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Se c'è una cosa al centro di tutto ciò che fa Tuts +, sono le persone. Al momento abbiamo dieci editori e produttori di corsi che a loro volta collaborano con un pool di manager, copy editor, assistenti e analisti. Alcuni di questi editor lavorano con un centinaio di diversi istruttori in un dato anno e da ogni angolo del globo. Quando inizi a moltiplicare questi numeri, equivale a un gruppo molto ampio di persone che lavorano insieme per creare tutorial e corsi coerenti in termini di approccio e qualità. Nel concetto, questo è abbastanza semplice. In esecuzione, non è un'impresa da poco.
Utilizziamo un numero di strumenti di comunicazione e di gestione dei progetti in Tuts +, ma di recente abbiamo introdotto un nuovo flusso di lavoro molto specifico per la pianificazione, la messa in servizio e la revisione dei nostri contenuti. L'obiettivo: rendere la vita migliore per tutti coloro che sono coinvolti nel lato editoriale di Tuts +, in modo da poter fare ancora più grandi cose per te da imparare.
Il nostro team editoriale è quasi completamente remoto (dal quartier generale di Melbourne), sparsi in tutto il mondo in diversi fusi orari. La libertà di scegliere quando e come lavorare è integrata nel lavoro. È un vantaggio notevole ed è una grande parte del motivo per cui lavorare per Tuts + è così grande. Tuttavia, poiché il team è cresciuto e si è diversificato nel corso degli anni, i flussi di lavoro sono diventati sempre più disparati e di conseguenza anche il prodotto finale. È diventato ovvio che se avessimo voluto una strategia di contenuto più coerente e unificata, avremmo dovuto iniziare a operare più come una squadra.
Una volta riconosciuto il bisogno di cambiamento, abbiamo passato mesi a cercare un equilibrio tra autonomia e coerenza. Da allora abbiamo aggiornato i nostri processi e le nostre linee guida e completamente revisionato il modo in cui ci avviciniamo alla pianificazione e alla creazione dei contenuti. Una parte fondamentale di questo processo è stata un esame approfondito e la ridefinizione del nostro flusso di lavoro di commissioning editoriale.
È emerso chiaramente che se volevamo riunire tutti sulla stessa pagina e fornire un maggiore livello di trasparenza per i flussi di lavoro di pianificazione del contenuto di tutto il nostro team, dovremmo implementare un flusso di lavoro coerente per ogni argomento e categoria.
Intrinsecamente, tale approccio viene fornito con alcuni obiettivi elevati. Per essere veramente utile, dovrebbe tracciare lo stato di ogni singolo tutorial e corso pubblicato sulla rete, fungendo anche da importante processo di documentazione per i principali punti di comunicazione dietro ogni singolo contenuto. Una buona dose di conversazione e decisione tra gli editori e gli istruttori si concentra su tutto ciò che pubblichiamo, ed è importante estrapolare il più possibile questa comunicazione dall'e-mail privata, in modo che gli altri membri del team possano essere coinvolti.
Con una tale ricchezza di project management, collaborazione e applicazioni editoriali disponibili in questi giorni, scegliere una piattaforma per portare avanti il nostro team è stato più difficile di quanto tu possa immaginare.
Il miglior consiglio in questa situazione è: dimentica il software. Invece di cercare strumenti su cui basare il nuovo flusso di lavoro, abbiamo invece costruito il flusso di lavoro indipendentemente da qualsiasi applicazione, quindi ci siamo guardati intorno per vedere cosa si adattava.
In questa fase è stato necessario distillare gli aspetti universali del processo editoriale in passaggi chiari. Ogni Tuts + Editor ha i propri metodi e flussi di lavoro preferiti. Abbiamo dovuto chiederci: quali passaggi fa un tutorial o corso tipicamente compiere il suo viaggio dal concepimento fino al completamento?
Alla fine, siamo arrivati a un semplice diagramma che ha delineato l'intero processo. Indipendentemente dal modo in cui il flusso di lavoro di un editor è stato personalizzato e unico, le probabilità sono incluse in questi passaggi di base.
Armati di una comprensione chiara di come funzionerebbe il sistema, potremmo ora procedere a trovare uno strumento per facilitare il processo.
Le app di scrittura collaborativa erano fuori (abbiamo già un CMS). Avevamo bisogno di uno strumento di comunicazione, non di uno strumento di scrittura. Scalabilità e flessibilità, tuttavia, erano fondamentali. Se dovessimo aggiungere oltre un centinaio di istruttori, che lavorano tutti autonomamente e che hanno conversazioni con il loro editore, la quantità di contenuti renderebbe l'applicazione difficile da usare?
Dopo aver applicato queste idee e tenendo a mente il flusso di lavoro desiderato, una app si è distinta come il chiaro vincitore.
Nel momento in cui ci siamo impegnati a migliorare il nostro processo editoriale, abbiamo guardato Trello, ma lo abbiamo respinto rapidamente per via del suo approccio semplicistico. Più lo abbiamo confrontato con il diagramma, tuttavia, più aveva senso avere ogni singolo pezzo di contenuto in movimento in orizzontale, avanti e indietro attraverso il flusso di lavoro. Se ogni esercitazione era una scheda e ogni fase del processo era un elenco, i partecipanti potevano facilmente trascinare le esercitazioni da un passaggio a quello successivo e tenere traccia dei loro progressi mentre si muovevano attraverso il sistema.
Si scopre che solo Trello appare semplicistico. Sotto il cofano nasconde un set di funzionalità davvero impressionante. Ecco alcune delle funzionalità organizzative che ti aiutano a superare il disordine in Trello:
Come la maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti, Trello ti consente di assegnare persone specifiche a un'attività (quante ne vuoi tu) e di applicare le date di scadenza, che poi servono a generare promemoria e notifiche.
La natura visiva di ogni attività è un aspetto importante di Trello. Gli avatar degli utenti assegnati vengono visualizzati sulle carte, insieme alle etichette colorate per facilitare la consultazione e le miniature degli allegati per l'identificazione immediata. La mancanza di attività su una carta ridurrà la sua opacità, quindi qualsiasi cosa che non ottiene l'attenzione che merita inizierà visibilmente a svanire. C'è anche una modalità amichevole daltonica che, una volta attivata, distingue le aree colorate aggiungendo sfondi con motivi.
Infine, e soprattutto per noi, il volume delle carte su una "scheda" occupata può essere rapidamente ridotto filtrando in base a persona, soggetto, parola chiave e così via.
In breve, Trello si adatta molto bene con il nostro processo editoriale desiderato.
Una parte importante di questo intero processo stava nel rendersi conto che non ci sarebbe stata una singola applicazione costruita per le nostre precise esigenze.
L'area chiave che abbiamo riscontrato in Trello è la capacità di facilitare le discussioni di gruppo. Nei processi in cui le discussioni di gruppo sono al centro dell'attenzione, Basecamp è una soluzione di gran lunga migliore che rende molto più facile iniziare e tenere traccia di una conversazione di gruppo.
Detto questo, Trello coltiva un senso di comunità. Tutti i membri di una commissione, siano essi redattori, manager o istruttori, sono fatti sentire che sono invitati a partecipare a qualsiasi attività o conversazione. Gli avatar mettono in risalto i nomi, ne derivano discussioni e si formano legami di squadra.
Nel 2013, non c'era un singolo luogo in cui potessimo rapidamente e facilmente prendere il polso del nostro intero corpo di contenuti imminenti. Né c'è stato un modo rapido per distribuire un'area tematica (compresi tutti i contenuti in corso, tutti gli istruttori pertinenti e i piani dei contenuti futuri) a un nuovo editor, temporaneamente o permanentemente.
Ora abbiamo tutto questo e altro, anche se l'implementazione del nostro nuovo flusso di lavoro è stata sicuramente una curva di apprendimento. Ecco alcune delle lezioni più importanti che abbiamo incontrato lungo il percorso:
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