non ci siano sorprese in seguito.
Quando imposti il contratto con un nuovo cliente, assicurati di includere i termini di pagamento. Si consiglia di impostare le pietre miliari per il progetto, o addebitare una percentuale della commissione in anticipo, prima che inizi il lavoro.
Qualunque struttura tu scelga, assicurati di ottenere il contratto del cliente all'inizio, e poi puoi seguire le fatture per ogni pagamento in seguito, e i termini saranno semplicemente un promemoria, non un nuovo punto da discutere o contestare.
Quando hai finito il lavoro, è importante spedire subito la fattura. Uno studio di FreeAgent ha rilevato che:
Sorprendentemente, l'invio rapido di una fattura sembra sovrascrivere anche i termini che hai richiesto per il pagamento: le fatture inviate fino a 15 giorni dopo la fine del lavoro sono state pagate rapidamente, anche se i termini di pagamento erano più lunghi.
In media, le fatture emesse entro una settimana sono state pagate entro cinque giorni, ma un ritardo di una settimana raddoppia il tempo di attesa: le fatture emesse dopo due settimane sono state pagate dopo 10 giorni.
Ciò è probabilmente dovuto a una combinazione di due fattori: è meglio contattare il cliente quando il risultato del tuo buon lavoro è ancora fresco nella sua mente, e anche fatturando rapidamente, stai dimostrando che prendi sul serio il pagamento, e che anche loro dovrebbero Se tardate, d'altra parte, probabilmente lo faranno anche loro. Quindi prendi rapidamente quella fattura!
Per ulteriori suggerimenti, compreso cosa fare se il cliente non lo fa paga in tempo, consulta la mia recente guida per principianti alle fatture:
In questo tutorial, hai imparato i migliori termini di pagamento da utilizzare per evitare fatture scadute.
Abbiamo iniziato esaminando i termini di pagamento delle fatture, comprese le definizioni di alcuni termini comuni.
Quindi abbiamo esaminato i migliori termini di pagamento da utilizzare. Abbiamo visto che è bello ricercare le norme del settore, ma che non si dovrebbe essere limitati da loro se si riesce a fare qualcosa di diverso. Abbiamo esaminato i risultati di alcuni studi, per vedere quali termini hanno dato il meglio.
Infine, abbiamo coperto alcuni altri suggerimenti per ottenere le fatture pagate in tempo, come stabilire i termini di pagamento nel contratto e spedire immediatamente le fatture.
Ora sai quali sono i termini di pagamento delle fatture e quali tendono a funzionare meglio. La decisione finale spetta a te e alle tue esigenze aziendali specifiche: non esiste una soluzione valida per tutti. Ma con i dati del sondaggio e le altre informazioni incluse qui, sarai in una posizione migliore per prendere questa decisione.
Icona di accordo progettata da Aha-Soft dal progetto Noun.
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