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Probabilmente ne hai sentito parlare Finire di fare le cose o GTD, la metodologia di produttività resa popolare dal libro di David Allen con lo stesso nome. In esso, delinea cinque fasi per ottenere una produttività senza stress, raccogliendo informazioni, quindi elaborando e facendo le cose che devi fare. Questo, in poche parole, è il sistema GTD.
Il sistema GTD ti aiuta non solo a ordinare tutto ciò che devi fare, ma anche a stabilire delle priorità, quindi sarà più automatico eseguire attività che richiedono attenzione immediata prima di eseguire attività che non sono urgenti. Ci sono tantissime app che ti aiutano a lavorare in questo modo, dal popolare OmniFocus agli strumenti più semplici come Wunderlist, ma l'app per notebook free-form di Microsoft OneNote può anche essere un ottimo strumento GTD.
OneNote ti aiuterà a tenere traccia di diversi tipi di informazioni, come ad esempio la ricerca di prodotti che devi acquistare, la memorizzazione di informazioni sugli oggetti che hai già acquistato, i siti web di cui hai bisogno per trascorrere del tempo, gli articoli che devi leggere, le note di riunione che devi tenere e fare riferimento a, e naturalmente, immagini e audio per tutto ciò. È abbastanza flessibile da permetterti di lavorare usando la metodologia GTD nel modo che desideri, e in questo tutorial ti mostrerò come trasformare OneNote nello strumento definitivo per aiutarti a fare le cose.
In OneNote, crea un nuovo blocco note o un nuovo gruppo di sezioni in un blocco note esistente. (Ai fini di questo tutorial, ho creato un nuovo taccuino.) Creare una riga di schede: ciò che OneNote chiama sezioni - con i seguenti nomi:
Crea anche un gruppo di sezioni chiamato Riferimento (discusso in maggior dettaglio di seguito). Se sei nuovo alle versioni 2013 o Mac di OneNote, potresti chiederti da dove il pulsante deve creare un gruppo di sezioni. Non ce n'è uno! Per creare un gruppo di sezioni, fai clic con il pulsante destro del mouse su un punto vuoto accanto alla riga di schede e scegli Nuovo gruppo di sezione dal menu popup. (Vedi sotto.)
Il tuo quaderno dovrebbe ora assomigliare a questo:
In OneNote 2013, fare clic con il pulsante destro del mouse su un punto vuoto accanto alla riga di schede per creare un nuovo gruppo di sezioniLa scheda Raccolta è un'area di triage per la raccolta di tutte le informazioni: è dove si inviano elementi che ricevono l'attenzione immediata o che si occuperanno più tardi. Non vuoi mantenere gli elementi in questa scheda, perché è solo una prima fermata. Ogni giorno o due, svuotalo spostando gli oggetti in altre schede.
La scheda Corrente è per i progetti che stai facendo ora. All'interno di questa scheda, crea le pagine principali e le pagine secondarie di cui hai bisogno. Una cosa interessante di OneNote è che non solo una pagina principale può avere pagine secondarie, ma puoi comprimere ed espandere le pagine secondarie facendo clic sulla piccola freccia in basso sul lato destro della pagina principale. La scheda Current del mio notebook ha il seguente aspetto:
Puoi avere pagine annidate nelle pagine di primo livello e comprimere selettivamente le pagine secondarieInoltre, se utilizzi le versioni 2013 o Mac di OneNote, la creazione di pagine secondarie è un'altra funzionalità nascosta. Per aggiungere una pagina secondaria della pagina attualmente selezionata, premere Ctrl-Alt-Shift-N (Windows) o Comando-Opzione-Maiuscole-N (Mac).
La scheda Revisione è per gli elementi che è necessario leggere, guardare, ascoltare o pensare. Potrebbero essere libri, articoli, pagine web, appunti di riunioni o telefonate e così via. Alla fine, potresti voler spostare questi elementi nella sezione di riferimento (vedi sotto). Sul mio computer, questa è la scheda Revisione.
OneNote crea automaticamente collegamenti da indirizzi WebCi sono alcuni elementi su cui vorresti pensare per un periodo di tempo successivo. Questi sono compiti o idee che non sono critici e potresti o non potresti farli. Piuttosto che intasare le tue sezioni attive e importanti, inserisci questi elementi nella sezione Someday-Maybe. Sul mio computer, sembra che questo:
OneNote non ammette le barre nei nomi delle schede, quindi l'ho chiamato "Un giorno forse" anziché "Un giorno / forse".Dopo aver completato un'attività o un progetto, non vuoi che occupi spazio nelle attività in corso, ma probabilmente non vuoi eliminarlo. Potresti voler vedere gli oggetti, più tardi. Per questo, hai la scheda Archivio.
Nel mio taccuino, lo uso per memorizzare informazioni sugli acquisti che ho fatto. Se ho bisogno di comprarne un altro o di dover restituire qualcosa, ho tutte le informazioni lì. Rende anche più facile se hai bisogno di dettagliare gli acquisti al momento dell'imposta.
Per gli acquisti effettuati online, questo è semplice, poiché è possibile copiare le ricevute dalle pagine Web e le e-mail di conferma direttamente in OneNote. Per gli articoli acquistati di persona, significa eseguire il passaggio extra di scansione delle ricevute, utilizzando lo scanner con Immagini scannerizzate pulsante nella scheda Inserisci. Sul mio computer, la scheda Archivio appare così:
È possibile eseguire la scansione dei documenti direttamente in OneNoteDal momento che OneNote imita un notebook, ciò che fa meglio è raccogliere e conservare indefinitamente molte informazioni. Ecco perché suggerisco di creare un intero gruppo di sezioni per References (vedi la prima schermata, sopra).
Quello che metti nella sezione References dipende da te, ma ecco come lo organizzo. Ho una scheda per le note tecniche varie che è suddivisa in informazioni su problemi hardware e problemi relativi al software. C'è un'altra scheda per i siti Web di cui voglio prendere nota.
Dal momento che sviluppo WordPress, ho una scheda con informazioni generali e frammenti di codice per WordPress che posso riutilizzare. C'è un'altra scheda per frammenti di codice di altri linguaggi, come JavaScript e PHP. E ho anche delle schede per conservare informazioni per le applicazioni software che insegno.
Quindi il mio gruppo di schede di riferimento è simile al seguente:
Un gruppo di sezioni è una raccolta di schede annidate all'interno della sezione principale. Puoi persino avere gruppi di sezioni all'interno di gruppi di sezioni.Ecco tre esempi di acquisizione dei dati, quindi invio loro sulla loro strada.
Ho già una pagina che ho creato, con un titolo di note di Business Improvement. In questa pagina sono note di esempio che ho digitato e un'immagine che accompagna le note. Questo è per una serie continua di incontri e discussioni. Potrei anche taggarlo come Importante.
Pagina tipica del testo digitato e un'immagine inseritaDiciamo che vogliamo un buon set di scorciatoie da tastiera da utilizzare su un Mac in OS X, quindi andremo a questa pagina sul sito Web di Apple:
http://support.apple.com/kb/ht1343
Seleziona tutto nella pagina, quindi copia negli appunti (Ctrl-C in Windows o Comando-C su Mac).
Passare a OneNote, creare una nuova pagina e assegnargli un titolo di Scorciatoie da tastiera OSX. (Oppure non assegnargli un titolo e copia e incolla dalla pagina Web.) Fare clic sulla pagina, quindi incollare (Ctrl-V in Windows o Comando-V sul Mac). Lo schermo apparirà ora come questo:
Quando si incollano testo e immagini da una pagina Web, OneNote di solito mantiene la formattazione. La versione 2013 fa il miglior lavoro, anche da browser diversi da Internet Explorer.Si noti che al momento della stesura di questo documento, la versione Mac di OneNote è nuova e non supporta completamente la formattazione dalle pagine Web. Quindi, quando si incolla, si otterrà il testo, ma i collegamenti potrebbero essere rimossi e le immagini non verranno affatto visualizzate. Ma la formattazione, i collegamenti e le immagini che raccogli e crei nella versione di Windows verranno sincronizzati correttamente sul Mac.
In alternativa, è possibile installare OneNote Web Clipper nel browser e salvare un'intera pagina sul blocco appunti di OneNote in un'unica operazione.
Un altro modo per raccogliere informazioni è inviarlo direttamente da Outlook. (Nota: solo la versione per Windows ha questa funzionalità.) Vai in Outlook e apri un messaggio che desideri archiviare in OneNote. Sulla barra multifunzione, fare clic sul pulsante per Invia a OneNote.
Il pulsante Invia a OneNote potrebbe essere più grande sul tuo computerNel Seleziona posizione finestra di dialogo che appare, scegli la tua Collezione scheda, quindi fare clic ok.
È possibile inserire un messaggio di posta elettronica in qualsiasi sezione di qualsiasi blocco appunti apertoOneNote si apre e l'e-mail diventa una nuova pagina.
Quando si invia un messaggio di posta elettronica a OneNote, diventa una nuova pagina, con l'intestazione formattata come tabellaOra che abbiamo raccolto informazioni e creato una struttura organizzativa, elaboriamo ciò che abbiamo raccolto. A seconda dei dati raccolti, dove si elaborano gli articoli potrebbe essere diverso, ma questo ti darà un'idea.
L'e-mail su Welcome to Your Air iPad è qualcosa a cui non devo prestare attenzione immediatamente, ma è qualcosa che voglio guardare più tardi, quando avrò tempo. Quindi farò clic con il pulsante destro del mouse sul titolo della pagina nella barra di navigazione e selezionare Sposta o copia. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata, selezionerò la scheda Revisione, quindi fai clic su OK.
Simile alle e-mail, è possibile spostare qualsiasi pagina in qualsiasi sezione di qualsiasi blocco note apertoFarò lo stesso Mossa procedura con la pagina Scorciatoie da tastiera OS X. Questo appartiene al Riferimento gruppo di sezione, all'interno di note tecniche. Se trovo che ho un sacco di note relative a OS X, potrei creare una nuova scheda solo per loro.
Infine, sposterò la pagina delle note della riunione nella sezione Corrente. Piuttosto che usare la finestra di dialogo Sposta, trascinerò la pagina su Scheda corrente e tenere premuto il dito sul pulsante del mouse per uno o due secondi finché OneNote passa alla scheda. Quindi lascerò andare il pulsante del mouse e la pagina verrà depositata lì.
Il sistema Getting Things Done è un framework efficace per mantenere sempre aggiornate le tue informazioni, in modo da poter impostare le priorità e lavorare con loro. Ed è flessibile, perché ognuno di noi lavora in un modo leggermente diverso. Anche OneNote è flessibile, quindi se scopri di voler ristrutturare il tuo blocco note, magari hai bisogno di un'intera sezione per qualcosa, piuttosto che solo una pagina, puoi modificarla in qualsiasi momento. Usalo comunque è più comodo per te.
Fai un tentativo e sentiti libero di condividere la combinazione di note, quaderni, etichette e altro ancora per rendere perfetto il sistema OneNote GTD. Oppure, se desideri provare qualcosa di diverso, assicurati di dare un'occhiata al nostro tutorial su come trasformare un'app di contorno in un sistema GTD.
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