Ottimizzazione del flusso di lavoro

Una cosa che continuo a chiedermi: "Come posso lavorare in modo più efficiente?" I flussi di lavoro efficienti sono difficili da ottenere e persino più difficili da mantenere efficienti. Ognuno ha la tendenza a cadere in solchi che finiscono per costare più tempo. I solchi sono "confortevoli" perché sono ciò che stai già facendo. Si trasformano in una trappola. Pertanto, ti ricorderò di riesaminare il tuo flusso di lavoro con alcuni consigli sull'ottimizzazione.

Tutti i flussi di lavoro sono separabili in due funzioni di base: una fase di processo e una fase di documentazione. La fase del processo è ciò che fai per fare le cose, mentre la fase di documentazione è il processo senza fine di documentare ciò che hai fatto. Ho scoperto negli anni che la fase della documentazione è importante quanto quella del lavoro. Più tardi, quando sorge una domanda su cosa ho fatto o come è andato il lavoro, una buona documentazione salverà la giornata.

Per molte persone, la documentazione si avvicina ad essere il loro lavoro. Questa è un'altra trappola che ti insidierà. Per evitare questa trappola, pensa alla documentazione come parte del tuo lavoro e non a una fase separata. Per realizzare questa impresa, hai bisogno di strumenti per automatizzare e mantenere la documentazione semplice, ma efficace.

Lo strumento più semplice per iniziare a rendere la documentazione facile è Expander di testo. Questo semplice programma consente di risparmiare tempo e la maggior parte delle persone non pensa al salvataggio. Dalla correzione automatica degli errori di ortografia (il mio più grande incubo) all'espansione dei modelli di testo, è un ottimo programma per risparmiare tempo di digitazione. Dopo aver aggiunto snippet, digitando ddate si espande alla data. Con 3.139 snippet, finisco per risparmiare un sacco di tempo!

Text Expander ddate At Work

Per integrare la documentazione nel mio flusso di lavoro, ho sviluppato il Todo Workflow per Alfred e Flusso di lavoro di FoldingText per Alfred. Questi strumenti combinati con il FoldingText programma, che è un super set del TaskPaper programma, mantenere ben documentato il mio lavoro quotidiano rendendolo facile ed efficiente.

Il mio lavoro include essere un missionario a tempo pieno a Tak, in Thailandia, assistente alla redazione di Envato, programmatore freelance, scrittore di tutorial tecnologici, padre di otto figli meravigliosi e marito della migliore moglie del mondo. Non dimenticare mai che la tua famiglia fa parte del tuo lavoro e non un ostacolo al tuo lavoro! È qui che molti falliscono nella forza lavoro. Puoi risparmiare più tempo mantenendo la tua famiglia felice rispetto al flusso di lavoro più efficiente.

Tengo un documento FoldingText per tutti i miei todos e uno per ciascuno dei miei progetti. Il file todo, chiamato today.txt, viene creato ogni giorno dal Todo Workflow usando il t: creare comando. Questo comando prende tutte le mie attività quotidiane, le attività settimanali, le attività mensili e le attività pianificate con ripetizioni per creare una nuova lista di cose da fare e archiviare tutte le attività svolte dal giorno precedente. Anche questa è una parte importante della mia documentazione. Il flusso di lavoro consente all'utente di impostare e modificare questi diversi tipi di elementi todo e compila tutto insieme e apre il file FoldingText.

Creazione lista Todo

Tutti i file del progetto vengono aggiunti ai segnalibri Alfred usando il Flusso di lavoro di FoldingText. Con il documento di progetto aperto, digitando ft: mbkmark con un nome salva un collegamento al documento. Per usare i collegamenti, il URI di FoldingText gestore (il ft: addurihandler comando) e il Alfred URI gestore (un diverso flusso di lavoro per Alfred) deve essere installato.

Posso aprire documenti con il ft: segnalibro comando. Questo mi dà una lista che cerca i miei segnalibri per quello di cui ho bisogno.

Ho creato diversi elenchi in ogni progetto con i tag. In FoldingText, un tag è qualsiasi parola preceduta da un @ personaggio. Mentre sto lavorando, posso salvare una nota in un tag Alfred con ft: notetag. Questo elencherà tutti i tag nella parte superiore FoldingText documento e una nota. Usare un Expander di testo snippet rende una nota datata facile e veloce senza lasciare l'applicazione che stavo usando.

Per stare al passo con quello che sto facendo, aggiungo una voce a un diario. Per esempio, t: fare mostra tutti i miei diari. Selezionarne uno e digitare una nota aggiungerà la nota al diario. Mentre lavoro, aggiungo queste piccole note per monitorare i progressi nelle diverse aree del mio flusso di lavoro. Il notes.txt Il diario è ottimo per prendere appunti sulle idee che ho senza lasciare quello che sto facendo.

Organizzazione

Dopo la documentazione, l'organizzazione del tuo lavoro è una priorità. Sul computer, i documenti possono facilmente perdersi nel mezzo di tutto. Sul mio sistema, ho oltre un milione di file. Una cattiva organizzazione renderà impossibile qualsiasi cosa e impiegherà del tempo prezioso nella ricerca.

Prenditi il ​​tempo necessario per organizzare i tuoi file e tenerli in questo modo. Due fantastici tutorial per aiutarti a mantenere il Cluster Mac libero con Hazel 3 e una cartella di posta in arrivo e prendendo Hazel 3 e la posta in arrivo al livello successivo. Uso un sistema simile per aiutare a organizzare il mio lavoro.

I piccoli programmi a singola attività sono migliori dei Behemoth

Il motto Unix mi ha aiutato a mantenere un flusso di lavoro ottimizzato: "Fai una cosa e fallo bene". In un momento in cui un numero sempre crescente di programmi accumula serie di funzionalità sempre più grandi, è difficile trovare piccoli programmi che eseguono una singola attività bene e veloce. Di conseguenza, molto tempo viene consumato con lunghi cicli di carico di questi programmi behemoth.

Un buon esempio è Mail.app che arriva su un Mac. Ci vuole un tempo per caricare per inviare una semplice email. Per questo motivo, ho continuato a utilizzare l'app Web per Gmail invece di programmi locali. Il rovescio della medaglia è che le applicazioni web non si interfacciano facilmente con altri programmi.

Ho iniziato a risparmiare tempo via email quando ho trovato il Lettera programma. È un client di posta elettronica minimale basato su Markdown che è solo per scrivere e-mail. Fa un singolo compito e lo fa bene. Io uso Alfred cercare l'indirizzo e Lettera scrivere una e-mail veloce.

Let.ter App e Alfred

Standardizzare per l'automazione

Uno dei miei compiti principali per Tuts + sta caricando nuovi corsi video man mano che vengono prodotti. Quando ho iniziato a lavorare per lo staff editoriale di Tuts +, ricevevo le note del corso (il testo che accompagna i corsi video) in una varietà di formati e stili di file. La prima cosa da fare era spostarli in testo normale, formati Markdown con numerazione corrispondente all'ordine dei video. Ora, il formato del contorno del corso ha un formato standard e coerente. Per me è stato facile abbandonare un'ora di pausa dal corso di preparazione!

Non importa quale sia il progetto, il tempo trascorso a creare uno standard formalizzato per i documenti passati in un gruppo non viene mai sprecato. La standardizzazione di tutto, dalle loro posizioni e tipo di file al contenuto nel documento è importante. Una volta che c'è uno standard, modificarlo per un particolare bisogno è facile e automatico.

I Tuts + editori hanno scelto un file di testo normale Markdown standard con un formato coerente. Gli editori e gli istruttori trovano più facile la numerazione per capitolo e la lezione, ma per il caricamento e la modifica nel sistema, trovo che una numerazione sequenziale faciliti l'identificazione degli errori. Pertanto, ho una routine di manipolazione del testo che viene trasposta l'una dall'altra per ottenere esattamente ciò di cui ho bisogno. Ci vogliono due secondi per riorganizzare la numerazione anziché l'ora per sistemare tutto.

Automazione di azioni ripetitive

Per aggiungere le informazioni aggiuntive di cui ho bisogno nel contorno del corso, un secondo di due secondi Expander di testo lo snippet aggiunge bene i campi e mantiene il layout coerente del documento. Tutto ciò che è in grado di creare template è un gioco da ragazzi con cui lavorare Expander di testo e ti farà davvero risparmiare tempo.

Quando gli eBook di Packt Publications vengono inseriti in Tuts +, viene incluso un foglio di errata per come scaricare il codice sorgente. Io uso uno snippet per impostare il nome del file e un altro snippet per riempire il contenuto.

Ho bisogno di due informazioni per lo snippet: l'indirizzo web per il codice e il titolo del libro. Con le informazioni salvate negli appunti nell'ordine di indirizzo web e nome, un altro frammento mette insieme i contenuti.

Ne uso due Zona di rilascio azioni per decomprimere e imballare gli eBook in un formato coerente. L'automazione di un processo eseguito ripetutamente consente di risparmiare un sacco di tempo. Le azioni decomprimeranno e rinomineranno i file eBook nella loro directory per facilitare l'accesso. Il packer prende i file dati e li fa zip con il nome della directory genitore. Il primo set di dieci eBook che ho fatto mi ha richiesto più di tre ore (caricamento, download e ricerca anche delle informazioni). Ora, è un processo di 30 minuti per tutto.

Dropzone Automating

Non essere mai soddisfatto di un processo. Tieni sempre a mente: qualsiasi azione che eseguo più di due dovrebbe essere automatizzata! Toglierlo ti farà risparmiare un sacco di tempo. Il mio tutorial Risparmia tempo automatizzando il Mac definisce l'automazione con molti esempi per il Mac.

Rimani in un unico documento

Spesso è necessario spostare le informazioni da un luogo a un altro. Passare da una finestra all'altra di programmi diversi rallenta il tuo flusso di lavoro. Rimanere in una finestra il più a lungo possibile prima di passare alle applicazioni fa risparmiare tempo.

Quando un corso viene completato, molte informazioni chiave devono essere spostate su un foglio di calcolo per facilitare la visualizzazione e l'archiviazione. Pensavo che la maggior parte delle informazioni non fosse abbastanza semplice da elaborare con un programma e automaticamente inserirla nel foglio di calcolo.

Maestro della tastiera salva il giorno in questo scenario. Con Maestro della tastiera, Conservo dieci informazioni alla volta prima di passare al foglio di calcolo per depositarle. Mappo Control-C e Controllo-V fino a dieci buffer di appunti. Io premo Control-C e un numero da salvare in quel buffer. Quando un tasto di scelta rapida viene mappato più di una volta, Maestro della tastiera mostra una piccola finestra per selezionare quale usare. È incredibile quanto tempo questa semplice idea salva!

Per elaborare le informazioni di testo, ero solito scriverne molte awk script ed eseguirli nella riga di comando. Funziona, ma non è così efficiente. Adesso, TextSoap la maggior parte di questo funziona per me. Combinato con il mio Flusso di lavoro di TextSoap Cleaners per Alfred, un sacco di tempo viene salvato elaborando il testo direttamente negli appunti senza lasciare la tastiera. Ho anche un TextSoap pulitore che prende il contorno del corso completo e fornisce un semplice elenco di titoli dei capitoli. L'elenco va a Maestro della tastiera tasto di scelta rapida per passare in sequenza le intestazioni in ordine inverso. Questo è il modo più semplice per caricarli! 

Note sui titoli di Condensing di TextSoap

Mentre stavo scrivendo questo articolo, continuava a tormentarmi che non ho automatizzato la compilazione del foglio di calcolo da un file di note del corso diverso dall'utilizzo di Maestro della tastieraI buffer degli appunti. Così, l'ho affrontato e ora ho un intero script di shell gestito da TextExpander questo prenderà l'intero contenuto del file del corso dagli appunti e creerà l'intera riga di informazioni per il foglio di calcolo.

Con il layout standardizzato del foglio informativo del corso, sono stato in grado di creare il necessario greps e sed modifica dei comandi per estrarre ogni informazione. Ora, la compilazione del mio foglio di calcolo con le informazioni sul corso richiede esattamente tre secondi! Con una media di 20 corsi realizzati al mese, ora posso risparmiare cinque ore al mese!

Con una certa conoscenza di zsh scripting, Rubino, o PHP, molti degli strumenti che ho menzionato sono espandibili e resi ancora più potenti per aiutarti ad automatizzare il tuo flusso di lavoro. Pertanto, studia e sperimenta! Il tempo trascorso a fare ciò non è mai sprecato. Uno dei miei tanti motti è: "Quando smetti di studiare, muori!"

Multitasking il più possibile

A volte ci sono attività che possono essere eseguite dal computer senza l'interazione dell'utente. Quello è quando un secondo computer entra in gioco, o almeno esegue il processo in background.

Il caricamento, il download, l'elaborazione video, ecc. Sono esempi di molte attività che un secondo sistema può eseguire mentre si sta lavorando su un altro sistema. Ho spesso da due a tre computer in esecuzione su compiti diversi. Questo risparmia molto tempo. Una volta, mentre stavo elaborando molti video, avevo cinque computer in esecuzione ininterrottamente su compiti diversi. Cercare i modi per multitasking del lavoro sul computer con le attività in background contribuirà a migliorare il flusso di lavoro.

Conclusione

Il percorso per ottimizzare il tuo flusso di lavoro è un processo senza fine. Ogni giorno ti vengono assegnati compiti diversi e diversi da gestire. Ricorda sempre: è un lavoro da automatizzare! Non rimanere bloccato nei solchi del lavoro, ma rendere il tuo lavoro più efficace.

Avete altri suggerimenti per automatizzare le attività o ottimizzare il vostro flusso di lavoro? Condividili nei commenti qui sotto.