Che cos'è MS Outlook? (Strumento software Pro Email)

L'email è una parte enorme della giornata di molte persone. Secondo una fonte, l'uomo d'affari medio invia e riceve oltre 100 messaggi al giorno. Ci affidiamo all'e-mail così tanto che molti lo controllano costantemente, anche quando siamo in bagno oa letto.

Con così tanto tempo dedicato all'email, ovviamente il pacchetto email che scegliamo è importante. Ci sono molti sistemi di posta elettronica là fuori e uno dei più popolari è Microsoft Outlook.

Stai pensando di usare MS Outlook o la tua azienda usa già Outlook? In tal caso, è necessario sapere a cosa serve Microsoft Outlook. Ecco dove questo tutorial può aiutare.

È possibile che Microsoft Outlook sia un pacchetto di posta elettronica che fa parte della suite di produttività di Microsoft Office. Ciò che potresti non sapere è che può fare molto di più che inviare e ricevere messaggi di posta elettronica.

In questo tutorial, imparerai tutto su Outlook. Definiremo Outlook per te. Scoprirai a cosa serve Outlook. Inoltre, discuteremo la differenza tra Microsoft Outlook e Outlook.com.

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Ora impariamo cos'è Outlook e come viene utilizzato. 

Cos'è l'e-mail di Outlook?

Potresti chiederti cos'è Microsoft Outlook. Probabilmente già sai che è il software di posta elettronica incluso con un abbonamento a Microsoft Office a pagamento. E avresti ragione. Ma Outlook ha più capacità rispetto alla semplice posta elettronica.

Outlook può aiutarti a organizzare la tua agenda con un calendario e elenchi di attività, memorizzare le informazioni di contatto, inviare promemoria e altro. Non c'è da meravigliarsi che Outlook sia spesso definito come un gestore di informazioni personali (PIM).

Se stai pensando di utilizzare Outlook per le tue esigenze organizzative ed e-mail, è importante capire che potrebbero esserci alcune differenze nello strumento a seconda della versione che hai. Outlook è in circolazione dalla fine degli anni '90 e ci sono stati molti cambiamenti nel corso degli anni. Con le versioni precedenti, potrebbero esserci alcune differenze nell'interfaccia utente e alcune delle nuove funzionalità potrebbero mancare. Per gli scopi di questa serie di tutorial, parleremo di MS Outlook 2016.

Se non si dispone di Microsoft Office ma si desidera utilizzare Outlook, non preoccuparti. È possibile utilizzare l'e-mail gratuita basata sul Web di Microsoft, Outlook.com. La versione basata sul web ha molte delle stesse funzionalità della versione desktop di Outlook, anche se ci sono alcune differenze. (Se disponi di un account Hotmail o Windows Live, potresti averlo già da quando quegli account sono stati convertiti in Outlook.com)

Che cos'è Outlook.com?

Conoscete la differenza tra Outlook.com e Microsoft Outlook?

Molte persone si riferiscono alle e-mail di Outlook quando parlano effettivamente del software di posta elettronica Outlook.com basato sul web. Non solo i nomi dei due pacchetti software sono simili, ma condividono anche alcune funzionalità. Ma ci sono alcune grandi differenze.

Ecco cosa devi sapere sulle differenze tra MS Outlook e Outlook.com:

1. Costo. MS Outlook fa parte dell'abbonamento a pagamento di Microsoft Office, che include anche l'ultimo software di Office. Outlook.com è un pacchetto di posta elettronica basato sul web gratuito con alcune funzionalità di Outlook.
2. Annunci.MS Outlook non ha pubblicità. L'interfaccia di Outlook.com, d'altra parte, ha annunci visibili (anche se sono ridotti al minimo).
3. Il tuo server. Outlook può essere configurato per l'esecuzione sul proprio server di posta, rendendolo ideale per aziende e organizzazioni. Outlook.com funziona sul web.
4. Dimensione della casella di posta. Gli utenti di Outlook.com hanno uno spazio di archiviazione fino a 15 GB. Gli utenti di MS Office 365 ottengono 50 GB di spazio di archiviazione per iniziare. (Gli utenti di Outlook che operano con un account Microsoft Enterprise potrebbero avere ancora più spazio.)
5. Dimensione dell'allegato. Il limite di dimensioni del file combinato per Outlook.com è di 20 MB. Per gli account business Outlook, anche il limite di file combinato inizia a 20 MB. Con questo tutorial puoi imparare come gestire allegati e-mail di grandi dimensioni in Outlook.
6. Supporto tecnico. Outlook.com non include il supporto telefonico, sebbene sia possibile contattare l'assistenza tramite il modulo di contatto. Potresti anche essere in grado di trovare risposte alle tue domande qui. Con le versioni recenti di MS Office (che include Outlook), tuttavia, è possibile contattare telefonicamente un tecnico di supporto.

Tuttavia, se stai cercando un pacchetto email gratuito di base per soddisfare le tue esigenze, Outlook.com potrebbe essere in grado di soddisfare le tue esigenze. Per un confronto tra Outlook.com e Gmail (un altro pacchetto di posta elettronica gratuito), consulta questo tutorial:

Nota: Salvo diversa indicazione, questa esercitazione fa riferimento a Microsoft Outlook (disponibile con Microsoft Office) e non a Outlook.com basato sul Web. Sebbene alcune funzioni funzionino per entrambe le piattaforme di posta elettronica.

Vantaggi di Microsoft Outlook

Se stai usando Microsoft Outlook per la tua email o per esigenze di gestione delle informazioni, congratulazioni. È una scelta solida e tu non sei solo. Secondo Microsoft dai numeri ci sono oltre un miliardo di utenti di Microsoft Office in tutto il mondo. Ciò significa che ci sono molti utenti di Outlook.

Ci sono alcuni indubbi vantaggi nell'usare Microsoft Outlook rispetto ad altri provider di posta elettronica. Qui ci sono solo alcuni:

• Popolare in molte grandi organizzazioni.La ricerca di iDatalab indica che oltre 40.000 aziende utilizzano Microsoft Outlook in tutto il mondo. Ciò significa che se capisci come utilizzare Outlook, hai già un'abilità utile per molti luoghi di lavoro.
• Funziona bene con MS Exchange. Microsoft Exchange è un server di livello aziendale utilizzato da scuole, aziende e altre organizzazioni di grandi dimensioni.
• Compatibile con il software più diffuso.Naturalmente, Outlook funziona perfettamente con Microsoft Office. Ma funziona anche bene con molti altri componenti aggiuntivi disponibili attraverso l'ufficio Microsoft.
• Include strumenti organizzativi.Anche senza componenti aggiuntivi, Outlook include i propri strumenti organizzativi come una rubrica e un calendario.
• Buona sicurezza.Outlook ha molte funzionalità di sicurezza. Ad esempio, offre l'autenticazione a due fattori, la crittografia dei messaggi e la possibilità di visualizzare l'attività recente dell'account.
• Supporto tecnico. Microsoft offre assistenza tecnica telefonica (costo aggiuntivo per alcuni piani), disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Se hai un problema, questo è un enorme vantaggio.

A cosa serve Microsoft Outlook?

Abbiamo già toccato alcuni degli usi di Microsoft Outlook, ma ecco un elenco più completo:

• E-mail. Questo è probabilmente l'uso più basilare di Outlook. Usalo per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica.
• Calendario. Utilizza il calendario Outlook incorporato per pianificare e tenere traccia degli appuntamenti e delle riunioni. Puoi persino programmare promemoria per te stesso. I calendari possono anche essere condivisi.
• Rubrica. Non perdere mai più le informazioni di un contatto. Outlook non ti consente solo di archiviare informazioni e-mail per i tuoi contatti, ma anche altre informazioni come numeri di telefono e indirizzi postali.
• Lista di cose da fare. Puoi usare MS Outlook per creare un elenco di attività per te.
• Tieni traccia dei messaggi inviati.È possibile richiedere una ricevuta per un messaggio inviato che ti dice se il messaggio è stato ricevuto o letto. (Questo varia a seconda del sistema di posta elettronica del destinatario.)
• Invia allegati. Se hai immagini o documenti che devi inviare, puoi allegarli a un messaggio e-mail.
• Pianificare le risorse. Se stai utilizzando Outlook al lavoro, controlla chi utilizza le sale conferenza o le attrezzature condivise aggiungendole alle riunioni.
• Ordina i messaggi usando le regole. Lo strumento MS Outlook Rules è un modo pratico per eseguire automaticamente una serie di attività, ma è al suo meglio quando viene utilizzato per filtrare e archiviare automaticamente i messaggi.
• Aggiungi elementi grafici.Utilizzando la funzionalità Smart Art di MS Office, puoi aggiungere immagini al corpo delle tue e-mail e personalizzarle dall'interno dell'e-mail.
• Condividi il tuo desktop in un'email. Hai un problema con un'app? Questa caratteristica poco conosciuta ti consente di acquisire uno screenshot dall'interno della posta elettronica e di inserirlo nel messaggio.
• Avere conversazioni dal vivo. Il comunicatore di Office ti consente di inviare messaggi istantanei ai tuoi contatti, se disponibili.

E, naturalmente, ci sono molti altri modi per usare Outlook. Probabilmente puoi pensare ad alcuni usi specifici della tua situazione.

Inizia con MS Outlook

Se stai usando Outlook a scuola o sul posto di lavoro, potrebbe già essere impostato per te. Oppure potrebbe esserti chiesto di collaborare con lo specialista IT della tua organizzazione per configurare l'email di Outlook.

Se sei una piccola azienda, professionista solista o se stai impostando Outlook per uso domestico, tocca a te impostare il tuo sistema di posta elettronica. Queste istruzioni di Microsoft possono aiutarti a configurare il tuo account di posta elettronica. 

Una volta impostata l'email di Outlook, questo approfondito tutorial ti mostra come scrivere la tua prima email:

Puoi trovare ulteriori tutorial di Outlook nella nostra serie di guide all'apprendimento, Come usare Microsoft Outlook (Guida alle esercitazioni di Essential). Esistono due modi per utilizzare la guida di apprendimento:

1. Passare attraverso ogni tutorial per una padronanza più completa dell'utilizzo di MS Outlook.
2. Scegli e scegli solo i tutorial di Outlook di cui hai bisogno o che ti interessano.

Come rendere i tuoi messaggi di Outlook più professionali

Una volta che hai iniziato a utilizzare Microsoft Outlook come pacchetto email, ti consigliamo di assicurarti che i tuoi messaggi e-mail siano il più professionali possibile in modo da fare una buona impressione. Ecco un elenco di esercitazioni via email che ti insegneranno come scrivere email professionali su una varietà di argomenti:

Ulteriori suggerimenti e strategie di posta elettronica utili

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Conclusione

Come hai scoperto, MS Outlook è un potente strumento software di posta elettronica Pro. Ora che abbiamo spiegato cos'è Outlook e per quale Outlook è utilizzato, hai le informazioni necessarie per decidere se è per te.

Indipendentemente dal fatto che tu decida di utilizzare Microsoft Outlook da solo o di lavorare per un'azienda che utilizza Outlook, ci sono alcuni vantaggi evidenti nell'utilizzo di Microsoft Outlook rispetto ad altri provider di posta elettronica. 

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