Introduzione a Microsoft OneNote

C'è una app per notebook che è così diversa da ogni altra app per notebook, è quasi difficile da descrivere. Quell'app è OneNote di Microsoft. Si tratta di un'app per notebook a forma libera originariamente progettata per Tablet PC, ma che è finalmente diventata una piattaforma di note che funziona su ogni piattaforma e che è integrata con i servizi online che già utilizzi. Ed ora è gratuito e ti consente di collaborare alle note con chiunque, il che lo rende uno strumento per le nuove note molto interessante.

Se sei curioso di OneNote e vorresti provarlo, oppure devi collaborare con qualcuno su un blocco appunti di OneNote e trovarlo confuso, ecco tutto il necessario per iniziare con OneNote. In questo tutorial imparerai come creare note in formato libero, organizzare tutto, salvare automaticamente le informazioni online e ottenere più funzioni dalla versione PC.

Nozioni di base di OneNote

OneNote Online, con le funzionalità di base presenti in tutte le app OneNote. 

OneNote è simile a Microsoft Word a prima vista, e per una buona ragione: fa parte di Microsoft Office e solo recentemente è stato rilasciato gratuitamente con app per Mac, iOS e Android oltre all'app originale per PC Office. C'è la familiare barra multifunzione di Office sulla parte superiore della finestra con gli strumenti standard di modifica del testo e un elenco delle sezioni del tuo notebook in schede nella parte superiore della finestra su Mac e PC e nella barra laterale sul Web e sul dispositivo mobile. Nel mezzo dello schermo, c'è una tela bianca per le tue note.

Avrai bisogno di due cose per iniziare con OneNote: un account Microsoft e una delle app OneNote che puoi scaricare gratuitamente da OneNote.com. Oppure, basta fare clic sul Registrati link nella parte superiore di OneNote.com e puoi iniziare a utilizzare OneNote online.

La parte più importante di OneNote sono le tue note. Clicca il Nuova pagina per iniziare una nuova pagina e vedrai uno spazio in alto per digitare un titolo, con la data odierna e l'ora corrente automaticamente compilata sotto. Digita il titolo della nota, quindi tocca Ritorno per iniziare a digitare una nota. Oppure, basta fare clic in qualunque posto sulla pagina, e puoi iniziare a digitare lì. A differenza di quasi tutte le altre app di scrittura, non è necessario mantenere il testo in una colonna. Invece, basta cliccare ovunque e iniziare a digitare, e il testo sarà contenuto in una piccola scatola che puoi ridimensionare o spostare sulla pagina come vuoi, come vedrai intorno alla lista nella foto qui sotto.

La funzione di firma di OneNote ti consente di scrivere ovunque desideri sulla tua nota.

Questa è la composizione libera in OneNote. Ora puoi inserire un'immagine e muoverla nello stesso modo e ridimensionare il testo per adattarlo esattamente come desideri. Puoi creare rapidamente una lista digitando un trattino seguito dalla prima cosa nella tua lista e OneNote lo trasformerà automaticamente in un elenco quando tocchi il tasto Invio sulla tastiera, quindi puoi trascinare i punti attorno e riorganizzarli ordine che vuoi In alternativa, puoi creare un tavolo digitando la prima voce, quindi premendo il tasto Tab e OneNote lo trasformerà in una tabella.

Le tue note potrebbero diventare fastidiose in questo modo, ma possono anche essere molto più creative delle tue note standard in Evernote. Nella parte superiore dello schermo sono presenti strumenti di formattazione del testo, come menzionato in precedenza, in modo da poter colorare ed evidenziare il testo e utilizzare gli stili di titolo per organizzare le informazioni e farle risaltare. Esistono anche tag, che in OneNote sono piccole immagini in stile emoji che appariranno all'inizio di una riga di testo dove li aggiungi. Puoi aggiungere stelle, caselle di controllo e altro per creare elenchi di cose da fare e altro.

Tag in OneNote

Ecco le basi assolute di OneNote: note a mano libera che possono funzionare come preferisci. Sono sincronizzati tramite il servizio OneDrive di Microsoft, quindi puoi vedere le tue note su qualsiasi dispositivo. È un ottimo modo per tenere il passo con tutte le tue informazioni nel modo che ha più senso per te.

Organizza e trova le tue note

Molte app per notebook più recenti si basano sui tag per l'organizzazione, ma in OneNote troverai le tradizionali metafore del notebook al lavoro per aiutarti a organizzarti. Hai tanti quaderni quanti ne vuoi, ognuno con sezioni, pagine e sottopagine. I taccuini dovrebbero essere usati per aree tematiche ampie e dato che puoi condividerli con altri, sono un ottimo modo per dividere le tue note, ad esempio, tra lavoro, famiglia e argomenti personali - o qualsiasi cosa funzioni per te.

All'interno di ciascun blocco note sono presenti sezioni per ciascun argomento, che vengono visualizzate come schede nella parte superiore della finestra o come schede laterali in OneNote online. Fare clic sulle schede per passare tra le sezioni del blocco note o toccare + icona alla fine dell'elenco per aggiungere una nuova sezione. Fare doppio clic su una sezione toccare per rinominarlo o fare clic con il pulsante destro del mouse per modificare il colore della scheda. E se vuoi ancora più organizzazione, puoi raggruppare le schede in un gruppo di schede per organizzare enormi taccuini.

Ora, è giù per le pagine. All'interno di ogni sezione, avrai le pagine che abbiamo già visto con una pagina per nota. Basta toccare Control-N o Command-N per creare una nuova pagina o fare clic su Aggiungi pagina pulsante nella parte superiore dell'elenco delle pagine. La nota più vecchia apparirà in alto, e quelle nuove verranno aggiunte sotto, ma puoi trascinare e rilasciare le pagine in qualsiasi ordine desideri. Puoi persino raggruppare le pagine sotto una pagina come pagina secondaria; selezionare le pagine desiderate, fare clic con il tasto destro e selezionare Crea sottopagina ... fare così.

Ciò ti offre 5 livelli di gerarchia delle note: taccuino, gruppo di sezioni, sezione, pagina, sottopagina per mantenere tutto organizzato.

Sezioni in OneNote

Un buon quaderno digitale dovrebbe costringerti a localizzare manualmente le tue note, tuttavia, ecco perché la ricerca è così importante. Basta toccare Control-F o Command-F o toccare la casella di ricerca in OneNote per iniziare a cercare tra tutte le note. In OneNote online verrà eseguita la ricerca solo all'interno del blocco appunti e della sezione attualmente aperti, mentre nelle altre app di OneNote è possibile eseguire la ricerca su tutti i blocchi note. OneNote cercherà nelle tue note il testo e le immagini OCR e mostrerà sempre il risultato in un elenco che include il taccuino e i nomi delle sezioni. Fare clic su un risultato per visualizzarlo in anteprima e l'elenco di ricerca rimarrà aperto in modo da poter passare velocemente a un altro risultato di ricerca, se necessario.

La ricerca di OneNote facilita la ricerca di qualsiasi cosa in tutti i tuoi notebook

Se elimini accidentalmente una sezione importante da una nota, non preoccuparti. Puoi sempre visualizzare le versioni precedenti di tutte le tue note in OneNote Online e sul tuo PC. Basta fare clic sul File scheda, selezionare Informazioni e poiclicca il Versione precedente pulsante. Vedrai quindi sotto-pagine sotto ciascuna delle pagine del tuo taccuino, una per ogni versione che è stata salvata completa con la sua data e l'autore che ha apportato le modifiche. È quindi possibile copiare i dati dalla nota o ripristinare l'intera pagina e ignorare la versione corrente.

Tornare alle versioni precedenti di qualsiasi nota in OneNote Online

Collabora con OneNote

Una delle migliori funzionalità di OneNote è la possibilità di condividere un intero quaderno con chiunque e di consentire loro di vedere o modificare le note con te. Per farlo, fai clic sul pulsante di condivisione nell'angolo superiore della tua app o fai clic su File scheda e selezionare Condividere. Puoi quindi scegliere di copiare un link che consenta al destinatario di visualizzare i tuoi appunti, o uno che consenta loro di visualizzare e modificare le note con te, oppure puoi invitarli direttamente via email.

Condividi un blocco note completo con chiunque in OneNote e collabora alle tue note.

I tuoi collaboratori possono vedere le note in OneNote Online e quindi modificarle online o aprirle nella propria app. Poi, vedrai chi ha scritto e modificato cosa con annotazioni di piccoli autori ai lati dei tuoi appunti e, se qualcosa dovesse incasinare, puoi sempre tornare a una versione precedente dei tuoi appunti. È un ottimo modo per collaborare con gli altri nella raccolta di informazioni e altro ancora.

Prendi nota, tuttavia, che stai condividendo il intero notebook, quindi assicurati di non avere dati personali o sensibili nei taccuini che condividi, specialmente se li condividi tramite un collegamento.

Integrare OneNote con altre app

La migliore nuova funzionalità di OneNote è che puoi integrarla con altre app che già usi, il che è il modo più semplice per salvare tutto ciò che desideri ricordare su Evernote. Puoi inviare un'email a OneNote, ad esempio inviando un'email che desideri archiviare, inviando un'email dal tuo account a [email protected] dopo aver impostato il tuo indirizzo email.

È inoltre possibile installare il bookmarklet clipper per salvare pagine Web in OneNote. Vai alla pagina clipper OneNote e trascina il Clip a OneNote pulsante sulla barra dei segnalibri del browser. Ora, quando visiti un sito che desideri salvare, fai clic sul pulsante Clip sul pulsante OneNote nella barra dei Preferiti e salverà automaticamente la pagina sul tuo account OneNote.

Quindi, ora puoi utilizzare IFTTT con OneNote, che ti offre un modo semplice per salvare automaticamente i tuoi tweet o gli articoli di Instapaper preferiti o qualsiasi altra cosa su OneNote. Puoi anche aggiungere OneNote al tuo account Feedly per salvare i tuoi articoli RSS su OneNote o integrarlo con lo scanner Doxie e salvare tutti i tuoi documenti scansionati su OneNote. E se sei uno sviluppatore, puoi persino utilizzare la sua API per creare le tue integrazioni OneNote.

Si noti che tutte le note salvate con app, e-mail e clipper verranno salvate nel Note non archiviate scheda del tuo blocco note predefinito e non c'è modo di non salvarli automaticamente altrove.

OCR, inchiostro digitale e altro sul PC

OneNote ha ancora più potere delle sole note in formato libero, condivisione e integrazione con altre app. Inoltre, è in grado di eseguire l'OCR delle immagini in modo da poter cercare testo all'interno o addirittura copiare il testo OCR da utilizzare in altre app, insieme al supporto per inchiostro e grafia digitale che lo rende ancora più simile a un blocco di carta intelligente. Ha persino modelli di pagina, allegati di file, registrazione audio e video, un editor di equazioni e altro ancora.

L'unico problema è che tutte queste funzionalità sono disponibili in OneNote per Windows. Se hai un PC, scarica l'app OneNote gratuitamente e sincronizza i tuoi notebook per ottenere queste funzionalità extra sul tuo PC. Una volta che i tuoi appunti OneNote di OneDrive sono sincronizzati con il tuo PC, lascia aperto OneNote per un po 'poiché riconoscerà il testo nelle tue immagini. Quindi sincronizzerà il testo su OneDrive e ora puoi cercare il testo nelle tue immagini utilizzando una qualsiasi delle app di OneNote. Oppure, sul PC, fai clic con il tasto destro su un'immagine e seleziona Copia testo da immagine per copiare il testo di OneNote rilevato nell'immagine e utilizzarlo da solo.

Allo stesso modo, puoi creare nuove pagine utilizzando i modelli di pagina in OneNote sul PC, quindi sincronizzare i tuoi appunti e il nuovo modello verrà visualizzato nelle altre app. Aggiungi contenuti multimediali e file e questi verranno visualizzati sul PC ma potrebbero non essere visualizzati nelle altre app. Inoltre, se disponi di un Surface o di un altro PC touchscreen, puoi utilizzare la grafia nelle note e la grafia originale o il testo che OneNote riconosce saranno sincronizzati anche con le altre app OneNote.

In generale, l'app OneNote per PC ha molte più funzioni, e se vuoi quelle funzioni nelle tue note, puoi sincronizzarle con il PC, aggiungere quelle extra lì, e poi sincronizzare di nuovo per ottenerle in parte sulle altre app di OneNote.

Conclusione

OneNote potrebbe avere dieci anni, ma le sue nuove app e integrazioni hanno dato un nuovo inizio alla maggior parte delle app note uniche disponibili. Con taccuini, sezioni, pagine e sottopagine, insieme a strumenti di modifica in formato libero che ti consentono di mettere il tuo contenuto ovunque e tag grafici che sono molto diversi dai tag in qualsiasi altra app, può essere travolgente quando lo provi per la prima volta. Ma se ti sei mai sentito coinvolto dai vincoli di altre app di note, OneNote potrebbe essere l'app giusta per te.

Se non utilizzi Windows, non otterrai tutte le funzionalità di OneNote, ma per la maggior parte, anche le basi delle app mobili e web sono sufficienti per consentire a OneNote di sostituire qualsiasi altra app per appunti che stai già utilizzando. Prendilo per un drive di testo, usa i suggerimenti qui sopra per iniziare a organizzare le tue note e salva automaticamente le informazioni importanti su OneNote, e lascia un commento qui sotto se colpisci qualche ostacolo.