Utilizza HelloSign per ottenere documenti firmati online

Ottenere firme può essere complicato quando si lavora con team in diverse città o paesi. Dovendo spedire fisicamente un documento a un collega, a un cliente oa un altro individuo solo per far scrivere il proprio nome per approvazione, si perde tempo e denaro e si potrebbero perdere i documenti nella posta.

Fortunatamente, c'è una soluzione per questo: HelloSign. HelloSign è un'app Web che consente di richiedere firme e firmare documenti legalmente vincolanti, senza fax o viaggi nell'ufficio postale. In questo tutorial, ti mostrerò come inviare firme, richiedere firme e fare ancora di più con HelloSign.

Introduzione a HelloSign

Accedere al documento firmato con HelloSign

Per ottenere la firma del documento, devi prima iscriverti a un account HelloSign o autenticarlo con il tuo account Google. Quindi, dalla dashboard, guarda verso il centro dello schermo e vedrai tre opzioni sotto l'intestazione "Chi deve firmare?": Solo io, Io + Altri, e Solo altri. Clicca sull'opzione che si adatta meglio alla tua situazione.

Nota: Non è possibile utilizzare le funzioni Modifica e firma quando si seleziona Solo altri opzione.

Aggiunta di file a HelloSign

Guarda verso il centro dello schermo sotto il Aggiungi (e firma) file di qualsiasi tipo intestazione. A destra di questa intestazione c'è un'area in cui puoi trascinare e rilasciare qualsiasi tipo di file di testo che desideri firmare. Oppure, se hai salvato il documento online, puoi importare file da Google Drive, Dropbox, Box, Evernote e Microsoft SkyDrive. Per fare ciò, fare clic sul rispettivo pulsante del servizio per essere reindirizzati a una pagina di accesso.

Richiesta di firme utilizzando HelloSign

Nota: Se hai selezionato Solo io quando selezioni chi deve firmare il tuo documento, salta questo passaggio.

Aggiunta di signori a un documento HelloSign. 

Dopo aver caricato il documento, guarda sotto Chi ha bisogno di firmare? intestazione. Troverete due caselle di testo in cui è possibile aggiungere il nome e l'e-mail del firmatario aggiuntivo. Se devi aggiungere altri firmatari, guarda sotto le caselle e fai clic su + Firmatario pulsante. Puoi anche copiare altri indirizzi email nel modulo dal + CC pulsante.

Se i tuoi documenti richiedono le firme in un determinato ordine (ad esempio, se vuoi che il presidente del nome di una società sia firmato prima del nome di un vicepresidente), controlla il Assegna il numero d'ordine casella che si trova sotto l'elenco degli indirizzi e-mail. Ora, accanto a ciascun nome e indirizzo email, noterai i pulsanti su e giù a sinistra di ciascun nome. Usa questi pulsanti per organizzare l'ordine dei tuoi signi.

Aggiunta di campi firma a un documento HelloSign. 

Ora, guarda sotto Dove hanno bisogno di firmare? intestazione e fare clic su Preparare i documenti per la firma pulsante. Quando lo fai, apparirà una finestra popup che contiene il tuo documento. Guarda verso la parte superiore di questo documento nella riga di pulsanti con la firma, le iniziali, la casella di testo, la casella di controllo e la data del segno. Trascina e rilascia ciascuna di queste caselle nella rispettiva posizione sul documento. Ad esempio, trascinare un campo firma nell'area della firma sul documento.

Se disponi di più firmatari, assicurati di selezionare chi firma e compila le informazioni dal menu a discesa sopra la casella corrispondente.

Aggiunta di messaggi alla tua email HelloSign.

Nella parte inferiore della pagina sotto il Aggiungi il titolo del documento e il messaggio personalizzato intestazione, scrivi un messaggio per i tuoi signori e nomina il documento prima di inviarlo ai tuoi signi.

Ora che hai finito di configurare i tuoi signi, segui la parte successiva della guida per aggiungere le tue firme al tuo documento. Al termine, o se non è necessario firmare il documento, fare clic sul grande Richiedi firma pulsante posizionato verso la parte inferiore della finestra per inviare il documento.

Firma documenti usando HelloSign

Una volta che il documento è stato importato in HelloSign, guarda sotto l'area di caricamento e fai clic su Modifica e firma pulsante. Se stai usando un documento condiviso, questo pulsante sarà etichettato Preparare documenti per la firma. Verrai ora portato a una finestra in cui puoi modificare e firmare i documenti. Ad esempio, ho caricato un modulo di rilascio foto di esempio dal mio computer in formato .doc.

Guarda verso la parte superiore della finestra Modifica e firma e vedrai cinque pulsanti: firma, iniziali, segno di spunta, data e testo. Questi pulsanti consentono di aggiungere le rispettive informazioni al documento. Tuttavia, prima di poter firmare i documenti utilizzando HelloSign, devi aggiungere la tua firma al servizio.

Aggiunta della firma e iniziali a HelloSign

Per aggiungere la tua firma e le iniziali a HelloSign, fai clic sul rispettivo pulsante dalla finestra Modifica e firma. Quando lo fai, apparirà una finestra popup che ti chiederà di aggiungere la tua firma al servizio. Se guardi verso il lato destro della finestra, vedrai quattro diverse opzioni per aggiungere una firma a HelloSign: Disegnala, digita la firma, carica il file immagine e lo smartphone.

Usando il mouse per "disegnare" la tua firma.

Se si seleziona Disegnalo, verrai portato a una finestra in cui puoi usare il mouse per disegnare una firma. Basta fare clic e tenere premuto accanto alla "X" per iniziare a disegnare la firma. Quando hai finito, fai clic sul pulsante Avanti e verrai reindirizzato a una pagina in cui puoi visualizzare l'anteprima della firma. Da qui, clicca inserire se desideri utilizzare questa firma solo una volta o salva e inserisci se prevedi di riutilizzarlo in futuro.

Digitare una firma usando HelloSign.

Cliccando su Digitare la firma ti porterà in una pagina in cui puoi digitare la tua firma. Quando scrivi, l'output della firma sarà in un font simile a una calligrafia. Quando hai terminato di digitare la firma, fai clic su Inserire per aggiungere la firma al tuo documento.

Se vuoi aggiungere una vera firma al tuo modulo HelloSign, fai clic su Carica il file immagine pulsante. Da qui, ti verrà richiesto di caricare una foto o una scansione della tua firma. Per questo esempio, ho scansionato una copia della mia firma in 350 dpi usando il mio scanner.

Modifica di una firma digitalizzata.

Verrai indirizzato a una pagina in cui puoi ruotare, ritagliare e aggiungere contrasto all'immagine caricata. Ruota l'immagine a tuo piacimento con le frecce situate sotto la finestra della firma, aggiungi contrasto usando il cursore sopra la tua firma e ritaglia cliccando e trascinando sopra la firma stessa. Dopo aver ritagliato, fai clic sul pulsante successivo per visualizzare l'anteprima della firma. Se sei soddisfatto, clicca Inserire o Inserisci e salva.

Se non si dispone di uno scanner, è possibile aggiungere una firma dallo smartphone facendo clic su smartphone pulsante. Questa finestra ti chiederà di scattare una foto della tua firma utilizzando la fotocamera dello smartphone e quindi di inviarla all'indirizzo email nel mezzo della finestra. Una volta inviata la foto, premere Il prossimo per ritagliare la tua firma. È quindi possibile aggiungere la firma al documento.

Queste stesse opzioni si applicano al pulsante Iniziali che si trova accanto alla destra del pulsante firma all'interno del pulsante Modifica e firma.

Aggiunta della firma o iniziali al documento

Selezione di una firma da utilizzare in un documento HelloSign. 

Ora che hai una firma e le iniziali salvate e sei pronto per andare, fai clic su Usato salvato pulsante all'interno della finestra Aggiungi firma. Seleziona la firma che desideri utilizzare per firmare facendo clic sulla sua immagine. Una volta selezionato, fare clic Inserisci firma.

La tua firma verrà ora aggiunta al documento. Per spostare la firma, basta fare clic e trascinarla in posizione. Se è necessario aggiungere la firma più volte, è sufficiente fare clic sul documento per far apparire un'altra copia della firma. Se è necessario iniziare qualsiasi parte del documento, fare clic sul pulsante Iniziali e seguire la stessa procedura.

Aggiunta di testo, caselle di controllo e date al documento

Se devi compilare parte del modulo con il testo, ad esempio, quando inserisci il tuo nome e cognome in un documento, puoi utilizzare la funzione di testo di HelloSign. Questa funzione si trova a destra della firma e dei pulsanti iniziali ed è etichettata Testo. Dopo aver fatto clic, seleziona la parte del documento a cui desideri aggiungere del testo e inizia a digitare.

Aggiungere semplici segni di spunta a un documento è altrettanto semplice. Tutto quello che devi fare è selezionare il pulsante checkbox dalla parte superiore della finestra Edit & Sign. Quindi, aggiungi una casella di controllo facendo clic sul documento.

Infine, puoi anche aggiungere date a un documento premendo il pulsante data. Dopo aver fatto clic, fai semplicemente clic su dove vuoi inserire la data. La data verrà automaticamente aggiornata alla data odierna, ma se devi modificarla, fai clic sulla data appena aggiunta per modificarla.

Creazione di modelli e collegamenti

Se spesso ti ritrovi a inviare lo stesso documento ai signori più e più volte, potresti voler creare modelli per i tuoi documenti. Per fare ciò, guarda sul lato sinistro del sito HelloSign e fai clic su Crea modello pulsante. Quando lo fai, verrai indirizzato a una pagina con due opzioni: Crea modello e Crea un link.

Se hai bisogno di più persone per firmare un documento, dovrai creare un modello in quanto i collegamenti non supportano più destinatari. I modelli possono anche essere inviati ai signori tramite HelloSign, rispetto ai link che possono essere inviati via email, social media o in qualsiasi altro modo si desideri distribuirlo.

Creare modelli e collegamenti sono processi quasi identici. Basta fare clic sul tipo che si desidera creare, caricare i file, aggiungere i firmatari, aggiungere campi firma e digitare un messaggio. Una volta che hai finito di creare un modello, fai clic sul pulsante Crea modello e sarai in grado di accedervi dal pulsante Documenti che si trova sul lato sinistro della finestra di HelloSign, proprio sotto il pulsante Crea modelli..

Se si sta creando un collegamento, fare clic sul pulsante Crea collegamento al termine. Verrai quindi indirizzato a una pagina con un link che puoi fornire agli utenti che desideri firmare il documento. Puoi comunque distribuire questo link che desideri e gli utenti possono firmare tramite il browser web.

Visualizzazione dei documenti firmati

Download di documenti da HelloSign.

Ora che hai inviato documenti a colleghi, clienti e altri signori, in che modo visualizzi esattamente i tuoi documenti firmati? Semplice, basta fare clic sul pulsante Documenti che si trova sul lato sinistro della finestra di HelloSign. Ora, guarda verso la parte superiore della pagina accanto al Filtra per intestazione. Verrà visualizzato un menu a discesa. Da questo menu, selezionare Inviato.

Guarda verso il centro della finestra per visualizzare tutti i tuoi documenti inviati. Trova il documento che hai inviato e visualizza lo stato della firma in sospeso a destra del nome del documento. Se il documento è stato firmato, fare clic sul pulsante freccia a destra della data di invio del documento. Apparirà un menu a discesa. Da questo menu è possibile visualizzare l'anteprima e scaricare il documento.

Se ti sei registrato a HelloSign utilizzando il tuo account Google, queste cartelle saranno anche disponibili per la visualizzazione nel tuo account Google Drive all'interno della cartella "HelloSign" appena aggiunta.

Utilizzo di HelloSign con Google Documenti

Un'altra cosa grandiosa di HelloSign è il fatto che si integra bene con Google Docs. Infatti, quando utilizzi HelloSign in Google Documenti, puoi firmare e inviare documenti dall'interfaccia di Google Documenti, saltando completamente l'interfaccia HelloSign.

Per iniziare, devi installare il componente aggiuntivo HelloSign nel tuo account Google Documenti. Per fare ciò, crea un nuovo documento di Google Documenti e guarda verso la parte superiore della finestra. Clicca sul Componenti aggiuntivi pulsante. Quando lo fai, apparirà una finestra pop-up. Guarda verso l'angolo in alto a destra di questa finestra nella barra di ricerca. Cerca "HelloSign" e installa il plug-in HelloSign.

Adesso usa Google Documenti per aprire un documento che devi firmare o far firmare ad altri. Quindi, fai di nuovo clic sul menu Componenti aggiuntivi e, dal menu a discesa, fai clic sul pulsante HelloSign.

Firma documenti all'interno di Google Documenti. 

Guarda verso il lato destro della finestra e noterai una finestra di HelloSign che chiede la domanda così familiare: "chi deve firmare questo documento?". Se si seleziona Solo io, verrai indirizzato a un menu che mostra tutte le firme salvate. Per firmare il documento, basta trascinare e rilasciare la firma sul documento. Al termine, fai clic su Email come PDF dalla barra laterale di HelloSign.

Richiesta di firme con Google Documenti.

Se hai scelto di inviare il documento ad altri per la firma, verrai indirizzato a una pagina Web in cui puoi inserire il nome e l'indirizzo email del firmatario e anche scegliere dove firmare i tuoi firmatari, proprio come ti ho mostrato come fare nell'interfaccia standard HelloSign sopra. Puoi quindi inviare il tuo documento.

Ora sei pronto per firmare documenti in formato digitale!

E questo riassume questo tutorial. Ora sei pronto per inviare e ricevere firme digitali legalmente vincolanti utilizzando HelloSign e Google Documenti. Se hai problemi, assicurati di lasciare un commento qui sotto e ti aiuteremo. E la prossima volta che devi firmare un documento, forse un po 'prima di presentare le tue tasse, assicurati di provare HelloSign. Ti salverà la spedizione e a tonnellata di tempo e non sprecheranno nemmeno un pezzo di carta.