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In un precedente articolo -Che cos'è Digital Asset Management e Perché ne hai bisogno? -Ho visto il ruolo delle fotografie nelle nostre vite, il motivo per cui dobbiamo salvarle e come la gestione delle risorse digitali ci aiuta a farlo. In questo articolo, daremo un'occhiata a come sono strutturati i sistemi di gestione delle risorse digitali, a esplorare le differenze tra le librerie e gli archivi nella gestione delle risorse digitali e a delineare gli archivi esistenti in uso oggi.
La gestione degli asset digitali inizia quando si preme l'otturatore e termina solo quando l'asset viene scartato, se viene scartato. I sistemi di gestione delle risorse digitali, comprese le librerie e gli archivi, possono essere configurati in modi diversi per servire priorità diverse, ma in tutti i casi, le stesse attività e funzioni chiave interagiscono per creare un sistema efficace che gestisca le risorse dall'inizio alla fine. Tutti i sistemi di gestione delle risorse digitali servono anche le stesse tre funzioni principali: selezione, conservazione e accesso.
"Siamo ciò che raccogliamo; raccogliamo ciò che siamo. "-Elisabeth Kaplan, Archivista alla George Washington University
Selezioniamo ciò che vogliamo salvare. Non possiamo salvare le nostre intere vite, quindi selezioniamo i momenti, le fotografie e i video che possiamo salvare. Nel processo di selezione, impostiamo alcune immagini separatamente dalle altre e diamo loro un significato speciale. Compiliamo le nostre versioni di storie quando decidiamo di ricordarle e come vogliamo che gli altri le vedano.
In un sistema di gestione delle risorse digitali, utilizziamo tre processi per aiutarci a ordinare e classificare le nostre immagini digitali:
È possibile creare una gestione delle risorse digitali utilizzando la struttura dei file nel sistema operativo di un computer.Dobbiamo preservare ciò che decidiamo di tenere, tenendolo al sicuro da fuoco, acqua, furti e devastazioni del tempo. Nel mondo digitale, dobbiamo anche tenere al sicuro le nostre immagini contro la cancellazione accidentale, la corruzione dei file e l'obsolescenza. Nella gestione delle risorse digitali, la conservazione implica considerazioni su hardware, media e formato:
Una raccolta di immagini è rilevante solo se siamo in grado di accedere alle immagini. Denominare e ordinare le immagini sono le prime considerazioni per identificare le immagini, tracciare le loro posizioni e aiutarci a trovare l'immagine o le immagini che stiamo cercando. Tuttavia, la maggior parte delle collezioni di risorse digitali è troppo grande per fare affidamento esclusivamente su denominazione e ordinamento per aiutarci ad accedere a ciò di cui abbiamo bisogno, quindi utilizziamo anche un vocabolario controllato per taggare le immagini con la classificazione delle informazioni e delle descrizioni.
Coerenza e successione sono anche considerazioni critiche nel mantenimento di un archivio accessibile. Affinché qualsiasi sistema di catalogazione abbia successo, la struttura, i nomi e i tag devono essere standardizzati e utilizzati. Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo degli standard è che altri possono contribuire o accedere all'archivio secondo necessità. Insegnare agli altri ad accedere al sistema protegge l'eredità dell'archivio; se solo una persona comprende come vengono gestite le immagini, la conoscenza delle risorse va alla persona.
Ogni sistema di gestione delle risorse digitali dipende da un archivio di qualche tipo. Un archivio è sia la raccolta di materiali che stiamo salvando, sia il luogo in cui sono conservati i materiali. Nel mondo della fotografia e del video digitali, un archivio è la raccolta di immagini e video digitali che abbiamo selezionato, memorizzati su un supporto diverso da quello utilizzato come parte del processo digitale principale.
Un archivio ben strutturato e mantenuto avrà le seguenti caratteristiche:
Salvare qualcos'altro nell'archivio è uno spreco di risorse e rende l'archivio difficile da navigare e utilizzare.
La strutturazione e l'organizzazione di un archivio coinvolgono solo pochi componenti: convenzioni di denominazione, struttura dei file, parole chiave e controllo di versione, ma questi componenti devono essere utilizzati e utilizzati in modo coerente affinché un archivio funzioni.
Per fortuna, i costi associati alla memorizzazione di risorse digitali sono in diminuzione e i supporti di memorizzazione occupano meno spazio di quelli a cui erano abituati. Tuttavia, è allettante e facile confondere le copie di lavoro e di archiviazione delle immagini e mantenerle come se fossero la stessa cosa. Ma loro non lo sono. È anche facile confondere archivi e backup. Un archivio non è un backup, ma si esegue il backup di un archivio.
Un archivio può essere mantenuto separato dal sistema operativo, ma per essere efficace, un archivio deve far parte di qualsiasi sistema di gestione delle risorse digitali che si costruisce.
Se un archivio è il cuore della gestione delle risorse digitali, una biblioteca funzionante è il sistema circolatorio. Le biblioteche di lavoro e gli archivi sono collegati e lavorano insieme, ma sono cose diverse. Gli archivi sono per la conservazione; le biblioteche sono per l'uso.
Una biblioteca di lavoro è dove raccogliamo e gestiamo le immagini digitali. Spesso facciamo circolare le immagini dentro e fuori da una libreria, ad altri programmi per la modifica, ai clienti per la revisione, a una terza parte per la stampa e così via. È anche comune avere più copie di immagini nella libreria. Ad esempio, una copia può essere filigranata per uso web e un'altra copia può essere resa più nitida per la stampa. Probabilmente una libreria funzionante ha immagini che non consideriamo valide a lungo termine.
Nonostante queste differenze, potremmo - e dovremmo - gestire le biblioteche di lavoro con la stessa cura che portiamo agli archivi.
La tabella seguente descrive le diverse caratteristiche degli archivi e delle librerie:
| archivio | biblioteche |
|---|---|
| Gli archivi contengono file primari o originali, file unici che non possono essere sostituiti. | Potrebbero esserci altre copie dei file in una libreria, ciascuna con caratteristiche diverse (dimensioni finite, ad esempio), ma tutte le copie sono derivate da un originale. I file persi o danneggiati possono essere sostituiti. |
| Le immagini archiviate mantengono un valore duraturo. | Le immagini in una biblioteca possono conservare un valore duraturo o avere valore solo per uno scopo o periodo di tempo specifici. |
| I file di immagine non circolano dentro e fuori da un archivio. Se sono necessari file archiviati, le copie vengono create per l'uso. | I file circolano dentro e fuori e intorno a una biblioteca; ad esempio, ad altri programmi per la modifica, ai clienti per la revisione o ad un'agenzia contrattata per la stampa o l'uso in altro materiale. |
| Un archivio è strutturato e i file sono organizzati con un sistema chiaro, comprensibile e coerente. | Una struttura di libreria è organizzata ma i file sono in fase di organizzazione; ad esempio, denominato, ordinato, valutato e composto da parole chiave. |
| La struttura di archiviazione utilizzata per un archivio è altamente affidabile ma probabilmente non è portatile o veloce. | Lo storage della biblioteca è strutturato per la velocità e l'accesso facile e frequente. |
| Gli archivi vengono sottoposti a backup con un'opzione economica e vengono aggiornati solo ogni volta che viene modificato l'archivio. | I backup devono essere un sistema continuo e affidabile di duplicazione della libreria. I backup della libreria vengono aggiornati su base continuativa. |
Tutti i sistemi di gestione delle risorse digitali avranno una versione di una libreria e un archivio, funzionanti con l'insieme comune di principi di cui abbiamo discusso. Tuttavia, tali principi possono essere applicati in diversi modi al fine di strutturare un sistema di gestione patrimoniale digitale che si adatti alle esigenze dell'utente. Un sistema può essere semplice e piccolo come il sistema di gestione delle immagini su uno smartphone combinato con un servizio di archiviazione online. Un altro sistema potrebbe essere vasto e complesso come qualsiasi altro archivio nazionale.
Per avere un'idea di alcune delle possibili variazioni nella gestione delle risorse digitali, ho esaminato i tipi di archivi attualmente in uso. Daremo un'occhiata più ravvicinata ai singoli archivi negli articoli futuri, ma per ora una rapida introduzione ti darà un'idea della varietà nel mondo della gestione delle risorse digitali.
I governi e le istituzioni pubbliche gestiscono archivi pubblici. Gli archivi nazionali, a volte indicati come biblioteche, fungono da custodi dei registri pubblici. Catturano, conservano e mettono a disposizione documenti e materiali creati dal business del governo. Questo include materiali su individui, come certificati di nascita o documenti militari, e materiali su un governo, come una costituzione o uno statuto.
Un archivio nazionale include anche materiali provenienti dalle attività di un governo. Questo può includere corrispondenza, carte, manoscritti, atti parlamentari, libri bianchi e altro. I materiali includeranno anche i documenti dei tribunali e una serie di organismi nazionali. L'Archivio Nazionale, Regno Unito, ad esempio, afferma di avere documenti su genealogia, tassa medievale, processi criminali, la storia di paesi stranieri e persino avvistamenti UFO.
Dal 1999 al 2001, l'American National Archives ha celebrato il millennio con Picturing the Century, una mostra di fotografie che celebra 100 anni di vita americana. Le fotografie sono state tratte da oltre 8 milioni di immagini conservate dagli Archivi. Fotografia di George W. Ackerman, "Farmer reading his farm paper", 1931. (Immagine resa disponibile al pubblico dagli Archivi Nazionali, Articolo 33-SC-15754c.)Un archivio nazionale può contenere materiali prodotti da individui di importanza nazionale e materiali su una nazione prodotta da individui. Ad esempio, il National Archives of Australia ha installato un'esposizione di oggetti e documenti appartenenti alla Stanley Melbourne Price, considerata una visionaria per la statualità internazionale australiana. Biblioteca e archivi Il Canada possiede una vasta collezione di ritratti di Yousuf Karsh. Queste fotografie iniziarono nell'archivio privato di Karsh ma furono acquisite dalla Library and Archives Canada perché i soggetti fotografati - capi di stato, scienziati e artisti, per esempio - erano personaggi pubblici che influenzarono la società canadese. La collezione ha anche un valore pubblico a causa dell'influenza che la carriera di Karsh ha avuto sulla fotografia a livello nazionale e internazionale.
Un interessante progetto intrapreso da The National Archives of the United Kingdom prevede la catalogazione e la messa a disposizione di diari di guerra della prima guerra mondiale. Il progetto mette le informazioni a disposizione del pubblico in modo da avere un migliore senso delle realtà affrontate dalle truppe e, allo stesso tempo, il progetto cerca assistenza pubblica per identificare alcune delle persone e degli eventi citati nei diari e mostrare nelle fotografie.
Il contenuto di tutti questi archivi, incluse le immagini, è rilevante per chi siamo come società. Inoltre, si presume che la persona media abbia il diritto di sapere cosa c'è nell'archivio ed essere in grado di accedervi. Gli archivi sono quindi regolati e mantenuti dalle istituzioni pubbliche con la priorità di garantire trasparenza e accesso.
I musei sono enti pubblici o privati che gestiscono gli archivi per acquisire, conservare e rendere disponibili informazioni sull'istituzione e le sue partecipazioni. Gli archivisti selezionano materiali che documentano gli obiettivi e le attività dell'istituto. Poiché lo scopo di un museo è quello di raccogliere e interpretare elementi di significato artistico, culturale o scientifico, gli archivi di un museo contengono materiali con valore a lungo termine per la ricerca sociale e storica o la responsabilità istituzionale. Un museo gestisce archivi con la priorità della conservazione e dell'educazione a lungo termine.
The Smithsonian Institution Archives è un interessante esempio di archivio di un museo perché l'archivio contiene materiali che documentano il lavoro dell'istituzione, che comprende lo sviluppo di competenze in merito all'archiviazione e alla conservazione. Lo Smithsonian stabilisce pratiche di archiviazione e conservazione che diventano standard per la tenuta dei registri. Di conseguenza, gli archivisti e gli archivi di Smithsonian sono diventati risorse informative per altri archivi. Uno dei progetti dell'istituzione prevede la digitalizzazione e l'archiviazione di circa 3 milioni di immagini, il che significa che Smithsonian sta anche impostando standard di archiviazione nella gestione delle risorse digitali.
Lo Smithsonian è un modello di progressione archivistica. Old Archives Area, Fourth Floor, Smithsonian Institution Building, Foto 1 di 11 (febbraio 1970) dagli Smithsonian Institution Archives (SIA2011-1082 e SA-800).
Nuovi archivi. Raccolta di archivi per Smithsonian Archives in Capital Gallery (2008) dagli Smithsonian Institution Archives (SIA-1024x76)Altre organizzazioni sociali non governative e senza scopo di lucro detengono anche materiali di valore sociale e storico per il pubblico. Amnesty International, ad esempio, archivia lettere, fotografie e documenti organizzativi prodotti e raccolti da gruppi che lavorano su diversi temi relativi ai diritti umani. Questi materiali dimostrano la responsabilità dell'organizzazione e forniscono informazioni sociali e politiche fondamentali per la comprensione di questioni nazionali e internazionali.
L'organizzazione per i diritti umani Testimone è un altro esempio di un'organizzazione sociale che archivia informazioni sociali e politiche ma, come lo Smithsonian, stabilisce anche degli standard per la raccolta e l'archiviazione delle informazioni. Dove lo Smithsonian lavora con immagini fisse, Witness funziona con il video. Uno degli obiettivi dell'organizzazione è quello di difendere i mass media, la politica e gli standard tecnologici per assicurare che il video sia materiale probatorio valido.
Gli archivi privati sono quelli gestiti da società, organizzazioni e singoli individui. Gli archivi possono essere piccoli o grandi, ma in tutti i casi, l'accesso agli archivi è limitato a quelli autorizzati dal proprietario o dal responsabile dell'archivio. Gli archivi privati spesso, ma non sempre, hanno uno scopo specifico. Sono mantenuti in un sistema con una struttura che risponde alle esigenze individuali del proprietario dell'archivio.
Mary Evans Picture Library è un interessante esempio di archivio privato. Iniziata da Mary Evans e suo marito, Hilary, nel 1964, la biblioteca raccoglie immagini storiche - illustrazioni e fotografie - create da artisti "ordinari" non rappresentati in gallerie d'arte e musei. La biblioteca rende queste immagini disponibili per licenza per uso commerciale. La biblioteca vanta una massiccia raccolta digitalizzata: circa mezzo milione di immagini online, con circa 500 nuove immagini aggiunte ogni settimana. La libreria rappresenta anche un numero di librerie più piccole, private e a scopo di lucro.
Può anche accadere che i materiali o i materiali privati conservati in un archivio privato siano di pubblico interesse. Uno di questi archivi, un altro esempio interessante di un archivio privato, è quello stabilito in Italia da Saverio Tutino. Tutino raccoglieva memorie, lettere, diari e appunti scritti da braccianti, contadini e gente comune d'Italia, e rendeva la collezione disponibile al pubblico. L'archivio è diventato così noto che la sua casa, Pieve Santo Stefano, è ora conosciuta come la città dei diari. Gli italiani continuano a donare i loro materiali all'archivio e l'archivio è diventato una ricca risorsa di informazioni per artisti, romanzieri e drammaturghi.
Ci sono anche, naturalmente, archivi più ordinari nel settore privato. Puoi trovare alcuni archivi commerciali dove ti aspetteresti di trovarli; per esempio, in un archivio stampa. The Canadian Press Images Archive offre lavoro creato dai fotoreporter con la Canadian Press e altre agenzie fotografiche. Oltre a fornire foto di notizie per uso commerciale, il Canadian Press Images Archive è una risorsa per ritratti e fotografie di celebrità.
L'ultimo archivio che voglio presentare in questo articolo è il progetto di Flickr, The Commons. La missione di The Commons è di catalogare le fotografie trovate negli archivi fotografici pubblici al fine di aumentare l'accesso pubblico a queste collezioni. Il progetto è iniziato con The Library of Congress nel 2008 e da allora è cresciuto fino ad includere oltre 100 istituzioni partecipanti.
Il pubblico generale è invitato a contribuire al progetto fornendo informazioni e conoscenze sulle immagini. Poiché l'obiettivo è raccogliere più informazioni possibili, qualsiasi membro di Flickr può aggiungere tag o commenti a un'immagine. Non esiste un vocabolario controllato di parole chiave; piuttosto, Flickr lascia al buon senso, ammonendo i membri, "Se sei un cretino su questo, vergognati di te. Questo è per il bene dell'umanità, amico! "
I sistemi di gestione patrimoniale digitale possono essere grandi o piccoli, semplici o complessi. Possono essere costruiti su sistemi provati e veri o sviluppati come modelli all'avanguardia. Ma tutti i sistemi di gestione delle risorse digitali sono costruiti per fornire tre funzioni: selezione, conservazione e accesso. E tutti i sistemi di gestione delle risorse digitali avranno un processo di archiviazione per preservare le immagini originali e di valore e un qualche tipo di libreria per gestire le immagini utilizzate e diffuse.
Il miglior sistema di gestione delle risorse digitali che puoi costruire sarà quello basato su risorse che soddisfano le tue esigenze, i tuoi obiettivi e i tuoi interessi.
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