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Tenere traccia di tutti i tuoi contatti è abbastanza difficile per la tua vita personale, ma con i contatti di lavoro, sapendo chi è chi può fare o distruggere la tua vita professionale. Ecco perché hai bisogno di un CRM-a responsabile della relazione di contatto che ti aiuterà a stabilire le connessioni tra i tuoi contatti professionali e a mantenere tutte le tue informazioni su di loro in un unico posto.
La maggior parte degli strumenti di CRM sono costosi e complicati da utilizzare, ma uno dei più semplici per le persone e le piccole imprese da cui iniziare a utilizzare è ContactManager di Zoho. Parte del set di strumenti Zoho che include app per ufficio online, strumenti di posta elettronica e altro ancora, Zoho ContactManager può archiviare i contatti, le offerte e le attività e mantenerli sincronizzati all'interno del tuo team in modo che tutti sappiano chi è importante per la tua azienda..
Iniziare con qualsiasi app CRM può essere fonte di confusione, quindi in questo tutorial ti mostrerò come iniziare a utilizzare il servizio per gestire i tuoi contatti e affari commerciali, offrendoti un servizio completo per l'organizzazione del cliente del team. Tutto quello che dovrai fare è creare un account gratuito e seguirlo, e avrai i tuoi contatti organizzati in pochissimo tempo.
Per iniziare, avvia il tuo browser web preferito e vai sul sito Web di ContactManager e accedi utilizzando il pulsante Accedi situato nell'angolo in alto a destra dello schermo. Una volta effettuato l'accesso, guardare verso il lato destro della finestra nella barra laterale. Assicurati di aver fatto clic su Casa scheda e guarda verso il centro della finestra.
Dovresti vedere tre diverse opzioni di importazione: file CSV / XLS, contatti Zoho e Gmail. Se i contatti vengono salvati localmente in un documento CSV o XLS, selezionare il File CSV / XLS opzione e guarda verso il centro dello schermo dove troverai il pulsante "Scegli file". Ora ti verrà richiesto di caricare detto file. Una volta caricato, fai clic sul pulsante Avanti situato nella parte inferiore della finestra.
Assegnazione dei campi di Contact Manager.Verrà ora visualizzata una finestra in cui è possibile assegnare ciascuna colonna nel file CSV a un campo Contact Manager affinché ContactManager sia in grado di leggere e ordinare i contatti. Per fare ciò, guarda verso il centro dello schermo e assegna ciascuno dei menu a discesa sul lato destro della finestra al suo titolo sul lato sinistro della finestra. Ad esempio, se hai una colonna nel tuo documento XLS con Nome, assegnala all'opzione Nome tramite il menu a discesa. Al termine, fai clic su Il prossimo pulsante e i tuoi contatti verranno importati.
Importare contatti da Gmail.Se selezioni l'opzione Gmail dall'area di importazione dei contatti, ti verrà chiesto di autorizzare il tuo account Google con ContactManager. Dopo l'autenticazione, guarda verso centro della finestra di importazione: vedrai tutti i tuoi contatti Gmail in una lista a scorrimento. È possibile selezionare singolarmente ciascun contatto da importare facendo clic su di essi oppure, se si desidera importare tutti i contatti contemporaneamente, fare clic su tutti pulsante situato sopra l'elenco dei contatti. Quando hai finito di selezionare i contatti, fai clic su Fine Selezione dei contatti pulsante situato nella parte inferiore della pagina.
Ora, ti verrà richiesto di assegnare le parole chiave di contatto ai diversi campi del gestore contatti, come abbiamo fatto con le colonne quando importi i contatti da un file XLS o CSV. Una volta terminato l'assegnazione dei campi, premere il Sottoscrivi pulsante posizionato verso la parte inferiore della finestra.
Per aggiungere contatti a ContactManager, guardare verso il lato sinistro della finestra di ContactManager verso la barra laterale. Da qui, fai clic sul pulsante Contatti e guarda verso l'angolo in alto a destra dello schermo. Clicca sul pulsante con l'etichetta Aggiungi contatto.
Ora, guarda verso il centro dello schermo dove troverai due opzioni per aggiungere contatti a ContactManager: Facebook e Fai da solo. Se selezioni Facebook, ti verrà richiesto di autenticare il tuo account Facebook con ContactManager.
Aggiunta di un contatto da Facebook in Zoho ContactManager.Una volta autenticato, è possibile utilizzare la casella di testo posizionata verso il centro della finestra per cercare nomi e indirizzi e-mail degli utenti di Facebook. Per aggiungere un utente alla rubrica di ContactManager, fare clic sull'account di detta persona dal menu a discesa durante la ricerca. Verrai quindi indirizzato alla pagina di quel contatto nella rubrica di ContactManager. ContactManager raccoglierà quante più informazioni possibili sul contatto selezionato da Facebook, anche se potrebbe essere necessario modificare queste informazioni facendo clic sulle caselle di testo sotto il nome del contatto e digitando ulteriori informazioni. Quando hai finito di aggiungere informazioni, fai clic su Salvare pulsante situato nella parte inferiore della pagina.
Aggiunta manuale di un contatto in ContactManager.Se preferisci aggiungere manualmente i contatti a ContactManager, seleziona il Lo faccio da solo opzione e guarda verso il centro del menu. Da qui, puoi inserire le informazioni di contatto per il tuo nuovo contatto. Inoltre, è possibile aggiungere tag per un'organizzazione più semplice all'interno di ContactManager. Ad esempio, se assumi più freelance, potrebbe valer la pena etichettarli come "freelance" per facilitare la ricerca. Quando hai finito di aggiungere informazioni di contatto e tag, premi il pulsante Salvare pulsante che si trova verso la parte inferiore della finestra.
Ora che hai aggiunto alcuni contatti al tuo account ContactManager, puoi visualizzarli in due modi: per ricerca o in una visualizzazione elenco. L'utilizzo dell'opzione di ricerca è piuttosto semplice: guarda verso angolo in alto a destra dello schermo nella casella di ricerca. Fai clic in questa casella e digita il nome del contatto che desideri visualizzare e fai clic sul suo nome dal menu a discesa per visualizzare le informazioni. È così facile. Puoi anche cercare per tag, e-mail o per qualsiasi altra cosa aggiunta al tuo contatto.
Se desideri visualizzare i tuoi contatti in una visualizzazione elenco, guarda verso il lato destro della finestra di ContactManager e fai clic sul Contatti pulsante dalla barra laterale. Guarda verso il centro della finestra Contatti dove troverai tutti i contatti aggiunti in un elenco.
Se hai un numero elevato di contatti, visualizzarli tutti in un elenco può essere un po 'eccessivo. È qui che i tag tornano utili. Puoi visualizzare tutti i tag ContactManager dall'angolo in basso a destra della pagina Contatti. Per visualizzare tutti i contatti all'interno di un tag, fai clic su detto tag.
Visualizzazione dei contatti per azienda. Puoi anche visualizzare i tuoi contatti ordinati dal datore di lavoro. Per fare ciò, fare clic su Aziende scheda che si trova verso la barra laterale sinistra. Da qui, vedrai un elenco di tutte le società che si trovano nei tuoi contatti. Per visualizzare tutti i tuoi contatti da una certa azienda, fai clic sul nome della società per visualizzarne un elenco.
All'interno della pagina di una società è inoltre possibile visualizzare tutte le offerte e le attività a cui è collegata la società. Per fare ciò, fare clic su affare o compito pulsante posizionato verso il centro della pagina dell'azienda. Inoltre, è possibile aggiungere commenti a una pagina aziendale facendo clic su Commenti linguetta.
Non solo puoi utilizzare ContactManager per tenere traccia dei tuoi contatti, ma puoi anche utilizzarlo per tenere traccia degli affari. Per accedere a questa funzionalità, fare clic su offerte scheda dalla barra laterale. Verso il centro della pagina, vedrai un campo vuoto. Se desideri aggiungere un affare al tuo account ContactManager, compila queste informazioni.
Aggiunta di un nuovo accordo in Zoho ContactManager. Quando compili il tuo accordo, puoi associare detto affare con i contatti nel tuo account ContactManager tramite Associato con campo. In questo campo, digitare il nome del contatto e selezionare il contatto dal menu a discesa.
Infine, puoi taggare l'offerta tramite la casella di testo del tag situata nella parte inferiore della pagina. Quando hai finito di compilare le informazioni del tuo contratto, salvalo facendo clic su Salvare pulsante situato sotto la casella di testo del tag.
ContactManager è anche un ottimo modo per mantenere il tuo team aggiornato con diverse attività che possono andare in giro in ufficio. Per creare un'attività, fai clic sul pulsante Attività nella barra laterale e guarda verso il centro della finestra. Come con le offerte, si compila le informazioni sul proprio compito e lo si assegna a un contatto o azienda.
Se guardi verso l'alto nella barra laterale di ContactManager, vedrai un'opzione etichettata Home. Questa opzione consente agli utenti di ContactManager di visualizzare un flusso continuo di tutte le attività che si svolgono nel loro account ContactManager. Ad esempio, se viene aggiunto un nuovo contatto, questo verrà visualizzato in questo feed, anche se tale contatto è stato creato da un altro dipendente.
Inoltre, puoi facilmente e rapidamente inviare messaggi, creare offerte o creare attività all'interno del menu Home. Per fare ciò, guarda verso la parte superiore della pagina in cui troverai tre pulsanti: Stato, Aggiungi offerta e Aggiungi attività. Fare clic su uno di questi pulsanti per eseguire le rispettive attività direttamente dal menu Home.
Pubblicazione di uno stato su ContactManager.Se stai creando un nuovo stato da ContactManager, puoi allegare file al tuo aggiornamento di drag-and-drop loro sullo stato, e puoi passare il suddetto stato a Facebook facendo clic su Facebook pulsante situato nella parte inferiore della casella di testo di aggiornamento dello stato. Quando sei pronto per pubblicare il tuo aggiornamento di stato, fai clic su Condividere pulsante posizionato verso l'angolo in basso a destra della casella di aggiornamento dello stato.
Il tuo team è ora pronto per utilizzare ContactManager per collaborare e rimanere aggiornato sulle ultime offerte, contatti e attività. Sarà più facile che mai sapere chi è chi e risparmierai tempo cercando tra vecchie e-mail e note ogni volta che devi chiamare un cliente.
Se hai un altro strumento CRM preferito o hai bisogno di aiuto per iniziare con ContactManager, assicurati di farcelo sapere nei commenti qui sotto. E assicurati di controllare il resto degli strumenti di Zoho; sono grandi app web poco conosciute ma in grado di coprire gran parte delle esigenze della tua azienda.
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