Imposta la tua azienda Email con Office 365 Hosted Exchange

Microsoft Exchange è da tempo il software server di posta elettronica preferito dalle aziende. Richiede non solo le spese di hardware e software, ma anche l'esperienza e il tempo per gestirlo. Ma con Office 365 basato su cloud, Exchange e le relative applicazioni sono disponibili a chiunque, anche a piccole aziende, senza dover dedicare molte risorse. Piuttosto che Exchange che risiede su un server presso la tua sede, Microsoft ospita il server Exchange per te, a partire da $ 4 al mese, e tutto quello che dovrai fare è impostare i tuoi account e lasciare che sia il resto a fare il resto.

In questo tutorial, ti spiegherò tutto ciò che devi fare per creare account utente in Office 365 utilizzando l'account amministratore nel Centro di amministrazione, e quindi far iniziare il tuo team a utilizzare Exchange ospitato per le proprie comunicazioni.

Accesso al centro di amministrazione

Utilizzando le credenziali dell'amministratore, accedere a Office 365 all'indirizzo https://portal.microsoftonline.com. Ti verrà quindi presentata la dashboard di amministrazione. Puoi utilizzare qualsiasi browser, ma non sorprendentemente, Internet Explorer funziona meglio qui.

Dashboard di amministrazione di Office 365

Verifica il tuo nome di dominio

Prima di creare utenti, si desidera controllare il nome di dominio elencato per te. Quindi clicca Utenti e gruppi sulla sinistra.

Quando ti iscrivi per la prima volta al servizio, ti viene assegnato un nome di dominio come yourcompany.onmicrosoft.com. Puoi usarlo se vuoi, ma potresti preferire un nome personalizzato, individuale, come yourcompany.com. Ci sono due modi per farlo:

• Se hai già registrato un nome di dominio, fai clic su Aggiungi un dominio. Avrai bisogno delle credenziali di accesso per gestire l'account al registrar, perché dovrai aggiornare i name server in modo che facciano riferimento al portale di Office 365.
• È possibile registrare un nuovo nome di dominio sul posto facendo clic Acquista un dominio.

Puoi avere uno o più domini nel tuo account e puoi anche usare nomi di dominio personalizzati

Puoi avere più domini nel tuo account e creare utenti per ognuno di essi. Se esiste un dominio che al momento non stai utilizzando, potrebbe in futuro fare clic sul suo stato e contrassegnarlo come inattivo. O se decidi che non vuoi più usarlo, selezionalo e fai clic Rimuovere. Devi avere almeno un dominio nell'elenco e attivo.

Visualizzazione e filtro degli utenti correnti

Per aggiungere e amministrare gli utenti, fare clic su Utenti e gruppi, sulla sinistra. La prima volta che accedi, ci sarà un utente: l'amministratore. Notare i quattro pulsanti sopra l'elenco degli utenti. Il primo consente di aggiungere un utente alla volta e il secondo consente di aggiungere più utenti caricandone un elenco.

Puoi creare un utente alla volta o caricare un elenco di più utenti da creare contemporaneamente

Esistono due modi per filtrare gli utenti: nella parte superiore dello schermo è possibile visualizzare gli utenti attivi o eliminati oppure fare clic su Filtro icona per più categorie.

La schermata Utenti e gruppi ha diverse categorie da filtrare

Creazione di un utente alla volta

Innanzitutto, creiamo un solo utente. Clicca il Più icona (vedere sopra), quindi inserire le informazioni di base dell'utente su Dettagli schermo. Se vuoi, clicca dettagli aggiuntivi in basso per inserire informazioni come dipartimento, numeri di telefono e altro.

Prendere nota dell'elenco a discesa per il nome utente. Se disponi di più domini configurati per il tuo account, puoi fare clic sul menu a discesa e sceglierne uno. Questo è il modo in cui crei utenti per più nomi di dominio. (Nota: è possibile assegnare lo stesso nome utente a più nomi di dominio.)

La prima schermata del processo di creazione dell'utente è dove si assegnano gli indirizzi e-mail

Al termine, fare clic Il prossimo.

Nella schermata successiva che appare, decidi se l'utente avrà i privilegi di amministratore e seleziona il loro paese.

Gli utenti possono disporre dei privilegi di amministrazione, se lo si desidera

Al termine, fare clic Il prossimo.

Nella terza schermata, selezionare i servizi a cui l'utente avrà accesso. Forse alcuni utenti hanno bisogno di accedere a Lync o SharePoint, ma altri no. Puoi anche acquistare più licenze utente da questa schermata.

Oltre all'e-mail, gli utenti possono avere accesso ad altri servizi, come SharePoint e Lync

Al termine, fare clic Il prossimo.

Nella schermata seguente, scegliere se inviare le informazioni di accesso e password temporanea via e-mail. Questo potrebbe essere inviato via email agli utenti a indirizzi alternativi, e anche a te, come amministratore. Notare l'avviso che le password vengono inviate tramite testo in chiaro.

Il sistema può inviarti un'email con il nome utente e la password dell'account appena creato

Fai le tue scelte, quindi fai clic Il prossimo. La schermata finale mostrerà la password temporanea.

Indipendentemente dal fatto che tu scelga di ricevere un'email con le informazioni dell'utente, l'ultima schermata la visualizzerà

A questo punto, puoi fare clic sul link a Crea un altro utente, o clicca finire per tornare alla lista degli utenti. L'elenco mostrerà l'utente (i) appena creato.

Dopo aver creato un utente, il nuovo utente verrà visualizzato nell'elenco

Creazione di utenti in blocco

Se è necessario creare più di un paio di utenti, è più veloce creare informazioni utente in Excel e salvare il file come CSV (valori separati da virgola), che è un file di testo.

Nella schermata Utenti e gruppi, fare clic su Aggiungi in massa icona per aggiungere più utenti (vedi cattura dello schermo, sopra). Dalla schermata che appare (vedi sotto), puoi scaricare un file CSV vuoto da usare, o un file di esempio, se vuoi avere un'idea più chiara di cosa dovrebbe consistere. Dopo aver compilato il modulo, dovrebbe assomigliare a questo: 

Un file CSV per creare utenti in blocco ha 15 colonne, le prime 6 delle quali vedi qui

Nota: assicurati di salvare il file in formato CSV. Se stai utilizzando uno dei due file scaricati da questa pagina, Excel lo aprirà in formato CSV e lo salverà anche in questo modo. Se hai il file in formato XLXS, esegui a Salva come, e scegliere CSV come il tipo di file.

Assicurati di salvare l'elenco degli utenti in formato CSV (testo), non in formato XLSX (nativo Excel)

In entrambi i casi, è possibile salvarlo con qualsiasi nome di file che si desidera.

Fai clic su Sfoglia, trova il tuo file CSV, quindi fai doppio clic su di esso. Clic Il prossimo per caricare il file.

La schermata in cui carichi utenti in blocco ha modelli per facilitare l'inserimento dei dati

La schermata successiva ti dirà se i dati hanno superato la verifica. Se ci fossero errori (ad esempio usando un nome di dominio che non hai, spazi negli indirizzi email), te lo diranno.

Dopo aver caricato il file CSV, Office 365 segnalerà eventuali errori

Quando si fa clic Il prossimo, potrai scegliere se consentire ai nuovi utenti di accedere immediatamente al servizio o se sono bloccati. Dovresti anche impostare la posizione.

Dopo aver creato gli utenti in blocco, puoi consentire loro di accedere immediatamente o di embargo gli account finché non sei pronto

Il resto dei passaggi è lo stesso di sopra. Il sistema ti invierà tramite email le password temporanee degli utenti se scegli questa opzione e nella schermata finale verranno visualizzati tutti i nomi utente e le password temporanee.

Il sistema mostrerà i nomi utente e le password temporanee di tutti gli account appena creati

Clic Vicino. Questo ti riporta alla schermata Utenti e gruppi, che mostra tutti gli utenti.

La schermata Utenti e gruppi dopo l'aggiunta di utenti in blocco

Quando un nuovo utente effettua il login

Le password create da Office 365 in precedenza sono temporanee e il sistema richiederà agli utenti di creare nuove password quando accedono per la prima volta.

Gli utenti dovrebbero andare allo stesso portale come hai fatto durante la creazione degli account:

https://portal.microsoftonline.com

 Inseriscono la password temporanea, ne creano una nuova e confermano, quindi fanno clic Salvare.

La prima volta che un utente accede con un nuovo account, il sistema richiederà una nuova password

Questo li porterà alla schermata principale di Office 365.

Dopo aver creato una nuova password, l'utente verrà indirizzato alla schermata principale di Office 365

Conclusione

Office 365 è un software di comunicazione e collaborazione basato sul cloud di Microsoft. I tipi di servizi che fornisce sono utilizzati per le aziende di dimensioni enterprise con reparti IT, ma ora che è disponibile come servizio in hosting, chiunque può utilizzarlo, dagli individui attraverso le grandi organizzazioni.

La chiave di tutti i servizi sono gli account degli utenti di posta elettronica e il processo di creazione di questi è piuttosto semplice.