Usare Dropbox per connettere un team

Dal momento che Apple ha rilasciato iCloud nel 2011, Dropbox è stato minacciato. Ci sono molti utenti che lo preferiscono ancora per mantenere i loro documenti sincronizzati su tutti i dispositivi, ma l'integrazione profonda del sistema operativo di Apple è difficile da battere. Dopo tutto, non viene visualizzato il messaggio Dropbox quando si salva un documento. Piuttosto, iCloud di Apple ti accoglie con un'interfaccia più minimale e moderna (le cartelle appaiono più come app e i tag vengono utilizzati per l'organizzazione). 

Dropbox ha ancora molti usi, tuttavia, e uno di questi è il collegamento di una squadra che sta lavorando sodo su un progetto. In questo tutorial, ti mostrerò come tu e il tuo team potete usare Dropbox per aiutare la vostra collaborazione e impedire che cose importanti vadano perse.

Valuta la situazione

Molte informazioni vengono passate da un membro del team a un altro al giorno. Dropbox può renderlo perfetto.

Prima di investire il tuo tempo in Dropbox, è importante che tu sappia alcune cose. Innanzitutto, è necessaria una connessione Internet decente solo per lavorare con i file. Mentre scrivo questo, sono seduto alla biblioteca locale, che ha una connessione in fibra 150x150 Mbps. È fantastico, ma il prezzo di qualcosa di simile nella tua azienda potrebbe essere troppo costoso da prendere in considerazione. Ti suggerirei di avere almeno una velocità di upload di 10 Mbps se hai intenzione di spostare file di grandi dimensioni in giro. 

Fortunatamente, Dropbox ha una sincronizzazione di rete locale, quindi non devi trasferire le cose più di una volta. Se i membri del tuo team lavorano in remoto, è necessario ricordare che potrebbero non essere in grado di proteggere una connessione Internet affidabile come te.

Successivamente, ti consigliamo di esaminare i piani Dropbox Pro disponibili e anche quelli aziendali se hai bisogno di più spazio. Il piano di base offre 100 GB a $ 9,99 al mese o $ 99 all'anno, che dovrebbero essere più che sufficienti per la squadra media. A seconda di cosa stai lavorando (audio senza perdita, video 4K, foto RAW, ecc.), Un semplice 100 GB potrebbe essere utilizzato rapidamente. Gli account personali di Dropbox raggiungono i 500 GB, ma puoi fare un passo avanti con i loro piani aziendali.

È importante notare che Dropbox Pro non è pensato per una squadra. Puoi tecnicamente usarlo tra te e altre persone, ma non è ottimizzato per questo. Se hai davvero un team dedicato che vorresti portare insieme al servizio, sarebbe una buona idea prendere in considerazione Dropbox for Business. Per $ 75 al mese, ti verrà fornito tutto lo spazio di cui hai bisogno, crittografia AES a 256 bit, verifica in due passaggi, condivisione rapida a tutti i membri del team e cancellazione remota se si va in canaglia o si perde il suo dispositivo.

Perché dovresti usare Dropbox

Ci sono molti motivi personali per usare Dropbox, ma quando si tratta di un'azienda, diventano un po 'annebbiati. Il motivo principale per cui è meglio, ad esempio, caricare e inviare via email il link a un file è perché non ci vuole tanto sforzo. Anziché salvare il file sul desktop, aprire il server FTP, caricare il file e attendere che il destinatario lo scarichi, è possibile tenere traccia di tutto tramite Dropbox. Quando un nuovo file viene aggiunto alla cartella, tutti gli altri che lo hanno sul proprio computer verranno avvisati che è disponibile qualcosa di nuovo.

Uso Dropbox per eseguire il backup delle mie foto, patch MainStage, fatture e persino per condividere foto con persone.

Dropbox non è molto meno complicato di altri metodi di trasferimento dei file. È più affidabile, però. E tu non devi gestire tutto tranne i file stessi: Dropbox fa tutto il lavoro per te.

Un'altra cosa carina di Dropbox è la sua integrazione con le app che probabilmente già utilizzi per mantenere la tua squadra in contatto. Puoi condividere i file direttamente con HipChat e persino allegare documenti già presenti nella tua cartella Dropbox a un post di Trello. Ti dà più tempo per concentrarti sul progetto piuttosto che portare le cose agli altri membri del team.

Usage Inspiration

Finora, probabilmente sembra una spesa extra che non ti serve. Non preoccuparti: ho compilato un elenco di usi produttivi per Dropbox. In realtà, il servizio può essere utilizzato indipendentemente dall'industria in cui ti trovi, purché gestisci molti file ogni giorno.

• Quando il team di graphic designer ha finito con una parte dell'interfaccia utente di un'app, la salva nella cartella del progetto in Dropbox. Il team di programmazione può quindi associarlo al codice in modo tempestivo.
• È possibile importare filmati video grezzi direttamente nella cartella del progetto Dropbox e, al termine del caricamento, essere disponibili all'editor, che potrebbe trovarsi dall'altra parte del mondo.
• Utilizza una cartella di progetto per mantenere aggiornato tutto il tuo team sul codice, le immagini, la documentazione e qualsiasi altra cosa che possa sorgere. Molto più organizzato dei singoli file inviati a caso.
• Ottieni il tuo nuovo singolo per il tecnico di mastering in modo da poter muovere un passo più vicino al suo rilascio.
• Condividi screenshot di bug all'interno di un'app e mantienili organizzati, anche con codice colore con i tag OS X.
• Ho un amico che fa fotografia di architettura per suo padre. Prende le foto, le modifica e carica i prodotti finali su Dropbox. Suo padre quindi li prova e li manda al suo webmaster che li mette nel portfolio dell'azienda. Questo è un fantastico uso di Dropbox per tenere tutto in un unico posto e non ha bisogno di flash drive o anche di e-mail.

Mantenere le cose sostenute

I dischi rigidi possono essere locali, ma non sono sempre ridondanti.

Time Machine è grandioso, ma non offre quasi la stessa tranquillità della funzione Packrat di Dropbox. Se si dispone di un account gratuito, non è possibile utilizzare la funzione, ma vale la pena di $ 10 al mese, che viene fornito con spazio di archiviazione aggiuntivo e altri riconoscimenti. (Packrat è incluso in Dropbox for Business senza costi aggiuntivi). 

Pensa a Packrat come Time Machine nel cloud. Se elimini qualcosa completamente dalla cartella Dropbox del tuo computer, sarà comunque presente nel tuo account. tu può eliminalo definitivamente, ma non c'è motivo di farlo perché è fuori dalle mura della memoria del tuo account; non stai usando nessuno spazio lasciandolo lì.

Un account Dropbox gratuito offre una versione limitata di Packrat che mantiene i file per 30 giorni. Per molte persone, è più che sufficiente. Tuttavia, potresti ritrovarti a voler provare la nostalgia di sfogliare alcuni dei tuoi primi progetti. Se paghi per Dropbox Pro, Packrat ti permette di fare proprio questo. Puoi tornare indietro nella cronologia del tuo account fino in fondo. Funziona in entrambi i modi, tuttavia: se smetti di pagare per Dropbox Pro, perderai i tuoi file.

Se hai un grande gruppo di persone che creano e distruggono costantemente cose, puoi anche avere la sicurezza di un backup veramente solido. Packrat è utile anche per un account personale. Puoi recuperare tutte quelle vecchie foto se necessario, o recuperare un po 'di musica che ora è rara.

Pianificazione dell'uso produttivo

Spero di averti ispirato a utilizzare Dropbox in modo molto produttivo. Ho discusso i vari piani disponibili e gli usi prolifici. Anche se OS X's Time Machine fa un buon lavoro di backup dei dati personali sul tuo Mac, Dropbox sembra un'alternativa più sicura per mantenere i file di progetto al sicuro. 

Se ritieni che ci sia ancora qualcosa da dire, dacci un feedback nei commenti. A che ora stai utilizzando Dropbox e come utilizzeresti per mantenerti aggiornato sul progetto del tuo team?