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Sebbene Google Documenti e le app Microsoft Office.com abbiano assorbito buona parte del settore delle suite del cloud office, ci sono alcune fantastiche alternative da sviluppatori di applicazioni indipendenti come Zoho, una popolare società di app web che ha una vasta libreria di app web: dal cliente supporto suite per ufficio suite.
La suite del cloud office di Zoho, denominata in modo appropriato Zoho Docs, è stata per molto tempo un concorrente promettente per le offerte di Google e Microsoft e non ha ottenuto il riflettore che merita. In questo tutorial, ti mostrerò come utilizzare Zoho Docs come tuo quotidiano one-stop-shop per la modifica e la creazione di documenti.
Per poter usare Zoho Docs, devi avere un account Zoho. Questo account può essere utilizzato in tutte le app e i servizi web di Zoho. Puoi creare un account Zoho andando al sito Web di Zoho Docs e guardando verso il rosso Iscriviti ora pulsante posizionato verso il centro della pagina. Compila le informazioni di registrazione e fai clic sul verde Iscriviti pulsante che si trova verso la parte inferiore della finestra.
Ora verrai reindirizzato alla homepage di Zoho Doc. Da qui, è possibile (in futuro) visualizzare tutti i documenti salvati, caricare documenti e creare nuovi documenti.
Creazione di un nuovo documento in Zoho Office. Per iniziare, guarda verso l'angolo in alto a sinistra della finestra e clicca sul verde Creare pulsante. Apparirà un menu a discesa. Da questo menu, avrai la possibilità di creare un nuovo documento, foglio di lavoro o presentazione. Inizierò mostrandoti come usare Zoho Docs per creare documenti.
Denominare il tuo nuovo documento. Cliccando sul Documento pulsante, verrai portato in una finestra di Zoho Writer. Da qui, puoi nominare il tuo documento facendo clic sul Documento senza titolo casella di testo che si trova a destra dell'icona di Zoho Writer. Per salvare il tuo nuovo titolo, basta toccare il Ritorno tasto sulla tastiera.
Aggiungi testo al documento semplicemente facendo clic sul nuovo documento di testo verso il centro della pagina e inizia a digitare come faresti con qualsiasi altra app di modifica dei documenti.
Zoho Docs è piuttosto limitato in termini di opzioni di formattazione per Zoho Writer. Tuttavia, l'app fornisce abbastanza opzioni di formattazione per la maggior parte dei documenti come saggi e lettere. È possibile accedere a queste opzioni di formattazione tramite la barra degli strumenti situata nella parte superiore dell'applicazione. Ci sono un certo numero di schede situate su questa barra degli strumenti, e ti mostrerò come usare le basi di tutte loro.
Utilizzo della scheda Home in Zoho Writer. La prima scheda a sinistra, il Casa scheda, è dove troverai tutti gli strumenti di formattazione del testo di base. Ad esempio, è possibile copiare, incollare e tagliare il testo e modificare lo stile del carattere, il colore del carattere e la dimensione del carattere da questa scheda. Inoltre, tutte le opzioni bullet sono disponibili nella scheda Home.
Sebbene questa scheda possa sembrare piuttosto semplice, ci sono due funzioni che vorrei approfondire più approfonditamente. Se guardi direttamente a destra delle opzioni di carattere, vedrai un pulsante che ha la forma di due lettere "A" con un pennello sopra di esse. Se tu clic in questo pulsante apparirà un menu a discesa che ti offre tre opzioni: "Visualizza / Modifica lo stile del documento corrente", "Salva lo stile del documento attuale come", e "Ripristina stile documento".
Modifica degli stili dei font in Zoho Writer. Facendo clic sulla prima opzione, "Visualizza / Modifica lo stile del documento corrente", puoi fare esattamente ciò che dice: modifica lo stile corrente del tuo documento. Quando si fa clic su questa opzione, viene visualizzata una finestra a comparsa che consente di modificare facilmente lo stile del carattere e le dimensioni del testo e delle intestazioni del documento. Puoi salvare il tuo nuovo stile di testo selezionando il Salva come casella verso la parte inferiore del menu a comparsa. Puoi quindi dare un nome al tuo stile nella casella di testo a destra della casella. Per salvare il tuo nuovo stile, fai clic su ok pulsante posizionato verso la parte inferiore della finestra Visualizza / Modifica.
Per applicare lo stile appena creato, fare clic su Anteprima / applica stili salvati pulsante dalla parte superiore del menu a discesa. Puoi visualizzare tutti gli stili salvati facendo clic su Nome dello stile menu a discesa dal centro del menu. Dopo aver selezionato lo stile che desideri utilizzare, fai clic su Applicare pulsante dalla parte inferiore del menu per, hai indovinato, applicare lo stile selezionato al tuo documento.
Salvataggio delle impostazioni del carattere corrente come nuovo stile. Se hai modificato lo stile di un documento e desideri salvarlo come predefinito, fai clic su Salva lo stile del documento attuale pulsante. Ti verrà quindi richiesto di dare un nome al tuo nuovo stile. Salvalo cliccando sul ok pulsante dalla parte inferiore del popup.
Modifica della spaziatura delle linee in Zoho Writer. Un'altra caratteristica che vorrei sottolineare è la spaziatura. Se desideri modificare il documento da un documento a interlinea singola a un documento a spaziatura doppia, guarda verso il lato destro della barra degli strumenti e fai clic sul pulsante che assomiglia a un paragrafo con una freccia verticale a sinistra di esso.
Quando fai clic su questo pulsante, viene visualizzato un menu a discesa. Da questo menu a discesa, puoi scegliere la spaziatura del documento (1.0, 1.2, 1.5 o 2.0). Inoltre, da questo menu è possibile aggiungere spazio prima o dopo il paragrafo selezionato utilizzando il Aggiungi spazio prima del paragrafo o Aggiungi spazio dopo il paragrafo pulsante dal menu a discesa.
Infine, dal menu a discesa della spaziatura, puoi modificare con precisione la spaziatura e il rientro usando il Spaziatura e indentazione pulsante dalla parte inferiore del menu a discesa. Quando si esegue questa operazione, verrà visualizzata una finestra a comparsa in cui è possibile immettere tali informazioni. Quando sei pronto per salvare le informazioni relative alla spaziatura e all'indentro, fai clic su ok pulsante dalla parte inferiore del menu.
Usare Quick Parts per aggiungere informazioni al tuo documento. A destra della scheda Home è la scheda Inserisci. Da questa scheda, puoi aggiungere foto, forme e interruzioni di pagina usando i rispettivi pulsanti sul lato sinistro del menu. Tuttavia, una delle mie funzionalità preferite della scheda Inserisci è la Parti veloci pulsante.
Questo pulsante ti consente di inserire facilmente le informazioni su te stesso e sul documento che stai modificando. Ad esempio, se fai clic sul primo pulsante a sinistra, il tuo nome verrà automaticamente inserito nel documento. Se fai clic sul pulsante della data, verrà inserita la data di oggi. Inoltre, se fai clic sul pulsante più a sinistra, ti verrà richiesto di inserire un link YouTube. Il video verrà quindi inserito nel tuo documento.
Aggiunta di tabelle al documento. Infine, puoi anche utilizzare la scheda Inserisci per aggiungere tabelle al tuo documento. Per fare ciò, fare clic su tavolo pulsante e utilizzare la finestra a comparsa per scegliere il numero di colonne e righe che desideri nella tabella. La tua tabella verrà quindi aggiunta al tuo documento e pronta per essere modificata.
La scheda del layout di pagina è piuttosto semplice: contiene tutte le opzioni di formattazione di base del layout. Ad esempio, da questa scheda è possibile modificare le dimensioni della pagina, l'orientamento della pagina, i margini, modificare intestazioni e piè di pagina e persino aggiungere filigrane e cambiare il colore della pagina.
Ognuna di queste opzioni può essere modificata facendo clic sul rispettivo pulsante. Quando si fa clic, un menu a discesa apparirà da sotto il pulsante. Dal menu a discesa, è possibile modificare rapidamente le opzioni con un clic del mouse.
Filigrane di testo in Zoho Writer. Tuttavia, questo non è il caso per il pulsante di opzione filigrana e scheda. Per aggiungere una filigrana al documento, fare clic su Filigrana pulsante, verrà visualizzato un menu a comparsa. Dal popup, puoi scegliere se desideri inserire una filigrana di testo o immagine.
Se si sceglie di aggiungere una filigrana di testo, è possibile inserire il rispettivo testo dal Inserire il testo pulsante e quindi modificare il tipo di carattere, la dimensione e il colore dai rispettivi pulsanti in basso. Infine, seleziona se la filigrana è una filigrana verticale o orizzontale. Clicca il Anteprima pulsante sotto questa opzione per visualizzare l'anteprima della tua nuova filigrana e quando sei pronto per aggiungerlo, premi il tasto Applicare pulsante dalla parte inferiore del menu.
Se stai aggiungendo una filigrana immagine, carica una foto usando il File immagine pulsante dal centro del menu. Sotto questo pulsante, puoi usare il Dimensione dell'immagine pulsante per modificare le dimensioni della filigrana e utilizzare il fallimento menu per controllare lo sbiadimento dell'immagine.
Modifica delle impostazioni della scheda in Zoho Writer. Infine, se clicchi sul Impostazioni scheda pulsante, è possibile modificare le posizioni Tab Stop. Le posizioni Tab Stop sono essenzialmente dove il movimento del cursore del testo viene fermato quando si preme il tasto tab, o, in altre parole, sono le impostazioni del rientro. Puoi aggiungere ulteriori rientri usando il Inserisci pulsante che si trova nell'angolo in basso a destra della finestra pop-up. Quando sei pronto per usare il tuo nuovo rientro, selezionalo dal Impostazioni scheda finestra.
La scheda Visualizza ti consente di regolare la visualizzazione del documento che stai modificando. Inoltre, puoi accedere alla modalità a schermo intero e persino nascondere il righello e i commenti sulla pagina per un'esperienza di scrittura più pulita.
La scheda Revisione appropriatamente denominata consente di dare un ultimo sguardo al documento appena creato prima di pubblicarlo o inviarlo ai collaboratori. È possibile utilizzare questa scheda per trovare e sostituire le parole nel documento, aggiungere commenti, controllo ortografico, aggiungere parole personalizzate al dizionario di Zoho Docs, visualizzare un dizionario dei sinonimi, controllare un conteggio delle parole o persino creare e visualizzare versioni del documento.
Aggiungere commenti al tuo documento. Aggiungere commenti al tuo documento è essenziale se pensi di condividere il tuo documento con i collaboratori (ne parleremo più avanti). Fare ciò è semplice: assicurati che il cursore del testo si trovi nel punto in cui desideri aggiungere il tuo commento e guarda verso il lato sinistro della scheda Revisione. Clicca sul Commenti pulsante, e dal menu a discesa, fare clic su Nuovo commento pulsante. Sul lato destro della finestra di Zoho Writer, verrà visualizzato un menu della barra laterale.
Da questa barra laterale, aggiungi un nuovo commento al tuo documento usando la chat-box. Quando sei pronto per pubblicare il tuo commento sul documento, premi il tasto Inserisci pulsante che si trova verso la fine del menu dei commenti.
Dopo aver aggiunto un commento al documento, puoi visualizzarlo guardando verso il lato destro del documento. Il tuo commento apparirà accanto al tuo documento, vicino al punto in cui si trovava il cursore quando aggiungi il commento.
Dal menu a discesa dei commenti, è possibile eliminare i commenti dal Gestire pulsante. È possibile scegliere di eliminare il commento selezionato, tutti i commenti o i commenti di un autore specifico.
Infine, se desideri visualizzare solo i commenti non risolti, puoi scegliere di visualizzare solo quei commenti dalla parte inferiore del menu dei commenti.
Creare una versione del tuo documento. La creazione di versioni di un documento può aiutarti a tenere traccia delle modifiche principali e di altre modifiche a un documento. Puoi creare una nuova versione del tuo documento facendo clic su Crea versione pulsante situato all'estremità destra della scheda Revisione. Dalla finestra popup, puoi dare un nome alla tua versione e fare clic su Creare pulsante per creare la tua versione.
Vale la pena notare che Zoho creerà automaticamente versioni del documento per te mentre continui a modificare il documento. Queste istanze sono utili se è necessario correggere o visualizzare una modifica importante del documento.
Visualizzazione di versioni e revisioni in Zoho Writer. Per caricare una versione del documento, guardare verso l'angolo destro della scheda Revisione e fare clic sul pulsante con l'etichetta Visualizza la cronologia delle versioni. Da qui, è possibile visualizzare tutte le versioni create. Per caricarne uno, basta fare clic su di esso.
Se desideri confrontare due versioni, seleziona le caselle di controllo a sinistra del nome della versione e guarda verso la parte superiore della schermata Zoho Writer. Clicca sul Confrontare pulsante e tutto il testo modificato verrà evidenziato.
Aggiunta di collaboratori al tuo documento in Zoho Writer. Una delle parti migliori dell'utilizzo di Zoho Writer su una suite di uffici offline è il fatto che è possibile utilizzare Zoho Writer per collaborare con amici, familiari e colleghi di lavoro. Per aggiungere collaboratori al tuo documento, fai clic su Condividere scheda e guarda all'estrema sinistra della scheda e fai clic sul pulsante con l'etichetta Condividi le impostazioni.
Dalla finestra Impostazioni condivisione, puoi aggiungere collaboratori al documento inserendo il loro indirizzo email e facendo clic su Condividere pulsante. Il collaboratore riceverà quindi un collegamento via e-mail per unirsi al documento. Quando il tuo collaboratore inserisce il documento, sarà in grado di modificare il documento a piacimento.
Modifica delle impostazioni di notifica in Zoho Writer. Se desideri ricevere notifiche via email quando il tuo documento è stato modificato, guarda a destra di Condividi le impostazioni pulsante e fare clic su Notifica pulsante.
Dalla finestra a comparsa Notification, potrai scegliere quando desideri ricevere le notifiche via email. Esistono diverse opzioni di frequenza tra cui scegliere: da un'e-mail per ogni modifica a un'email per le risposte ai commenti.
Infine, un'altra caratteristica degna di nota di Zoho Writer è l'integrazione di EchoSign. Se è necessario digisign un documento, fare clic su Digisign pulsante che si trova sul lato sinistro della finestra. Dal pop-up, accedi al tuo account EchoSign e inizia a firmare i documenti.
Esportazione di documenti in Zoho Writer. Se desideri esportare il tuo documento Zoho appena creato, guarda nell'angolo in alto a sinistra nella schermata di Zoho Writer e passa il mouse sopra File pulsante. Dal menu a discesa, fai clic sul formato di file in cui desideri esportare il documento.
Anche l'importazione di documenti in Zoho Writer è semplice. Basta guardare verso la cima del File menu e fare clic su Importare file… pulsante. Ti verrà quindi richiesto di caricare il documento esistente dall'unità o, se il tuo file è ospitato online, puoi importarlo da un URL facendo clic sul Dall'URL scatola nella parte superiore della finestra. È quindi possibile inserire l'URL.
Inoltre, dalla finestra File, puoi eseguire una serie di altre attività che ho trattato in questo articolo.
Questo conclude la prima sezione del mio tutorial su Zoho Docs. Ora sei impostato per utilizzare Zoho Writer nel tuo flusso di lavoro giornaliero per creare e modificare documenti. Restate sintonizzati per la seconda parte in cui imparerete come utilizzare Zoho Sheet per creare fogli di calcolo nel cloud.
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