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Passare senza carta è un ottimo modo per rimuovere la confusione dalla tua vita, trasformando i tuoi documenti cartacei in copie digitali. Tuttavia, avrai bisogno di ottimi strumenti per aiutarti con la transizione senza carta. Certo, puoi salvare i documenti scansionati sul disco rigido del tuo computer, ma non sono facilmente ricercabili, sottoposti a backup o disponibili su più dispositivi.
Ecco perché uso Evernote per semplificare la mia vita senza carta. Semplifica la ricerca e l'annotazione di documenti scansionati, da qualsiasi dispositivo. In questo tutorial, ti mostrerò come usare Evernote per organizzare i tuoi PDF scansionati, modificarli e trovare le informazioni che ti servono.
Si noti che alcune delle funzionalità menzionate in questo tutorial richiedono Evernote Premium, un servizio che costa $ 5 al mese o $ 45 all'anno. Puoi usare i PDF in Evernote senza andare a Premium, ma otterrai la maggior parte delle funzionalità se esegui l'upgrade.
Se prevedi di utilizzare Evernote per diventare senza carta, dovrai eseguire la scansione dei documenti nel servizio. Ci sono due modi per farlo: o importa i PDF esistenti su Evernote, o usa la nuova funzionalità "Scan To Evernote" di Evernote con Image Capture su Mac. Ti mostrerò come fare entrambi.
Caricamento di un documento su Evernote.Se hai già scansionato i PDF nel tuo Mac, puoi facilmente importarli su Evernote senza doverli ripetere la scansione. Per fare questo, apri Evernote e seleziona il blocco note in cui desideri archiviare il PDF. Quindi, trova il PDF che desideri importare e trascinare e rilasciare nel tuo Notebook. Il tuo documento verrà ora caricato automaticamente sui server di Evernote.
Modifica di un PDF usando Evernote.Ora verrà visualizzata una finestra che mostra una copia del documento PDF. Guarda verso la parte superiore di questa finestra, proprio sopra la copia del tuo PDF, e vedrai tre pulsanti. Il primo pulsante a sinistra ti consente di annotare il tuo documento. Quando fai clic su questa opzione, potrai aggiungere caselle, frecce, testo e punti salienti al documento. Queste modifiche verranno importate con il tuo documento.
La seconda opzione a destra ti darà una rapida occhiata al tuo documento mentre la terza opzione ti permetterà di ri-salvare una copia del tuo documento. Ciò è utile quando si apre il documento su un altro computer che non ha una copia salvata sul suo disco rigido.
Una volta che hai finito di modificare il tuo documento, puoi nominarlo dalla casella di testo che si trova nella parte superiore della finestra del documento. Per salvare un cambio di nome, premi il tasto Invio sulla tastiera del tuo Mac.
L'importazione di documenti dal client Web di Evernote è in realtà molto simile all'importazione tramite l'app Mac. Per fare ciò, accedi a Evernote sul tuo browser web preferito. Una volta effettuato l'accesso, fai clic sul Notebook che stai utilizzando per archiviare i PDF. Una volta nel Notebook, guarda verso la parte superiore della finestra e fai clic sul pulsante con l'etichetta "Nuova nota". Assegna un nome a questa nuova nota guardando verso la parte superiore della finestra della nota e facendo clic sul menu del titolo che dovrebbe leggere "Senza titolo". Digita il nuovo nome del tuo Note e premi il tasto Invio sulla tastiera per salvarlo.
Aprire la nota in una nuova finestra.Per aggiungere un PDF alla nota appena creata, guarda la tua nuova nota e aprila in una nuova finestra. Per fare ciò, fai clic sulla casella e sul pulsante freccia situati nell'angolo in alto a destra della nota.
Aggiunta di un PDF alla nota appena creata sul WebOra trova il PDF che desideri importare sul tuo computer e trascinare e rilasciare nella finestra contenente la tua nota. Il tuo PDF verrà ora caricato su Evernote.
Se devi importare un documento che non è ancora stato scansionato su Evernote, puoi farlo utilizzando Scan To Evernote e Apple Image Capture. Questo perché, quando si installa Evernote sul Mac, viene aggiunto un plug-in a Image Capture che, se abilitato, carica automaticamente i documenti scansionati sul proprio account Evernote.
Per iniziare, assicurati che lo scanner sia collegato al tuo Mac e acceso. Quindi prepara un documento per la scansione e avvia Image Capture sul tuo Mac. Dal lato sinistro della finestra Image Capture, seleziona lo scanner da sotto l'intestazione "devices". Se lo scanner è collegato alla rete locale, sarà sotto l'intestazione "condivisa".
Ora, guarda verso il lato destro dello schermo alle opzioni di scansione. Da qui, imposta il menu a discesa "Formato" su "PDF" e modificare il resto delle impostazioni di scansione come desiderato.
Aggiunta di Evernote a Image Capture.Ora è il momento di dire a Image Capture di scansionare su Evernote. Per fare ciò, apri una nuova finestra del Finder e vai al tuo applicazioni cartella. Trova la tua applicazione Evernote all'interno di questa cartella e trascinare e rilasciare nel "Scansione a" campo in Image Capture.
Ora che hai finito di modificare la scansione, fai clic su "Scansione" pulsante posizionato verso l'angolo in basso a destra dello schermo. Una volta completata la scansione, verrà visualizzata una nuova nota Evernote con il PDF della scansione allegata. Ora puoi modificare la tua scansione come necessario all'interno di Evernote.
Nota: devi essere un utente Evernote Premium per utilizzare questi strumenti di ricerca.
Ricerca di documenti scansionati con Evernote. Una delle parti migliori dell'uso di Evernote per diventare senza carta è il fatto che, per gli utenti di Evernote Premium, rende automaticamente ricercabili i tuoi PDF e le tue immagini. Ad esempio, se hai un documento con la parola "iPhone" e cerca "iPhone" nella casella "Cerca note" (angolo in alto a destra) all'interno dell'interfaccia Evernote Mac, il documento verrà visualizzato con tutte le istanze di "iPhone" evidenziato.
Inoltre, Evernote consente agli utenti Premium di cercare tra i singoli PDF. Quando visualizzi un PDF, premi Comando-F sulla tastiera per visualizzare una casella di ricerca. Ora puoi digitare la tua ricerca per far sì che tutte le istanze siano evidenziate all'interno del documento.
Tieni presente che questa funzionalità funziona anche per le immagini con testo, quindi se hai scansionato JPEG o PNG, non devi ripetere la scansione per utilizzare la funzionalità di ricerca.
Ora che hai scansionato alcuni documenti in Evernote, è ora di organizzare i tuoi documenti per una ricerca facile e veloce. Un modo per farlo è usando i tag. Per contrassegnare un documento, fare clic nella rispettiva nota e guardare verso la parte superiore di detta nota. Verrà visualizzato un pulsante con l'etichetta "fai clic per aggiungere tag". Clic su questo pulsante.
Aggiunta di tag a una nota. Tu puoi ora inizia a digitare i tag. Se stai taggando un documento con più tag diversi, tocca il pulsante tasto di ritorno sulla tastiera dopo ogni tag per renderlo un tag separato.
Ricerca utilizzando i tag in Evernote.
Ora che hai taggato i tuoi documenti, ci sono un paio di modi per cercare un documento usando i tag. Il primo modo è all'interno della barra di ricerca in Evernote per Mac o PC. Digita semplicemente il nome del tag che desideri cercare e dal menu a discesa, clicca sul tuo tag sotto la sezione "tag" del casella di ricerca. Ora puoi cercare documenti all'interno del tuo tag.
Visualizzazione di un elenco di tag Evernote creati. Inoltre, è possibile fare clic sul “Tag” sul lato sinistro dell'app Evernote sul tuo Mac o PC per visualizzare tutti i tag che hai aggiunto a Evernote. Per visualizzare tutte le note all'interno di uno di questi tag, fai clic sul tag che desideri visualizzare e guarda verso l'angolo in alto a destra dello schermo. Vedrai un pulsante con l'etichetta "Mostra X Note". Fare clic su questo pulsante per visualizzare tutte le note taggate con detto tag.
E questo è tutto! Ora puoi riciclare il tuo documento cartaceo e divertiti a sapere che i tuoi documenti importanti sono archiviati sul tuo computer, sottoposti a backup sul cloud e disponibili su tutti i tuoi dispositivi con Evernote installato.
Evernote è un'app potente per le note, con tantissime funzioni potenti che ti aiutano ad aggiungere informazioni e trovarle rapidamente ovunque tu sia. Sia che tu stia iniziando con Evernote, sia che sia già un Evernote pro, assicurati di dare un'occhiata agli altri tutorial su Evernote per ottenere il massimo da esso:
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